Kaarma Vallavalitsus — Kaarma valla raamatupidamise sise-eeskirja muutmine ja kinnitamine uues redakstioonis — KO, 46, 628

Lähtudes Kaarma valla pearaamatupidaja ettepanekust ning aluseks võttes Raamatupidamisseaduse § 11 ja rahandusministri 11.12.2003 määrusega nr 105 kehtestatud «Riigi raamatupidamise üldeeskirja», Kaarma Vallavalitsus määrab: 1. Muuta Kaarma Vallavalitsuse 19.11.2008 määrusega nr 3 kehtestatud Kaarma valla raamatupidamise sise-eeskirja ja kinnitada uus redakstioon alljärgnevalt: 1.1. lisada: 1.1.1 punkt 2.12 vallavanema käskkirjad 1.1.2 punktis 5 «Isikliku sõiduauto hüvitise deklaratsioon INF-14» e-Maksuametisse 10. aprillil raamatupidaja poolt 1.1.3 punktis 5 statistiline aruanne «Energia ja kütus» 01.veebruaril 1.2.muuta 1.2.1 punkti 3.1 puhkuste ajakava esitamise ajaks 31.märts 1.2.2 punkti 5 isikliku sõiduauto kasutamise aruanne (sõidupäevik), mis esitatakse kulutuste tegemise järgmise kuu esimesel tööpäeval 2. Määrus jõustub 01.märtsist 2010 ja rakendub tagasiulatuvalt 01.jaanuarist 2010.a. Vallavanem Margus MÄGI Vanemspetsialist vallasekretäri ülesannetes Eeve NÄÄLIK KINNITATUD Kaarma Vallavalitsuse 15.02.2010.a. määrusega nr 2 KAARMA VALLAVALITSUSE RAAMATUPIDAMISE SISE-EESKIRI 1. ARVESTUSPÕHIMÕTTED JA HINDAMISALUSED 1.1 Varud Varusid bilansis ei kajastata, laoarvestust peetakse koguseliselt hallatavates asutustes. 1.2 Materiaalne põhivara Materiaalne põhivara võetakse arvele arvete ja ehitustööde lõpetamise akti alusel. Amortisatsiooninormide vahemikud aastas on põhivara gruppidele järgmised: Hooned 2 – 5 % Rajatised 2,5 – 10 % Masinad ja seadmed 10 – 20 % Infotehnoloogilised seadmed ja arvutustehnika 33 – 50% Majandusinventar 10 – 50 % Konkreetsele varale määrab amortisatsiooninormi lähtuvalt vahemikest ehitusspetsialist. 1.3 Immateriaalne põhivara Immateriaalne põhivara võetakse arvele arve alusel. Amortisatsiooninormi vahemik aastas on immateriaalsele põhivarale järgmine: Tarkvara 5 – 50 % 1.4 Väikevara 1.4.1 Väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on 300 krooni kuni Riigi Raamatupidamise Üldeeskirjas kehtestatud määrani. Väikevara kantakse kulusse soetamise hetkel. Raamatupidamises peetakse väheväärtusliku pika kasutuseaga väikevarade arvestust bilansiväliselt, allasutuste, talituste ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Väikevara võetakse arvele arve alusel. 1.4.2 Alla 300 krooni soetusmaksumusega väikevara arvele ei võeta. 1.5 Töötasude arvestus Töötasu arvestust teostatakse vastavalt juhi või allasutuse juhi poolt esitatud palgaarvestuse algdokumendi (käskkiri, korraldus, tööajatabel, töövõtu- või käsundusleping jne) alusel. Algdokument peab vastama käesoleva seaduses ettenähtud nõuetele. Algdokumentide alusel koostatakse palgaleht või koondpalgaleht ja makstakse välja töötajale ülekandmisega töötaja poolt näitatud pangakontole ja üksikjuhtudel sularahas. Väljamaksed sooritatakse: 1.5.1 Töötasud jooksva kuu eest – antud kuu viimasel tööpäeval; 1.5.2 Puhkusetasud – hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkust; 1.5.3 Ühekordsed töövõtu- või käsunduslepingud – neis märgitud tähtaegadel; 1.5.4 Volikogu hüvitised – antud kuu palgapäeval. 1.6 Arveldused 1.6.1 Vastavate eelarveliste vahendite olemasolul võib töid ja teenuseid tellida vallavanem või hallatava asutuse juht, Vallavara omandamisel, tööde või teenuste tellimisel tuleb jälgida hankijate paljususe ja eraldatud vahendite säästliku kasutamise põhimõtet. 1.6.2 Hallatava asutuse juht peab lepingu sõlmimise kooskõlastama vallavalitsusega. Arvestada tuleb sarnaste hankelepingute eeldatavat kogumaksumust eelarveaasta jooksul. 1.6.3 Lähtuvalt Riigi raamatupidamise üldeeskirjast ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust. 2. