Vabariigi Valitsus — Eesti Vabariigi ja Madalmaade Kuningriigi Schengeni viisaküsimustes esindamise kokkulepe — RT II, 2010, 19, 99

Vabariigi Valitsuse 20.05.2010 korraldus nr 195 kokkuleppe eelnõu heakskiitmise kohta Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta Välisministeeriumi teadaanne välislepingu muutmise kohta - jõust. 01.02.2012 Eesti Vabariigi ja Madalmaade Kuningriigi Schengeni viisaküsimustes esindamise kokkuleppe muutmise kokkulepe - jõust. 01.08.2012 Sõlmitud nootide vahetamise teel, jõustus 21. mail 2010 Konsulaar- ja migratsioonipoliitika osakond Välismaalaste ja viisa büroo DCM/VV/229/10-ES Eesti Vabariigi suursaatkond Haag Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium avaldab lugupidamist Eesti Vabariigi suursaatkonnale ning tal on au viidata uutele õigusnõuetele, mis reguleerivad Schengeni liikmesriikide esindamist Schengeni viisade menetlemisel ja väljastamisel. Uued õigusnõuded on sätestatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu 13. juuli 2009 määruse (EÜ) nr 810/2009, millega kehtestatakse ühenduse viisaeeskiri (viisaeeskiri), artiklis 8, mida kohaldatakse alates 5. aprillist 2010. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium kavatseb viisaeeskirja kohaldamisel säilitada kõik kehtivad kokkulepped Eesti Vabariigiga. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium teeb ettepaneku sõlmida järgmine Schengeni viisaküsimustes esindamise kokkulepe. 1. Esindamise ulatus Alates 12. aprillist 2010 esindab Madalmaade Kuningriik Eesti Vabariiki Schengeni viisaküsimustes kooskõlas viisaeeskirjaga järgmistes kohtades: Riik Diplomaatiline esindus või konsulaarasutus (edaspidi konsulaat) Jordaania Amman Keenia Nairobi Nigeeria Abuja Suriname Paramaribo Alates 12. aprillist 2010 esindab Eesti Vabariik Madalmaade Kuningriiki Schengeni viisaküsimustes kooskõlas viisaeeskirjaga järgmistes kohtades: Riik Konsulaat Venemaa Pihkva Esindamine tähendab: a) avalikkuse teavitamist; b) viisa väljastamist, kui see on kohane; c) viisa väljastamisest keeldumist, kui see on kohane, ning kaebuste menetlemist esindava liikmesriigi õiguse kohaselt. 2. Esindamise tingimused a) Viisataotlusi menetletakse ja viisad väljastatakse kooskõlas viiseeskirjas sätestatud menetluste, tingimuste ja kriteeriumidega. b) Liikmesriik ei vastuta teise liikmesriigi nimel tehtud toimingute eest, välja arvatud viisaeeskirjas ettenähtud juhtudel. c) Viisatasu (viisaeeskirja artikkel 16) jääb esindavale liikmesriigile. d) Esindav liikmesriik võib teha koostööd välise teenuseosutajaga ühes või mitmes asukohas kooskõlas viisaeeskirjas sätestatud tingimustega. e) Taotleja esitatavad lisadokumendid peavad olema tõlgitud esindava liikmesriigi konsulaadi töökeelde. f) Kui eelnev konsulteerimine teiste liikmesriikidega on nõutav (kooskõlas viisaeeskirja artikliga 22), korraldab seda esindatav liikmesriik Schengeni konsultatsioonivõrgustiku tehniliste spetsifikatsioonide punkti 2.1.1.2 (dokument nr 5124/08) kohaselt. Menetlust muudetakse niipea, kui mõlemal poolel on seadusandlik ja tehniline valmisolek selleks, et konsulteerimist korraldab esindav riik. g) Esindav riik teavitab teisi liikmesriike (viisaeeskirja artikli 31 kohaselt). h) Küsimuste korral, eriti kui need puudutavad kutsujat või sponsorit, võib esindava liikmesriigi konsulaat võtta ühendust esindatava liikmesriigi keskse ja/või kohaliku kontaktpunktiga. Kontaktpunktide nimekiri on lisatud (lisa 1). Juhul, kui vastust ei anta seitsme kalendripäeva jooksul, võib esindav liikmesriik eeldada, et esindataval liikmesriigil ei ole vastuväiteid viisa väljastamise kohta. i) Esindatav liikmesriik võtab kohustuse koordineerida esindava liikmesriigiga riikide, kus teda esindatakse, reisidokumentide tunnustamist. Esindav liikmesriik teavitab esindatavat liikmesriiki uutest reisidokumentidest, mida need riigid väljastavad, ning palub esindatava liikmesriigi jaoks näidiseid. j) Igas riigis, kus liikmesriiki esindatakse, võib esindatava liikmesriigi kohalik (või keskne) kontaktpunkt esitada esindava liikmesriigi konsulaadile nimekirja isikutest, äriühingutest ja asutustest, kes