Haljala Vallavalitsus — Haljala valla raamatupidamise sise-eeskiri — KO, 62, 842

Määrus kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 ja rahandusministri 11.detsembri 2003.a määruse nr 105 «Riigi raamatupidamise üldeeskiri» alusel 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Haljala valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus (1) Haljala vald raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Haljala vallavalitsuse kaudu. (2) Haljala Vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) hallatavateks asutusteks on: 1) Haljala Gümnaasium 2) Haljala Lasteaed 3) Haljala Rahvamaja 4) Haljala Raamatukogu 5) Aaspere Raamatukogu 6) Varangu Raamatukogu § 2. Haljala Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted (1) Haljala valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Haljala valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine kui üks terviklik raamatupidamiskohustuslane. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ) ja Riigi raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri). Eelarve koostamise ja täitmise arvestuse korraldus tuleneb kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest (edaspidi KOKS), valla- ja linnaeelarve seadusest ja Haljala valla õigusaktidest. § 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu (1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatav asutus). (2) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. 2. peatükk KONTOPLAAN § 4. Kontoplaan (1) Ametiasutuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan. (2) Täiendavalt on kasutusele võetud järgmised allkontod: kontole 100100 Arvelduskontod 1001001 arvelduskonto SEB Pank 1050209480009 1001002 arvelduskonto Swedbank 221011363010 1001003 arvelduskonto SEB Pank 10502001731002 1001004 arvelduskonto SEB Pank 10220019957011 1001005 arvelduskonto SEB Pank 10220021063016 1001006 arveldused Riigikassaga 1001007 arvelduskonto SEB Pank 10502017936008 1001008 arvelduskonto SEB Pank 10502001693001 (3) Vajadusel võib ametiasutus avada täiendavalt arvelduskontosid. 3. peatükk ARUANDED § 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted (1) Ametiasutus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest. (2) Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. § 6. Aruannete esitamine (1) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks. (2) Eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Rahandusministeeriumile tema kehtestatud korras ja tähtajaks. (3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (4) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. 4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS § 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur (1) Hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritud korras. (2) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (3) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (4) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse tarkvara PMen. § 8. Varade ja kohustuste kajastamine (1) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis raamatupidamistarkvara PMen varade menüüs selle hallatava asutuse tegevusala koodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Nõuded kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises, kes esindab omavalitsusüksust nõude sissenõudmisel. (3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. (4) Kohustused kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises, kes on kas juriidiliselt kohustatud antud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud. (5) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. (6) Ametiasutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes. § 9. Tulude ja kulude kajastamine (1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele. (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes. (3) Kulud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes, eristades neid tegevusala koodiga. (4) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes. § 10. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine (1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7 lg 1 toodud nõuded): 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Algdokumentideks võivad olla: 1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid); 2) pangakonto või e-riigikassa väljavõtted; 3) saatelehed; 4) palgadokumendid; 5) arved; 6) vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad; 7) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, inventuurid); 8) lepingud; 9) lähetuse aruanded; 10) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks. (3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi. (4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja (konteerija) ja kulusid tegema volitatud (kohustatud) isiku poolt. (5) Ametiasutuse kuluarved kooskõlastatakse enne rahandusosakonna juhataja kinnitamist järgmiselt: 1) arved sõidukite ülalpidamiskulude, inventari soetamise ja ruumide ülalpidamise ning majandamise kohta - vallavanem; 2) arved esindus- ja välissuhete kohta - vallavanem; 3) töötajate koolituskulude arved - vallavanem; 4) lähetuskulude arved - vallavanem; 5) põhivarade soetamine - vallavanem; 6) kapitaalremondi kulude dokumendid - vallavanem; 