Schengen Facility vahendite kasutamise kord

Määrus reguleerib Eesti Vabariigi Euroopa Liiduga liitumislepingu artiklist 35 tuleneva Eesti Vabariigile Schengen Facility välisabiprogrammi raames eraldatavate sihtotstarbeliste rahaliste vahendite (edaspidi vahendid) kasutamise korda.

(1) Programm käesoleva määruse tähenduses on Euroopa Komisjoni poolt loodud Schengen Facility finantsinstrument.

(2) Projekt käesoleva määruse tähenduses on programmi kirjelduses kajastatud ja käesoleva määruse §-s 11 nimetatud juhtkomitee ning Euroopa Komisjoni poolt heaks kiidetud tegevus(ed), mida rahastatakse käesoleva määruse §-s 1 toodud vahenditest, välja arvatud tehniliseks abiks ettenähtud vahenditest plaanitud tegevused. Projekt võib hõlmata rohkem kui ühte hanget ja lepingut.

Lepingupartner käesoleva määruse tähenduses on füüsiline või juriidiline isik, kellega vahendusasutus või vastutav asutus on programmi raames sõlminud lepingu, välja arvatud tehniliseks abiks ettenähtud vahenditest palgatud isik (edaspidi tehnilise abi personal).

Kuludokument käesoleva määruse tähenduses on lepingupartneri poolt tehtud majandustehingu toimumist kinnitav dokument, mis vastab «Raamatupidamise seaduse» (RT I 2002, 102, 600; 2003, 88, 588) §-s 7 nimetatud algdokumendi nõuetele ning tehnilise abi personali palgaarvestust tõendav väljavõte (palgaleht).

(1) Vastutav asutus on Siseministeerium.

(2) Vastutav asutus taotleb vahendeid projektidele Euroopa Komisjonilt programmi raames ning on vahendite kasutamise korraldaja.

(3) Vastutava asutuse ülesanded on

1) vahendite taotlemise ja kasutamise koordineerimine;

2) rahastatavate projektide kinnitamine;

3) hangete eelkontrolli teostamine;

4) riigihangete rahvusvahelist piirmäära ületavate hangete ettevalmistamine ja läbiviimine;

5) maksetaotluste kontrollimine ja sertifitseerivale asutusele edastamine

6) programmi eesmärkide saavutamise tagamine;

7) õigusaktide järgimise, vahendite sihtotstarbelise ja korrektse kasutamise kohta seire teostamine;

8) programmi raames tehtud kulude abikõlblikkuse tagamine;

9) programmi lõpparuande koostamine ning selle sertifitseerivale asutusele ning juhtkomiteele kinnitamiseks edastamine vastavalt juhtkomitee poolt sätestatud tähtaegadele.

(4) Vastutaval asutusel on õigus nõuda käesoleva määruse §-s 10 nimetatud vahendusasutustelt asjasse puutuvat teavet projektide ja nende teostamise kohta.

Kehtetu - 7 - jõust. 01.06.2006

(1) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostav asutus on Rahandusministeerium.

(2) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostav asutus teostab hankeprotseduuride eelkontrolli vahenditest rahastatavate projektide riigihangete (edaspidi hange) puhul, mis ületavad riigihangete rahvusvahelist piirmäära.

(1) Auditeerivaks asutuseks on Siseministeerium. Auditeeriv asutus auditeerib vastutava asutuse, sertifitseeriva asutuse ja vahendusasutuste juhtimis- ja kontrollsüsteeme ning teostab projektide kuludokumentide auditeid.

(2) Auditeerivateks üksusteks on vahendusasutuste siseauditi osakonnad või jaoskonnad ja sertifitseeriva asutuse siseauditi osakond. Auditeerivad üksused auditeerivad sertifitseeriva- ning vahendusasutuste juhtimis- ja kontrollsüsteeme ning teostavad projektide kuludokumentide auditeid.

