Sillamäe Linnavalitsus — Sillamäe linna raamatupidamise sise-eeskiri — KO, 104, 1262

Määrus kehtestatakse «Raamatupidamise seaduse» § 2 lõike 2 ja § 11 lõike 1, «Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse» § 30 lõike 1 punkt 2 ning Sillamäe Linnavolikogu 24. aprilli 2007. a määruse nr 59 «Raamatupidamise seadusega kohaliku omavalitsuse üksuse pädevusse antud küsimuste lahendamise delegeerimine linnavalitsusele» alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted (1) Sillamäe linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Sillamäe linna kui avalik-õigusliku juriidilise isiku tsentraliseeritud raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine, sealhulgas Sillamäe linna kui konsolideeruva üksuse majandusaasta aruande koostamine ja esitamine konsolideerimisgrupi majandusaasta aruandena. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, «Raamatupidamise seadusest», Raamatupidamise Toimkonna Juhenditest ja «Riigi raamatupidamise üldeeskirjast» (edaspidi üldeeskiri). (3) Sise-eeskirjas sätestatakse nõuded Sillamäe Linnavalitsuse (kui ametiasutuse) ja linnavalitsuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel, algdokumentide käibel ja säilitamisel, vara liigitamisel põhi- ja käibevaraks, varade ja kohustuste inventeerimisel, arvutitarkvara kasutamisel raamatupidamisarvestuses ning finantsaruannete koostamisel. (4) Sillamäe linna asutuste tsentraliseeritud raamatupidamisarvestust ja finantsaruandlust korraldab Sillamäe Linnavalitsuse hallatav asutus Sillamäe Linna Raamatupidamine (edaspidi linna raamatupidamine). (5) Sillamäe linna raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani. (6) Sillamäe linna valitseva mõju all ja konsolideerimisgrupi koosseisu kuuluvad raamatupidamiskohustuslased (äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud) juhinduvad raamatupidamise korraldamisel käeoleva sise-eeskirja põhimõtetest, korraldavad raamatupidamisarvestust ja finantsaruandlust iseseisvalt, kuid on kohustatud järgima käesoleva sise-eeskirjaga kehtestatud nõudeid ja tähtaegu oma majandusaasta aruande koostamisel ja esitamisel konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koosseisu. 2. peatükk LINNA RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS § 2. Linna raamatupidamise struktuur (1) Sillamäe linna raamatupidamisarvestust peetakse tsentraliseeritult linna raamatupidamises iseseisva raamatupidamisarvestusena asutuste kaupa. (2) Igal asutusel on oma registreerimisnumber, rahandusministeeriumi poolt eraldatud ühine tehingupartneri kood, ühised eelarve arveldusarved pangas. (3) Asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (4) Asutuste raamatupidamisarvestust korraldavad linna raamatupidamise vanemraamatupidajad, kelle õigused, kohustused, vastutus ja millise asutuse raamatupidamist nad korraldavad on määratud nende ametijuhendites. § 3. Asutuse juhi kohustused raamatupidamise korraldamisel (1) Asutuse juht vastutab majandustehinguid tõestavate algdokumentide õigeaegse esitamise eest vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale raamatupidajale. (2) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku ja raamatupidaja poolt allkirjastatud. (3) Asutuses on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik. (4) Asutuse juht või volitatud isik vastutab, et: 1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele; 2) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 4) tehing on seaduspärane ja vajalik; 5) tehing on kooskõlas eelarvega; 6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 8) dokumendile oleksid märgitud valdkonna eest vastutava isiku poolt kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendi sisust; 9) dokument jõuaks allkirjaga kinnitatult õigeaegselt linna raamatupidamisse. § 4. Andmete sisestamine raamatupidamisarvestuse infosüsteemi (1) Linna raamatupidamise vanemraamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 3) maksetähtpäev; 4) tekkepõhine periood; 5) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 6) kas antud kauba, teenuse või mõne muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 7) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. § 5. Maksedokumentide aktsepteerimine (1) Linnavalitsuses kui ametiasutuses on esimese allkirja õigusega isikuks on linnapea või tema määratud isik. (2) Linnavalitsuse hallatavates asutustes on esimese allkirja õigusega isikuks vastava asutuse juht või tema määratud isik. (3) Teise allkirja õigusega isikuks linnavalitsuses (kui ametiasutuses) ja linnavalitsuse hallatavates asutustes on vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldav linna raamatupidamise vanemraamatupidaja. § 6. Raamatupidamisprogramm (1) Raamatupidamisarvestust peetakse raamatupidamisprogrammiga Pmen (2) Asutuse juhile väljastatakse asutuse raamatupidamisarvestust korraldava vanemraamatupidaja poolt vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab. § 7. Sotsiaaltoetuse algdokumentide esitamine (1) Linnavalitsuse sotsiaalhoolekande osakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse paberkandjal linnavalitsuse sotsiaalhoolekande osakonnas ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks aselinnapea ja sotsiaalhoolekande osakonna juhataja poolt. (2) Sotsiaaltoetuste algdokumendid edastab sotsiaalhoolekande osakonna juhataja linna raamatupidamise raamatupidajale, kes tegeleb pangaülekannetega. (3) Füüsiliste isikute pangakontole panka ülekandmiseks eraldatud toetused edastatakse linnavalitsuse sotsiaalhoolekande osakonna juhataja poolt sotsiaalsfääri vanemraamatupidajale elektrooniliselt programmi SPUNK kaudu. 