Kohila Vallavalitsus — Kohila Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri — KO, 49, 769

Määrus on kehtestatud kohaliku omavalitsuse korralduse § 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 ja § 36 lõike 3 ning rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusega nr 105 vastu võetud «Riigi raamatupidamise üldeeskirjas» alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Kohila valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus (1) Kohila Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma raamatupidamist ja finantsaruandlust Kohila Vallavalitsuse kaudu tsentraliseeritult. (2) Munitsipaalasutusteks on vallavalitsus ametiasutusena ja vallavalitsuse hallatavad asutused. § 2. Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted (1) Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk on vallavalitsuse kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja Riigi Raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri). (3) Sise-eeskirja täiendavad Kohila Vallavolikogu (edaspidi volikogu) määrused ja otsused, vallavalitsuse määrused ja korraldused, vallavanema ja asutuste juhtide (edaspidi juhid) kirjalikud korraldused, käskkirjad jne. § 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu (1) Sise-eeskirja kohaldatakse munitsipaalasutuste ühtsele tsentraliseeritud raamatupidamisele. (2) Sise-eeskiri reguleerib munitsipaalasutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse raamatupidamise seaduse fundamentaalsetest põhimõtetest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga. (4) Raamatupidamise sise-eeskirja muudab ja täiendab vallavalitsus pearaamatupidaja ettepanekul. Muutused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, vallavalitsuse tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel. 2. peatükk KONTOPLAAN § 4. Kontoplaan (1) Vallavalitsuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan. (2) Täiendavalt kasutusele võetud allkontod ja objektid käesoleva määruse lisas 1. (3) Edaspidi kehtestatakse vajadusel täiendavalt kasutusele võetavad allkontod ja muud majandusinformatsiooni liigendamiseks kasutatud tunnused pearaamatupidaja ettepanekul vallavanema käskkirjaga. 3. peatükk ARUANDED § 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted (1) Vallavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes «Raamatupidamise seaduses» ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest. (2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. § 6. Aruannete esitamine (1) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks. (2) Eelarve täitmise koondatud kuuaruanne koostatakse rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Rapla Maavalitsuse rahandusosakonnale elektrooniliselt tema toodud korras ja tähtajal. (3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. Maksudeklaratsioonid trükitakse igakuuliselt pärast elektroonilist edastamist maksuametile ja allkirjastatakse vallavanema ja aruande koostaja poolt. (4) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. (5) Majandusaastaaruanne avaldatakse valla kodulehel. 4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS § 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur (1) Munitsipaalasutuste raamatupidamist peetakse vallavalitsuse tsentraliseeritud raamatupidamises. (2) Munitsipaalasutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht , kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (3) Munitsipaalasutuste raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (4) Raamatupidamise korraldamisel lähtutakse järgmistest printsiipidest: 1) majandusüksus printsiip – raamatupidamiskohustuslane arvestab oma vara, kohustusi ja majandustehinguid lahus tema omanike, kreeditoride, töötajate, klientide ja teiste isikute varast, kohustustest ning majandustehingutest; 2) jätkuvuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel lähtutakse eeldusest, et raamatupidamiskohustuslane on jätkuvalt tegutsev ning tal ei ole tegevuse lõpetamise kavatsust ega vajadust. Juhul kui raamatupidamise aruanne ei ole koostatud jätkuvuse printsiibist lähtudes, tuleb aruandes märkida rakendatud arvestusprintsiip; 3) arusaadavuse printsiip – raamatupidamise aruandes avalikustatav informatsioon peab olema esitatud nii, et see oleks ülevaatlik ja üheselt mõistetav aruande kasutajatele, kellel on aruandest arusaamiseks piisavad finantsalased teadmised; 4) olulisuse printsiip – raamatupidamise aruandes peab kajastuma kogu oluline informatsioon, mis mõjutab raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, majandustulemust ja rahavoogusid. Oluline on selline aruandeinformatsioon, mille avaldamata jätmine võib mõjutada aruande kasutajate poolt aruande põhjal tehtavaid majandusotsuseid. Väheolulisi objekte võib arvestada ja aruandes kajastada lihtsustatud viisil; 5) järjepidevuse ja võrreldavuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel kasutatakse jätkuvalt varem kasutatud arvestuspõhimõtteid, aruandlusviise ja aruandeskeeme; 6) tulude ja kulude