(3) Auditeerival asutusel ja auditeerivatel üksustel on õigus kaasata eksperte eriteadmisi nõudvate küsimuste lahendamiseks.

(4) Auditeeriv asutus ja auditeerivad üksused vastutavad, et audit viiakse läbi ja vormistatakse lähtudes auditi heast tavast ja rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditistandarditest.

(5) Auditeeriv asutus korraldab käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutuste juhtimis- ja kontrollsüsteemide auditeerimise ja projektide kuludokumentide auditeerimise koostöös auditeerivate üksustega.

(1) Sertifitseeriv asutus on Rahandusministeerium.

(2) Sertifitseeriv asutus kontrollib ja kinnitab programmi vahenditest finantseeritud projektides tehtud kulutuste sihipärasust ja seaduslikkust.

(3) Sertifitseeriv asutus on oma tegevuse planeerimisel, kontrollide teostamisel ja lõppjärelduste formuleerimisel sõltumatu vastutavast asutusest, rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavast asutusest, vahendusasutustest ja lepingupartneritest.

(4) Sertifitseerival asutusel on õigus nõuda vastutavalt asutuselt ja vahendusasutustelt sertifitseerivale asutusele esitatud aruannete ja maksetaotluste aluseks olevaid dokumente.

(5) Käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud ülesannete täitmiseks on rahandusministri poolt volitatud isikutel põhjendatud juhul õigus kontrollida sertifitseerivale asutusele esitatud aruannete ja maksetaotluste aluseks olevaid dokumente vastutavas asutuses ja vahendusasutustes.

(6) Sertifitseeriv asutus esitab vastutavale asutusele ja vahendusasutusele iga kuu 10. kuupäevaks eelneval kalendrikuul programmi raames aktsepteeritud väljamaksete loetelu.

(1) Vahendusasutus on valitsusasutus või selle üksus, kes täidab vastutava asutuse nimel ülesandeid seoses programmist tulenevate vahendusasutuse tegevusvaldkonda puudutavate eesmärkide saavutamisega.

(2) Vahendusasutusteks on Välisministeerium, Siseministeerium, kes täidab vahendusasutuse ülesandeid infotehnoloogia, andmekogude ja sideosakonna kaudu, Piirivalveamet, Politseiamet ja tema halduses olev Keskkriminaalpolitsei ning Kodakondsus- ja Migratsiooniamet.

(3) Vahendusasutuse ülesanded on

1) projektikirjelduse koostamine ja esitamine vastutavale asutusele;

2) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete hankedokumentide ettevalmistamine ja esitamine vastutavale asutusele;

3) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete läbiviimine;

4) väikesemahuliste ja alla riigihangete rahvusvahelise piirmäära jäävate hangete lepingute sõlmimine;

5) oma tegevusvaldkonna projektide elluviimise koordineerimine ja kontrollimine;

6) projektide kuludokumentide kontrollimine ja kinnitamine;

6¹) maksetaotluste koostamine ning vastutavale asutusele edastamine;

7) vastutava asutuse poolse kinnituse saamisel e-riigikassas maksekorralduse sisestamine ning sertifitseerivale asutusele edastamine;

8) aruannete koostamine ja andmete esitamine vahendite kasutamise kohta;

9) kuludokumentide auditi läbiviimine vastava vahendusasutuse siseauditi üksuse poolt vahendusasutuse tasandil;

10) muude projektide elluviimiseks vajalike õigusaktides sätestatud ülesannete täitmine;

11) hangete ajakava esitamine vastutavale asutusele viis korda aastas: 10. veebruariks, 10. maiks, 10. juuliks, 10. septembriks ja 10. novembriks;

12) tegevus- ja kuluaruande (lisa 2) esitamine vastutavale asutusele eelneval kuul tehtu ja eeloleval kuul planeeritavate tegevuste kohta programmi rakendamisega seotud küsimustes iga kuu 15. kuupäevaks;

13) projekti lõpparuande (lisa 1) esitamine vastutavale asutusele 15 tööpäeva jooksul peale projekti lõppmakse sooritamist.

