Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu asutamine ja selle põhimäärus

Määrusega asutatakse riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu ametliku nimetusega „Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu” (edaspidi andmekogu).

Andmekogu pidamise eesmärk on

1) tagada riigi ametiasutustele, nende hallatavatele riigiasutustele ja andmekoguga liitunud põhiseaduslikele institutsioonidele (edaspidi asutus) strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku informatsiooni olemasolu;

2) tagada Rahandusministeeriumile avaliku teenistuse arendamiseks ning Riigikogule ülevaate koostamiseks vajalike statistiliste andmete olemasolu.

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Riigi Tugiteenuste Keskus.

(2) Andmekogu volitatud töötlejad on Riigi Tugiteenuste Keskus ja muu asutus, kes sisestab andmeid andmekogusse ning peab andmekogus personali- ja palgaarvestust.

(3) Andmekogu majutab Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus.

Andmekogusse sisestatud andmetel on informatiivne tähendus.

(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.

(2) Andmekoguga on liidestatud aruandluskeskkond asutusesiseste ja üleriigiliste aruannete koostamiseks.

(3) Vastutav töötleja kooskõlastab aruannete vormid Rahandusministeeriumiga.

Andmekogu turvaklass on K2T2S2.

Andmekogu vastutaval ja volitatud töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid teistesse riigi või kohaliku omavalitsuse üksuse andmekogudesse ja saada neist andmeid.

(1) Andmed asutuse kohta on

1) asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse nimetus;

2) asutuse registrikood;

3) asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse asukoha aadress;

4) andmed asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse moodustamise, ümberkorraldamise või lõpetamise kohta.

(2) Andmed ameti-, töö- ja teenistuskoha (edaspidi ametikoht) kohta on

1) ametikoha nimetus;

2) andmed ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kohta;

3) ametikohta iseloomustavad tunnused;

4) ametikohale esitatavad nõuded;

5) ametikoha aadress.

(3) Andmed teenistuses oleva või töötava isiku (edaspidi töötaja) kohta on

1) ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood või selle puudumisel sünnikuupäev ja sünnikoht;

3) arvelduskonto number;

4) sugu;

5) kodakondsus;

6) aadress;

7) haridus ja kvalifikatsioon;

8) staaž;

9) andmed teenistus- või töösuhte kohta;

10) määratud või kokkulepitud ning väljamakstud palk, tasud, toetused ja hüvitised;

11) andmed kõrvaltegevustega tegelemise teatiste ja piirangute ning konkurentsipiirangu kohta;

12) andmed tervisekontrolli läbiviimise aja kohta;

13) läbitud koolitused ja ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingud või koolituskulude hüvitamise kokkulepped;

14) ergutused, hoiatused ja distsiplinaarkaristused;

15) läbiviidud arengu- ja hindamisvestlused ning atesteerimisvestlused;

16) lähetused;

17) üleviimised;

18) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise aeg ja aeg, millal töötajal on õigus keelduda töö tegemisest;

19) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;

20) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, juhul kui nõuded tulenevad seadusest;

21) ametivande andmise aeg ja koht;

22) teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikud load;

23) tööaja arvestuse andmed.

(4) Andmekogusse sisestatakse asutuses teenistuses olevate ja töötavate isikute abikaasa, alaealiste laste ja teiste ülalpeetavate nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

(5) Andmekogusse sisestatakse isiku, kes täidab seaduses sätestatud juhul asutuse ülesandeid, ning isikute, kellele asutus teeb väljamakseid, järgmised andmed

1) ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood või selle puudumisel sünnikuupäev;

3) isiku grupp ja allgrupp vastavalt andmekogus ette antud valikule.

(6) Asutus võib andmekogusse sisestamiseks esitada teisi avaliku teenistuse seaduse § 106 lõikes 3 nimetatud, seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

(1) Töötaja teenistus- või töösuhte lõppemisel või tähtajatul üleviimisel teise asutusse muudetakse temaga seotud andmed mitteaktiivseks ning aruandluskeskkonnas need ei kajastu. Paragrahvi 8 lõikes 5 nimetatud andmed muudetakse mitteaktiivseks, kui isik ei täida enam seaduses sätestatud juhul asutuse ülesandeid või ei ole asutusel enam tarvis isikule väljamakseid teha.

(2) Andmekogu andmeid säilitatakse andmete mitteaktiivseks muutmisest arvates järgmiselt

1) avaliku ja eriteenistuse staaži arvestamiseks vajalikke andmeid säilitatakse 75 aastat;

2) paragrahvi 8 lõike 3 punktides 3, 6, 11, 12, 14, 15, 20 ja 22 ning lõikes 4 nimetatud andmeid säilitatakse üks aasta;

3) punktides 1 ja 2 nimetamata personali- ja palgaarvestuse andmeid säilitatakse viis aastat, kui seadusest ei tulene pikemat säilitamise kohustust.

(1) Ministeerium, Riigikantselei või põhiseaduslik institutsioon esitab vastutavale töötlejale taotluse sisestuskeskkonnas kasutajaõiguste loomiseks, muutmiseks ja kustutamiseks oma valitsemisala kohta. Vastutav töötleja annab taotluse alusel volitatud töötleja töötajale sellised andmekogu kasutusõigused, mida töötaja oma tööülesannete täitmiseks vajab.

(2) Vastutav töötleja loob ministeeriumi, Riigikantselei või põhiseadusliku institutsiooni taotlusel neile andmekogu aruandluskeskkonna kasutamiseks administraatori kasutajakonto. Ministeerium või põhiseaduslik institutsioon annab oma valitsemisala asutuse töötajale sellised andmekogu aruandluskeskkonna kasutajaõigused, mida töötaja oma tööülesannete täitmiseks vajab.

(3) Rahandusministeeriumil on juurdepääs oma seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks vajalikele üleriigilistele isikustamata aruannetele, kus kajastuvad kõigi andmekoguga liitunud asutuste andmed.

(4) Kaitseressursside Ametil on juurdepääs sellistele asutuse andmetele, mis võimaldavad hinnata Vabariigi Valitsuse kehtestatud riigikaitseliste ülesannete, sisejulgeoleku ja põhiseadusliku korra või elutähtsa teenuse toimepidevuse tagamisega seotud ameti- ja töökohtade piirmäära järgimist, ning ametniku ja töötaja isikustamata andmetele, mis on seotud isiku nimetamisega või tööle asumisega nimetatud ameti- või töökohale.

Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse üle teostavad avaliku teabe seaduse § 531 lõikes 1 sätestatud asutus ja andmekaitse järelevalveasutus avaliku teabe seaduses ja isikuandmete kaitse seaduses sätestatud korras.

Andmekogu pidamist finantseeritakse riigieelarvest vastutavale töötlejale selleks otstarbeks eraldatud vahenditest.

Andmekogu likvideerimise otsustab Vabariigi Valitsus. Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas avaliku teabe seaduses ja arhiiviseaduses sätestatud nõuetega.