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA KIRJENDAMINE Arvestamisel kasutatakse alljärgnevaid algdokumente: 2.1 Arved (ostuarved, müügiarved) 2.2 Saatelehed, üleandmis-vastuvõtuaktid 2.3 Sularaha kviitungid, tšekid 2.4 Kassa sissetuleku orderid ja kassa väljamineku orderid 2.5 Töölähetusaruanded 2.6 Palgaarvetuse dokumendid ( vastavad käskkirjad, tööajatabelid, palgalehed, töövõtu- või käsunduslepingud jne) 2.7 Pangakonto väljavõtted 2.8 Vara arvelevõtmis-, ümberhindlus- , vastutaja vahetus- ja mahakandmisaktid (põhivara,väheväärtuslik vara) 2.9 Ostu- ja müügilepingud, rendilepingud, 2.10 Raamatupidamisõiendid koostatakse vallavalitsuse korralduste,projektijuhtide õiendite alusel,et pidada arvestust projektipõhiselt sihtfinantseerimise ja üldkulude jaotuse kohta. 2.11 Inventuurilehed 2.12.Vallavanema käskkirjad. 3. ALGDOKUMENTIDE KÄIVE, KONTROLLIMINE JA SÄILITAMINE 3.1 Algdokumentide käive Dokumendi nimetus Esitamise aeg Dokumendi esitamise eest vastutav isik Arved ostjatele / tellijatele esitamiseks jooksvalt Haridus-kultuurinõunik, hallatava asutuse või talituse juht, raamatupidaja jt Hankijate arved iga päev, kolme päeva jooksul peale arve saamist kuluhaldur / hallatava asutuse juht Töölähetusaruanne kolme päeva jooksul peale lähetusest saabumist lähetatu Toiduainete kulu aruanded järgmise kuu 01.tööpäevaks aruandev isik Palgaarvestuse algandmed hiljemalt kolm tööpäeva enne väljamakse sooritamise tähtaega ja mitte hiljemalt kui 25. kuupäevaks Hallatava asutuse juht Vallavalitsuse korraldus jooksvalt vallasekretär Õiend projektile tehtud Üldkulude jaotamise kohta jooksvalt Projekti juht Kassa dokumendid Nädala kaupa raamatupidaja Puhkuste ajakava 31. märts Hallatava asutuse juht vallavalitsuses kantselei 3.2 Algdokumentide kontrollimine 3.2.1 Dokumentide kontrollija vastutab selle eest, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist. Dokumendi nimetus Dokumendi kontrollija Hankijate arved Hallatava asutuse juht / kuluhaldur Töölähetusaruanne Hallatava asutuse juht / kuluhaldur Toiduainetekulu aruanne Hallatava asutuse juht / kuluhaldur 3.2.2 Kontrollija aktsepteering vormistatakse algdokumendile kulu liigi väljakirjutamise ja allkirjaga. 3.3 Dokumentide säilitamine 3.3.1 Asutustes vastutab dokumentide säilitamise eest asutuse juht. 3.3.2 Aruandeperioodil raamatupidamisse esitatud dokumentide hoidmise eest vastutab oma töölõigu piires vastav raamatupidaja. 3.3.3 Eelmiste perioodide raamatupidamisdokumentide säilitamise eest vastutab asutuse juht. Dokumendid hoitakse kogu säilivuse aja jooksul arhiiviruumis. 3.3.4. Struktuurifondide dokumente programmperioodi aastate 2004-2006 kohta säilitatakse kuni 31,12,2015.a.. 3.3.5 Struktuurifondide dokumente programmperioodi aastate 2007-2013 kohta säilitatakse kuni 31,12,2025.a. 3.4 Algdokumendid arhiveeritakse jooksvalt kaustades järgnevalt Dokumendi tüüp Kausta periood Järjestuse alus Vastutav Ostjatele esitatud arved aasta Koostamise kuupäev Raamatupidaja Kassa algdokumendid kuu Päevade lõikes Raamatupidaja Ostuarved Kuu Kuupäev Raamatupidaja Pangaväljavõtted Kuu Päevade lõikes Pearaamatupidaja Töötasu käskkirjad- korraldused, töövõtu- ja käsunduslepingud Aasta Esitamise kuupäev Raamatupidaja Tööajatabelid Aasta Esitamise kuupäev Raamatupidaja Palgalehed Aasta Koostamise kuupäev Raamatupidaja Toiduainete arvestus Aasta Kuu Raamatupidaja 4. VARADE JA KOHUSTUSTE INVENTEERIMINE 4.1 Materiaalselt vastutavate isikute vahetumisel on kogu varade ja dokumentatsiooni inventuur kohustuslik, inventuuri komisjoni koosseisu määrab vallavanem. 4.2 Varade ja kohustuste inventuuri komisjon on vähemalt kolmeliikmeline, kellest üks isik määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutajaks ja kaks isikut komisjoni koosseisu liikmeteks. 