Eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakonna põhimäärus

(1) Eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakond (edaspidi osakond) on Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium) struktuuriüksus, mis allub kantslerile.

(2) Osakond juhindub oma tegevuses Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi õigusaktidest, sealhulgas ministeeriumi ja osakonna põhimäärusest ning ministeeriumi valitsemisala sisestest eeskirjadest ja juhistest.

(3) Osakonna tegevus toimub kooskõlastatult ja koostöös ministeeriumi teiste struktuuriüksustega vastavalt ministeeriumi ja osakonna tööplaanile ning ministrilt ja kantslerilt saadud ülesannetele.

(1) Osakonna põhiülesandeks on koordineerida ministeeriumi ja tema valitsemisala tegevust osalemisel Euroopa Liidu otsustusprotsessis ja rahvusvahelises koostöös.

(2) Osakond oma põhiülesannete täitmiseks Euroopa Liidu otsustusprotsessis (edaspidi otsustusprotsess)

1) korraldab ning koordineerib ministeeriumis ja tema valitsemisalas otsustusprotsessis osalemisest tulenevaid tegevusi ning Eesti positsioonide väljatöötamist Euroopa Liidu poliitikate, algatuste ja õigusaktide kohta ning nende edastamist Euroopa Liidu institutsioonidele;

2) kogub, analüüsib ja edastab Euroopa Liidu institutsioonidele informatsiooni ministeeriumi valitsemisalasse kuuluvate Euroopa Liidu poliitikate kohta;

3) kindlustab otsustusprotsessi käsitleva informatsiooni jõudmise kõikide ministeeriumi valdkondadeni ja tagab neile vajaliku taustinformatsiooni;

4) nõustab otsustusprotsessi valdkonnas ministeeriumi juhtkonda;

5) valmistab ette ja korraldab ministri, kantsleri ja asekantslerite osalemise Euroopa Liidu institutsioonide korraldatud kohtumistel ning Euroopa Liidu institutsioonide delegatsioonide vastuvõtmise;

6) haldab ministeeriumi valitsemisala käsitlevat osa Euroopa Liidu dokumentide infobaasis ning vastutab info sisestamise eest nimetatud infobaasi;

7) korraldab koostöös avalike suhete osakonna ning arendus- ja personaliosakonnaga Euroopa Liidu alast koolitust ministeeriumis ja tema valitsemisala asutustes;

8) koordineerib ministeeriumi valitsemisalas olevate siseriiklike töögruppide tegevust otsustusprotsessis;

9) koordineerib ministeeriumi valitsemisala atašeede osalemist otsustusprotsessis.

(3) Osakond oma põhiülesannete täitmiseks rahvusvahelises koostöös

1) suunab ministeeriumi välissuhtlemist, lähtudes Eesti Vabariigi välispoliitikast ja ministeeriumi prioriteetidest, ja hindab välissuhtlemise tulemuslikkust;

2) analüüsib osakondade välislähetuste aruandeid;

3) peab protokollilist kirjavahetust ja korraldab vajadusel protokollilisi protseduure seoses ministeeriumi valitsemisala puudutavate rahvusvaheliste kokkulepete ja konventsioonide ettevalmistamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja lõpetamisega ning jälgib rahvusvaheliste kokkulepetega võetud kohustuste täitmist, sealhulgas koostab ülevaate täidetavatest raportitest ja küsimustikest;

4) arendab koostööd rahvusvaheliste organisatsioonide, diplomaatiliste esinduste ja konsulaarasutustega ning ministeeriumi teiste välispartneritega;

5) korraldab ministeeriumi juhtkonna ja delegatsioonide välisvisiidid ning ministeeriumi välis- ja muude külaliste vastuvõtu, kaasates vajadusel teisi ministeeriumi osakondi;

6) nõustab ministrit ja ministeeriumi ametnikke diplomaatilise protokolli ja etiketi ning välissuhtluse küsimustes;

7) korraldab välisvisiitidega seonduva infovahetuse diplomaatiliste esinduste ja konsulaarasutuste, rahvusvaheliste organisatsioonide ning teiste välispartneritega.