vastavuse printsiip – aruandeperioodi tuludest arvatakse maha nendesamade tulude tekkega seotud kulud. Väljaminekuid, millele vastavad tulud tekivad mingil muul perioodil, kajastatakse kuludena samal perioodil, mil tekivad nendega seotud tulud; 7) objektiivsuse printsiip – raamatupidamise aruandes esitatav informatsioon peab olema neutraalne ja usaldusväärne; 8) konservatiivsuse printsiip – raamatupidamise aruannet tuleb koostada ettevaatlikult ja kaalutletult, et vältida varade ja tulude ülehindamist või kohustuste ja kulude alahindamist. Samas ei ole aruandes õigustatud varade ja tulude sihilik alahindamine või kohustuste ja kulude sihilik ülehindamine ning aruande kasutajate eest varjatud reservide tekitamine; 9) avalikustamise printsiip – raamatupidamise aruandes esitatakse kogu informatsioon, mis võimaldab saada raamatupidamiskohustuslase finantsseisundist, majandustulemusest ja rahavoogudest õige ja õiglase ülevaate; 10) sisu ülimuslikkuse printsiip – majandustehingute kajastamisel raamatupidamises ja raamatupidamise aruandes lähtutakse nende sisust ka siis, kui see ei ühti nende juriidilise vormiga. (5) Arvestusmeetodit muudetakse ainult siis, kui seda nõuab hea raamatupidamistava või kui see annab õigema ja õiglasema ülevaate ettevõtte finantsseisundist ning majandustulemustest. Arvestusmeetodite muutus kajastatakse tagasiulatuvalt, välja arvatud juhul, kui arvestusmeetodite muutus on tingitud uuest Raamatupidamise Toimkonna juhendist ning selles on sätestatud teistsugused uuele meetodile ülemineku reeglid. § 8. Varade ja kohustuste kajastamine (1) Vara kajastatakse vastutavate isikute ja asutuste lõikes. Vastutav isik omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Vallavara valdamine, kasutamine ja käsutamine toimub vastavalt volikogu kehtestatud korrale. (3) Nõuded kajastatakse bilansis nõudeõiguse tekkimise momendil. Nõuete sissenõudmisel esindab asutusi vallavalitsus. (4) Finantsinvesteeringuid aktsiatesse ja muudesse omakapitaliinstrumentidesse (v.a. osalused tütar- ja sidusettevõtjates) kajastatakse nende õiglases väärtuses, juhul kui see on usaldusväärselt hinnatav. (5) Laenukohustusena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu. (6) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse vallavalitsuse raamatupidamise aastaaruandes. § 9. Tulude ja kulude kajastamine (1) Maksutulud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. (2) Tulud majandustegevusest, muud tulud ja finantstulud kajastatakse kaupu müünud või teenust osutanud asutuse tuludena. Vajaduse korral kasutatakse tulude kajastamisel artikli, objekti, projekti, toote vms. koodi. (3) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele. (4) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontol 601000 olenemata käibemaksu tagasisaamisest. (5) Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja rahandusministeeriumi juhenditest. (6) Kulude kajastamisel kasutakse tegevusala ja artikli koodi, vajadusel objekti, projekti, toote vms koodi. (7) Projektide üld-, personali- ja transpordikulude arvestamise toimub vastavalt toetuse andja poolt esitatud nõuetele. (8) Investeeringute kajastamisel kontorühmade 154-157 kontodel kasutatakse tegevusala ja artikli koodi, vajadusel objekti, projekti, toote vms koodi. (9) Tulude ja kulude arvestust peetakse nii kassa- kui tekkepõhiselt. (10) Kulude arvestust peetakse iga asutuse lõikes eraldi, kusjuures kord kuus tehakse kassakulude väljatrükid, mis esitatakse informatsiooniks asutuste juhtidele ja teistele volitatud isikutele. § 10. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine (1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7): 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi. (3) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja volitatud isiku poolt. (4) Kuludokumentide kinnitamine toimub vastavalt vallavolikogu poolt kehtestatud eelarve koostamise, vastuvõtmise ja täitmise korrale ning vallavalitsuse poolt vastuvõetud korraldustele. (5) Vallavalitsuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem või vallavalitsuse poolt kirjalikult määratud isikud. Volikogu kulutused kinnitab volikogu esimees. (6) Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isikud. (7) Volitatud isik vastutab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus, investeerimiskulude juhul märkida investeeringu maksumus eraldi dokumendile. (8) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisprogrammidesse: 1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 2) tekkepõhine periood; 3) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. (9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitavad lisaks kassa eest vastutavale isikule ka vallavanem ja pearaamatupidaja. 