on esindatava liikmesriigi jaoks riikliku tähtsusega või on esindatavale liikmesriigile hästi tuntud. Esindav liikmesriik lihtsustab viisataotluste menetlust selle kategooria isikute suhtes ning võimaldab neil esitada taotlusi nagu oma sarnase kategooria isikutel. Lihtsustus võib puudutada taotluste esitamist, otsuse tegemise tähtaega, paindlikkust lisadokumentide esitamise suhtes ning mitmekordsete viisade väljastamist kehtivusega kuuest kuust kuni viie aastani. k) Iga aasta kohta ja esindatava liikmesriigi taotlusel esitab esindav liikmesriik igas riigis esindatava liikmesriigi nimel väljastatud ja keeldutud viisade statistika. l) Kokkuleppe rakendamise võib üle vaadata igal aastal ning eelkõige juhul, kui viisataotluste arv esindatavasse liikmesriiki kasvab. 3. Lõppsätted Esindamise kokkulepe jõustub ja seda hakatakse kohaldama 12. aprillil 2010; kokkulepe kehtib määramata aja, välja arvatud juhul, kui: – seda muudetakse mõlema liikmesriigi kirjalikul nõusolekul; – üks liikmesriikidest peatab selle täielikult või osaliselt. See liikmesriik teavitab võimaluse korral teist liikmesriiki peatamisest vähemalt 30 päeva varem, märkides peatamise põhjuse; – üks liikmesriikidest lõpetab kokkuleppe, teavitades teist liikmesriiki kirjalikult. Kokkulepe kaotab kehtivuse 30 päeva möödumisel teate saamisest. Kokkuleppe jõustumise kuupäeval lõpetatakse 27. jaanuaril 2009, 27. märtsil 2009 ja 2. novembril 2009 nootide vahetamise teel sõlmitud viisaküsimustes esindamise kokkulepped. Kui ülaltoodu on Eesti Vabariigile vastuvõetav, on Madalmaade Kuningriigi Välisministeeriumil au teha ettepanek, et käesolev noot ja Eesti Vabariigi suursaatkonna vastusnoot moodustavad kahe riigi valitsustevahelise kokkuleppe. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium kasutab avanenud võimalust, et veel kord avaldada Eesti Vabariigi suursaatkonnale oma sügavaimat austust. 9. aprillil 2010 Haagis. Lisa 1 Madalmaade Kuningriigi kohalikud kontaktpunktid Esindamise riik Madalmaade Peakonsulaat Moika Emb. 11 191186 Peterburi – Venemaa tel (+7) 812 334 0200 faks (+7) 812 334 0225 e-post pet@minbuza.nl Pihkva (Venemaa) Madalmaade Kuningriigi keskne kontaktpunkt Välisministeerium Konsulaar- ja migratsioonipoliitika osakond PO Box 20061 2500 EB Haag – Madalmaad tel +31 70 3485622 faks +31 70 3484583 e-post dcm-vv-posten@minbuza.nl Eesti Vabariigi kohalikud kontaktpunktid Esindamise riik Suursaatkond Londonis 16 Hyde Park Gate SW7 5DG London Suurbritannia tel (44 20) 7589 34 28 faks (44 20) 7589 34 30 e-post Embassy.London@mfa.ee http://www.estonia.gov.uk Abuja (Nigeeria) Nairobi (Keenia) Suursaatkond Ankaras Gölgeli Sok. No:16 Gaziosmanpasa 06700 Ankara Türgi tel (90 312) 40 56 970 faks (90 312) 40 56 976 e-post Embassy.Ankara@mfa.ee http://www.estemb.org.tr Amman (Jordaania) Peakonsulaat New Yorgis 3 Dag Hammarskjöld Plaza 305 East 47th St New York, NY 10017-2001 U.S.A. tel (1 212) 883 06 36 faks (1 212) 883 06 48 e-post nyconsulate@nyc.estemb.org http://www.nyc.estemb.org Paramaribo (Suriname) Eesti Vabariigi keskne kontaktpunkt Välisministeerium Konsulaarosakond Schengeni büroo Islandi väljak 1 15049 Tallinn Eesti tel (+372) 6377 440 faks (+372) 6377 454 e-post Schengen@mfa.ee Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium Haag Nr 1-2/159 VERBAALNOOT Eesti Vabariigi suursaatkond avaldab oma lugupidamist Madalmaade Kuningriigi Välisministeeriumile ning tal on au viidata ministeeriumi 9. aprilli 2010 noodile nr DCM/VV/229/10-ES, mille sisu oli järgmine. „Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium avaldab lugupidamist Eesti Vabariigi suursaatkonnale ning tal on au viidata uutele õigusnõuetele, mis reguleerivad Schengeni liikmesriikide esindamist Schengeni viisade menetlemisel ja väljastamisel. Uued õigusnõuded on sätestatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu 13. juuli 2009 määruse (EÜ) nr 810/2009, millega kehtestatakse ühenduse viisaeeskiri (viisaeeskiri), artiklis 8, mida kohaldatakse alates 5. aprillist 2010. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium kavatseb viisaeeskirja kohaldamisel säilitada kõik kehtivad kokkulepped Eesti Vabariigiga. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium teeb ettepaneku sõlmida järgmine Schengeni viisaküsimustes esindamise kokkulepe. 1. Esindamise ulatus Alates 12. aprillist 2010 esindab Madalmaade Kuningriik Eesti Vabariiki Schengeni viisaküsimustes kooskõlas viisaeeskirjaga järgmistes kohtades: Riik Diplomaatiline esindus või konsulaarasutus (edaspidi konsulaat) Jordaania Amman Keenia Nairobi Nigeeria Abuja Suriname Paramaribo Alates 12. aprillist 2010 esindab Eesti Vabariik Madalmaade Kuningriiki Schengeni viisaküsimustes kooskõlas viisaeeskirjaga järgmistes kohtades: Riik Konsulaat Venemaa Pihkva Esindamine tähendab: a) avalikkuse teavitamist; b) viisa väljastamist, kui see on kohane; c) viisa väljastamisest keeldumist, kui see on kohane, ning kaebuste menetlemist esindava liikmesriigi õiguse kohaselt. 2. Esindamise tingimused a) Viisataotlusi menetletakse ja viisad väljastatakse kooskõlas viiseeskirjas sätestatud menetluste, tingimuste ja kriteeriumidega. b) Liikmesriik ei vastuta teise liikmesriigi nimel tehtud toimingute eest, välja arvatud viisaeeskirjas ettenähtud juhtudel. c) Viisatasu (viisaeeskirja artikkel 16) jääb esindavale liikmesriigile. d) Esindav liikmesriik võib teha koostööd välise teenuseosutajaga ühes või mitmes asukohas kooskõlas viisaeeskirjas sätestatud tingimustega. e) Taotleja esitatavad lisadokumendid peavad olema tõlgitud esindava liikmesriigi konsulaadi töökeelde. f) Kui eelnev konsulteerimine teiste liikmesriikidega on nõutav (kooskõlas viisaeeskirja artikliga 22), korraldab seda esindatav liikmesriik Schengeni konsultatsioonivõrgustiku tehniliste spetsifikatsioonide punkti 2.1.1.2 (dokument nr 5124/08) kohaselt. Menetlust muudetakse niipea, kui mõlemal poolel on seadusandlik ja tehniline valmisolek selleks, et konsulteerimist korraldab esindav riik. g) Esindav riik teavitab teisi liikmesriike (viisaeeskirja artikli 31 kohaselt). h) Küsimuste korral, eriti kui need puudutavad kutsujat või sponsorit, võib esindava liikmesriigi konsulaat võtta ühendust esindatava liikmesriigi keskse ja/või kohaliku kontaktpunktiga. Kontaktpunktide nimekiri on lisatud (lisa 1). Juhul kui vastust ei anta seitsme kalendripäeva jooksul, võib esindav liikmesriik eeldada, et esindataval liikmesriigil ei ole vastuväiteid viisa väljastamise kohta. i) Esindatav liikmesriik võtab kohustuse koordineerida esindava liikmesriigiga riikide, kus teda esindatakse, reisidokumentide tunnustamist. Esindav liikmesriik teavitab esindatavat liikmesriiki uutest reisidokumentidest, mida need riigid väljastavad, ning palub esindatava liikmesriigi jaoks näidiseid. j) Igas riigis, kus liikmesriiki esindatakse, võib esindatava liikmesriigi kohalik (või keskne) kontaktpunkt esitada esindava liikmesriigi konsulaadile nimekirja isikutest, äriühingutest ja asutustest, kes on esindatava liikmesriigi jaoks riikliku tähtsusega või on esindatavale liikmesriigile hästi tuntud. Esindav liikmesriik lihtsustab viisataotluste menetlust selle kategooria isikute suhtes ning võimaldab neil esitada taotlusi nagu oma sarnase kategooria isikutel. Lihtsustus võib puudutada taotluste esitamist, otsuse tegemise tähtaega, paindlikkust lisadokumentide esitamise suhtes ning mitmekordsete viisade väljastamist kehtivusega kuuest kuust kuni viie aastani. k) Iga aasta kohta ja esindatava liikmesriigi taotlusel esitab esindav liikmesriik igas riigis esindatava liikmesriigi nimel väljastatud ja keeldutud viisade statistika. l) Kokkuleppe rakendamise võib üle vaadata igal aastal ning eelkõige juhul, kui viisataotluste arv esindatavasse liikmesriiki kasvab. 