(1) Programmi rakendamist juhib juhtkomitee (edaspidi komitee ). Komitee koosseisu, selle töökorra ja komitee poolt vastuvõetud finantseerimisotsused kinnitab siseminister.

(2) Komitee pädevusse kuulub

1) rahastatavate projektide väljavalimine ning nende esitamine siseministrile kinnitamiseks;

2) programmi tehnilise abi kasutamise kavade kinnitamine;

3) vajadusel siseministrile ettepanekute esitamine programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi muutmiseks või täiendamiseks ning muude otsuste tegemine programmi raames;

4) projektikirjelduste koostamise juhendmaterjali väljatöötamine.

(3) Komitee poolt vastuvõetud otsused on programmi raames kohustuslikud kõigile vahendusasutustele, sertifitseerivale asutusele ja rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele.

(4) Komitee on aruandekohustuslik siseministri ees.

(1) Väikesemahuline on antud määruse mõistes hange, mille maksumus jääb alla «Riigihangete seaduses» (RT I 2000, 84, 534; 2001, 40, 224; 50, 284; 2002, 23, 131; 47, 297; 61, 375; 63, 387; 87, 505; 99, 577; 2003, 25, 153; 78, 521; 88, 591; 2004, 56, 402) sätestatud riigihanke piirmäära.

(2) Väikesemahulise hanke teostamiseks

1) võtab vahendusasutus võimalusel kolm võrdlevat hinnapakkumist ja edastab need vastutavale asutusele koos projektikirjelduse, hinnapäringu ning kaaskirjaga, kus näitab koos põhjendusega, millist pakkumist ta eelistab;

2) pärast vastutava asutuse poolse kooskõlastuse saamist informeerib vahendusasutus parima hinnapakkumise teinud pakkujat tema valituks osutumisest ning sooritab ostu, sõlmides selleks vajadusel lepingu.

Riigihanke pakkumise dokumendid esitatakse vastutavale asutusele eesti või inglise keeles.

(1) Vahendusasutus koostab hanke pakkumise kutse dokumendid ning saadab need koos protseduurireeglitele vastava projektikirjeldusega eelkontrolli teostamiseks vastutavale asutusele. Vastutav asutus kooskõlastab või teatab projektikirjelduse ja hanke pakkumise kutse dokumentide mittekooskõlastamisest hiljemalt 14 kalendripäeva jooksul arvates dokumentide esitamisest.

(2) Vastutava asutuse ettekirjutuste täitmine projektikirjelduse ja hanke pakkumise kutse dokumentide kohta on vahendusasutustele kohustuslik.

(3) Pärast vastutavalt asutuselt pakkumise kutse dokumentidele kooskõlastuse saamist kuulutab vahendusasutus hanke välja.

(4) Hanke viib läbi, hanke võitjaga sõlmib lepingu ja hanke eest vastutab vahendusasutus.

(1) Siseministeeriumi valitsemisalas olevate vahendusasutuste tegevusalasse jäävaid rahvusvahelist piirmäära ületavaid hankeid teostab nimetatud asutustelt saadud projektikirjelduse ja tehnilise kirjelduse alusel vastutav asutus.

(2) Välisministeeriumi rahvusvahelist piirmäära ületavaid hankeid teostab Välisministeerium, esitades vastutavale asutusele hanke pakkumise kutse dokumendid eelkontrolliks.

(3) Vastutav asutus koostab hanke pakkumise kutse dokumendid ning esitab need eelkontrolli teostamiseks rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele.

(4) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostaval asutusel on aega eelkontrolli teostamiseks kuni 21 päeva arvates hanke pakkumise kutse dokumentide kättesaamisest.