4.3 Varade ja kohustuste inventeerimise läbiviimise ajalised nõuded on alljärgnevad: Inventeeritav vara / kohustus Inventuuri läbiviimise sagedus ja ulatus Sularaha ja pangakontod Igapäevane saldode võrdlemine, aasta lõpus kinnituskirjad pankadelt; Sularahakassa ootamatu kontroll vähemalt 2 korda aastas ja inventuur aasta lõpus Maksunõuded ja –kohustused Bilansisaldode võrdlus maksuameti kontokaartidega e-Maksuameti infosüsteemist vähemalt iga kvartali lõpus, vahede selgitamine ja likvideerimine Muud nõuded ja ettemaksed Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega ja vähemalt iga kvartali lõpus aegunud nõuete allahindlused, aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt deebitoridelt Finantsinvesteeringud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, ümberhindlused õiglasele väärtusele, tekkepõhine intressiarvestus, aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad või saldovõrdlused kõikide oluliste investeeringute osas Materiaalne põhivara ja kinnisvarainvesteeringud Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, hinnang järelejäänud eluea õigsusele ning vara alla- või ümberhindluse läbiviimise vajaduse suhtes Muud varad, väikeinventar Inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, kasutades sobivaid meetodeid, mis kinnitaksid vara olemasolu ning bilansis kajastatud väärtuse õigsust Kohustused ja saadud ettemaksed Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt kreeditoridelt Saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste omavahelised saldod Igakvartaalselt võrdlus e-posti teel 4.4 Inventeerimise ja hindamise protseduurid 4.4.1 Kassa inventuur Kassa inventuuri viib läbi Kaarma Vallavalitsuse inventuuri komisjon , ja osa võtab vallavalitsuse kassapidaja, kes vastutab inventeeritava kassa eest vastavalt sõlmitud materiaalse vastutuse lepingule. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument ( inventuurileht), milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1. inventuuri läbiviimise kuupäev; 2. komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3. viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number; 4. sularaha jääk numbrite ja sõnadega kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 5. komisjoni liikmete allkirjad. 4.4.2 Pangakontode kontrollimisel: 1. võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust; kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega. 2. üks kord aastas saadetakse kõikidele finantsinstitutsioonidele, kellega riigiraamatupidamiskohustuslase üksusel on aruandeaasta jooksul toimunud rahalisi arveldusi, saldojääkide kinnitamiseks kirjad. 4.4.3 Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1. nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2. nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3. välisvaluutas fikseeritud nõuete (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4. nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5. intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6. saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 7. saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul. 4.4.4 Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1. varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2. varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3. paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4. loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks; 5. erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6. üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7. dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 4.4.5 Varade inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1. materiaalselt vastutav isik peab kõik arvel olevad varad inventuurikomisjonile füüsiliselt ette näitama: 2. varad peavad olema varustatud numbrilise koodiga; 3. paberkandjal lugemislehtede korral kajastatakse ettetäidetud lugemislehtedel kogused; 4. erinevuste korral ja ümberhindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning ümberhindluse akt(id); 5. üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 6. dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 5. ARUANNETE KOOSTAMISE KORD Aruannete esitamise eest vastutavad isikud esitavad aruanded alljärgnevalt: Aruanne Esitamise tähtaeg Vastutaja Õppetasude kogumine vormil INF e-Maksuametisse 31.jaanuar Raamatupidaja Isikliku sõiduauto kasutamise aruanne (sõidupäevik) Järgmise kuu esimesel tööpäeval Auto kasutaja Palgastatistika Seaduses nõutud tähtaeg Raamatupidaja Eelarve täitmise kuu-, kvartali- ja aastaaruanded Seaduses nõutud tähtaegadel Pearaamatupidaja Maksudeklaratsioon TSD Seaduses nõutud tähtaeg Raamatupidaja Isikliku sõiduauto hüvitise deklaratsioon INF-14 e-Maksuametisse 10.aprilliks Raamatupidaja Energia ja kütus Statistikale 01.veebruariks Raamatupidaja 6. ALLASUTUSTE TEGEVUSVALDKONDADEST TULENEVAD ERISÄTTED 6.1 Raamatute arvestus Raamatukogusse ostetavad raamatud kantakse ostmisel kuludesse, kuid raamatute üle peetakse raamatupidamises summalist arvestust, koguselist arvestust peetakse raamatukogus. 