3. Lõppsätted Esindamise kokkulepe jõustub ja seda hakatakse kohaldama 12. aprillil 2010; kokkulepe kehtib määramata aja, välja arvatud juhul, kui: – seda muudetakse mõlema liikmesriigi kirjalikul nõusolekul; – üks liikmesriikidest peatab selle täielikult või osaliselt. See liikmesriik teavitab võimaluse korral teist liikmesriiki peatamisest vähemalt 30 päeva varem, märkides peatamise põhjuse; – üks liikmesriikidest lõpetab kokkuleppe, teavitades teist liikmesriiki kirjalikult. Kokkulepe kaotab kehtivuse 30 päeva möödumisel teate saamisest. Kokkuleppe jõustumise kuupäeval lõpetatakse 27. jaanuaril 2009, 27. märtsil 2009 ja 2. novembril 2009 nootide vahetamise teel sõlmitud viisaküsimustes esindamise kokkulepped. Kui ülaltoodu on Eesti Vabariigile vastuvõetav, on Madalmaade Kuningriigi Välisministeeriumil au teha ettepanek, et käesolev noot ja Eesti Vabariigi suursaatkonna vastusnoot moodustavad kahe riigi valitsustevahelise kokkuleppe. Madalmaade Kuningriigi Välisministeerium kasutab avanenud võimalust, et veel kord avaldada Eesti Vabariigi suursaatkonnale oma sügavaimat austust.“ Suursaatkond kinnitab, et ülaltoodu on Eesti Vabariigile vastuvõetav. Seega ministeeriumi noot ja see vastusnoot moodustavad Eesti Vabariigi ja Madalmaade Kuningriigi Schengeni viisaküsimustes esindamise kokkuleppe, mis jõustub käesoleva vastusnoodi kättesaamise kuupäeval. Eesti Vabariigi suursaatkond kasutab avanenud võimalust, et veel kord avaldada Madalmaade Kuningriigi Välisministeeriumile sügavaimat austust. 21. mail 2010 Haagis. Consular Affairs and Migration Policy Department Aliens and Visas Division Ref: DCM/VV/229/10-ES To the Embassy of the Republic of Estonia The Hague The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands presents its compliments to the Embassy of the Republic of Estonia and has the honour to refer to the new legal framework for the representation of Schengen States for the purpose of examining applications and issuing Schengen visas. This new legal framework is contained in Article 8 of the Regulation (EC) No 810/2009 of the European Parliament and of the Council of 13 July 2009 establishing a Community Code on Visas (Visa Code) and will apply from 5 April 2010. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands has the intention to maintain all the existing arrangements with the authorities of the Republic of Estonia once the Visa Code is applicable. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands proposes to conclude the representation arrangement with regard to Schengen visas as follows: 1. Extent of representation As of 12 April 2010 the Kingdom of the Netherlands will represent the Republic of Estonia in accordance with the Visa Code with regard to all types of Schengen visas at the following locations. Country Diplomatic mission or consular post (hereinafter “Consulate”) Jordan Amman Kenya Nairobi Nigeria Abuja Surinam Paramaribo As of 12 April 2010 the Republic of Estonia will represent the Kingdom of the Netherlands in accordance with the Visa Code with regard to all types of Schengen visas at the following locations. Country Consulate Russia Pskov Representation consists of: a. informing the public; b. issuing the visa when appropriate; c. refusing to issue the visa when appropriate and dealing with appeals, in accordance with the national law of the representing Member State. 2. Conditions of representation a. Visa applications will be assessed and visas issued in accordance with the procedures, conditions and criteria laid down in the Visa Code. a. Except in the cases specified in the Visa Code, a Member State cannot be held liable for activities performed on behalf of the other Member State. c. The visa fee (art. 16 of the Visa Code) is for the representing Member State. d. The representing Member State may work with an external service provider at one or more locations, in accordance with and under the conditions stipulated by the Visa Code. e. The supporting documents submitted by the applicant may need to be translated into (one of) the working language(s) used by the consulate of the representing Member State. f. When applicable, prior consultation with other Member States (in accordance with art. 22 of the Visa Code) will be carried out by the represented Member State, as specified in point 2.1.1.2 of the Schengen Consultation Network Technical Specifications (doc. 5124/08). This procedure will be amended as soon as both parties have the legislation and technical conditions in place to enable the representing country to conduct these consultations. g. As applicable, notification