(4) Osakond osaleb ministeeriumi organisatsiooni, sealhulgas organisatsioonikultuuri, personali ja juhtimissüsteemide arendamises, välis- ja sisekommunikatsiooni edendamises ja korraldab koostöös teiste ministeeriumi osakondadega ministeeriumi töötajate ühisüritusi ning majasiseseid vastuvõtte, samuti osaleb täiendavate ressursside hankimises valdkonna ja organisatsiooni arendamise tarvis ning täidab muid subordinatsioonile ja volitustele vastavaid kantsleri ja ministri antud ülesandeid.

Osakonnal on õigus

1) saada ministeeriumi struktuuriüksustelt ja valitsemisala asutustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, dokumente ja abi;

2) kaasata vastavalt korraldustele või kokkulepetele osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete lahendamisele ministeeriumi struktuuriüksuste ja valitsemisala asutuste teenistujaid;

3) teha koostööd teiste asutuste ja eraõiguslike juriidiliste isikutega ning teha ettepanekuid oma vastutusvaldkonnas komisjonide ja töörühmade moodustamiseks;

4) valmistada ette käskkirju ja teisi üksikaktide eelnõusid ning teha ettepanekuid oma tegevusvaldkonda puudutavate õigusaktide muutmiseks või kehtestamiseks või lepingute sõlmimiseks;

5) saada osakonna teenistujatele teenistusalase taseme tõstmiseks vajalikku koolitust;

6) saada osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku bürootehnikat, materjale ja kirjandust ning tehnilist ja infotehnoloogilist abi.

Osakond on kohustatud

1) täitma temale pandud ülesanded tähtaegselt ja kvaliteetselt;

2) tagama talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse vastavalt õigusaktides sätestatule;

3) kasutama tema kasutusse antud vara ja vahendeid sihipäraselt ja heaperemehelikult;

4) edastama ministeeriumi teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

(1) Osakonna tööd juhib osakonna juhataja, kes koordineerib ja korraldab osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete täitmist vastavalt ministeeriumi põhimäärusele, käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile.

(2) Osakonna juhataja nimetab ametisse ja vabastab ametist minister.

(3) Osakonna juhataja

1) tagab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja tähtaegse täitmise ning annab sellest aru kantslerile või tema poolt määratud isikule;

2) määrab osakonna tööjaotuse, koostab osakonna tööplaani ning annab alluvatele teenistujatele juhiseid ja korraldusi;

3) teostab järelevalvet osakonna teenistujate tööülesannete ja tööplaanide täitmise üle;

4) töötab välja osakonna teenistujate ametijuhendid ja viib läbi regulaarseid arenguvestlusi;

5) teeb kantslerile ettepanekuid osakonna struktuuri, koosseisu ja töökorralduse ning osakonna teenistujate edutamise, palkade, toetuste või distsiplinaarkaristuste määramise ja ergutuste kohaldamise kohta;

6) esindab osakonda ning esitab osakonna nimel arvamusi ja kooskõlastusi;

7) allkirjastab või kooskõlastab osakonnas koostatud dokumendid vastavalt ministeeriumi asjaajamiskorrale;

8) kirjutab alla osakonna vastutusvaldkonda puudutavatele informatiivse sisuga kirjadele, millega ei võeta rahalisi ega varalisi kohustusi ning millega ei anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele, kui kehtivad õigusaktid ei näe ette teisiti;

9) täidab muid osakonna põhimääruse ning ministeeriumisiseste õigusaktidega talle pandud ülesandeid ning ministri või kantsleri antud juhiseid ja korraldusi või teatab nende täitmise takistustest.

(4) Osakonna juhataja äraolekul määrab talle asendaja kantsler osakonna juhataja ettepanekul.

(5) Osakonna ametnikud nimetab ametisse ja vabastab ametist kantsler osakonna juhataja ettepanekul.

(6) Osakonna teenistujate ülesanded määratakse kindlaks ametijuhenditega, mille kinnitab kantsler osakonna juhataja ettepanekul.

Sotsiaalministri 19. mai 2004. a määrus nr 50 «Eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakonna põhimäärus» (RTL 2004, 69, 1137; 2007, 28, 508) tunnistatakse kehtetuks.

Minister Maret MARIPUU

Kantsler Riho TAPFER