7) infotehnoloogia kulude arved - vallavanem; 8) maade erastamise kuludega seotud arved - vallavanem; 9) administreerimiskulude arved - vallavanem; 10) juriidilise teenindamise kulude arved - vallavanem; 11) hallatavate asutuste kuludokumendid - asutuse juht. (6) Teostatud töid või vastuvõetud kaupu/teenuseid kajastavatele dokumentidele (arved, aktid, jt.) peavad kooskõlastajad andma allkirja ja kirjutama kuupäeva, millega kinnitavad teenuse kättesaamist või kauba vastuvõtmist ning kirjutama selgituseks: 1) ameti nimetuse, kelle tellimusel kulu tehakse või vara soetatakse; 2) sõidukitele tehtavate kulude puhul sõiduki registreerimisnumber ja kasutaja nimi; 3) projektiga seotud kulude puhul projekti nimetus, mille arvelt kulu tehakse; 4) muu informatsioon, mis selgitab kulu otstarvet võttes vajadusel selgitused teistelt töötajatelt, kes kinnitavad kauba kättesaamist ja kasutusele võtmist. (7) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem, vastava tegevusala tegevust korraldav spetsialist või volitatud (kohustatud) ametnik ja volikogu kuludele volikogu esimees või aseesimees. (8) Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik. (9) Volitatud isik vastutab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas kinnitatud eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus. (10) Rahandusosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarve-klassifikaatori koodide õigsuse; 2) tekkepõhise perioodi; 3) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 4) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. (11) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitavad lisaks kassa eest vastutavale isikule ka rahandusosakonna juhataja ja vallavanem. 5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED § 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine (1) Ametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal. (2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. (3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number. (4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). (5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile. (6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad: 1) pearaamat; 2) arveldused; 3) pank/kassa; 4) palk; 5) arved; 6) põhivara; 7) eelarve. § 12. Algdokumentide käive Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Dokumendi esitaja ametiasutuses* Tööaja arvestuse tabel iga kuu viimaseks tööpäevaks kantselei töötaja ja hallatavate asutuste juhid Töövõtu- ja käsunduslepingud tasu maksmiseks 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist kantselei töötaja, hallatavate asutuste juhid Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 1 tööpäev enne tasude väljamaksmist kantselei töötaja, hallatavate asutuste juhid Ostu-müügi-, laenu- jms võlaõiguslikud lepingud 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist kantselei töötaja, hallatavate asutuste juhid Lähetuskulude aruanded 3 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetatu Avansiaruanded kuu viimaseks tööpäevaks avansi saaja Sularaha arved ja kassatšekid kohe pärast dokumendi saamist ja aktsepteerimist volitatud isik Tarnijate arved kohe pärast arve saamist ja aktsepteerimist volitatud isik Vara mahakandmise aktid 3 tööpäeva jooksul pärast akti kinnitamist mahakandmiskomisjoni esimees Kassa dokumendid iga kuu 1. tööpäevaks raamatupidaja -kassapidaja Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist sotsiaalosakonna juhataja Sõidupäevik iga kuu viimasel tööpäeval auto kasutajad, volitatud isikud Projektide kuludokumendid Jooksvalt Projektijuht Põhivarade arvelevõtmine koos kasutusea määramisega 3 päeva jooksul peale vara kättesaamist volitatud isik Põhivarade mahakandmine kolme päeva jooksul peale vallavalitsuse korralduse allkirjastamist mahakandmiskomisjoni esimees * Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik. 6. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS § 13. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel (1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse kassas pearaamatupidaja kontrolli all olevas seifis. (2) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse maksekorraldusi, mis allkirjastatakse järgnevas korras: 1) esimese allkirjaõigusega vallavanem või rahandusosakonna juhataja 2) teise allkirjaõigusega pearaamatupidaja (3) Allkirjastamisel kasutatakse digitaalallkirja. (4) Maksekorraldused valmistab pangaprogrammis ette pearaamatupidaja, peale eelpool toodud korras allkirjastamist teostab pangaga sideseansi raha ülekandmiseks rahandusosakonna juhataja. (5) Teleteenuse või internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita. § 14. Sularahaoperatsioonide arvestus (1) Kassaoperatsioone teostab pearaamatupidaja. (2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetulekuorder; 2) kassa väljaminekuorder; 3) kassaraamat. (3) Kassa väljaminekuorderi kinnitavad vallavanem ja rahandusosakonna juhataja. (4) Kassa sissetulekuorderi kinnitab rahandusosakonna juhataja. (5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega ülekirjutusi. (6) Hallatavates asutustes tšekkide alusel omatuluna laekuv raha tuuakse iga kuu lõpul ametiasutuse kassasse koos väljastatud tšekkide