of other Member States will be carried out by the representing country (in accordance with art. 31 of the Visa Code). h. In the event of questions, in particular when related to the inviting party or sponsor, the representing Member State’s consulate may contact the central and/or local contact point of the represented Member State. A list of contact points is attached (Annex 1). If an answer is not provided within seven calendar days, the representing Member State may assume that the represented Member State does not object to the visa being issued. i. The represented Member State undertakes to coordinate with the representing Member State on the recognition of travel documents issued by the country/countries where it is represented. The representing Member State will inform the represented Member State of new travel documents issued by these countries and request specimens for the represented Member State. j. For each location where it is represented, the represented Member State’s local (or central) contact point(s) may provide the consulate of the representing Member State with a list of persons, companies and institutions that are of national importance to or are well known in the represented Member State. The representing Member State will facilitate the visa application process for parties in this category and grant them the same level of access for submission of applications as it does for parties in its own similar category. Facilitation may relate to the provision of access for submission of applications, the duration of a decision, leniency concerning supporting documents and the issuing of multiple entry visas with a period of validity ranging from six months to five years. k. On a yearly basis and upon request by the represented Member State, the representing Member State will provide statistical data for each location on visas issued and refused on behalf of the represented Member State. l. The practical implementation of this arrangement may be reviewed on a yearly basis and in particular if the number of visa applications for the represented Member State is increasing. 3. Final provisions This representation arrangement will enter into force and apply from 12 April 2010 and will remain valid for an indefinite period, unless: – it is amended by written mutual consent of both Member States; – it is suspended in whole or in part by one of the Member States. This Member State will, if possible, notify the other Member State accordingly, if possible at least 30 days in advance, stating the reason(s) for the suspension; – one of the Member States terminates this arrangement by giving written notice of termination to the other Member State. This arrangement will cease to be valid 30 days after the date of the receipt of such notification. On the date of entry into force of this arrangement the previous arrangements on visa representation concluded by the exchange of notes on 27 January 2009, 27 March 2009 and 2 November 2009 are terminated. If the foregoing proposal is acceptable to the Republic of Estonia, the Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands has the honour to suggest that the present Note Verbale and the reply Note from the Embassy of the Republic of Estonia to that effect shall constitute an agreement between our two Governments. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands avails itself of this opportunity to renew to the Embassy of the Republic of Estonia the assurances of their highest consideration. The Hague, 9 April 2010. Annex 1 Local contact points for the Kingdom of the Netherlands Represented in Consulate-General of the Netherlands Moika Emb. 11 191186 Saint Petersburg – RUSSIA Tel: (+7) 812 334 0200 Fax: (+7) 812 334 0225 E-mail: pet@minbuza.nl Pskov (Russia) Central authorities of the Kingdom of the Netherlands Ministry of Foreign Affairs Consular Affairs and Migration Policy Department (DCM) PO Box 20061 2500 EB The Hague – THE NETHERLANDS Tel: +31 70 3485622 Fax: +31 70 3484583 E-mail: dcm-vv-posten@minbuza.nl Local contact points for the Republic of Estonia Represented in