Udtalelse afgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet om proceduren for vedtagelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder

Udtalelse afgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet om proceduren for vedtagelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder

Resumé

Resume af Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 6. september 2002

Om proceduren for vedtagelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder

Udtalt, at den af borgmesteren udsendte dagsorden alene er et udkast til dagsorden.

Det er kommunalbestyrelsen, der fastsætter den endelige dagsorden.

Kommunalbestyrelsens møde indledes derfor med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen.

Hertil udtalt, at indsigelser mod behandlingen af en sag, der er optaget på udkastet til dagsordenen, skal fremsættes ved mødets begyndelse.

Hvis intet medlem protesterer imod dagsordensudkastet, anses det for at være stiltiende godkendt.

Endvidere udtalt, at det er Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at bestemmelsen i normalforretningsordenens § 5 er udtryk for en almindelig retsgrundsætning, hvorefter beslutning om, hvorvidt en sag, der ifølge udkastet til dags-orden er anført til behandling på den lukkede del af kommunalbestyrelsens møde, skal overflyttes til behandling for åbne døre, skal træffes ved mødets begyndelse i forbindelse med godkendelse af dagsordenen.

En borgmester vil således ikke kunne udskyde beslutningen om, hvorvidt en sådan sag skal behandles for åbne døre, til efter afslutningen af den åbne del af kommunalbestyrelsens møde med den virkning, at en eventuel beslutning om at overflytte sagen til den åbne del af mødet ikke vil kunne effektueres på det pågældende møde, men at behandlingen af sagen må udskydes til (den åbne del af) det næstkommende kommunalbestyrelsesmøde.

(Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 6. september 2002 til et kommunalbestyrelsesmedlem, 1.k.kt. j.nr. 2002/1070/221-1)

N.

K.

Christoffersen

Strandlodden 12

3390 Hundested

I brev af 11. januar 2002 har De som tidligere medlem af Hundested Byråd klaget til Indenrigs- og Sundhedsministeriet over Tilsynsrådet for Frederiksborg Amts udtalelse af 7. december 2001 om lovligheden af Hundested Byråds beslutning af 25. juni 2001 om at behandle en sag vedrørende kommunens slamforbrændingsanlæg for lukkede døre.

De har endvidere klaget over sagsbehandlingstiden i tilsynsrådet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har nu afsluttet behandlingen af sagen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har fundet, at det på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke forud for Hundested Byråds møde den 25. juni 2001 kunne forventes, at der i forbindelse med byrådets behandling af den af Dem rejste sag vedrørende det omhandlede slamforbrændingsanlæg ville blive fremdraget oplysninger af fortrolig karakter.

Ministeriet har endvidere fundet, at beslutningen om, hvorvidt behandlingen af det af Dem rejste dagsordenspunkt skulle overflyttes fra den lukkede til den åbne del af byrådets møde den 25. juni 2001, skulle have været truffet ved mødets begyndelse i forbindelse med godkendelsen af udkastet til dagsorden for det pågældende møde.

Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for ministeriets opfattelse

Sagens baggrund

Det fremgår af sagen, at firmaet X A/S, der er et datterselskab af firmaet Y, har opført et slamforbrændingsanlæg for Hundested Kommune.

Slamforbrændingsanlægget var efter det oplyste ikke klar til levering på det aftalte leveringstidspunkt, ligesom der har været ydelses- og driftsvanskeligheder på anlægget.

På denne baggrund anmodede Hundested Kommune i foråret 2001 konsulentfirmaet Z om at foretage en gennemgang af anlægget med henblik på at udarbejde en rapport om ydelses- og driftsvanskelighederne på slamforbrændingsanlægget, der kunne danne grundlag for forhandlinger med X A/S om færdiggørelse af anlægget.

Den udarbejdede rapport indeholder oplysninger om driftsproblemerne på anlægget.

Der er desuden i rapporten redegjort for de problemer, der har været med at gennemføre de planlagte systemtest, som ifølge kontrakten mellem X A/S og Hundested Kommune skulle have dannet grundlag for en vurdering af, hvorvidt anlægget var klart til levering på det aftalte leveringstidspunkt den 15. marts 2000.

Endvidere er der foretaget en vurdering af, hvorvidt anlægget på tidspunktet for rapportens udarbejdelse kunne anses for at være klart til de pågældende systemtest.

