Kohtla-Järve Linnavolikogu — Kohtla-Järve linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri asutamine — KO, 8, 158

Võttes aluseks kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 332; 2001, 82, 489; 100, 642) § 6 lõike 3 punkti 1, andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77) § 43 lõiked 1 ja 5 ning § 44, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) § 11 ning Kohtla-Järve linna põhimääruse (KO 2000, 55, 826) § 50 lõike 8 ja arvestades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» (RT I 2001, 20, 112; 99, 625), Kohtla-Järve Linnavolikogu määrab: 1. Asutada linna register nimetusega «Kohtla-Järve linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister» (edaspidi register). 2. Kinnitada registri põhimäärus (lisatud). 3. Määrata registri vastutavaks töötlejaks Kohtla-Järve Linnavalitsus. 4. Määrata registri volitatud töötlejaks volikogu esimehe, linnapea või/ja linnavalitsuse hallatava asutuse juhataja käskkirjaga määratud isikud. 5. Finantseerida registri kasutuselevõtuks vajalikke töid Kohtla-Järve linna eelarvest. 6. Määrus jõustub 28. detsembril 2001. a. Volikogu esimees Valeri KORB Kinnitatud Kohtla-Järve Linnavolikogu 19. detsembri 2001. a määrusega nr 75 KOHTLA-JÄRVE LINNA AMETIASUTUSTE JA AMETIASUTUSTE HALLATAVATE ASUTUSTE DOKUMENDIREGISTRI PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS 1. Üldsätted 1.1. Kohtla-Järve linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister on andmekogu, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning mida peetakse andmekogude seaduse ja avaliku teabe seaduse alusel linna ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele (edaspidi asutus) saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks. 1.2. Registri ametlik nimi on «Kohtla-Järve linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister» (edaspidi register). 1.3. Registris kuuluvad registreerimisele: 1.3.1. koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 1.3.2. koostatud protokollid ja aktid; 1.3.3. lepingud; 1.3.4. saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 1.3.5. suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 1.3.6. linna ametiasutuse või selle struktuuriüksuse, ametniku või ametiasutuse hallatava asutuse töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 1.3.7. muud õigusaktide ja linna asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. 2. Registri ülesehitus 2.1. Register jaguneb kahte ossa: 2.1.1. aktuaalsed andmed; 2.1.2. registri arhiiv. Iga aasta 31. detsembri seisuga kantakse aasta jooksul registrisse kantud andmed, v.a andmed õigusaktide kohta, registri arhiivi. õigusakti kohta registrisse kantud andmed kantakse arhiivi, kui registrisse kantakse varasemat õigusakti kehtetuks tunnistav või tühistav õigusakt. 2.2. Register koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest, milleks on: 2.2.1. linna õigusaktide register; 2.2.2. protokollide ja aktide register; 2.2.3. lepingute register; 2.2.4. saabunud ja väljasaadetud dokumentide register. 3. Registrisse kantavad andmed 3.1. Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.1.1. akti andja nimetus; 3.1.2. akti liik; 3.1.3. pealkiri; 3.1.4. number; 3.1.5. kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 3.1.6. jõustumise kuupäev; 3.1.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.1.8. andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 3.1.9. andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 3.2. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. 3.3. Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.3.1. organi nimetus (protokollide korral); 3.3.2. number; 3.3.3. kuupäev; 3.3.4. päevakord, teema või pealkiri; 3.3.5. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.3.6. muud andmed vastavalt linna asjaajamiskorrale. 3.4. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. 3.5. Asutuse sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.5.1. lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg või isikukood; 3.5.2. lepingu liik; 3.5.3. number või tähis; 3.5.4. kuupäev; 3.5.5. lepingu objekt; 3.5.6. jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 3.5.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 3.6. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse käesoleva põhimääruse punktides 1.3.4–1.3.6 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega. 3.7. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.7.1. saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 3.7.2. saabumise või saatmise kuupäev; 3.7.3. saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 3.7.4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 3.7.5. pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 3.7.6. dokumendi lisade nimetused ja arv; 3.7.7. dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 3.7.8. vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 3.7.9. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 3.7.10. dokumendi saatja märgitud indeks või number; 3.7.11. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.7.12. sarja tähis; 3.7.13. struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 3.7.14. lahendamise tähtaeg; 3.7.15. täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 3.7.16. muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. 3.8. Registreerimisel antakse igale dokumendile indeks või number. 3.9. Registri infosüsteem tagab igale registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile juurdepääsu ning sisaldab iga paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviita. 4. Registriandmete esitajad ja dokumentide registreerimine 4.1. Registrisse kandmiseks võivad andmeid esitada kõik linnavalitsuse liikmed, linnavolikogu kantseleis ja linnavalitsuse struktuuriüksustes töötavad ametnikud ning linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajad. 4.2. Andmete kandmist registrisse ja nende töötlemist korraldab registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja (edaspidi volitatud töötleja), kes määratakse linnavolikogu esimehe, linnapea või linnavalitsuse hallatavate asutuste juhatajate poolt. 