3. peatükk ARUANDED § 8. Linna konsolideeritud majandusaasta aruande koostamine (1) Linnavalitsuse rahandusosakond koostab Sillamäe linna konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes «Raamatupidamise seaduses» ja Raamatupidamise Toimkonna Juhendites toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ja avalikustab selle linna kodulehel. (2) Sillamäe konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamiseks valitseva mõju all olevad äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud esitavad linnavalitsuse rahandusosakonnale nende kinnitatud majandusaasta aruande koos lisadega rahanduse valdkonna aselinnapea poolt määratud tähtajaks. (3) Kui Raamatupidamise Toimkonna Juhendites esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud põhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. § 9. Linna eelarve täitmise kuuaruande koostamine ja esitamine (1) Sillamäe linna eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse rahandusministri poolt kinnitatud vormil ja esitatakse Ida-Viru Maavalitsusele elektrooniliselt tema toodud tähtajaks. (2) Eelarve täitmise kuuaruanded koostab linnavalitsuse rahandusosakond asutuste eelarve täitmise konsolideeritud kuuaruannete alusel. § 10. Asutuste eelarve täitmise konsolideeritud kuuaruande koostamine ja esitamine Asutuste eelarve täitmise konsolideeritud kuuaruande koostab ja esitab vastavad andmed linnavalitsuse rahandusosakonnale linna raamatupidamise juhataja/pearaamatupidaja hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 10. kuupäevaks. § 11. Asutuse eelarve täitmise aruande koostamine ja esitamine (1) Asutuse eelarve täitmise aruande koostavad linna raamatupidamise vanemraamatupidajad. (2) Vanemraamatupidajad esitavad asutuste eelarve täitmise kuuaruande asutuse juhile teadmiseks, kontrollimiseks ja allkirjastamiseks hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 10. kuupäevaks. § 12. Asutuste konsolideeritud majandusaasta aruande koostamine ja esitamine Linna raamatupidamine koostab ja esitab linnavalitsuse rahandusosakonda linnavalitsuse (kui ametisutuse) ja linnavalitsuse hallatavate asutuste linna raamatupidamise juhataja/pearaamatupidaja poolt allkirjastatud konsolideeritud majandusaasta aruande koos lisadega rahanduse valdkonna aselinnapea määratud tähtajaks. § 13. Maksudeklaratsioonide koostamine ja esitamine (1) Sillamäe linna koondmaksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (2) Maksudeklaratsioonid trükitakse igakuuliselt pärast elektroonilist edastamist maksuametile linna raamatupidamise juhataja/pearaamatupidaja poolt. (3) Maksudeklaratsioonid valmistab ette linna raamatupidamise vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust raamatupidamisprogrammis. § 14. Statistika aruannete koostamine ja esitamine (1) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. (2) Statistika aruanded allkirjastatakse linna raamatupidamise juhataja/ pearaamatupidaja ja aruande koostaja poolt. (3) Statistikaaruanded koostab ja esitab raamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust või lähtuvalt statistika aruande sisust asutuse vastava valdkonna eest vastutav isik. 4. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA KIRJENDAMINE § 15. Majandustehingute dokumenteerimise ja kirjendamise üldnõuded (1) Kõiki majandustehinguid dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. (2) Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). (3) Andmete kirjendamisel raamatupidamisregistritesse on aluseks majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid. § 16. Algdokumendi rekvisiidid (1) Algdokumendil peavad olema järgmised rekvisiidid: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitavad majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. § 17. Raamatupidamiskirjend (1) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendi nimetus ja number. (2) Raamatupidamisregistrites raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab linna raamatupidamise vastava valdkonna vanemraamatupidaja. § 18. Alg- ja koonddokumentide ning raamatupidamiskirjendite parandamine (1) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. (2) Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. (3) Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. (4) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. (5) Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja – kirjendile. § 19. Raamatupidamisprogrammi kasutamine majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel (1) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse raamatupidamisarvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. (2) Programmi kasutatakse järgmiselt: 1) pank/kassa; 2) võlad; 3) bilanss; 4) eelarve; 5) palk; 6) varad; 7) ladu; 8) arved; 9) pearaamat. (3) Igas kuus programmist trükitakse või säilitatakse elektrooniliselt järgmised registrid: 1) panga kanded; 2) hankijate kanded ja koond; 3) ostjate kanded ja koond; 4) palgalehed; 5) tasuliikide tabelid; 6) palgalipikud; 7) pearaamatu koond; 8) saldoandmiku koond. 5. peatükk TULUDE, KULUDE, SIHTFINANTSEERIMISTE JA SIIRETE KAJASTAMINE § 20. Maksutulu Maksutulud (füüsilise isiku tulumaks ja maamaks) kajastatakse linna tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja poolt igas kvartalis linnavalitsuse rahandusosakonda esitatud teatisele. Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt. § 21. Lõivutulu Lõivutulu kajastab reeglina linnavalitsuse rahandusosakond. Tuluna kajastatakse linna eelarvesse jäävat lõivu, s.t. mis ei kuulu edasiandmisele. § 22. Tulu trahvidest Tulu trahvidest kajastatakse tekkepõhiliselt selle asutuse tuludes, kes trahvinõude esitas. Trahvid võetakse tekkepõhiliselt arvele nende väljakirjutamisel. § 23. Tulu majandustegevusest Tulud majandustegevusest (toodete ja teenuste müügist), muud tulud ja finantstulud kajastatakse tekkepõhiliselt selle asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas, liigendatuna asutuste põhimääruse või põhikirjalise tegevuse järgi. Kui osutatakse ka mittepõhimäärusejärgseid teenuseid, kajastatakse see tulu vastavalt majanduslikule sisule (nt haridusasutuse mitteeluruumide rent kontol 323320 jne). Kõik majandustegevusest kogutud tulud kantakse linna eelarvesse (linnavalitsuse rahandusosakonna arveldusarvele) kuu viimasel tööpäeval siiretena. § 24. Tulu loodusressursside kasutamise eest Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse linna tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud rahandusosakonnale teatisele. § 25. Kahjutasud, hüvitised ja viivised Kahjutasusid, hüvitisi, viivised põhitegevusest kajastatakse arvestuses tekkepõhiliselt. § 26. Dividenditulu Dividenditulu kajastatakse äriühingu üldkoosoleku otsuse põhjal asutuse bilansis, kelle bilansis on linna äriühingute aktsiad/osad. § 27. Asutuste netovara Linna valitseva või olulise mõju all olevate asutuste netovara kajastatakse vastavalt üldeeskirjas toodud nõuetele linna konsolideeritud koondaruandluses. § 28. Kulud Kulud kajastatakse tekkepõhiselt selle asutuse tulemiaruandes, kelle tegevuseks kulu kasutati. § 29. Käibemaksukulu Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu, mida avaliku sektori liikmetel ei ole õigus sisendmaksuna tagasi küsida, kajastatakse kontol 601000 nii kulude tegemisel kui varude ja põhivara soetamisel. Edasiantavatelt kuludelt arvestatud käibemaksu kajastatakse kontol 601001. § 30. Kulude edasiandmine Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja rahandusministeeriumi juhenditest. § 31. Sihtfinantseerimine (1) Sihtfinantseerimisena arvestatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kohustuste või teatud tingimuste tagamiseks. (2) Toetused, mille sihtotstarve on määramata ja eritingimustega sidumata arvestatakse mittesihtotstarbeliste finantseerimistena. (3) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. (4) Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama, renoveerima või muul viisil soetama teatud põhivara. (5) Kui toetuse andja ja saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, siis peavad nad kokku leppima toetuse liigi, kannete tegemisel kasutatavad kontod ja tekkepõhised kuupäevad. (6) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. (7) Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid vastavad kulutused on veel tegemata, kajastatakse saadud vahendid sihtfinantseerimise kohustustega seotud kontol. (8) Laekunud sihtfinantseerimist arvestatakse kohustuste kontol seni kuni kõik kulutused on tehtud ja toetuse andja poolt ka aktsepteeritud. (9) Sihtfinantseerimine kantakse tuludesse pärast kulude aktsepteerimisteatise saamist. (10) Mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine kajastatakse toetuse laekumisel või ülekandmisel. (11) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse üldeeskirjast ja rahandusministeeriumi juhenditest. § 32. Siirded Linnavalitsuse rahandusosakonna poolt asutustele finantseerimiseks ülekantud summad kajastatakse linna raamatupidamise taotluse alusel siiretena. Samuti kajastatakse siiretena linna asutuste vahelisi varade ja kohustuste vastastikused üleandmised. 6. peatükk VARADE ARVESTUS § 33. Vara kajastamine (1) Vara kajastatakse selle asutuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. (2) Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (3) Linna osalused avaliku sektori tütar- ja sidusüksustes kajastatakse lähtudes RTJ 11 «Äriühendused ning tütar- ja sidusettevõtete kajastamine» nõuetest ja üldeeskirjas toodud nõuetest. (4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse linnavalitsuse raamatupidamises. (5) Linnavalitsuse bilansis kajastatakse neid osalusi sihtasutustes ja mittetulundusühingutes, mille üle linnal on valitsev või oluline mõju. Osalused kajastatakse bilansis kapitaliosaluse meetodil. (6) Osalusi valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse konsolideerimata aruannetes: 1) alates 01.01.2004 omandatud osalusi soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlustega; 2) kuni 31.12.2003 omandatud osalusi tuletatud soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlustega; tuletatud soetusmaksumuseks loetakse osalust nende üksuste netovaras seisuga 31.12.2003. § 34. Tütarettevõtja Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui linn omab üle 50% tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. § 35. Sidusettevõtja Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50%. § 36. Vastutus Asutuse juht määrab asutusesiseselt vastava valdkonna varade eest materiaalselt vastutava isiku ja sõlmib temaga materiaalse vastutuse lepingu. § 37. Kinnisvarainvesteeringute kajastamine (1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 «Kinnisvarainvesteeringud» põhimõtetest ja üldeeskirjast. (2) Kinnisvarainvesteeringuteks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida üüritakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele üüritulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksuse ei kasuta oma põhitegevuses. (3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulu ja võimalikud allahindlused). (4) Kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt üldeeskirjas toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest. (5) Kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon ja kinnisvarasvarainvesteeringu müügi tehing kajastatakse vastavalt üldeeskirjale. (6) Linna omandisse jäänud, asustatud erastamata kortereid ei käsitleta kinnisvarainvesteeringuna vaid põhivarana. (7) Kinnisvarainvesteeringute arvestust peavad ametiasutuses ja hallatavas asutuses vanemraamatupidajad, kes korraldavad vastava asutuse raamatupidamisarvestust. § 38. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus (1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 «Materiaalne ja immateriaalne vara» esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast. (2) Põhivaraks loetakse varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja kapitaliseerimise alampiir on alates 01.01.2005.a. 30 000 krooni ilma käibemaksuta, väljaarvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. (3) Põhivaratehingute kirjendamisel kontorühma 155-157 kontodele, jälgitakse raamatupidamiskonto täiendava liigendamise reegleid. Tehingupartner ja tegevusala on nõutav märkida esmasoetamisel, sh parenduste lisandumisel. Allika koodi ei kasutata. Kapitalirendi korras soetatud varad kajastatakse ka bilansivälistele kontodele soetusmaksumuses ja varade aasta lõpuks kogunud kulumit. Rahavoo koodi kasutatakse kõikide nimetatud kontorühma kontodel kajastatud tehingute liigendamiseks. Nimetatud koodide kasutamine võimaldab koostada aastaaruande lisa 10 «Materiaalne põhivara» otse saldoandmikust. (4) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele). (5) Põhivara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitu- või lähetuskulu, vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve), kui seda tehakse oma töötajate poolt, vara soetamiseks võetud laenude kulu (sh intressikulu), käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (va tööjõukuludelt arvestatud maksud). (6) Maa arvestatakse bilansis maa maksustamishinnaga. (7) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (8) Materiaalne põhivara võetakse raamatupidamises arvele arve, ostu-müügilepingu, vastuvõtmis-üleandmisakti või muu dokumendi alusel. (9) Kui põhivara ehituse etapp valmib enne põhivaraobjekti lõplikku valmimist, vormistatakse etapi kasutuselvõtmine. (10) Iga põhivaraobjekti kohta peetakse üldeeskirja kohast arvestust põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta, kogumina arvelevõetud põhivarale avatakse koondkaart. (11) Sihtfinantseerimine korras soetatud põhivarade kohta peetakse eraldi analüütilist arvestust, tagamaks kontrolli võimaluse, et sihtfinantseerimise vahendid kantakse tuluks põhivaraobjekti amortiseerimisperioodi jooksul või toimitakse vastavalt üldeeskirjas sätestatule. (12) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. (13) Juhul, kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud. (14) Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi linnavara spetsialisti ettepanekul, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. (15) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: 1) hooned, eluhooned, korterid 2-10 %; 2) rajatised 3-10 %; 3) masinad ja seadmed 10-20%; 4) inventar 10-50%; 5) arvutustehnika 33-50%; 6) kontoritehnika 33-50%; 7) transpordivahendid 20%; 8) muu inventar 20%. (16) Maad ja kunstiväärtusi ei amortiseerita. (17) Juhul, kui aastainventuuri ajal ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. (18) Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (19) Materiaalse põhivara ümberhindlusel lähtutakse üldeeskirjas sätestatust, ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord ja ainult varale, mis on soetatud enne 1995. aastat ja mille tegelik väärtus erineb oluliselt bilansilisest väärtusest; põhivara ümberhindlusena võetakse olenemata tähtajast arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud. (20) Ümberhinnatud vara järelejäänud eluiga tuleb hinnata ja kulumi normi muutus on kohustuslik. (21) Materiaalse põhivara allahindlust tehakse varale, mille bilansiline jääkväärtus on oluliselt kõrgem vara kasutusväärtusest, vara soetamisaeg ei ole oluline. (22) Materiaalse põhivara allahindlusel ei tohi eemaldada varasemat soetusmaksumust, vaid täiendava kandega korrigeeritakse kogunenud kulumit. (23) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele (sh tõenäoline osalemine tulevikus majandusliku kasu tekitamisel). Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse perioodikuludes. (24) Parendustega kaasnevad võimalikud demonteerimis- ja lammutustööd kantakse kuluks. (25) Juhul, kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele juhul, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Juhul kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada võib seda hinnata lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi; (26) Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse varaobjekti kasulikku eluiga ja olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi tugeva spetsialisti kirjaliku arvamuse alusel. (27) Linnavalitsuse (kui ametiasutuse) ja hallatavate asutuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist käsitletakse siirdena, mille puhul antakse üle vara soetusmaksumus ja kulum. (28) Riigi, avalik-õiguslike juriidiliste isikute ja kohaliku omavalitsusüksuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist kajastatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas. Tasuta võõrandamisel teistele juriidilistele isikutele kajastatakse põhivara jääkväärtus müügi kuluna või mitterahalise sihtfinantseerimisena vastavalt lepingu sisule. (29) Riigi, avalik-õiguslike juriidiliste isikute ja kohaliku omavalitsusüksuste vahelist põhivara tasuta kasutusse andmist perioodiks, mis ületab 75% vara järelejäänud kasulikust elueast käsitletakse vara jääkväärtuses kapitalirendile andmisena, mida vara bilansis kajastatakse kui vara müüki, kandes vara soetusmaksumuse ja kulumi bilansist välja, kajastades jääkväärtust mittesihtotstarbelise finantseerimise kuluna (konto 452900). Põhivara saaja võtab varaobjekti arvele jääkmaksumuses ja kajastab saadud mittesihtotstarbelist toetust (konto 352900). (30) Maad kui piiramatu kasutuseaga vara üle ei anta vaid kajastatakse vara omaniku bilansis ka siis kui see on antud kasutusse. Põhivara kaardile tehakse märge kasutuses olemisest. (31) Põhivaraobjekt, mis on soetatud sihtfinantseerimise vahendite arvelt, müümisel