(5) Vastutav asutus ja Välisministeerium kuulutavad hanke välja ja viivad selle läbi pärast pakkumise kutse dokumentidele kooskõlastuse saamist rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavalt asutuselt. Vastutav asutus ja Välisministeerium vastutavad nende poolt läbiviidud hangete eest.

(6) Vastavalt projekti kuuluvusele sõlmivad hanke võitjaga lepingu vastutav asutus, Välisministeerium või vajadusel vastutav asutus koos vahendusasutusega. Välisministeerium esitab kõik hankedokumendid rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostavale asutusele vastutava asutuse vahendusel.

(7) Rahvusvaheliste hangete eelkontrolli teostaval asutusel on aega hanke hindamisakti ja hankelepingu projekti kooskõlastamiseks kuni 14 päeva arvates dokumentide kättesaamisest.

Hankelepinguga maksetähtaegu määrates tuleb arvestada käesoleva määrusega sätestatud kuludokumentide kontrollimiseks, kinnitamiseks ja edastamiseks ette nähtud tähtaegadega vahendusasutuses, vastutavas asutuses ja sertifitseerivas asutuses.

(1) Vahendusasutus esitab sertifitseerivale asutusele järgmisel kuul vahendusasutuse poolt väljamaksmisele kuuluvate summade kohta prognoosi valuutade lõikes hiljemalt jooksva kalendrikuu kahekümnendaks kuupäevaks.

(2) Väljamakse tehakse vahendusasutuse poolt e-riigikassasse sisestatud maksekorralduse ning maksetaotlusele lisatud kuludokumentide koopiate alusel.

(3) Vahendusasutus on vastutav maksetaotluse aluseks olevate kuludokumentide tõesuse, maksetaotluse aluseks olevate dokumentide abikõlblikkuse vastavuse, «Raamatupidamise seaduses» toodud algdokumendi nõuetele vastavuse ning maksekorralduse korrektsuse eest.

(4) Vastutav asutus tagab sertifitseerivale asutusele esitatud maksetaotluse aluseks olevate dokumentide vastavuse abikõlblikkuse ja riigihangete reeglitele ning muudele Euroopa Komisjoni ja siseriiklikele nõuetele.

(5) Tasumata kuludokumentide alusel tehakse väljamakse lepingupartnerile, tasutud kuludokumentide alusel vahendusasutusele.

(6) Väljamakse tegemiseks programmi raames osaliselt abikõlblike projektide korral esitab vahendusasutus koos maksetaotlusega vastava kuludokumendi koopial märgitud mitteabikõlblike rahaliste kohustuste tasumist tõendava dokumendi (panga väljavõte, maksekorraldus, kassaväljamineku order või riigikassa maksekorraldus) koopia.

(7) Projekti lõppedes ei tohi mitteabikõlblike rahaliste kohustuste proportsioon olla väiksem komitee poolt kinnitatud indikatiivses programmis määratud vastavast proportsioonist.

(8) Viimase maksetaotluse peab vastutav asutus sertifitseerivale asutusele esitama hiljemalt 2007. aasta 30. novembril. Kokkuleppel sertifitseeriva asutusega võib maksetaotlusi esitada ka pärast nimetatud tähtaega.

(1) Maksetaotlus peab sisaldama vahendusasutuse ja teiste projektis osalevate asutuste poolt maksetaotluses näidatud projektide raames tehtud abikõlblikke kulutusi.

(2) Vastutav asutus edastab maksetaotluse sertifitseerivale asutusele 12 tööpäeva jooksul arvates korrektse maksetaotluse laekumisest vahendusasutuselt.

(3) Vahendusasutus algatab väljamakse, edastades e-riigikassasse sisestatud maksekorralduse sertifitseerivale asutusele samaaegselt vastutava asutuse poolt sertifitseerivale asutusele esitatava maksetaotlusega (lisa 4) (edaspidi algatab väljamakse).

(4) Väljamakse algatatakse vähemalt 10 tööpäeva enne väljamakse tegemise tähtaega. Nimetatud tähtaega võib sertifitseeriva asutuse eelneval nõusolekul lühendada.

