Rahvusarhiivi põhimäärus

(1) Rahvusarhiiv on Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas tegutsev valitsusasutus, mis osutab avalikke teenuseid ja teostab riigivõimu seaduses ettenähtud ulatuses ja alustel.

(2) Oma ülesannete täitmisel esindab Rahvusarhiiv riiki.

Rahvusarhiivi nimi on

1) inglise keeles – The National Archives of Estonia;

2) prantsuse keeles – Direction Générale des Archives d’Estonie.

(1) Rahvusarhiivi asukoht on Tartu.

(2) Rahvusarhiivi postiaadress on J. Liivi 4, 50409 Tartu. Rahvusarhiivi mujal asuva struktuuriüksuse asukoha ja postiaadressi määrab riigiarhivaar.

(1) Rahvusarhiivil on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on tekst „RAHVUSARHIIV”.

(2) Rahvusarhiivi struktuuriüksusel on oma pitsat, kui see on sätestatud tema põhimääruses.

(1) Rahvusarhiivi üldplangil kasutatakse väikese riigivapi kujutist.

(2) Rahvusarhiivi üldplanki kasutab riigiarhivaar või tema volitatud ametnik oma pädevuse piires. Kirjaplangi kasutamine sätestatakse Rahvusarhiivi asjaajamiskorras.

(3) Rahvusarhiivi struktuuriüksusel on oma kirja- ja üldplank, kui see on sätestatud tema põhimääruses.

Rahvusarhiivi eelarve kinnitab, muudab ja eelarve täitmist kontrollib haridus- ja teadusminister.

(1) Rahvusarhiiv on aruandekohustuslik haridus- ja teadusministri ees, kes suunab ja koordineerib tema tegevust ning teostab tema üle teenistuslikku järelevalvet õigusaktidega sätestatud korras.

(2) Rahvusarhiivi koostööd Haridus- ja Teadusministeeriumiga koordineerib ja korraldab Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsler.

(3) Rahvusarhiiv teeb koostööd Haridus- ja Teadusministeeriumi osakondadega nende põhimäärustes sätestatud ülesannete ulatuses.

(4) Rahvusarhiiv koostab ning esitab tegevuse ja statistilisi aruandeid õigusaktidega sätestatud korras.

Rahvusarhiivi tegevusvaldkond on arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine.

Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.

Põhiülesannete täitmiseks Rahvusarhiiv

1) osaleb arhiivinduse arengu kavandamises;

2) osaleb arhiivindust reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamises;

3) selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, lähtudes seejuures asutuse või isiku olulisusest ühiskonnas ning avaliku ülesande sisust;

4) selgitab käesoleva paragrahvi punktis 3 nimetatud asutuse või isiku dokumente hinnates välja arhivaalid, arvestades avaliku võimu teostamise vajadust või isiku õiguste või tehingute tõendamise vajadust või teabe kultuuri- ja ajalooväärtust;

5) tegeleb arhiivinduslike teadusuuringute ja publitseerimisega;

6) nõustab ja toetab avalikku ülesannet täitvat asutust ning isikut dokumentide ja arhivaalide haldamisel;

7) võib avalikku ülesannet täitvale asutusele ja isikule anda „Arhiiviseaduse” ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks juhiseid dokumentide ja arhivaalide haldamiseks;

8) kontrollib arhivaalide haldamist ning arhiivieeskirja, Rahvusarhiivi juhiste ja oma ülesannete raames dokumendihalduse üldnõuete täitmist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku poolt ning teeb puuduse kõrvaldamiseks ettepanekuid;

9) kogub ja säilitab arhivaale;

10) osutab võimaluse korral ja kui selleks on avalik huvi, abi kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslike dokumentide omanikule dokumentide korrastamiseks, kirjeldamiseks ja säilitamiseks;

11) kogub kokkuleppel omanikuga ning võimaluste olemasolul kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslikke dokumente, kui selleks on avalik huvi;

12) säilitab arhiiviväärtusega peremehetuid dokumente, mille omanikku ei ole võimalik välja selgitada;

13) säilitab tasu eest riigiasutuste ja -organite üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumente, mis arhiiviväärtust ei oma;

14) võimaldab juurdepääsu arhivaalidele ja korraldab nende kasutamist vastavalt „Arhiiviseadusele”;

15) väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisi;

16) selgitab välja väljaspool Eesti Vabariiki asuvad Eestile kuuluvad või Eestiga seotud arhiiviväärtusega dokumendid ning teeb ettepanekuid nende tagasisaamise või Eestisse toimetamise korraldamiseks ja osaleb vastavas tegevuses;