või üleandmisel allüksuste vahel, antakse üle ka sihtfinantseerimise soetusmaksumus ja sihtfinantseerimise kogunenud kulum. (32) Sihtfinantseerimise vahendite arvelt soetatud põhivara müümisel teistele juriidilistele isikutele kajastatakse sihtfinantseerimise jääkmaksumus tuluna ning eemaldatakse sihtfinantseerimine ja sihtfinantseerimise kulum bilansist samaaegselt põhivara bilansist eemaldamisega. (33) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestust peavad linnavalitsuses (kui ametiasutuses) ja hallatavas asutuses vanemraamatupidajad, kes korraldavad vastava asutuse raamatupidamisarvestust. § 39. Varude kajastamine (1) Varude kajastamisel lähtutakse juhendi RTJ 4 põhimõtetest. (2) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. (3) Vastavalt üldeeskirja paragrahvile 38 kantakse soetamisel lisanduvad maksud maksukulu kontole. (4) Medikamendid kantakse soetamise hetkel kuludesse, analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal. (5) Toiduaineid kajastatakse kontol 108030 ja kantakse kuludesse nende kasutusele võtmisel. (6) Toiduainete laoarvestust peavad asutuste juhtide poolt määratud isikud. (7) Toiduainete sissetuleku aluseks on arved- saatelehed ja väljamineku aluseks on menüülehed. (8) Toiduained inventeeritakse iga kvartal, koostatakse toiduainete liikumise koondaruanne, mis allkirjastatakse raamatupidaja, koostaja ja asutuse juhi poolt; varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. § 40. Bilansiväliste varade arvestus (1) Varad, mille kasutamisiga on üle 1 aasta ja mille soetamismaksumus on kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini, arvestatakse bilansivälise varana. (2) Olenemata maksumusest peetakse bilansiväliste varade nimekirjades arvestust mööbli ja üürile antud vara kohta. (3) Bilansiväliste varade nimekirjas peetakse raamatuid raamatukogudes. Avalikus raamatukogus ja haridusasutuste raamatukogudes raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. Arvestust peetakse raamatukogus selleks ettenähtud arvutiprogrammis või käsitsi. (4) Bilansiväline vara kantakse soetamise hetkel kuludesse ja arvestust jätkatakse bilansiväliselt. (5) Bilansivälise vara arvestust peetakse nimekirjaliselt, koguseliselt, summaliselt ja vastutavate isikute lõikes. 7. peatükk NÕUETE JA KOHUSTUSTE ARVESTUS § 41. Nõuete ja ettemaksete kajastamine (1) Nõuete ja ettemaksete kajastamisel lähtutakse RTJ 3 «Finantsinstrumendid» toodud printsiipidest. Kapitalirendilepingutest tulenevate nõuete arvestamisel lähtutakse RTJ-st 9 «Rendiarvestus». (2) Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse tekkepõhiselt kontoplaanis sõltuvalt nende sisust ja jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna kuni üks aasta või kauem. (3) Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse selle asutuse bilansis, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel või kes on juriidiliselt kohustatud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud. (4) Nõuete arvestus lapsevanematega või teiste isikutega õppe- ja kohatasude, toitlustamise või muu teenuse eest toimub linna raamatupidamises hallatava asutuse poolt antud andmete alusel. (5) Sillamäe Kultuurikeskuse, Laste Loomingu Keskuse «Ulei» ja Sillamäe Muusikakooli nõuete arvestust peavad raamatupidajad, kes korraldavad asutuse raamatupidamisarvestust. Arved koostatakse hallatava asutuse poolt antud andmete alusel, asutuse juht edastab trükitud arve nõude saajale. (6) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel jälgitakse tekkepõhilise printsiipi. (7) Ettemaksete tegemist võimaluse korral välditakse. (8) Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata. Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi omavahel kokku. (9) Vähemalt iga kvartali lõpuks hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust. (10) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses. (11) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. (12) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, millal laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (13) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (14) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. (15) Nõuete lootusetuks tunnistamine toimub Sillamäe linna põhimääruses sätestatud korras. (16) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustusena ning kantakse tuluks perioodis, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda kohe tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. (17) Nõuete kajastamise õigsuse eest asutuse raamatupidamisarvestuses vastutab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. § 42. Kohustuste kajastamine (1) Kohustuste kajastamisel lähtutakse RTJ 3 «Finantsinstrumendid», RTJ 8 «Eraldised, potentsiaalsed kohustused ja potentsiaalsed varad» ja RTJ 9 «Rendiarvestus» kirjeldatud põhimõtetest. (2) Asutuse kohustused hankijate viisi sisestab raamatupidamise programmi vanemraamatupidaja, kelle ametijuhendis on see määratud. Vanemraamatupidaja vastutab kohustuste tekkepõhise kajastamise eest. (3) Laenude ja võlakirjade kajastamisel lähtutakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodist. Kui tehingukulud ei ole olulised ning lepingujärgne intressimäär ei erine oluliselt efektiivsest intressimäärast võib laenuarvestuses kasutada lepingujärgset intressimäära ning kanda tehingukulud koheselt intressikulusse (kontoklass 65). Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades. (4) Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas: omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule; rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab; rendileping katab suure osa (>75%) vara kasulikust tööeast; rendimaksete nüüdisväärtus on peaaegu sama suur kui renditava vara turuväärtus (>90%); renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada. Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina. (5) Vara, mis võetakse asutuste bilansis arvestusse seoses lepingu kvalifitseerumisega kapitalirendi lepinguks, käsitletakse samadel alustel teiste põhivaradega markeerides põhivarakaarte allika koodiga kapitalirent 71. Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustuse vähenemisena, intressikulu finantskuluna. (6) Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul, st kui näiteks lepingu tingimuste kohaselt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse saaja raamatupidamises kui ettemakstud tulevaste perioodide kulu kontogrupis 2039 ja kantakse kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt. § 43. Eraldiste kajastamine (1) Eraldised võetakse raamatupidamises arvele lühi- ja pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerumise tähtajale. Pikaajalised eraldised kajastatakse diskonteerituna üldeeskirjas kehtestatud määraga. (2) Kui eraldisega seotud kulud kuuluvad hüvitamisele kolmanda osapoole poolt, kajastatakse hüvitised bilansis nõudena, seda ainult juhul, kui nende saamine on praktiliselt kindel. Selliseid hüvitiste nõudeid ja eraldisi ei kajastata bilansis netosummas. Tulemiaruandes kajastatakse eraldisega seotud kulu ning hüvitisega seotud tulu netosummas. (3) Käimasolevate kohtuprotsesside suhtes, mille puhul on tõenäoline, et raamatupidamiskohustuslane on sunnitud seoses protsessidega kandma kulusid, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik kahjusumma erines esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena. Eraldised ja nende muutused kajastatakse kulukontol 550050 ja bilansikontol 206000 või 256000. 8. peatükk TEHINGUD ASUTUSE PANGAKAARTIDEGA § 44. Pangakaardi kasutamine (1) Deebet- ja kreeditkaartide kasutamise õiguse annab asutuse juht oma käskkirjaga. Sellega kinnitatakse ka päevalimiit sularaha väljavõtul ja krediidi maksimumlimiit. (2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud. (3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süürikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju. (4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse. (5) Pangakaardi kasutamise kuluaruanne on kuludokumentide põhjal koostatud aktsepteeritud avansiaruanne. (6) Pangakaardi aktsepteeritud aruanded esitatakse raamatupidamisse kirjendite koostamiseks kalendrikuule järgneva kuu kolme tööpäeva jooksul. 9. peatükk ARVELDUSED TÖÖTAJATEGA JA ARUANDVATE ISIKUTEGA § 45. Tööaja ja palga arvestamine (1) Analüütilist arvestust töötajatega ja aruandvate isikutega peetakse töötajate ja aruandvate isikute lõikes. (2) Palgaarvestuse aluseks on kehtiv seadusandlus, linnavolikogu või linnavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööajaarvestamise tabel. Asutuse tööajaarvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel asutuse juhi poolt määratud isik, kes esitab tööajatabeli hiljemalt kuu eelviimasel tööpäeval allkirjastatult asutuse juhi poolt raamatupidajale, kes tegeleb asutuse palgaarvestusega. Muudatustest tööajatabelis teatab asutuse juhi poolt määratud isik raamatupidajale viivitamatult ja esitab uue muudetud tööajatabeli. (3) Palka makstakse vastavalt asutuste sise-eeskirjades määratud kuupäeval pangaülekandega teenistuja või töötaja pangakontole . Palga avanssi reeglina ei maksta. (4) Asutustes koostatakse palgalehed tegevusalade lõikes ja arvestust peetakse tegevusalade lõikes. (5) Töötajale esitamiseks trükitakse palgalipik. Vanemraamatupidajad annavad trükitud palgalipikud hallatava asutuse juhile. Asutuse töötajale edastab palgalipiku asutuse juht või vastutav isik. (6) Aruandeaasta kohta trükivad vanemraamatupidajad raamatupidamise programmist iga teenistuja ja töötaja kohta isikukontokaardid. § 46. Erisoodustuste kajastamine (1) Erisoodustuste mõiste määratakse «Tulumaksuseaduse» § 48 lõike 4 alusel. Erisoodustuste hinna määramise kord on kinnitatud rahandusministri 29.detsembri 1999.a. määrusega nr 120. Tööjõukuluna käsitletavaid erisoodustuste ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse kontogruppides 5050 ja 5060. (2) Linna Raamatupidamisele maksmiseks laekuvatel lillede, kingituste arvetel peab olema kauba vastuvõtja või ürituste vastutava isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup ette nähtud. (3) Linna Raamatupidamisele maksmiseks laekuvatel külaliste toitlustamise või toiduainete ostmise arvetel peab ka olema kauba vastuvõtja või ürituse vastutava isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil on toiduained või toitlustamine ette nähtud. (4) Kui kuludokumendil ei ole võimalik täpselt määratleda erisoodustuste kulude arvestamiseks vajalikke proportsioone, kasutatakse erisoodustuste ja nendelt arvestatavate maksukulude arvestamisel proportsiooni 30% (maksustatav) ja 70 % (mittemaksustatav). § 47. Majanduskulude kajastamine (1) Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole. (2) Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama vastutavale raamatupidajale hiljemalt jooksva kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande. (3) Vastutav raamatupidaja kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandvale isikule jooksval kuul väljamakstud avansiga ja kuludokumentide maksumuse vastavust aruandva isiku pangakontole kantud avansiga. (4) Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on suuremas maksumuses, kui jooksval kuul saadud avanss, kantakse aruandva isiku pangakontole hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. (5) Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on väiksemas maksumuses kui jooksval kuul saadud avanss, tuleb aruandval isikul kasutamata majanduskulude avanss asutusele tagastada hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. Avansilist makset järgmisse kuusse üle ei viida. § 48. Lähetuskulude kajastamine (1) Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse linnapea käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab linnapea või aselinnapea. (2) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi. (3) Lähetusega seotud kulud ja päevarahad kantakse lähetatu pangakontole hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist vastutavale raamatupidajale või vanemraamatupidajale. (4) Lähetuskulude avansi suurus arvutatakse lähetuse kestusest ja sihtpunktist lähtuvalt. § 49. Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamine (1) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise aluseks on: 1) hallatava asutuse juhile kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 2) linnavalitsuse kui ametiasutuse teenistujale või töötajale kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 3) hallatava asutuse töötajale kulude hüvitamisel hallatava asutuse juhi käskkiri; 4) volikogu liikmele volikogu esimehe poolt kinnitatud hüvitise saaja kirjalik avaldus. (2) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku pangakontole jooksva kuu viimasel tööpäeval. 10. peatükk RESERVID § 50. Reservid netovara koosseisus (1) Eriotstarbelisi reserve moodustatakse vastavalt riigi või kohaliku omavalitsuse õigusaktide sätetele. Eriotstarbelisis reserve netovara koosseisus kajastatakse linnavalitsuse rahandusosakonna poolt bilansis kontogrupis 2900. (2) Muutusi netovara reservides kajastatakse ümberklassifitseerimisena ühelt netovara kirjelt teisele, peamiselt reservi ja akumuleeritud tulemi vahel. Netovara reservi arvel tehtud kulusid ja varade soetamist liigendamiseks raamatupidamisarvestuses kasutatakse allika koode 01-07. 11. peatükk INVENTEERIMINE JA HINDAMINE § 51. Inventeerimise ja hindamise protseduurid (1) Linnapea kui ametiasutuse juht ja linnavalitsuse hallatava asutuse juht määrab oma käskkirjaga kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, bilansiväliste varade, varude ja rahaliste vahendite füüsilise aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjoni. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuuri töös selgituste andjana. Inventuurikomisjoni liikmete koosseisu kuuluvad inventeeritava asutuse töötajad ja vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. (2) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu. § 52. Inventeeritavad varad, kohustused ja dokumendid (1) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) kinnisvarainvesteeringud; 2) materiaalne põhivara; 3) bilansivälised varad; 4) nõuded ja ettemaksud, analüütiliste nimekirjade koostamine ja nõuete kohta saldokinnituskirjade saatmine; 5) kohustused, analüütiliste nimekirjade koostamine ja kohustuste kohta kinnituskirjade saatmine; 6) pangakontod, võrdlemine telepanga saldodega ja pankadele kinnituskirjade saatmine; 7) finantsinvesteeringud; 8) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheliste saldode võrdlemine; 9) muud varad. (2) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumendiks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. § 53. Inventeerimise tähtajad ja toimingud (1) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks. (2) Inventeerimise aktile kirjutavad alla nii inventeerimiskomisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (3) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raha pangakontol raamatupidamiskontodel kajastatuga. (4) Iga kuu lõpus kontrollitakse muude nõuete ja ettemaksude, kohustuste ja saadud ettemaksete allregistrite saldosid ja võrreldakse pearaamatu konto saldodega. (5) Iga kvartali lõpu seisuga viiakse läbi toiduainete inventuur ladudes ja selle alusel korrigeeritakse kuludesse kantud materjalide maksumust. (6) Kord kvartalis viiakse läbi maksunõuete ja -kohustuste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega. (7) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid e-posti teel või rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. (8) Läbiviidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult. Analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli oma allkirjaga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded, mis dokumenteeritakse. (9) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel juhtudel viiakse läbi erakorralised inventuurid. § 54. Pangakontode kontrollimine (1 kontrollimisel: 1) võrrel) Pangakontode dakse igapäevaselt telepanga pangaväljavõtete ja pangakontode vastavust; 2) aasta viimase kuupäeva seisuga võrreldakse kõikide finantsasutuste, kus asutusel pangakonto on avatud, saldosid saldokinnitusega; 3) linna raamatupidamise juhataja/pearaamatupidaja taotleb finantsasutustelt linnavalitsuse kui ametiasutuse ja kõigi linnavalitsuse hallatavate asutuste pangakontode saldokinnitused ja lisab need kohaliku omavalitsuse aastaaruande materjalidele. § 55. Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimine (1) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega, saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummad, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi. Saldosid võrreldakse ka bilansiväliste nõuete osas nende olemasolul. § 56. Varude inventeerimine (1) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamisüksuses vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse; leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele vastavatele kontodele. § 57. Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventeerimine (1) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. (1) Inventuuri läbiviimisel tehakse järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal vastatav vanemraamatupidaja koostab kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded. § 58. Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimine (1) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (va ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 5) maksukohustuste võrdlemise e-Maksuameti väljavõtetega; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine. § 59. Saldoandmike võrdlemine (1) Saldoandmike võrreldakse järgmiselt: 1) avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid; 2) maksude saldosid võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega; 3) saldode võrdluseks saadab asutus e-posti teel teisele tehingupartnerile saldode võrdluse kõikide saldode kohta juhul kui asutuste saldod rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis erinevad või teine tehingupartner ei ole saldoandmiku esitamise tähtajaks Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi oma saldoandmikku esitanud; 4) kui omavahelistes saldodes on erinevused, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku; 5) kui omavahelistes saldodes on erinevused ja võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsustele, teatakse sellest Rahandusministeeriumile, kes pakub välja lahenduse või koostab ministeeriumipoolsed konsolideerivad kanded. § 60. Kasutamata puhkusepäevad ja väljamaksmata puhkusetasud Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab vanemraamatupidajale personalitöö eest vastutav isik hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks. Dokumendi andmete õigsust kinnitavad personali töö eest vastutav isik ja asutuse juht oma allkirjadega. 12. peatükk KONSOLIDEERIMINE § 61. Konsolideerimise protseduurid (1) Linna raamatupidamises koostatakse saldoandandmikud kontokombinatsioonide viisi vastavalt üldeeskirjas esitatud vormile. Linna raamatupidamise juhataja/pearaamatupidaja koostab koondsaldoandmiku ja esitab selle linnavalitsuse rahandusosakonna pearaamatupidajale. Rahandusosakonna pearaamatupidaja koostab Sillamäe linna asutuste konsolideeritud saldoandmiku. Eelnevalt võrreldud saldod sisestatakse Rahandusministeeriumi poolt ettevalmistatud infosüsteemi, järgides tähtaegu vastavalt üldeeskirja § 9 lõigetes 2, 3 ja 4 sätestatule. (2) Saldode õigeaegse ettevalmistamine ja saldode õigsuse linna raamatupidamises tagab linna raamatupidamise juhataja/ pearaamatupidaja, kes korraldab asutuste saldoandmike valmistamine ja saldode võrdluse avaliku sektori üksustega, lahendab saldovõrdlustel tekkinud erimeelsused ja koostab haldusalasisesed elimineerimiskanded. (3) Sillamäe linna konsolideerimisgrupi raamatupidamisaruande koostamiseks moodustatakse saldoandmik, milles linna ja tema valitseva mõju all olevate sihtasutuste, mittetulundusühingute ja tütarettevõtjate saldoandmike ühesuguste kontokombinatsioonide saldod liidetakse rida-realt meetodil ja nendevahelisi nõudeid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod, mille tehingupartneri koodi kolm esimest numbrit on samad ja neljas number on vahemikus 0 kuni 5, elimineeritakse. (4) Sillamäe linna ja Rahandusministeeriumi infosüsteemi sisestatud saldode sisestamise õigeaegsust ning õigsust kontrollib linnavalitsuse rahandusosakonna pearaamatupidaja, kes lahendab avaliku sektori üksuste omavaheliste saldode võrdlemisel tekkinud probleemid, mida ei lahendatud linna raamatupidamises või edastab lahenduseta probleemid Rahandusministeeriumile vastavalt üldeeskirja § 52 lõikes 8 sätestatule ja koostab vahelised elimineerimiskanded. (5) Kui kõik konsolideeritud aruande koostamiseks vajalikud saldoandmikud on linnavalitsuse rahandusosakonna pearaamatupidajale edastatud, kõik erinevused on leitud ja parandatud, võtab konsolideerija saldoandmike infosüsteemist oma konsolideerimisgrupi üksuste andmed osaluste kajastamiseks ning teeb konsolideerija aruannetesse vastavad kanded. Seejärel kinnitab rahandusosakonna pearaamatupidaja protseduuri lõppemist, misjärel viib Rahandusministeerium läbi saldode lõpliku kontrolli. (6) Rahandusministeeriumi infobaasi sisestatud saldoandmike põhjal on võimalik süsteemist genereerida konsolideeritud saldoandmikud, kus on elimineeritud grupisisesed omavahelised tehingud raamatupidamiskohustuslasele ja linnale tervikuna. 13. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITUSTÄHTAJAD § 62. Säilitustähtajad (1) Raamatupidamise dokumente säilitatakse «Raamatupidamise seadusega» ettenähtud tähtaja jooksul. (2) Isikukontokaarte säilitatakse 50 aastat. (3) 7 aastat säilitatakse järgmisi raamatupidamise dokumente: 1) raamatupidamise algdokumente, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati; 2) raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, alates vastava majandusaasta lõpust; 3) pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente pärast kehtimistähtaja möödumist; raamatupidamise sise-eeskiri pärast selle muutmist või asendamist. (4) Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (nt. töötaja kontokaart – tõestus temale arvestatud töötasudest ja maksudest, sõlmitud lepingud vms.), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevate seaduste ja/või linna vastavates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat. 14. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 63. Sise-eeskirja rakendamine (1) Sise-eeskiri jõustub1.juunil 2007. aastal. (2) Kui asutuse raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei kajastata käesolevas sise-eeskirjas, siis lähtutakse «Raamatupidamise seadusest», Raamatupidamise Toimkonna juhenditest, üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest. (4) Käesolevas sise-eeskirjas esitatud põhimõtete muutumisel seoses seadusandluse muutusega või asutuse sisemiste raamatupidamise korraldamise vajaduste muutumisel tehakse vastavad parandused. (5) Sise-eeskirja muutmise ja asendamise eest vastutavaks isikuks on linnavalitsuse rahandusosakonna pearaamatupidaja. Linnapea Ain KIVIORG Linnasekretär Tõnu UUSTALU