koopiatega (tšekkide väljastamise õigus on hallatava asutuse juhil või tema poolt volitatud isikul). Pearaamatupidaja sisestab tehingud raamatupidamisarvestusprogrammi ning trükib välja kassa sissetulekuorderi. (7) Hallatava asutuse juhil (või tema poolt volitatud isikul) on õigus teostada sularaha väljamakseid ametiasutuse juhi poolt kinnitatud dokumendi alusel (näit. töötasu väljamaksed, toetuste maksmised) vormistades selle kohta kassa väljamineku orderi. Pearaamatupidaja sisestab raamatupidamisprogrammi tehingu hallatava asutuse juhiga (või tema poolt volitatud isikuga). Kassa väljamineku orderi aluseks on kõik väljamaksmise aluseks olevad dokumendid. (8) Aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru kord kuus avansiaruandega. (9) Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel võib hüvitatavad summad kanda aruandja pangaarvele. (10) Ametiasutuses sularaha operatsioonide tegemise õigust omavate ja riigilõivude tasujate soovil sularahas vastuvõtmise õigust omavate isikute nimekirja kinnitab vallavanem käskkirjaga. (11) Hallatavas asutuses sularaha operatsioonide tegemise õigust omavate isikute nimekirja kinnitab hallatava asutuse juht käskkirjaga. Käskkirja koopia edastatakse rahandusosakonnale. 7. peatükk ARVELDUSTE ARVESTUS § 15. Nõuete ja kohustuste arvestus (1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem. (2) Vähemalt iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele. (3) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90–180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses. (4) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla pearaamatupidaja ja ametiasutuse juht. (5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (7) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (8) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. (9) Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded edastatakse ametiasutuse poolt valitud inkassoettevõttele või advokaadibüroole võlgniku vastu sissenõude pööramiseks. § 16. Ettemaksude arvestus (1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata). (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 30 000 krooni (ilma käibemaksuta). Ettemaksed tulevaste perioodide eest aasta lõpus inventeerida ja vajadusel üle võtta. § 17. Aruandvate isikutega arvelduste arvestus (1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse kontol «Kulude ettemaksed töövõtjatele». (2) Analüütilist arvestust peetakse aruandvate isikute lõikes. (3) Avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse välja kassast. (4) Majanduskuludeks avanssi saanud isik on kohustatud esitama hiljemalt jooksva kuu lõpuks kulude aruande, millele on lisatud kulutusi tõendavad korrektselt vormistatud originaaldokumendid. (5) Majandusavansi kasutamata osa jääb aruandva isiku käsutusse eelseisvate perioodide kulude katteks või tagastab selle koos kulude aruandega. § 18. Sihtfinantseerimise arvestus (1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi. (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (üldeeskirja § 25 lõige 3), milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev). (3) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel. (4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena. (5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. (6) Vastavalt üldeeskirja § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 30 000 kroonist (§ 41 lõikes 1 sätestatud). (7) Põhivara sihtfinantseerimise korral lähtutakse sihtfinantseerimise kajastamisel brutomeetodist – sihtfinantseerimise abil soetatud vara võetakse bilansis arvele tema soetusmaksumuses ning varade soetamise toetuseks saadud sihtfinantseerimise summa kajastatakse bilansis kohustusena kui tulevaste perioodide tulu sihtfinantseerimisest. Soetatud vara amortiseeritakse kulusse ja sihtfinantseerimise kohustus tulusse soetatud vara kasuliku eluea jooksul. (8) Vastavalt üldeeskirja § 27 lõikele 1 kajastatakse avaliku sektori üksustelt saadud põhivara sihtfinantseerimist toetuse saamise tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasuta sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul. 8. peatükk VARUDE ARVESTUS § 19. Varude arvestus (1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirja paragrahvile 38 kantakse soetamisel lisanduvad maksud ja lõivud maksukulu kontole. (2) Materjalid võib kanda kohe kuludesse, kui ostuarve summa ei ületa 30 000 krooni ilma käibemaksuta. (3) Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetusmaksumusest. (4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. 9. peatükk PALKADE, TASUDE JA HÜVITUSTE ARVESTUS § 20. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus (1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Haljala Vallavolikogu või Haljala Vallavalitsuse õigusaktid, ametiasutuse ja hallatavate asutuste juhtide käskkirjad, lepingud ja tööaja arvestamise tabelid. (2) Palgaarvestus sisaldab : 1) koosseisulistele ja koosseisuvälistele teenistujatele ja töötajatele palga arvestamist kõikide töötasuliikide lõikes; 2) puhkusetasu arvestust; 3) ühekordsete väljamaksete arvestamist; 4) töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötasude arvestamist; 5) maksete kinnipidamist; 6) muid vabatahtlike kinnipidamisi palgast; 7) arvestatud tasude kuukoondite tegemist; 8) isiku töötasu kaartide vormistamist ja säilitamist. (3) Palka makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole või sularahas ametiasutuse kassast. (4) Palga maksmise kuupäevast erineval ajal on lubatud maksta toetusi, preemiaid ja muid ühekordseid tasusid. (5) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust. (6) Lõpparve töötaja/teenistuja töölt/teenistusest vabastamisel makstakse välja seaduses sätestatud tähtaegadel. (7) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. (8) Maksud ja maksed peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. (9) Palgalehed koostatakse ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes ning allkirjastatakse koostaja, pearaamatupidaja ja ametiasutuse juhi poolt. Töötajale antakse teatis temale arvutatud palga koostisosade, kinnipeetud summade, tema eest arvestatud sotsiaalmaksu ja tema nimel tehtud sissemaksete kohta. (10) Aruandeaasta kohta trükitakse iga töötaja kohta isikukontokaart. 10. peatükk PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS § 21. Kinnisvarainvesteeringud (1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse Raamatupidamistoimkonna juhendis 6 «Kinnisvarainvesteeringud» sätestatust. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu edasisel kajastamisel lähtutakse õiglasest väärtusest. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele. (2) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti. § 22. Materiaalne põhivara (1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 30 000 kroonist (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. (2) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla 30 000 krooni, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse. (3) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. (4) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele). § 23. Materiaalse põhivara arvestus (1) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. Põhivarakaardil säilitatakse järgmine informatsioon põhivara kohta: 1) kasutuselevõtmise aeg; 2) soetusmaksumus; 3) vastutav isik - vara olemasolu ning sihipärase ja heaperemeheliku kasutamise eest vastutav isik; 4) inventarinumber; 5) täpsustav registrikood selle olemasolu korral; 6) parendustest (renoveerimisel) lisandunud summad ning nende kajastamise aeg; 7) amortisatsiooni kehtiv norm; 8) ajalooliselt arvestatud amortisatsioon (kulum) ja selle konteering. (2) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need tõstavad vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates 30 000 krooni (ilma käibemaksuta). (3) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes. (4) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (5) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsioonimäär kinnitatakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. (6) Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes heast raamatupidamise tavast ja vara kasulikust elueast. (7) Amortisatsioonimäärad aastas materiaalsetele põhivaradele on järgmised: 1) hooned 2–5 % 2) rajatised 2,5–10 % 3) masinad ja seadmed 10–20 % 4) infotehnoloogia seadmed 25–50 % 5) muu inventar, sisseseade 10–50 % (8) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. (9) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (10) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus. (11) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja §-st 45 ja § 54 lõikest 5. (12) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses nende kulude tegemise eest vastutava isiku (volitatud isik) avalduse alusel. (13) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Haljala vallavara eeskirjas sätestatud korras. § 24. Immateriaalne põhivara (1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 30 000 kroonist (ilma käibemaksuta). (2) Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (3) Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul, kui on olemas tehnilised ja finantsilised võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta. (4) Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit, igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt selle kasulikust tööeast. (5) Amortisatsioonimäärad aastas immateriaalse põhivara gruppidele on alljärgnevad: 1) tarkvara, patendid, litsentsid ja muu 5–50%. § 25. Osalused valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes (1) Valitseva mõju (kontrolli) all olevateks üksusteks on loetud sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, milles Haljala vald omab mõjuvõimu määrata finants- ja tegevuspoliitikat. (2) Äriühingute puhul eeldatakse valitseva mõju olemasolu siis, kui emaettevõtja omab kas otseselt või kaudselt üle 50 % tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest. (3) Valitseva mõju all olevad sihtasutused ja mittetulundusühingud peavad olema asutatud Haljala valla poolt ning nende nõukogude liikmed määrab Haljala Vallavalitsus. (4) Valitseva ja olulise mõju määramisel mitte-äriühingutes lähtutakse ka asjaolust, millisele raamatupidamiskohustuslasele lähevad üle mitte-äriühingu varad selle likvideerimisel. (5) Olulise mõju all olevateks üksusteks loetakse üksused, milles Haljala