(5) Kui maksetaotluses või maksekorralduses esineb puudusi, jätab sertifitseeriv asutus vastava maksetaotluse või maksekorralduse aktsepteerimata, teavitades sellest vastutavat asutust ja vahendusasutust hiljemalt 1 tööpäev enne väljamakse tegemise tähtaega.

Kehtetu - - jõust. 01.06.2006

Kehtetu - - jõust. 01.06.2006

(1) Tehniline abi käesoleva määruse tähenduses on komitee poolt kinnitatud projektide elluviimiseks või programmi haldamiseks vajalik kulu, mis on kooskõlas komitee poolt kinnitatud tehnilise abi kasutamise kavaga.

(2) Tehniliseks abiks ettenähtud vahendeid võivad kasutada käesoleva määruse §-des 5–10 nimetatud asutused kooskõlas tehnilise abi kasutamise kavaga.

(1) Tehnilise abi kasutamise kava koostavad tehnilist abi kasutavad asutused ning esitavad selle vastutavale asutusele.

(2) Tehnilise abi kasutamise kava ja selle muudatused kinnitab komitee.

(1) Tehnilise abi maksetaotlus(ed) (lisa 5) esitatakse vastutava asutuse poolt sertifitseerivale asutusele mitte sagedamini kui kord nädalas.

(2) Kõik tehniliseks abiks ettenähtud vahenditest tehtavad väljamaksed tehakse tehnilist abi kasutavale asutusele. Väljamakseid lepingupartneritele ja tehnilise abi personalile tehakse tehnilist abi kasutava asutuse poolt.

(1) Tehnilist abi kasutav asutus koostab kvartali jooksul tehniliseks abiks ettenähtud vahendite kasutamise seirearuande (edaspidi tehnilise abi seirearuanne) neli korda aastas, 31. märtsi, 30. juuni, 30. septembri ja 31. detsembri seisuga.

(2) Tehnilise abi seirearuanne (lisa 6) edastatakse vastutavale asutusele 15 päeva jooksul käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud tähtajast arvates. Vastutav asutus koostab kõikide tehnilise abi seirearuannete põhjal ühtse aruande ja edastab selle 15 päeva jooksul pärast viimase tehnilise abi seirearuande kättesaamist komiteele.

(1) Juhtimis- ja kontrollsüsteemide auditi eesmärgiks on hinnata ja analüüsida tulenevalt üksikasjalikust riskide hinnangust auditeeritavate asutuste juhtimis- ja kontrollsüsteeme.

(2) Juhtimis- ja kontrollsüsteemide auditi objektiks võivad olla kõik auditeeritavate asutuste struktuuriüksused, süsteemid, protsessid ja tegevused.

(1) Kuludokumentide auditi eesmärk on hinnata ja analüüsida auditeeritavate asutuste poolt vahendite kasutamisega seotud

1) finantsaruannete, raamatupidamise algdokumentide ning teiste tehinguid tõendavate dokumentide olemasolu, piisavust ja asjakohasust;

2) raamatupidamise vastavust kehtivale seadusandlusele;

3) projektide raames teostatud tehingute või tehnilise abi kasutamise tõendamise võimalikkust vastavalt tehingute aluseks olevale dokumentatsioonile ehk kontrolljälje olemasolu;

4) kulude abikõlblikkust ning nende vastavust reaalselt läbi viidud toimingute mahu ja sisuga;

5) vahendite sihipärast kasutamist vastavalt programmi eesmärkidele ning lepingupartneri ja vahendusasutuse või tehnilist abi kasutava asutuse vahel sõlmitud lepingus toodud tingimustele.

(2) Kuludokumentide auditi objektiks võivad olla kõik auditeeritavate asutuste kuludokumentide koostamise ja menetlemisega seotud süsteemid, funktsioonid, aruandlus, vahenditega seotud dokumendid ja muu teave.