5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED § 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine (1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse arvutifailina. (2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. (3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod, vastavalt vajadusele eelarveklassifikaatorid, projekti, objekti koodid ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number. (4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). (5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja kirjendile. (6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust asutuste lõikes eri valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad: 1) finants; 2) müügireskontro; 3) kassa; 4) ostureskontro; 5) kulutused. (7) Programmist tehakse igas kuus järgmised väljatrükid: 1) pearaamat; 2) päevaraamat; 3) kassaraamat; 4) ostuarvete nimekiri (hankijate kanded); 5) müügiarvete nimekiri (ostjate kanded); 6) panga kanded; 7) arvestatud toetuste nimekirjad. (8) Varade ja palga arvestust peetakse raamatupidamisprogrammis «Eeva». Kohila Gümnaasiumi palgaarvestus toimub Kohila Gümnaasiumis raamatupidamisprogrammis «Eeva». (9) Programmist «Eeva» tehakse järgmised väljatrükid: 1) palgalehed – igakuiselt; 2) maksudeklaratsioonid – igakuiselt; 3) amortisatsiooni arvestamise andmik koos põhivarade nimekirjaga - kord kvartalis; 4) bilansiväliselt arvestatavate varade nimekiri kord kvartalis. (10) «Eeva» väljundandmete alusel sisestatakse Hansa RiigiTarkvara programmi järgmised raamatupidamise koonddokumendid: 1) töötasude ja maksuarvestuse koondid – igakuiselt 2) amortisatsiooni arvestus – kord kvartalis. (11) Hallatava asutuse juhile väljastatakse vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab. (12) Vallavalitsuse sotsiaalosakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse paberkandjal sotsiaalosakonnas ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks sotsiaalnõuniku poolt. Sotsiaaltoetuste väljamaksedokumendid edastab sotsiaalnõunik raamatupidamisele. Füüsiliste isikute pangakontole panka ülekandmiseks eraldatud toetused ning sotsiaalmaksu arvestus edastatakse sotsiaalnõuniku poolt elektrooniliselt programmi SIS kaudu. (13) EEVA palgaarvestuseprogrammi kasutavad raamatupidajad on kohustatud tegema andmetest vähemalt kord nädalas varukoopia ja salvestama disketile. Varukoopiatest säilitatakse jooksvalt viimase 5 nädala varukoopiad. (14) HANSA RIIGITARKVARA asub asutuse serveris ning sellest teeb regulaarselt varukoopiaid infotehnoloogia teenust osutava firma töötaja.(kaks korda nädalas). § 12. Algdokumentide käive Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Esitajad Tööaja arvestuse tabelid Igakuuliselt 5 tööpäeva enne kuu lõppu Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Tööaja arvestuse tabelid Kohila Gümnaasium Järgmise kuu 5. kuupäevaks Direktori poolt määratud isikud Tööettevõtu ja muud käsunduslepingud palga maksmiseks 3 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 3 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Puhkuste ajakavad Iga aasta 31. jaanuariks Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Kasutamata puhkusepäevade nimekirjad Iga aasta 31. jaanuariks Vallavanema poolt määratud isik, asutuste juhid Ostu-, müügi-, laenu jms lepingud 5 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Vallavanema poolt määratud isikud, asutuste juhid Sõiduleht ja sõidupäevik Igakuuliselt 10. kuupäevaks Auto kasutajad, volitatud isikud Lähetuskulude aruanded 5 päeva jooksul pärast lähetusest saabumist Lähetatud töötajad Majanduskulude avansiaruanded kohe pärast dokumendi saamist ja kinnitamist Volitatud isikud, asutuste juhid Hankijate arved, makseteatised kohe pärast arve või teatise saabumist ja kinnitamist Volitatud isikud Põhivara arvele võtmise aktid 3 tööpäeva jooksul peale vara vastuvõtmist Asutuse juht/volitatud isikud Vara mahakandmise aktid 7 päeva jooksul pärast akti kinnitamist Inventeerimiskomisjoni esimees, asutuste juhid Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne väljamaksmist Sotsiaalnõunik Toiduraha- ja laste kohalkäimise nimekirjad Igakuuliselt 5. kuupäevaks Asutuste juhid Toiduaruanded, menüülehed, toiduraha nimekirjad, materjalide kulunimekirjad Igakuuliselt 10. kuupäevaks Asutuste juhid Postikulu aruanded Igakuuliselt 10. kuupäevaks Sekretär Elektriarvestite ja veemõõtjate näidud Igakuuliselt 3. kuupäevaks Asutuste juhid, volitatud isikud Andmed müügiarvete koostamiseks Jooksvalt Asutuste juhid, volitatud isikud Kohila Gümnaasiumi palgakoondid Igakuuliselt 15. kuupäevaks Kohila Gümnaasiumi raamatupidaja Projektide kuludokumendid Jooksvalt Projektijuht • Munitsipaalasutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt määratud isik. 6. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS § 13. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel (1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas vallavalitsuse arvelduskontodel ja sularaha vallavalitsuse kassas vastutava isiku käes. (2) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse maksekorraldusi, mis allkirjastatakse nende väljatrüki korral: esimese allkirjaõigusega vallavanema või abivallavanema poolt ja teise allkirjaõigusega pearaamatupidaja või tema asetäitja poolt. (3) Teleteenuse või internetipanga kasutamisel esimese ja teise allkirjaõigusega isikud allkirjastavad programmist väljatrükitud maksekorralduste koondnimekirjad. Teise allkirjaõigusega isikul on raha ülekandmiseks vajaliku parooli kasutamise õigus. Samuti annab maksekorralduste koondnimekirjale oma allkirja raamatupidaja, kes maksekorraldusi pangaprogrammi sisestab. (5) Munitsipaalasutuste kuludokumentide kinnitamise õigus on asutuse juhil, kes vastutab kulu teostamise eest vastavalt asutuse eelarvele, mille alusel tehtud väljamaksed (maksekorralduste nimekirjas olevad) kinnitab omakorda esimese allkirjaõigusega isik s.o. vallavanem või abivallavanem. (4) Vallavalitsus võib lepinguga volitada pankasid debiteerima oma kontosid sõlmitud laenu- ja muude lepingu tasumisele kuuluvate summade ulatuses. § 14. Sularahaoperatsioonide arvestus (1) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja, kellega on sõlmitud materiaalse vastutuse leping. (2) Sularaha jääk kassas ei tohi olla suurem kui 20 000 krooni päeva lõpus ning 1 000 krooni kuu lõpus. Kassas eelpooltoodust suurema rahasumma hoidmiseks on nõutav vallavanema ja pearaamatupidaja kirjalik nõusolek. (3) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetulekuorder; 2) kassa väljaminekuorder; 3) kassaraamat. (4) Kassa väljamineku orderi kinnitavad esimese ja teise allkirjaõigusega isikud. (5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega ülekirjutusi. (6) Munitispaalasutustes laekuva raha peab allasutuse juht või tema poolt määratud isik tooma vallavalitsuse kassasse hiljemalt aruandekuu lõpuks. (7) Vallavalitsuse raamatupidaja sisestab sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi Hansa Riigitarkvara. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder, mille alusel teostatakse tehing. Kassaraamat trükitakse programmist välja iga tööpäeva lõpus, millal kassaoperatsioone teostati. 7. peatükk ARVELDUSTE ARVESTUS § 15. Nõuete ja kohustuste arvestus (1) Nõuded ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas nõude või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem. (2) Iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga konkreetse kliendi laekumata nõudeid eraldi, arvestades teadaolevat informatsiooni kliendi maksevõime kohta. Suure hulga samaliigiliste nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse grupi baasil, võttes arvesse eelmiste perioodide statistikat sarnaste nõuete laekumise kohta. (3) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla pearaamatupidaja. (4) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (5) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (6) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (7) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamise otsustab vallavalitsus. (8) Kehtivate lepingute ja muude volitatud isikute poolt esitatud algdokumentide alusel koostatakse vallavalitsuse raamatupidamises müügiarved. Arved allkirjastatakse arve koostaja poolt, arve esitatakse nõude saajale. Teine arve koostaja poolt allkirjastatud eksemplar säilitatakse vallavalitsuse raamatupidamises. (9) Raamatupidamine edastab igakuiselt müügireskontro väljatrüki volitatud isikutele, kes vastavalt vallavalitsuse poolt kehtestatud korrale ning sõlmitud lepingutele võtavad kasutusele meetmed nõuete laekumise tagamiseks. § 16. Ettemaksete arvestus (1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksete tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata). (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir. § 17. Sihtfinantseerimise arvestus (1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi, mis on loetletud üldeeskirja § 24 lõikes 2. (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (üldeeskirja § 25 lõige 3). (3) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna kontoklassis 350 hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. (4) Kui tegevuskulude sihtfinantseerimise vahendid on laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud vahendeid bilansikontol (203850 ja 203855). Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus on aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna (kontorühm 350) ja nõudena (bilansikontod 103550 ja 103555). (5) Vastavalt üldeeskirja § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir. (6) Toetust loetakse põhivara sihtfinantseerimiseks juhul, kui selle kasutamise põhitingimuseks on kindlaksmääratud põhivara ost, ehitamine või muul viisil soetamine. Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse toetuse saamise tekkepõhisel momendil kontoklassis 3502. (7) Toetuste kajastamisel lähtutakse Riigi raamatupidamise üldeeskirja lisana 12.10.2007 välja antud juhendist toetuste kajastamiseks alates 2007. aastast üksustele, kes ei kajasta sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks amortiseeritava kohustusena. (8) Sihtfinantseerimise arvelt soetatud põhivara maksumust ning amortisatsioonikulu eristatakse omavahenditest soetatud põhivara maksumusest ja amortisatsioonikulust. (9) Kui toetuse andja poolt on tekitatud põhjendatud ootus toetuse saamiseks, kajastatakse sihtfinantseerimise nõuet samal perioodil kui soetatakse saadava toetuse arvelt põhivara (D 103556 ja K 350200) ning sihtfinantseerimise tegevuskulude osa (D 103550 ja K 350000). Sihtfinantseerimise kajastamiseks esitatakse vähemalt iga kvartali lõpu seisuga toetuse andjale andmed põhivara soetamise kohta vastava kvartali jooksul. Kui selgub, et toetuse andmisest loobutakse, võetakse seni arvestatud nõuded ja kohustused tagasi. Aastaaruandes avalikustatakse sihtfinantseerimise nõuded ja kohustused, mille aluseks ei ole sihtfinantseerimise leping, vaid kindel kavatsus projekti jätkuvaks finantseerimiseks, samuti avalikustatakse juhused, kus nimetatud kindlad kavatsused ei realiseerunud. (10) Projekti kulusid eristatakse kontokoodidele vastava tunnuse lisamisega (allüksus, projekt). § 18. Arveldused töötajate ja aruandvate isikutega (1) Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse aruandvale isikule sularahas kassast. (2) Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama raamatupidamisele hiljemalt järgmise kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande. (3) Raamatupidamises kontrollitakse kuludokumentide vastavust aruandvale isikule jooksval kuul kassast või pangast väljamakstud avansiga. (4) Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse vallavanema käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab vallavanem. (5) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi. (6) Lähetusega seotud kulud ja päevarahad makstakse lähetatule sularahas kassast või kantakse lähetatu pangakontole hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist raamatupidamisse. (7) Asutuse ametiautode ja isiklike sõidukite kasutamine ning arvlemine töötajatega toimub vastavalt sõidukite kasutamise korrale. (8) Asutuse mobiiltelefonidele kehtestatud kuulimiitide ületamisel tasub mobiiltelefoni kasutaja ülekulu vallavalitsuse kassasse või arveldusarvele hiljemalt arve esitamise kuu viimaseks kuupäevaks. Eelneval kuul tasumata jäänud ülekulu peab vallavalitsuse raamatupidamine kasutaja järgmise kuu töötasust kinni. 8. peatükk VARUDE ARVESTUS § 19. Varude arvestus (1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirja §-le 38 kantakse soetamisel lisandunud maksud ja lõivud maksukulu kontole. Nimekirjades kajastatakse varude maksumus koos käibemaksuga v.a. oma tarbeks soetatud kütus. (2) Bilansikirjetes on arvel järgmised varud – toiduained, kütus, ostetud kaubad müügiks või kingitusteks ja postimaksevahendid. Nende saamist ja väljaminekut arvestatakse algdokumentide põhjal koguselises ja rahalises väljenduses kogumisandmikus. Toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on menüülehed. Toiduainete laoarvestust peavad lasteaedades majandusjuhatajad. Toiduaineid inventeeritakse asutuses kohapeal iga kuu viimase tööpäeva seisuga, koostatakse toiduainete liikumise kuukoondaruanne, mis allkirjastatakse koostaja ja asutuse juhi poolt. Arvestuse lihtsustamiseks võib kajastada varusid bilansikirjetes koos käibemaksuga. (3) Ülejäänud materjalid kantakse kuluks soetamise hetkel vallavanema või hallatava asutuse juhi poolt kinnitatud kuludokumentide alusel, sealjuures peab dokumentidele olema märgitud, mis otstarbeks kulu toimus. Bensiin kantakse kuluks sõidulehel läbitud kilomeetrite ja bensiini ostutðekkide alusel, mida võrreldakse kütusefirma poolt esitatud aruandega. Materjalide analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal. (4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Aruandeaasta lõpu seisuga varud inventeeritakse. Bilansiväliselt arvestatavate materjalide aastainventuuri tulemuste põhjal võetakse bilansiväliselt arvestatud ja kuludesse kantud materjalid varude kontole bilansis arvele, kui aasta lõpu jäägid ületavad põhivara kapitaliseerimise alampiiri. 9. peatükk PALKADE, TASUDE JA HÜVITISTE ARVESTUS § 20. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus (1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on kehtiv seadusandlus, Kohila Vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema või asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabelid. Projektidega seoses esitatud töölepingud ja käskkirjad peavad sisaldama projekti nimetust. Projekti heaks töötatud aeg peab tööajatabelites olema eraldi väljatoodud. (2) Palka makstakse vastavalt asutuse sise-eeskirjades määratud kuupäeval pangaülekandega töötaja või teenistuja pangakontole või sularahas kassast. Turvalisuse huvides ja kokkuleppel töötajaga eelistatakse pangaülekannet. Projekti töötasu makstakse reeglina pangakontole ja eraldi maksekorraldusega. (3) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist või töötaja avalduse alusel muul ajal. (4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. (5) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Deklaratsioonid koos lisadega trükitakse välja ja allkirjastatakse deklaratsiooni koostaja ja asutuse juhi (Kohila Gümnaasiumis direktor, teistes