vald osaleb finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel. Olulise mõjuvõimu eelduseks äriühingus arvatakse 20–50 % hääleõigusest. (6) Kuni 31.12.2003 omandatud osalusi valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse ametiasutuse aruannetes tuletatud soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlustega; tuletatud soetusmaksumuseks loetakse osalust nende üksuste netovaras seisuga 31.12.2003. (7) Alates 01.01.2004 omandatud osalusi valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse ametiasutuse aruannetes soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlusega. (8) Osalusi olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse ametiasutuse konsolideeritud aruandes kapitaliosaluse meetodil. § 26. Bilansiväline vara ja selle arvestus (1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on kuni 30 000 krooni (ilma käibemaksuta) ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta. (2) Väheväärtuslik vara kantakse kulusse soetamise hetkel. (3) Raamatupidamisprogrammis peetakse arvestust hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. (4) Väheväärtusliku vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Haljala vallavara eeskirjas sätestatud korras. 11. peatükk INVENTEERIMINE § 27. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus (1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga. (2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. (3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustuste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse. (4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel. (5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) materiaalne ja immateriaalne põhivara; 2) varud; 3) nõuded ja ettemaksud analüütilised nimekirjad ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 4) kohustused ja saadud ettemaksud; 5) sularahakassa; 6) pangakontode saldode võrdlus; 7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine; 8) bilansivälised varad; 9) muud varad. (7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks. (9) Inventeerimiskomisjonid moodustatakse vallavanema käskkirjaga. Inventuurikomisjonid peavad koosnema vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (10) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas. (11) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel võib läbi viia erakorralise inventuuri. § 28. Inventeerimise ja hindamise protseduurid (1) Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse töötajatest moodustatud komisjon. (2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad. (3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega. (4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. (5) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt. (6) Põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise ja allahindluse aktid ning ja ümberhindlust vajavate varade nimekiri. (7) Bilansivälise vara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kajastades ettetäidetud inventeerimisnimestikes vara kogused ja maksumused. (8) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostab komisjoni esimees varude ja varade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid ja seletuskirjad. Allkirjastatud aktid esitatakse vallavalitsusele kinnitamiseks. (9) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha: 1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt; 2) süüdlase mitteavastamisel – Haljala vallavara eeskirjas sätestatud korras. (10) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Maksude saldosid võrreldakse Maksu – ja Tolliameti väljavõtete ja teatistega ning nende kohta ei tehta täiendavaid võrdlusi. Saldoteatise saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. 12. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE § 29. Raamatupidamisdokumentide hoidmine Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises kaks aastat. Seejärel arhiveeritakse dokumendid vastavalt Haljala Vallavalitsuse dokumentide loetelule ja antakse vastutava ametniku poolt ametiasutuse arhiivi hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt asjaajamiskorrale. § 30. Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad (1) Raamatupidamise aastaaruannet ja finantsmajandusliku tegevuse kontrollakte säilitatakse alatiselt. (2) Isikukontokaarte säilitatakse 50 aastat. (3) Raamatupidamisdokumente säilitatakse 7 aastat alates vastava majandusaasta lõpust, vastavalt Haljala Vallavalitsuse dokumentide loetelus kinnitatud säilitustähtaegadele ning «Raamatupidamise seaduses» sätestatud nõuetele. (4) Programmperioodi 2004-2006 struktuurifondide projekte puudutavat dokumentatsiooni säilitatakse kuni 2015. aasta 31. detsembrini. Programmperioodi 2007-2013 struktuuri-toetuste projektide puhul on see tähtaeg 31.detsember 2025.a. § 32. Koodide ja lühendite kasutamine (1) Raamatupidamise dokumentides on kasutatavad järgmised lühendid: 1) D - deebet 2) K - kreedit 3) TP - tehingupartneri kood 4) TT - tegevusala 5) A -allikas 6) R - rahavoo kood 7) Art – artikkel § 33. Rakendussätted (1) Määrus jõustub 22. märtsil 2010.a. (2) Käesolevat määrust rakendatakse tagasiulatuvalt alates 2010 aasta 1.jaanuarist. Vallavanem Leo AADEL Vallasekretär Riina MUST