EMBASSY IN LONDON 16 Hyde Park Gate, SW7 5DG London, United Kingdom Tel: (44 20) 7589 34 28 Fax: (44 20) 7589 34 30 E-mail: Embassy.London@mfa.ee http://www.estonia.gov.uk Abuja (Nigeria) Nairobi (Kenya) EMBASSY IN ANKARA Gölgeli Sok. No:16 Gaziosmanpasa 06700 Ankara Turkey Tel: (90 312) 40 56 970 Fax: (90 312) 40 56 976 E-mail: Embassy.Ankara@mfa.ee http://www.estemb.org.tr Amman (Jordan) CONSULATE GENERAL IN NEW YORK 3 Dag Hammarskjöld Plaza 305 East 47th St New York, NY 10017-2001, U.S.A. Tel: (1 212) 883 06 36 Fax: (1 212) 883 06 48 E-mail: nyconsulate@nyc.estemb.org http://www.nyc.estemb.org Paramaribo (Surinam) Central authorities of the Republic of Estonia Ministry of Foreign Affairs Consular Department Schengen Division Islandi väljak 1 15049 Tallinn Estonia Tel: (+372) 6377 440 Fax: (+372) 6377 454 E-mail: Schengen@mfa.ee To the Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands THE HAGUE No. 1-2/159 NOTE VERBALE The Embassy of the Republic of Estonia presents its compliments to the Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands and has the honour to refer to the Ministry’s Note No DCM/VV/229/10-ES, dated 9 April 2010, which reads as follows: “The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands presents its compliments to the Embassy of the Republic of Estonia and has the honour to refer to the new legal framework for the representation of Schengen States for the purpose of examining applications and issuing Schengen visas. This new legal framework is contained in Article 8 of the Regulation (EC) No 810/2009 of the European Parliament and of the Council of 13 July 2009 establishing a Community Code on Visas (Visa Code) and will apply from 5 April 2010. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands has the intention to maintain all the existing arrangements with the authorities of the Republic of Estonia once the Visa Code is applicable. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands proposes to conclude the representation arrangement with regard to Schengen visas as follows: 1. Extent of representation As of 12 April 2010 the Kingdom of the Netherlands will represent the Republic of Estonia in accordance with the Visa Code with regard to all types of Schengen visas at the following locations. Country Diplomatic mission or consular post (hereinafter “Consulate”) Jordan Amman Kenya Nairobi Nigeria Abuja Surinam Paramaribo As of 12 April 2010 the Republic of Estonia will represent the Kingdom of the Netherlands in accordance with the Visa Code with regard to all types of Schengen visas at the following locations. Country Consulate Russia Pskov Representation consists of: a. informing the public; b. issuing the visa when appropriate; c. refusing to issue the visa when appropriate and dealing with appeals, in accordance with the national law of the representing Member State. 2. Conditions of representation a. Visa applications will be assessed and visas issued in accordance with the procedures, conditions and criteria laid down in the Visa Code. a. Except in the cases specified in the Visa Code, a Member State cannot be held liable for activities performed on behalf of the other Member State. c. The visa fee (art. 16 of the Visa Code) is for the representing Member State. d. The representing Member State may work with an external service provider at one or more locations, in accordance with and under the conditions stipulated by the Visa Code. e. The supporting documents submitted by the applicant may need to be translated into (one of) the working language(s) used by the consulate of the representing Member State. f. When applicable, prior consultation with other Member States (in accordance with art. 22 of the Visa Code) will be carried out by the represented Member State, as specified in point 2.1.1.2 of the Schengen Consultation Network Technical Specifications (doc. 5124/08). This procedure will be amended as soon as both parties have the legislation and technical conditions in place to enable the representing country to conduct these consultations. g. As applicable, notification of