asutustes vallavanem). (6) Palgalehed koostatakse raamatupidamises tegevusalade lõikes. Töötaja nõudmisel esitatakse talle palgalipik. Projektide läbiviimisel koostatakse palgalehed iga projekti kohta eraldi. (7) Kohila Gümnaasiumi palgaarvestus toimub Kohila Gümnaasiumis programmiga Eeva. Palga- ja maksude väljamaksmiseks esitab Kohila Gümnaasiumi raamatupidaja oma ja direktori allkirjaga dokumendid Kohila Vallavalitsuse raamatupidamisele. (8) Haiguslehed täidetakse ja edastatakse koos kaaskirjaga vähemalt kord nädalas haigekassale. (9) Allasutustest saadud informatsiooni põhjal teostab töötajate ravikindlustusega kindlustamist ja arvelt mahavõtmist selleks volitatud raamatupidamistöötaja. (10) Kohila Gümnaasium korraldab informatsiooni edastamise haigekassasse iseseisvalt. 10. peatükk PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS § 21. Kinnisvarainvesteeringud (1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest ja üldeeskirjast. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu soetamismaksumusele lisatakse edasisel arvestamisel parendused, remont ja hooldus, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega. Kinnisvarainvesteeringuid hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt üldeeskirjas toodud põhimõtetele. (2) Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti. (3) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid ja/või volikogu vastavasisuline otsus. § 22. Materiaalne põhivara (1) Materiaalse põhivara kajastamisel lähtutakse RTJ 5 põhimõtetest ja üldeeskirjast Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates põhivara kapitaliseerimise alampiirist. (2) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse. (3) Avalike raamatukogude raamatud on arvele võetud põhivarana. § 23. Materiaalse põhivara arvestus (1) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana. (2) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset, ning parendustega kaasnevaid demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodil kuludes. (3) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (4) Teede kajastamisel ei eristata teede erinevaid komponente v.a. teedealune maa. (5) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. (6) Ettepaneku kulunormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. (7) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: 1) hooned, eluhooned, korterid 3 - 5 % 2) rajatised 2,5 – 10 % 3) masinad ja seadmed 10 - 20 % 4) transpordivahendid 10 - 20 % 5) info- ja kommunikatsiooniseadmed 33 - 50 % 6) muu inventar, tööriistad ja sisseseade 10 - 50 % 7) immateriaalne põhivara 5 - 50 % (8) Kasutatud varadele ja vastavalt vajadusele uutele põhivaradele kehtestatakse konkreetne amortisatsiooninorm käesoleva paragrahvi lõike 7 alusel. (9) Maad, raamatuid ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. (10) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. (11) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavalt muudatuste tegemiseks. (12) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse raamatupidamisregistrites nende kehtestamise kuust. (13) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus. (14) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja §-st 45 ja § 54 lõikest 5. (15) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve(te), ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses. Ettepaneku vara arvelevõtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik). (14) Põhivara müügi, tasuta üleandmise, kasutusvaldusse andmise ja mahakandmise otsustab vallavalitsus. (15) Projekti raames soetatud põhivarade arvestus toimub vastavalt toetuse andja poolt esitatud nõuetele. § 24. Immateriaalne põhivara (1) Immateriaalse põhivara arvestuse korraldamisel lähtutakse RTJ 5 põhimõtetest ja üldeeskirjast. (2) Immateriaalne põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses. (3) Immateriaalse põhivarana ei võeta arvele asutamisväljaminekuid, uurimisväljaminekuid, koolitusega seotud kulutusi, üldiseid halduskulutusi, kahjumeid tootmise algfaasis ning kolimise ja ettevõtte ümberstruktureerimisega seotud kulutusi. Need kulutused kajastatakse perioodikuludena. (4) Arenguväljaminekuid kapitaliseeritakse ainult juhul, kui nad vastavad immateriaalse vara definitsioonile, on olemas aktid arenguprojekti teostamiseks vajalikud ressursid ja on tõenäoline, et need väljaminekud osalevad tulevaste perioodide tulu tekkimisel. (5) Juhul kui vara omab nii materiaalse kui immateriaalse põhivara tunnuseid, lähtutakse sellest, millistele tunnustele vara rohkem vastab. (6) Arvutitarkvara klassifitseeritakse materiaalseks põhivaraks juhul, kui see on lahutamatult seotud teatud riistvaraga. Juhul kui arvutitarkvara on sõltumatu riistvarast, klassifitseeritakse see immateriaalseks põhivaraks. § 25. Osalused tütar- ja sidusettevõtjates ning mittetulundusühingutes (1) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50 % tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. Osalusi tütarettevõtjates kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused, konsolideeritud aruandes elimineeritakse. Osalusi kuni 31.12.2003. a omandatud valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse konsolideerimata aruannetes tuletatud soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlustega. Tuletatud soetusmaksumuseks loetakse osalust nende üksuste netovaras seisuga 31.12.2003 a. (2) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50 %. Osalusi sidusettevõtjates kajastatakse konsolideerimata aruandes soetusmaksumuses miinus allahindlused, konsolideeritud aruandes kapitaliosaluse meetodil. (3) Aruandekohustuslase bilansis kajastatakse neid osalusi mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalusi kajastatakse bilansis kapitaliosaluse meetodil. § 26. Bilansiväline vara ja selle arvestus (1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on alates 300 kroonist kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta. (2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust mööbli, toidunõude ja rendile antud vara kohta. (3) Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel ning arvestust jätkatakse bilansiväliselt. (4) Raamatupidamises peetakse bilansivälise vara arvestust nimekirjaliselt, koguseliselt ning summaliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes. (5) Varad võetakse arvele arve, müügilepingu või üleandmisakti alusel. (6) Vara müügi, tasuta üleandmise ja mahakandmise otsustab vallavalitsus. 11. peatükk INVENTEERIMINE § 27. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus (1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki sularaha kassas ja raha pangakontodel raamatupidamiskontodel kajastatuga. (2) Iga kuu lõpus kontrollitakse muude nõuete ja ettemaksete analüütiliste allregistrite saldosid ning võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. (3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrollija poolt märge kontrollimise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga. Erinevuse korral tehakse paranduskanded. (4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel või rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. Võrdlused säilitatakse arvutifailidena. (5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) materiaalne põhivara; 2) kinnisvarainvesteeringud; 3) nõuded ja ettemaksed, analüütiliste nimekirjade koostamine ja oluliste nõuete kohta saldo kinnituskirjade saatmine; 4) kohustused ja saadud ettemaksete analüütiliste nimekirjade koostamine; 5) sularahakassad; 6) pangakontod, võrdlemine telepankade saldodega ja pankadele kinnituskirjade saatmine; 7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine; 8) bilansivälised varad; 9) finantsinvesteeringud; 10) range arvestuse blanketid; 11) muu vara (toiduained, ostetud kaubad jne). (7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks. (9) Vallavanem määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri läbiviijad. Inventeerimiskomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (10) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord kuus. (11) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid. (12) Raamatute inventuuri viiakse läbi vastavalt vajadusele (töötaja vahetumine, raamatute hävimine). § 28. Inventeerimise ja hindamise protseduurid (1) Kassa inventuuri viib läbi vallavalitsuse töötajatest moodustatud komisjon. (2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad. (3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega. (4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) saldokinnituste saatmine isikutele juhul kui nõude või ettemakse suurus on üle 1000 krooni ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. (5) Varade ja varude inventuuri viivad läbi vallavanema käskkirjaga moodustatud komisjonid. (6) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub komisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele. (7) Materiaalse põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuuriga, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise ja allahindluse aktid ning ümberhindlust vajavate varade nimekiri. Nende põhjal koostab raamatupidamisüksus reguleerimiskanded. (8) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid. (9) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Saldoandmike infosüsteemi päringute alusel, vajadusel täiendavalt e-posti teel omavahelise kirjavahetuse alusel. Kinnituskirja saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. (10) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 3) saldoteatiste võrdlemine raamatupidamise andmetega; 4) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine. (11) Vallavalitsuse alalise inventeerimiskomisjoni liikmeteks on ametikohajärgselt vallavanem, abivallavanem ja pearaamatupidaja. Alalise inventeerimiskomisjoni tööülesanded on järgmised: 1) põhivara ümberhindluskomisjonide tulemuste kontroll: 2) inventeerimiskomisjonide töötulemuste kontroll; 3) vajaduse korral materjalide esitamine uurimisorganitele; 4) vaidluste