Din henvendelse vedrørende Region Syddanmarks sagsbehandlingstid

Din henvendelse vedrørende Region Syddanmarks sagsbehandlingstid

Du har ved e-mail af 4. april 2016 henvendt dig til Folketingets Ombudsmand om Region Syddanmarks sagsbehandlingstid i forbindelse med, at Statsforvaltningen den 1. februar 2016 anmodede regionen om at genoptage behandlingen af din anmodning om aktindsigt.

Folketingets Ombudsmand har den 6. april 2016 videresendt din henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af regionslovens § 30 fører tilsyn med regionerne.

Resumé

Statsforvaltningen har gennemgået sagens akter og har besluttet ikke at rejse en tilsynssag, da vi ud fra de foreliggende oplysninger ikke finder grundlag for at antage, at den tid der er medgået til genoptagelsen af din aktindsigtsanmodning ikke ligger inden for lovens rammer.

Statsforvaltningen finder dog anledning til at bemærke, at Region Syddanmark ikke ses at have foretaget den fornødne underretning om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt.

Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse.

Sagens baggrund

Statsforvaltningen har i sagen om Region Syddanmarks aktindsigtsafgørelse af 17. december 2014 den 1. februar 2016 udtalt, at Region Syddanmark skal genoptage behandlingen af din anmodning om aktindsigt i en tjenestemandsundersøgelse, et bilag til et dagsordenspunkt på et regionsrådsmøde, samt diverse korrespondance, herunder en e-mail med titlen ”Patentsag om antiresistens”, med henblik på at tage stilling til offentlighedslovens §§ 8 og 28.

Statsforvaltningen har endvidere anmodet regionen om at begrunde afgørelsen i overensstemmelse med forvaltningslovens krav herom.

På foranledning af din henvendelse af 4. april 2016 har Statsforvaltningen den 6. april 2016 anmodet Region Syddanmark om en redegørelse med henblik på Statsforvaltningens overvejelser om, hvorvidt der er grundlag for at rejse en tilsynssag.

Region Syddanmark har den 20. april 2016 sendt sin redegørelse for sagsbehandlingstiden til Statsforvaltningen.

Det fremgår heraf, at regionen den 20. april 2016 har truffet en ny afgørelse i sagen.

Vedrørende sagsbehandlingstiden har regionen anført følgende

”Baggrunden for den lange sagsbehandlingstid er

• At sagens mange aspekter kræver inddragelse af forskellige afdelinger i regionen samt en stor grad af koordinering mellem disse afdelinger.

• At sagen er både juridisk og fagligt kompleks.

• At sagen vedrører tre oprindelige anmodninger om aktindsigt.

• At der på grund af sagens tidsmæssige udstrækning er mange medarbejdere, der tidligere har været involveret i forskellige dele af sagen, der ikke længere arbejder i regionen.

• At regionen var af den opfattelse efter tidligere henvendelse til Statsforvaltningen, at regionernes sagsbehandling ikke var omfattet af offentlighedslovens § 32, stk. 2, 2. pkt. [retteligt § 36, stk. 2, 2. pkt.] i sager om genoptagelse af sager om aktindsigt.

• At det ikke fremgik af Statsforvaltningens afgørelse, at der skulle besvares efter principperne i § 32, stk. 2, 2. pkt. [retteligt § 36, stk. 2, 2. pkt.], hvilket regionen efter telefonisk henvendelse den 8. april 2016 har erfaret som værende Statsforvaltningens tolkning af reglerne.

”

Region Syddanmark har endvidere beklaget den lange sagsbehandlingstid i sagen.

Du ses ikke at have klaget over Region Syddanmarks seneste afgørelse om aktindsigt.

Statsforvaltningens kompetence

Tilsynet med Region Syddanmark varetages af Statsforvaltningen i medfør af § 30 i regionsloven.

Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver over for en region, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt regionen har overholdt den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder.

Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om regionens dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af den offentligretlige lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger.

Statsforvaltningen er ikke en klageinstans og beslutter derfor selv, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag.

Det følger af regionslovens § 31, jf. kommunestyrelseslovens § 48a, at Statsforvaltningen kun rejser en sag, hvis der foreligger oplysninger, der giver grundlag for at antage, at regionen har overtrådt den lovgivning, som Statsforvaltningen påser overholdelsen af.

Statsforvaltningens vurdering af sagen

Offentlighedslovens §§ 36, 38 og 39 har følgende ordlyd

Ӥ 36.

Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes.

I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse.

Stk. 2.

Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes.

En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

[…]”

Ӥ 38.

En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i § 37, stk. 2.

[…]”

Ӥ 39.

Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag.

Stk. 2.

Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over.

Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt.

Stk. 3.

Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt.

Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristover-skridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet.

[…]”

Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, og der eksisterer derfor ikke en egentlig klageadgang i forhold til kommunernes afgørelser om aktindsigt.

Adgangen til at påklage sagsbehandlingstiden særskilt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag, jf. offentlighedslovens § 39, stk. 1, finder derfor ikke anvendelse i forhold til Statsforvaltningen.

Spørgsmål om kommuners afgørelser om aktindsigt kan dog indbringes for Statsforvaltningen som kommunal tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens § 38, stk. 1.

Offentlighedslovens § 36, stk. 2, indeholder regler om sagsbehandlingstid og underretningspligt i aktindsigtssager.

Det følger af offentlighedslovens § 36, stk. 2, 1. pkt., at en anmodning om aktindsigt skal behandles snarest.

Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at med udtrykket ”snarest” er det tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt.

Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det fremgår videre af lovforslagets specielle bemærkninger, at kravet til en hurtig sagsbehandling blandt andet skal ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning.

Efter bestemmelsen i § 36, stk. 2, 2. pkt., skal en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter anmodningen er modtaget, medmindre dette på grund af for eksempel sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

Der er ikke tale om en udtømmende opregning, hvorfor også andre forhold kan begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens § 36, stk. 2, finder anvendelse i forbindelse med en myndigheds genoptagelse af sagsbehandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at en myndigheds genoptagelse af en aktindsigtssags behandling må svare til behandling af en ny anmodning om aktindsigt, hvorfor sagsbehandlingsfristen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, på ny skal overholdes.

Statsforvaltningen har gennemgået sagens akter og har besluttet ikke at rejse en tilsynssag, idet Region Syddanmark nu har færdigbehandlet din sag.

Statsforvaltningen har herved lagt vægt på regionens ovennævnte begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Statsforvaltningen finder således ikke ud fra de foreliggende oplysninger grundlag for at antage, at den tid, der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning, ikke ligger inden for lovens rammer.

Statsforvaltningen finder derfor ikke grundlag for at iværksætte yderligere undersøgelser af sagen.

Statsforvaltningen finder dog anledning til at bemærke, at Region Syddanmark ikke ses at have foretaget den fornødne underretning om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt.

Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Region Syddanmark.

Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltningen.dk i anonymiseret form.

Med venlig hilsen

Line Mussegaard Christensen