(3) Auditeeriva asutuse ja auditeerivate üksuste poolt läbi viidud kuludokumentide auditid peavad katma vähemalt 10% kogu vahendite mahust.

(4) Käesoleva paragrahvi lõikes 3 toodud mahus auditite planeerimise ja läbiviimise eest on vastutav auditeeriv asutus.

(1) Vastutava asutuse siseauditi üksuse koordineerimisel koostatakse vahendite auditeerimise aasta tööplaan (edaspidi tööplaan ) lähtudes auditeerimise strateegilisest plaanist ja mis tugineb riskide hindamise tulemustele.

(2) Tööplaan hõlmab kõiki vahendite auditeid, mida teostavad auditeeriv asutus ja auditeerivad üksused.

(3) Vahendite auditeerimise konsolideeritud siseauditite plaan kinnitatakse siseministri poolt.

(4) Järelaudit viiakse läbi juhul, kui on alust arvata, et auditi käigust tehtud soovitused on jäänud rakendamata. Järelauditi vajaduse määrab auditit läbiviinud asutus või üksus. Auditeeriv üksus informeerib järelauditist eelnevalt auditeerivat asutust.

(5) Erakorralised auditid viiakse läbi kui on alust arvata, et vahendeid on kasutatud mittesihipäraselt. Erakorralise auditi vajaduse määrab auditeeriv asutus või auditeeriv üksus. Erakorralistest audititest informeerib auditeeriv üksus eelnevalt auditeerivat asutust.

(1) Auditeeriv üksus esitab auditi lõpparuande koopia auditeerivale asutusele 10 tööpäeva jooksul pärast lõpparuande kinnitamist vastava siseauditi üksuse vastutava isiku poolt.

(2) Auditi lõpparuande originaalid säilitab auditi läbi viinud asutus või üksus vastavalt vahendite kasutamise rahvusvahelistele nõuetele.

(1) Vastutav asutus võib vahendusasutuselt vahendid osaliselt või täielikult tagasi nõuda, kui

1) vahendeid on kasutatud mitteabikõlblike kulude katteks;

2) ilmneb asjaolu, mille korral vahendeid poleks vahendusasutusele antud;

3) vahendeid ei ole kasutatud ettenähtud tingimustel;

4) projekti eesmärkide saavutamine ei ole võimalik;

5) projekti elluviimist ei ole võimalik lõpetada vahendite kasutamise abikõlblikkuse perioodi lõpuks;

6) vahendusasutuse avaldust projektikirjelduse muutmise kohta ei rahuldata ja vahendusasutusel ei ole võimalik jätkata vahendite kasutamist ettenähtud tingimustel;

7) ettekirjutus vahendite kasutamisega kaasneva rikkumise lõpetamiseks, edasiste rikkumiste ärahoidmiseks ja rikkumiste tagajärgede kõrvaldamiseks on jäetud tähtajaks täitmata;

8) vahendusasutus ei ole täitnud talle pandud kohustusi.

(2) Kui vahendusasutuseks on Siseministeerium, on vahendite tagasinõudjaks sertifitseeriv asutus.

(3) Vastutav asutus on vastutav selle eest, et sertifitseerival asutusel oleks võimalik tagasinõutavad vahendid õigeaegselt Euroopa Komisjonile tagastada.

(4) Vahendite osalisel või täielikul tagasinõudmisel võib vähendada vahendusasutuse järgnevate maksetaotluste alusel väljamakstavat abikõlblikku summat tagasinõutava summa ulatuses.

(5) Vahendite tagasinõudmistega seonduvad asutustevahelised erimeelsused lahendatakse juhtkomitees.

(1) Käesoleva määruse § 29 lõikes 1 sätestatud juhul teeb vastutav asutus või § 29 lõikes 2 sätestatud juhul sertifitseeriv asutus pärast ilmnenud asjaolude igakülgset kaalumist vajadusel vahendite tagasinõudmise või osalise tagasinõudmise põhjendatud otsuse (edaspidi otsus).

