Sõmerpalu Vallavalitsus — Arhiivi ohuplaani kinnitamine — KO, 235, 2470

Määrus kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määruse nr 308 "Arhiivieeskirja kinnitamine" § 160 alusel. 1. Kinnitada Sõmerpalu valla arhiivi ohuplaan lisatud kujul. 2. Määrus jõustub 1. oktoobril 2005. a Vallavanem Lenhard ERMEL Vallasekretär Maia MÜÜRSEPP Lisa 1 Sõrmerpalu Vallavalitsuse 27. septembri 2005. a määrusega nr 4 OHUPLAAN ASUTUSE AVALIKE ARHIVAALIDE KAHJUSTAMISE VÕI HÄVIMISE ÄRAHOIDMISEKS 1. Asutuse ja hoone lühiiseloomustus Sõmerpalu Vallavalitsus on kohaliku omavalitsuse asutus, kus töötab 11 ametnikku ja 4 töötajat. Sõmerpalu Vallavalitsuse administratiivhoone asub Võru maakonnas Sõmerpalu vallas Järvere külas.. Administratiivhoones asub ka arhiiviruum. Valla administratiivhoone on ehitatud aastal 1978. Hoone on kahe korruseline, kus esimesel korrusel paiknevad vallavalitsuse ruumid, arhiiviruum ja raamatukogu, teisel korrusel asuvad vallavalitsuse ruumid. Hoone esimesele korrusele on kaks sissepääsu. Hoone on varustatud tulekustutusvahenditega, millised on paigaldatud esimese ja teise korruse koridori. Maja on varustatud valvesignalisatsiooniga.Hoonel on keskküte. Arhiiviruumil on tulekindel uks ning ruumis on ka termomeeter-niiskusemõõtja. 2. Arhiiviruumidele juurdepääs Asutusearhiiv on asutusetegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum. Vallavalitsuses on kaks arhiiviruumi: 1. ruum: vallavalitsuse hoone esimesel korrusel. Säilitatakse Sõmerpalu Vallavalitsuse põhitegevuse lühiajalise, pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente. 2. ruum: vallavalitsuse hoone esimesel korrusel. Säilitatakse Sõmerpalu Vallavalitsuse raamatupidamise lühiajalise säilitustähtajaga dokumente. Arhiivis on võimalik asjast huvitatud isikutel tutvuda olemasolevate materjalidega, neid laenutada või vajadusel tellida koopiad. Arhiivis olevaid dokumente väljastab vajadusel hoidlast vallasekretär. Dokumentide väljastamine ja tagastamine (dokumendi number, nimetus, kuupäev, kelle) registreeritakse arhivaalide laenutamise registris. Arhivaalide kasutamine on tagatud selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisukorda ega ohusta selle edasist säilimist. Arhivaalidele juurdepääs on piiratud, kui arhivaali kasutamine võib seda kahjustada. Sellisel juhul tagatakse juurdepääs kasutuskoopiale. Arhivaali kasutamisel on keelatud teha neisse märkmeid, väljakirjutusi säilikute peale, anda edasi kolmandatele isikutele, murda lehti, muuta lehtede järjekorda, lehti köitest välja võtta või köitesse lehti lisada, omaalgatuslikult paljundada, kopeerida, fotografeerida. 3. Tegutsemine hädaolukordades Tuleõnnetus ja teavitamine: Tulekahju avastanud isik teatab: - hädaabi numbrile 112 - kantseleisse 789 7140 - vallavanemale 505 4788 - ohtu sattunud personalile(vahetult ) Likvideerimine: - tulekolde blokeerimine esmaste kustutusvahenditega; - tule leviku tõkestamine uste-akende sulgemisega; - arhivaalide päästmine hoidlast välja kandmisega ukse kaudu; - arhivaalide ja muu olulise vara evakueerimine vallale kuuluvasse koolihoonesse (aadressil Sõmerpalu alevik), kus vallasekretär koos tehnilise sekretäriga sorteerib, märgistab ja taastab päästetud arhivaalid, määrab kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi Veeõnnetus ja teavitamine: Avarii avastanud isik teatab: - kantseleisse 789 7140; - asevallavanemale 789 7142; 506 3254 Likvideerimine: - riiulitel olevad arhivaalid katta kilega või paigutada kilekottidesse; - alumiste riiulite arhivaalid asetada kõrgematele riiulitele või kanda arhiivist välja; - arhivaalide ja muu olulise vara evakueerimine asutuse teise arhiiviruumi (kui seda ei ohusta veeõnnetus) või vallale kuuluvasse koolihoonesse (aadressil Sõmerpalu alevik), kus vallasekretär koos tehnilise sekretäriga sorteerib, märgistab ja taastab päästetud arhivaalid, määrab kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi; - kuivatada hoidla (hoidlate) põrandad ja tuulutada ruumid 4. Kommunikatsioonisüsteemide lülitussõlmed Nimetus Järvere küla Elekter 0 korrus Vesi 0 korrus Kanalisatsioon 0 korrus Keskküte 0 korrus 5. Hädaabivarustus Varustus Asukoht Tulekustutusvahendid Vallamaja hoone I ja II korrusel Paberrätid, kummikindad, ämber, hari Koristusvahendite ruumis Käärid, pliiats, paber, taskulamp Arhiiviruumis Antud ohuplaani lisana on arhivaalide juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord. LISA Ohuplaani juurde ARHIVAALIDE JUURDEPÄÄSU JA OHUTUSE TAGAMISE KORD Arhiiviväärtusega arhivaalide pikaajalise säilivuse kindlustamiseks hoitakse neid Järvere külas vallamaja I korruse arhiiviruumides karpides ja riiulitel, kus on loodud säilitamistingimused. Tuleohutuse eesmärgil on ruumides paigaldatud kaetud elektrijuhtmestik ja kõik pistikupesad on maandatud. Keelatud on paigaldada ajutisi elektrijuhtmeid. Pikendusjuhtmetena võib kasutada ainult standardseid pistikuühendusega juhtmeid. Elektrienergia katkemisel on keelatud kasutada lahtist tuld. Kasutada võib ainult taskulampe või akulaternaid. Arhivaalide hoiuruumis on keelatud: - kasutada elektrisoojendusriistu; - hoida kõrvalisi esemeid. Ruumi väljapääsu on keelatud ummistada mööbli või muude esemetega. Arhiivi eest vastutav ametnik vastutab talle usaldatud arhivaalide säilivuse ning arhivaalide väljaandmise korralduse eest. Kõigist rikkumise juhtudest, mis nõuavad viivitamatult abinõude tarvitusele võtmist, informeerib vastutav ametnik vallavanemat. Ruumi uks on lukustatud, võtmed arhiivi eest vastutava ametniku käes. Riiulid ja säilikud tuleb tolmust puhastada vähemalt 1 kord kolme kuu kohta. Arhivaalide füüsilist seisukorda tuleb regulaarselt jälgida. Arhivaale võib välja anda vallavalitsuse töötajatele tööülesannete täitmiseks. Kategooriliselt on keelatud ametnikel laenutatud toimikuid koju viia või edastada kolmandatele isikutele. Teistele isikutele või asutustele laenutatakse toimikuid ajutiselt vallavanema või vallasekretäri loal avalduse või nõude alusel, kuhu on märgitud laenutamise eesmärk, tagastamise tähtaeg. Arhivaale annab välja ja võtab vastu vastutav ametnik.