other Member States will be carried out by the representing country (in accordance with art. 31 of the Visa Code). h. In the event of questions, in particular when related to the inviting party or sponsor, the representing Member State’s consulate may contact the central and/or local contact point of the represented Member State. A list of contact points is attached (Annex 1). If an answer is not provided within seven calendar days, the representing Member State may assume that the represented Member State does not object to the visa being issued. i. The represented Member State undertakes to coordinate with the representing Member State on the recognition of travel documents issued by the country/countries where it is represented. The representing Member State will inform the represented Member State of new travel documents issued by these countries and request specimens for the represented Member State. j. For each location where it is represented, the represented Member State’s local (or central) contact point(s) may provide the consulate of the representing Member State with a list of persons, companies and institutions that are of national importance to or are well known in the represented Member State. The representing Member State will facilitate the visa application process for parties in this category and grant them the same level of access for submission of applications as it does for parties in its own similar category. Facilitation may relate to the provision of access for submission of applications, the duration of a decision, leniency concerning supporting documents and the issuing of multiple entry visas with a period of validity ranging from six months to five years. k. On a yearly basis and upon request by the represented Member State, the representing Member State will provide statistical data for each location on visas issued and refused on behalf of the represented Member State. l. The practical implementation of this arrangement may be reviewed on a yearly basis and in particular if the number of visa applications for the represented Member State is increasing. 3. Final provisions This representation arrangement will enter into force and apply from 12 April 2010 and will remain valid for an indefinite period, unless: – it is amended by written mutual consent of both Member States; – it is suspended in whole or in part by one of the Member States. This Member State will, if possible, notify the other Member State accordingly, if possible at least 30 days in advance, stating the reason(s) for the suspension; – one of the Member States terminates this arrangement by giving written notice of termination to the other Member State. This arrangement will cease to be valid 30 days after the date of the receipt of such notification. On the date of entry into force of this arrangement the previous arrangements on visa representation concluded by the exchange of notes on 27 January 2009, 27 March 2009 and 2 November 2009 are terminated. If the foregoing proposal is acceptable to the Republic of Estonia, the Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands has the honour to suggest that the present Note Verbale and the reply Note from the Embassy of the Republic of Estoniato that effect shall constitute an agreement between our two Governments. The Ministry of Foreign Affairs of the Kingdom of the Netherlands avails itself of this opportunity to renew to the Embassy of the Republic of Estonia the assurances of their highest consideration.” The Embassy confirms that the foregoing is acceptable to the Republic of Estonia. Accordingly the Ministry’s Note and this reply Note shall constitute the Arrangement between the Republic of Estonia and the Kingdom of the Netherlands on the representation with regard to Schengen visas, which shall enter into force on the date of the receipt of this reply Note. The Embassy of the Republic of Estonia avails itself of this opportunity to renew to the Ministry of Foreign Affairs and Cooperation of the Kingdom of Spain the assurances of its highest consideration. The Hague, 21 May 2010 .