4.3. Enne andmete registrisse kandmist kontrollib volitatud töötleja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. 4.4. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata. 4.5. Kui dokument ei vasta sätestatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud, v.a juhul, kui linna asjaajamiskorras nähakse ette teisiti, kui dokument sisaldab olulist teavet. 4.6. Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse registris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud käesoleva põhimääruse punktides 3.7.1–3.7.9 nimetatud andmed. 4.7. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt registreerimise korraldanud linna ametiasutuse või ametiasutuse hallatava asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. Elektronpostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Elektronpostiga saabunud dokumendi registreerimiseks kohustub isik, kelle elektronposti aadressile dokument saabus, selle edastama volitatud töötajale. 4.8. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse esitamise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 4.9. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 4.10. Andmete vastuvõtmise ja väljastamise kohta peetakse kanderaamatut. Kanderaamatusse kantakse: 4.10.1. andmete esitaja nimi; 4.10.2. andmete esitamise aeg; 4.10.3. andmete registrisse kandja nimi, kui andmeid ei kanna registrisse registriandmete esitaja; 4.10.4. andmete saaja nimi ja kontaktandmed, kui andmed edastati posti teel; 4.10.5. andmete väljastamise aeg, kui andmed edastati posti teel. 5. Andmete õigsuse tagamine, ebaõigete andmete parandamine ja sellest informeerimise kord 5.1. Registrisse kantud andmete õigsus tagatakse tarkvara abil, tõkestades vastuoluliste ja ilmselt ebaõigete andmete kandmist registrisse ning andmete seoste võrdlemisega andmete kandmisel registrisse ja andmete registris muutmisel. 5.2. Registriandmete esitaja on kohustatud tagama registrisse kandmiseks üleantavate andmete samasuse andmete registrisse kandmise alusdokumentidele kantud andmetega. 5.3. Vea ilmnemisel registrisse kantud andmetes on vea avastaja kohustatud sellest kohe teavitama volitatud töötlejat, kes on kohustatud kontrollima andmete õigsust ja vajadusel vea parandama vastava teate saamise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 5.4. Volitatud töötleja on kohustatud tegema registriandmete esitajale andmete õigsuse kohta järelepärimise juhul, kui: 5.4.1. andmesaaja on vaidlustanud registrisse kantud andmete õigsuse; 5.4.2. samade andmete kohta esitatakse mitmed andmekujud. Kui registrisse kandmiseks esitatakse rohkem kui üks samade ühest identifitseerimist võimaldavate andmetega dokumenti, loetakse neist õigeks esimesena esitatu ja teis(t)e kohta edastatakse viivitamatult teade registriandmete esitajale; 5.4.3. esitatud andmed ei ole loogiliselt seotud teiste andmetega; 5.4.4. andmekuju on ilmselt ebaõige. 5.5. Ilmnenud vea parandamisest annab volitatud töötleja viivitamatult teada isikule, kes on saanud valesid andmeid vale kande avastamisele eelnenud kuu jooksul, v.a kui kanne andmete andmise ajal oli õige. 6. Juurdepääs registrisse kantud andmetele 6.1. Registri kasutamine on tasuta, v.a juhul, kui seaduses on sätestatud teisiti. Register on avalik ning registri aktuaalsetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, v.a juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks. 6.2. Juurdepääs registrile on võimalik Kohtla-Järve linna ametliku veebilehe kaudu. Veebilehe aadressi avalikustab linnavalitsus. 7. Andmetele juurdepääsu sulgemise tingimused ja kord 7.1. Juurdepääsu registrile saab sulgeda linnapea käskkirjaga määratud ametnik. Ettepaneku registri või selle osa sulgemiseks teeb volitatud töötleja või muu isik, kui: 7.1.1. ilmneb oluline kuritarvitus; 7.1.2. ilmneb oht andmete hävimiseks; 7.1.3. ilmneb oluline andmekogu pidamist reguleeriva õigusakti normi rikkumine; 7.1.4. registrisse sisestatud andmed on valed. 7.2. Punktis 7.1 nimetatud ametnik taastab juurdepääsu registrile pärast sulgemise aluseks olnud asjaolude äralangemist. 8. Andmete töötlemise, säilimise ja kaitsmise nõuded 8.1. Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruses nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel. 8.2. Andmete töötlemise kohta peab volitatud töötleja turvapäevikut, kus fikseeritakse: 8.2.1. andmete töötleja kasutajanimi; 8.2.2. töötluse tegemise aeg; 8.2.3. töötluse sisu; 8.2.4. väljavõtte tegemise aeg. 8.3. Registrist tehakse perioodiliselt turvakoopia. Turvakoopiat ei tehta harvem kui üks kord kahe nädala jooksul. Turvakoopia salvestatakse korduvkasutatavale andmekandjale ja säilitatakse vähemalt kaks kuud linnakantseleis. 8.4. Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 1. jaanuar ühekordselt kirjutatavale andmekandjale. Arhiivikoopia salvestatakse kahes eksemplaris, mis säilitatakse linnakantselei arhiivis. 8.5. Turvakoopia ja arhiivikoopia tegemine fikseeritakse turvapäevikus. 8.6. Arhiivikoopiast tehakse ümbersalvestisi ja väljatrükke vastavalt vajadusele. 9. Järelevalve registri pidamise üle 9.1. Registri pidamise üle teostab järelevalvet linnapea käskkirjaga määratud ametnik ja andmekaitse järelevalveasutus. 9.2. Järelevalve teostajal on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta. 9.3. Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalve teostaja ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks. 10. Registri finantseerimine 10.1. Registri pidamist finantseeritakse Kohtla-Järve linna eelarvest. 11. Registri likvideerimine 11.1. Registri likvideerimise otsustab linnavolikogu. 11.2. Registri likvideerimine toimub seaduses sätestatud korras. Volikogu esimees Valeri KORB