lahendamine materiaalselt vastutavate isikute ja inventeerimiskomisjonide vahel. (12) Inventeerimistulemuste kohta koostab raamatupidamine koondi, mis esitatakse alalisele inventeerimiskomisjonile. Alaline inventeerimiskomisjon teostab vajaduse korral kontrolli inventuuride õigsuse üle ning kinnitab inventuuride tulemused. (13) Materiaalselt vastutava isiku poolt hüvitamisele kuuluva kahju suuruse ja hüvitamise korra kohta teeb alaline inventeerimiskomisjon otsuse raamatupidamise poolt esitatud dokumendi alusel. (14) Inventuuri käigus suure puudujäägi avastamise korral edastab alaline inventeerimiskomisjon materjalid vallavalitsusele. Vallavalitsus teeb otsuse, milles näidatakse olukorra lahendamise viis. Suureks puudujäägiks loetakse puudujääki üle 10 000 krooni või puudujääki, mis ületab 10% materiaalselt vastutava isiku vastutuse kogumäärast. (15) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha: 1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt; 2) süüdlase mitteeavastamisel – vallavalitsuse otsusel. 12. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE § 29. Raamatupidamisdokumentide hoidmine Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises kaks aastat. Seejärel antakse dokumendid vallavalitsuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt asjaajamiskorrale. § 30. Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad (1) Raamatupidamise aastaaruannet säilitatakse alaliselt. (2) Isikukonto kaarte säilitatakse 50 aastat. (3) Ülejäänud raamatupidamisdokumente säilitatakse kas 7 või 10 aastat vastavalt dokumentide loetelule. (4) Projektiga seostud raamatupidamis-originaaldokumente säilitatakse vastavalt Perioodi 2004 – 2006 struktuuritoetuse seaduse § 4 kuni 2015. aasta 31. detsembrini ja Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse § 5 kuni 31. detsembrini 2025. (5) Projektidega seotud raamatupidamis-originaaldokumente arhiveeritakse eraldi kaustades. 13. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 31. Õigusaktide kehtetuks tunnistamine Tunnistada kehtetuks Kohila Vallavalitsuse 13. juuni 2006.a. määruse nr 426 «Kohila Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri». § 32. Määruse rakendamine (1) Käesoleva määrusega sätestatud põhimõtteid on rakendatud ja rakendatakse tagasiulatuvalt vastavalt riigi raamatupidamise üldkirjale ja selle muudatusele 01.01.2007.a. (2) Lugeda käesoleva määruse Lisaks 1 Kohila Vallavalitsuse 07. juuni 2005. a korraldusega nr 300 vastu võetud Kohila Spordikompleksi sularaha vastuvõtmise ja hoidmise kord». (3) Lugeda käesoleva määruse Lisaks 3 Kohila Vallavalitsuse 16. jaanuari 2007.a. korraldusega nr.40 vastu võetud Kohila Koolituskeskuse sularaha vastuvõtmise ja hoidmise kord. § 33. Määruse jõustumine Määrus jõustub 09. novembril 2007.a. Vallavanem Hillar KALMET Vallasekretär Ahto JÄRVELA Lisa 1 Kohila Vallavalitsuse 06.novembri 2007.a. määrusele nr 143 Täiendavalt kasutusele võetud allkontod ja objektid (1) Täiendavalt kasutusele võetud allkontod 1) kontole 100100 1001001 arvelduskonto Ühispangas 1001002 arvelduskonto Ühispangas 1001003 arvelduskonto Ühispangas 1001004 arvelduskonto Ühispangas 1001005 arvelduskonto Ühispangas 1001006 arvelduskonto Ühispangas 1001007 arvelduskonto Ühispangas 1001008 arvelduskonto Hansapangas 1001009 arvelduskonto Ühispangas 1001010 arvelduskonto Ühispangas 1001011 arvelduskonto Ühispangas 2) kontole 103100 1031001 Laekumata intressid deposiitidelt 3) kontole 108100 1081001 Materjalid-varud 1081002 Postimaksevahendid 2035601 Toetused sõidupiletitele 3220201 Koolieelsete lasteasutuste osalustasu 3502001 Kodumaine sihtfinantseerimine põhivara soetuseks-annetus (2) Täiendavalt kasutusele võetud kontod: 8000 Eelarve tulud 8009 Eelarve tulude kontrakonto 8100 Eelarve kulude kontrakonto 8109 Eelarve kulud (3) Kasutusele võetud sisemised klassifikaatorid (objektid) S001 Lasteaed Põnnipere S002 Lasteaed Linnupesa S003 Lasteaed Männi S004 Kohila Gümnaasium S005 Kohila Koolituskeskus S006 Kohila Gümnaasiumi aula ja abiruumide rekonstrueerimine S007 Hageri Rahvamaja üür S008 Tohisoo Mõisa katuse rekonstrueerimine S009 Kohila Gümnaasiumi köögi rekonstrueerimine S010 Kohila Gümnaasiumi keemiaklass S04 Lasteaed Põnnipere Kohila rühmad S05 Kohila Koolituskeskus (4) Kasutusele võetud koodid projektikulude eristamiseks. P0011 Kohila Sipsiku lasteaia taaskasutusele võtmine –toetus EAS P0012 Kohila Sipsiku lasteaia taaskasutusele võtmine – omafinantseering(abikõlbulik kulu) P0013 Kohila Sipsiku lasteaia taaskasutusele võtmine – mitteabikõlbulik kulu P0014 Kohila Sipsiku lasteaia taaskasutusele võtmine – muu omafinantseering P0021 Kohila Koolituskeskuse ruumide renoveerimine EAS P0022 Kohila Koolituskeskuse ruumide renoveerimine omafinantseering P0023 Kohila Koolituskeskuse ruumide renoveerimine mitteabikõlblik kulu P0024 Kohila Koolituskeskuse ruumide renoveerimine muu omafinantseering (5) Kasutuses olevad lühendid MK(mk) Maksekorraldus (Ühispank) HP(hp) Hansapanga maksekorraldus MM(mm) Hansapanga massmakse