Diplomaatiliste passide andmekogu asutamine ja andmekogu põhimäärus

Andmekogu nimetus on «Diplomaatiliste passide andmekogu» (edaspidi andmekogu).

Andmekogu vastutav töötleja on Välisministeerium (edaspidi vastutav töötleja).

Andmekogu pidamise eesmärk on riigi sisejulgeoleku tagamiseks arvestuse pidamine välja antud, kehtetuks tunnistatud ja kehtivuse kaotanud diplomaatiliste passide üle.

(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna ja andmekogu kannete paberkandjal alusdokumentide toimikutena. Andmekogu kannete paberkandjal alusdokumendid on diplomaatilise passi taotlus ja sellele lisatud dokumendid.

(2) Andmekogu koosseisu kuuluvad digitaalsed andmekogukaardid (edaspidi andmekogukaart).

Andmekogu vastutaval töötlejal on lubatud talle seadusega pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid ja saada andmeid teistest andmekogudest.

(1) Andmekogus sisalduvate andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks rakendatakse asjakohaseid organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid.

(2) Andmekogus sisalduvate andmete turvaklass on K1T1S2. Andmekogu turbeaste on keskmine (M).

Andmekogusse kantakse andmed väljastatud diplomaatiliste passide, nende kasutajate ning diplomaatiliste passide väljaandmise, kehtivuse ja tagastamise, samuti diplomaatilise passi seeria ja numbri kohta.

Diplomaatilise passi kasutaja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed

1) eesnimi (eesnimed);

2) perekonnanimi (perekonnanimed);

3) isikukood;

4) sünniaeg;

5) sünnikoht;

6) sugu;

7) kontaktandmed (tänav, maja, korter, linn või küla, vald, maakond, riik, postiindeks, e-post, telefon);

8) foto või näokujutis;

9) allkiri või allkirjakujutis;

10) sõrmejäljekujutised;

11) andmed sõrmejälgede võtmise võimatuse kohta;

12) diplomaatilise passi kasutaja tööandja või lähetaja.

Diplomaatilise passi seeria ja numbri kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed

1) suurtähena või – tähtedega esitatud seeria tähis;

2) seitsmekohaline number.

(1) Diplomaatilise passi kehtivuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed

1) kehtivuse alguse ja lõppemise kuupäev;

2) kehtetuks tunnistamise põhjus ja kehtetuks tunnistamise kuupäev.

(2) Andmed diplomaatilise passi aegumise kohta kajastuvad andmekogus elektroonilise programmi automaatkandena.

Andmekogusse kantakse andmed diplomaatilise passi kätteandmise ja tagastamise kuupäeva kohta.

Andmekogusse andmete andja (edaspidi andmeandja) on diplomaatilise passi kasutaja ja vastutav töötleja.

Andmete andmekogusse kandmise alusdokumendid on

1) vormikohane diplomaatilise passi taotlus;

2) kasutaja isikut tõendav dokument;

3) kasutaja sündi tõendav dokument;

4) kasutaja esindaja esindusõigust tõendav dokument;

5) kasutaja esindaja isikut tõendav dokument;

6) kasutaja isikuandmete muutumist tõendav dokument;

7) kasutaja puuet tõendav dokument;

8) muud toimingu tegemise aluseks olevad dokumendid ja tõendid.

Käesoleva määruse §-des 8, 9, 10 ja 11 nimetatud andmed kannab andmekogusse vastutav töötleja. Andmed kantakse andmekogusse enne diplomaatilise passi väljastamist ja diplomaatilise passi kehtetuks tunnistamist.

Andmeandja vastutab tema esitatud andmete ning alusdokumentidel olevate andmete õigsuse eest alusdokumendi esitamise ajal. Andmekogu vastutav töötleja vastutab tema poolt andmekogukaardile kantud andmete vastavuse eest andmeandja esitatud andmetele.

Kui vastutav töötleja avastab andmekogus ebaõigeid andmeid või kui talle on nendest teada antud, korraldab ta andmete parandamise.

(1) Andmekogus sisalduvad andmed on juurdepääsupiiranguga ning tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud andmeteks.

(2) Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele on vastutava töötleja ametnikel neile teenistuskohustuste täitmiseks määratud ulatuses ning andmekaitse järelevalveasutusel seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks, samuti isikul, kes arendab või hooldab andmekogu.

(1) Andmekogu vastutav töötleja väljastab andmekogusse kantud isikuandmeid järgmiselt

1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale andmesubjekti enda kohta käivaid isikuandmeid kirjaliku avalduse alusel;

2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele nende kirjaliku avalduse alusel, kui andmete väljastamiseks on vahetult seadusest tulenev alus, see on vajalik isikut tõendava dokumendi kehtivuse või isikusamasuse kontrollimiseks ning nimetatu ei ole andmete väljastamist soovival isikul võimalik isikut tõendava dokumendi abil.

(2) Andmekogu vastutav töötleja otsustab ja korraldab kolmandatele isikutele infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu andmete väljastamise kooskõlas «Avaliku teabe seaduse» ja «Isikuandmete kaitse seadusega». Vajaduse korral sõlmitakse andmesaaja või -kasutajaga leping, kus sätestatakse väljastatavate andmete koosseis, andmete väljastamise õiguslik alus ning andmete väljastamise eesmärk, tingimused, kord ja viis.

(3) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.

Vastutav töötleja säilitab andmekogu kannete paberkandjal alusdokumente kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need «Arhiiviseaduse» ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

Andmekogu hooldus- ja arendustöid ning pidamist rahastatakse vastutavale töötlejale riigieelarvest selleks otstarbeks eraldatud vahenditest.

Andmekogu tegevus lõpetatakse ja lõpetamine registreeritakse Vabariigi Valitsuse 28. veebruari 2008. a määruse nr 58 «Riigi infosüsteemi haldussüsteem» kohaselt.

Andmekogusse kantakse ka enne käesoleva määruse jõustumist kogutud andmed väljastatud ja kehtetuks tunnistatud diplomaatiliste passide kohta.

Minister Urmas PAET

Kantsler Marten KOKK