6.2 Lasteaiatasude ja toiduainete kulu arvestus 6.2.1 Lasteaias käivate laste kohatasude ja toiduraha ning koolide ja hooldekodu toidukulude üle peetakse arvestust valla raamatupidamises allasutuste poolt esitatud aruannete alusel.. 6.2.2 Tasude võlgnevusel üle kahe kuu peab asutuse juht võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks. 7. ARVESTUSVALDKONDADE PÕHISED REEGLID: RAHADE ARVESTUSE KORD 7.1 Sularahakassa arvestus vallakassas 7.1.1 Sularaha arvestus toimub kassaraamatus. Kassaraamatus on viide algdokumendile, mille alusel tehti kanne. Kassaraamat täidetakse 5 tööpäeva kohta(nädal),kuna kassa käive on väike ,ja tuuakse välja nädala lõpu kassa jääk. Kannete õigsust kinnitab kassapidaja oma allkirjaga. 7.1.2 Kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassapidajale ka asutuse juht ja pearaamatupidaja. 7.1.3. Sularaha hoitakse šeifis, juurdepääs šeifi võtmetele on ainult kassapidajal . 7.2 Sularaha arvestus hallatavates asutustes 7.2.1 Sularaha koguvate töötajatega peab olema sõmitud materiaalse vastutuse leping. 7.2.2 Sularaha hoidmiseks peab hallatavas asutuses olema nõuetele vastav šeif, 7.2.3 Hallatavas asutuses kogutud rahaliste vahendite arvelt on keelatud kulutuste tegemine. 7.2.4 Hallatavas asutuses kogutud sularaha tuleb vallakassasse sisse maksta hiljemalt kuu eelviimasel tööpäeval. 7.2.5 Vallavalitsuse sularahakassasse sissemakse puhul tuleb esitada koheselt koos rahaga aruanne tulu liikide ja kogutud sularaha vastuvõtmist kinnitavate dokumentide kohta (kviitungite numbrid, piletite koond, allkirjastatud kogumisleht vms). 7.3 Arvestus arvelduskontodel 7.3.1 Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste ning maksete teostamiseks avatakse arvelduskontod pankades. Välisvaluutadele avatakse eraldi kontod. 7.3.2 Pangaarvelduste teostamiseks kasutatakse panganduses üldkehtivaid dokumendivorme, peamiselt aga interneti pangateenuseid. 7.3.3 Elektroonilisi ülekandeid on õigus teostada pearaamatupidajal ja arvelduste raamatupidajal. LISA 1. KONTOPLAAN 1. Kaarma Vallavalitsuse raamatupidamises kasutatakse riigiraamatupidamiskohustuslastele kehtestatud kontoplaani. Vastavalt vajadusele kasutatakse 7 kohalisi kontosid, millest konto esimesed 6 kohta tulenevad Riigi raamatupidamise üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutuse põhine täiendav konto tasemel analüütika. LISA 2 ARVUTITARKVARA KASUTAMINE RAAMATUPIDAMISES 1. Raamatupidamise arvestuse pidamisel kasutatakse arvutiprogrammi Pmen, mis sisaldab mooduleid: 1.1 kassa/pank: 1.2 arveldused; 1.3 pearaamat; 1.4 palk; 1.5 varad; 1.6 materjalid; 1.7arved 2. Kogu raamatupidamise andmebaasist teeb serveri kaudu varukoopiaid IT-administraator. Serveri varukoopiad tehakse igapäevaselt. 2.1 Väljatrükkide tegemine Jooksvalt tehakse väljatrükid palgaarvestusest: palgalehed ja palgalipikud. Kalendrikuu lõppedes tehakse väljatrükid: 1.1 kassa ja panga kannetest ja saldodest 1.2 arvelduste programmis kannetest, koondsaldodest ja väljasaadetud arvete registrist 1.3 palgaarvestuses tasuliikidest, palgalehtede registrist, palgaarvestuse aruannetest (TSD koos lisadega) 1.4 pearaamatu koondist 1.5 varade ja materjalide koondist 2 Väljatrükid teostab vastava programmiosa kasutaja ja võrdleb saldosid pearaamatus kajastatavate saldodega. Saldode lahknevuste korral teavitatakse sellest pearaamatupidajat. Analüütilise arvestuse saldod peavad võrdsed olema pearaamatus kajastatavate saldodega hiljemalt järgmise kalendrikuu 21-ks kuupäevaks eelmise kalendrikuu kohta. 2.2 Raamatupidamistarkvara kasutamine Raamatupidamistarkvara kõigi programmi osade kasutamise õigus on kõikidel raamatupidajatel.