17) valdab, kasutab ja käsutab tema valdusesse antud riigivara vastavalt „Riigivaraseadusele” ja selle alusel antud õigusaktidele;

18) sõlmib lepinguid;

19) teostab riigihankeid põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

20) levitab arhiivindusalast teavet ja teadmisi ning korraldab konverentse, seminare ja muid arhiivindusalaseid üritusi;

21) osaleb rahvusvaheliste arhiivindusalaste organisatsioonide ja liitude tegevuses;

22) teeb oma ülesannete täitmiseks koostööd Eesti ja välisriikide arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja teadusasutustega;

23) täidab teisi seadusega või seaduse alusel talle pandud ülesandeid või haridus- ja teadusministri või Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsleri antud Rahvusarhiivi tegevusvaldkonda kuuluvaid ülesandeid.

(1) Rahvusarhiivi struktuuri ja teenistujate koosseisu kinnitab haridus- ja teadusminister riigiarhivaari ettepanekul.

(2) Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksused on arhiivid ja bürood, mida juhivad direktorid.

(3) Rahvusarhiivi struktuuri võivad lisaks kuuluda ka vahetult riigiarhivaarile alluvad teenistujad, kes ei ole ühegi struktuuriüksuse koosseisus.

(4)

(5) Rahvusarhiivi struktuuriüksuse põhimääruse kinnitab riigiarhivaar.

(6) Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksuse koosseisus võib riigiarhivaar moodustada allüksusi.

(1) Rahvusarhiivi struktuuri kuuluvad järgmised arhiivid

1) ajalooarhiiv;

2) digitaalarhiiv;

3) filmiarhiiv;

4) riigiarhiiv.

(2) Arhiivi põhiülesanded on

1) arhivaalide kogumine;

2) arhivaalide säilitamine;

3) arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine;

4) arhivaalide kasutamise korraldamine.

(3) Arhiivi täpsemad ülesanded, asukoht, struktuur ja tegevuspiirkond määratakse tema põhimääruses.

(1) Rahvusarhiivi struktuuri kuuluvad järgmised bürood

1) haldusbüroo;

2) teadus- ja publitseerimisbüroo.

(2) Haldusbüroo põhiülesanded on

1) Rahvusarhiivi eelarve kulude ja tulude planeerimine ja eelarve täitmise korraldamine ning eelarve täitmise aastaaruande koostamine;

2) Rahvusarhiivi valduses oleva riigivara üle arvestuse pidamine;

3) personalipoliitika väljatöötamine ja ühtse personalitöö tagamine Rahvusarhiivis;

4) riigihangete teostamine;

5) Rahvusarhiivi raamatupidamisarvestuse korraldamine;

6) Rahvusarhiivi struktuuriüksuste õigusalane teenindamine;

7) Rahvusarhiivi dokumendisüsteemi haldamine, dokumendihalduse korraldamine ning struktuuriüksuste sellealane teenindamine.

(3) Teadus- ja publitseerimisbüroo põhiülesanded on

1) Rahvusarhiivi teadustegevuse põhimõtete väljatöötamine ja nende täitmise korraldamine;

2) Rahvusarhiivi publitseerimiskava koostamine ja väljaannete kirjastamine;

3) Rahvusarhiivi raamatufondi täiendamise koordineerimine;

4) teadusürituste korraldamine ja teiste struktuuriüksuste abistamine arhiivinäituste ettevalmistamisel.

(4) Büroo täpsemad ülesanded, asukoht ja struktuur määratakse tema põhimääruses.

Kantselei

(1) Rahvusarhiivi juhib riigiarhivaar, kelle haridus- ja teadusminister nimetab kooskõlas „Avaliku teenistuse seadusega” ametisse viieks aastaks, kuulates ära arhiivinõukogu arvamuse.

(2) Riigiarhivaaril on kaks asetäitjat – riigiarhivaari asetäitja-ajalooarhiivi direktor ja riigiarhivaari asetäitja-riigiarhiivi direktor.

(3) Riigiarhivaari äraolekul asendab teda riigiarhivaari määratud asetäitja või nende äraolekul riigiarhivaari määratud struktuuriüksuse direktor.

(4) Asendaja määramisest informeerib riigiarhivaar Haridus- ja Teadusministeeriumi kantslerit.

(5) Kui riigiarhivaari ametikoht on vaba või kui riigiarhivaar ei saa oma ülesandeid täita püsiva takistuse tõttu, paneb haridus- ja teadusminister riigiarhivaari ülesanded ajutiselt kuni riigiarhivaari ametikohale naasmiseni või uue riigiarhivaari ametisse nimetamiseni ühele riigiarhivaari asetäitjatest.