(2) Vahendite tagasinõudmine või osaline tagasinõudmine otsustatakse 45 kalendripäeva jooksul ja üle 2 miljoni Eesti krooni suuruse tagasimakse puhul 90 kalendripäeva jooksul käesoleva määruse § 29 lõikes 1 ilmnenud asjaolude teadasaamise päevast arvates.

(3) Otsus peab sisaldama järgmisi andmeid

1) asutuse nimi;

2) projekti nimi ja number;

3) tagasinõude põhjendus;

4) tagasinõude summa;

5) tagasimakse tegemise tähtaeg;

6) vajalikud rekvisiidid tagasimakse tegemiseks, sealhulgas konto number ja saaja nimetus;

7) tagasinõudmisega seotud muu oluline teave.

(4) Kui vahendite tagasinõudmisel vähendatakse vastavalt käesoleva määruse § 29 lõikes 4 sätestatule vahendusasutuse järgnevate maksetaotluste alusel väljamakstavat vahendite summat tagasinõutava summa ulatuses, siis ei pea lõikes 1 nimetatud otsus sisaldama lõike 3 punktis 6 nimetatud andmeid.

(5) Otsus saadetakse vahendusasutusele 10 tööpäeva jooksul selle tegemise päevast arvates.

(6) Vajadusel võib otsusega peatada vahendite väljamaksed antud projekti raames kuni nõutava summa tagasimaksmiseni.

(7) Vastutav asutus teavitab kõikidest tema poolt tehtud otsustest samaaegselt vahendusasutusega Rahandusministeeriumi.

Vahendusasutus peab tagasinõutavad vahendid tagasi maksma 90 kalendripäeva jooksul käesoleva määruse § 30 lõikes 1 nimetatud otsuse saamise päevast arvates. Põhjendatud juhtudel võib vahendusasutus vahendid tagasi maksta osade kaupa.

Tehnilist abi kasutavalt asutuselt vahendite tagasinõudmisel ja vahendite tagasimaksmisel lähtutakse §-des 29–31 vahendusasutuste kohta sätestatust.

(1) Vastutav asutus, vahendusasutus ja tehnilist abi kasutav asutus esitavad Rahandusministeeriumile kahe nädala jooksul aruande määruse lisas 9 toodud vormil, teavitades alljärgnevast

1) ilmnenud on mõni käesoleva määruse § 29 lõikes 1 sätestatud asjaoludest;

2) on alust arvata, et projekti rakendamisel on toime pandud süütegu;

3) õigusaktides esineb reguleerimata või puudulikult reguleeritud küsimusi, mis võimaldavad vahendite mittesihipärast andmist või kasutamist.

(2) Rahandusministeerium teavitab ettevõetavatest tegevustest vastutavat asutust, vahendusasutust ja tehnilist abi kasutavat asutust 10 tööpäeva jooksul aruande esitamisest arvates.

(1) Vahendusasutus ja tehnilist abi kasutav asutus esitavad vastutavale asutusele vahendite andmise ja kasutamise normide rikkumise kvartaliaruande (edaspidi rikkumise aruanne) (lisa 7) kvartalile järgneva kuu 15. kuupäevaks. Neljanda kvartali rikkumise aruandega koos esitavad vahendusasutus ja tehnilist abi kasutav asutus teatise tagasimaksmisele kuuluvate summade kohta (lisa 8). Kui normide rikkumisi ei esine, esitavad vahendusasutus ja tehnilist abi kasutav asutus selle kohta vormikohase teatise (lisa 10).

(2) Vastutav asutus kinnitab lõikes 1 nimetatud rikkumiste aruande ja esitab selle Rahandusministeeriumile kvartalile järgneva kuu lõpuks. Neljanda kvartali rikkumiste aruandega koos esitab vastutav asutus lõikes 1 nimetatud teatise tagasimaksmisele kuuluvate summade kohta. Kui rikkumisi ei esine, esitab vastutav asutus Rahandusministeeriumile vastavasisulise kinnitatud teatise.