(6) Rahvusarhiivi struktuuriüksuse juhtimine määratakse struktuuriüksuse põhimääruses.

Riigiarhivaar

1) korraldab Rahvusarhiivi tegevust ning otsustab sellega seotud küsimusi;

2) esindab Rahvusarhiivi või annab selleks vastava volituse ametnikule Rahvusarhiivi esindamiseks;

3) vastutab riigivara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest ning otsustab Rahvusarhiivi valduses oleva riigivaraga seotud küsimusi kooskõlas seadusega või annab selleks vastava volituse ametnikule;

4) otsustab riigihangete teostamise Rahvusarhiivi ülesannete täitmiseks vajamineva vara hankimiseks ja teenuste tellimiseks;

5) vastutab Rahvusarhiivi tegevust korraldavate õigusaktide täpse ja otstarbeka täitmise eest;

6) annab Rahvusarhiivi tegevusest aru haridus- ja teadusministrile;

7) teostab teenistuslikku järelevalvet seadusega ettenähtud korras Rahvusarhiivi teenistujate aktide ja toimingute üle;

8) nimetab ametisse ja vabastab ametist Rahvusarhiivi koosseisu kuuluvad ametnikud;

9) sõlmib, muudab ning lõpetab töölepingud ja muud võlaõiguslikud lepingud teiste isikutega või annab selleks vastava volituse ametnikule;

10) kohaldab Rahvusarhiivi teenistujatele ergutusi ja määrab distsiplinaarkaristusi või annab selleks vastava volituse ametnikule;

11) saadab teenistujaid välislähetusse;

12) viib läbi talle vahetult alluvate teenistujatega iga-aastased vestlused;

13) kinnitab Rahvusarhiivi sisekorraeeskirja, asjaajamiskorra, raamatupidamise sise-eeskirja, struktuuriüksuste põhimäärused ning teised Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks vajalikud õigusaktid;

14) kinnitab teenistujate ametijuhendid või annab selleks vastava volituse ametnikule;

15) teeb haridus- ja teadusministrile ettepaneku Rahvusarhiivi põhimääruse, struktuuri või koosseisude muutmiseks;

16) teeb haridus- ja teadusministrile ettepaneku avaliku konkursi väljakuulutamiseks Rahvusarhiivi ametnike vabadele, „Avaliku teenistuse seaduse” alusel konkursi korras täidetavatele ametikohtadele;

17) on Rahvusarhiivi konkursi- ja atesteerimiskomisjoni esimees või nimetab sellele kohale ühe ametnikest;

18) esitab haridus- ja teadusministrile ettepaneku Rahvusarhiivi tulude ja kulude aastaeelarve eelnõu, vajaduse korral lisaeelarve eelnõu kohta ning eelarve täitmise aastaaruande;

19) valvab eelarve täpse ja otstarbeka täitmise üle, teeb vajaduse korral ettekirjutusi eelarvevahendite kasutamiseks;

20) otsustab arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmise;

21) pikendab põhjendatud juhtudel arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmise tähtaega;

22) annab avalikku ülesannet täitvale asutusele või isikule käesoleva määruse § 10 punktis 8 märgitud ettepaneku mittetäitmisel puuduse kõrvaldamiseks korralduse, mille täitmine on kohustuslik;

23) moodustab komisjone ja töörühmi, kaasates nende töösse riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste töötajaid ja teisi asjatundjaid;

24) korraldab Rahvusarhiivi sisekontrolli;

25) täidab teisi seadusega või seaduse alusel talle pandud või haridus- ja teadusministri või Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsleri antud ülesandeid.

(1) Riigiarhivaar annab Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks käskkirju.

(2) Riigiarhivaar annab Rahvusarhiivi teenistujatele teenistusalastes küsimustes suulisi ja kirjalikke korraldusi.

Riigiarhivaari asetäitja

1) koordineerib riigiarhivaari ülesandel struktuuriüksuste koostööd;

2) juhib riigiarhivaari määramisel valdkonnas vajalike strateegiate, arengukavade ja juhiste koostamist ja rakendamist;

3) annab oma pädevuse piires Rahvusarhiivi teenistujatele suulisi ja kirjalikke korraldusi;

4) esindab Rahvusarhiivi riigiarhivaarilt saadud volituse piires;

5) täidab muid riigiarhivaari antud ülesandeid.

Rahvusarhiiv korraldatakse ümber või tema tegevus lõpetatakse seaduse alusel.

Määrus jõustub 1. jaanuaril 2012. a.