(1) Käesoleva määruse §-des 32 ja 33 nimetatud aruandeid ei esitata, kui tegevuse, mille elluviimisel norme rikuti, kulude katmiseks välja makstud vahendite kogusumma on alla 40 000 eesti krooni. Juhul kui tegemist on § 32 lõike 1 punktis 2 nimetatud olukorraga, kehtib sama piirmäär taotletud või väljamaksmisele kuuluva vahendite kogusumma osas.

(2) Lõikes 1 nimetatud piirmäär ei kehti tagasimaksmisele kuuluvate summade teatise kohta (lisa 8).

(1) Käesoleva määruse §-des 32 ja 33 nimetatud aruanded esitatakse Rahandusministeeriumile paberkandjal, vajadusel täiendavalt elektroonilisel kujul.

(2) Vajaduse ilmnemisel on vahendusasutustel, vastutaval asutusel ja tehnilist abi kasutavatel asutustel kohustus Rahandusministeeriumile esitada vahendite andmise ja kasutamise normide rikkumise kohta täiendavat informatsiooni.»;

(1) Vahendite abikõlblikkuse periood on 1. jaanuar 2004. a kuni 30. september 2007. a. Lepingute sõlmimise tähtaeg on 31. detsember 2006.a.

(2) Abikõlblik kulu on käesoleva määruse tähenduses kulu, mis on tehtud kooskõlas Euroopa Ühenduste Komisjoni 5. veebruari 2004. aasta otsusega nr C(2004)248 Schengeni toetuse haldamise ja järelevalve kohta, Euroopa Komisjoni suuniste ja otsustega või muudes õigusaktides sätestatud nõuetega.

(3) Programmi vahenditest finantseeritakse kulusid ainult abikõlblikkuse perioodi jooksul tehtud tööde, osutatud teenuste või teostatud tarnete eest.

(3¹) Väljamakseid programmi vahenditest võib teha kuni 31. detsembrini 2007. a.

(4) Abikõlblikud kulutused ei ole

1) trahvid, finantskaristused ja kohtukulud;

2) riigilõivud;

3) kapitalirent;

4) kulutused, mille hüvitamist nõutakse paralleelselt mitmelt makseasutuselt ja/või mitmest fondist/programmist;

5) projekti eelarvet ületavad kulud, üle projekti eelarve teostatud kulude hüvitamine on võimalik vaid juhtkomitee nõusolekul;

6) vastutava-, makse või vahendusasutuse omavahenditest tasustatavate ametnike poolt läbi viidavate uuringute, seminaride, järelevalve teostamise, hindamise, auditeerimise personalikulud;

7) käesoleva määruse paragrahvides 5-10 nimetatud asutuste ametnike personalikulud, mille puhul kasutatakse programmi raames töötatud tööaja ja töötasu määramiseks tööajakava;

8) lähetuskulud, mis ei ole seotud Schengen Facility rakendamisega ;

9) erisoodustustelt makstavad maksud;

10) ettemaksuna tasutavad kulud, väljaarvatud kulud, mis tulenevad läbiviidud hanke lepingujärgsetest kohustustest;

11) kulutused, mis kuuluvad Euroopa Liidu Nõukogu 19. septembri 2003. a otsuse nr 190/2003 kohaselt hüvitamisele Euroopa Liidu Nõukogu poolt Eesti Vabariigile eraldatud vahenditest;

12) muud kulud, mis ei ole otseselt seotud programmi eesmärkide, tegevuste, meetmetega ja projektikirjeldusega ning mis ei ole otseselt vajalikud programmi ettevalmistamiseks või rakendamiseks.

Määruses nimetatud kuludokumente, hankedokumente, aruandeid ja nendega seonduvaid dokumente tuleb säilitada kuni 31. detsembrini 2013. a.