Den 8. juni 2001 indkaldte formanden for Hundested Kommunes Miljø-, Plan- og Teknikudvalg udvalget til et ekstraordinært møde den 12. juni 2001 med henblik på en orientering om status for slamforbrændingsanlægget.

Den udarbejdede rapport var vedlagt indkaldelsen som bilag.

Udvalgsmedlemmerne blev i den forbindelse orienteret om, at den pågældende rapport måtte anses for fortrolig, indtil X A/S’s advokat havde kvitteret for modtagelsen af rapporten.

Ved brev af 12. juni 2001 fremsendte kommunens advokat rapporten til X A/S’s advokat.

Ved telefax af 14. juni 2001 til kommunens advokat kvitterede X A/S’s advokat for X A/S’s modtagelsen af rapporten.

Kommunens advokat orienterede samme dag Hundested Kommune herom.

I brev af 15. juni 2001 anmodede De borgmester Hans Schwennesen om at optage sagen om slamforbrændingsanlægget på førstkommende møde i byrådet.

De anførte i den forbindelse, at kommunens advokat havde videresendt den udarbejdede rapport om slamforbrændingsanlægget til X A/S’s advokat uden om Miljø-, Plan-, og Teknikudvalget.

Ved telefax af 22. juni 2001 til borgmester Hans Schwennesen fremsendte De forslag til ændring af dagsordenen for det kommende møde i Hundested Byråd den 25. juni 2001.

De foreslog, at behandlingen af sagen vedrørende slamforbrændingsanlægget blev flyttet fra den lukkede til den åbne del af byrådets møde.

De henviste i den forbindelse til, at den rapport, der var udarbejdet om slamforbrændingsanlægget, ikke kunne anses for fortrolig, idet den ikke var stemplet fortrolig, ligesom det i forbindelse med udleveringen til medlemmerne af Miljø-, Plan- og Teknikudvalget var oplyst, at rapporten måtte anses for fortrolig, indtil den var modtaget af X A/S’s advokat, samt at X A/S’s advokat ved brev af 14. juni 2001 havde kvitteret for modtagelsen af rapporten.

Følgende fremgår af protokoludskriften for Hundested Byråds møde den 25. juni 2001

”Lukket dagsorden

Baggrund

Z´s rapport om slamforbrændingsanlægget.

N.

K.

Christoffersen har den 15. juni 2001 til borgmester Hans Schwennesen fremsendt en skrivelse med følgende indhold

Vedr.

Slamforbrændingsanlægget.

Ovenstående emne bedes optaget på førstkommende byrådsmøde den 25/6-2001.

Borgmesteren har ladet Hundested Kommunes advokat videresende en for X A/S belastende rapport til Y´s koncernadvokat udenom Miljø-, Plan- og Teknikudvalget den 12/6-2001, trods det udvalget var indkaldt ekstraordinært samme dag.

Borgmesterens indstilling

Det indstilles til byrådet at tage til efterretning

at rapporten den 08.06.2001 er tilsendt Miljø-, Plan- og Teknikudvalgets medlemmer

at Miljø-, Plan- og Teknikudvalgets medlemmer på mødet den 12.06.2001 er orienteret om sagens gang.

Byrådets beslutning

Sag nr. 98 - 25062001

Byrådet drøftede, hvorvidt sagen skulle behandles på åbent møde.

N.K.

Christoffersen, Liste T og Elsebeth Wedel, C, stemmer for.

Elsebeth Wedel, C, kan ikke stemme for, at sagens behandles på lukket møde, da dagsordenspunktet drejer sig om sagsbehandling af sagen, og ikke om rapportens indhold.

N.

K.

Christoffersen, Liste T, protesterer mod at sagen behandles på lukket møde, da det er i strid med styrelsesloven.

Et flertal bestående af A, F og V stemmer imod at sagen behandles på åbent møde.

For så vidt angår borgmesterens indstilling tager et flertal bestående af A, F, C og V indstillingen til efterretning.

Elsebeth Wedel, C, kan stemme for indstillingen, men er forundret over at sagen skal på lukket møde.

N.

K.

Christoffersen, Liste T, stemte imod, og ønsker en topjurist på opgaven med ekspertise fra lignende sager.”

I brev af 29. juni 2001 klagede De til Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt, idet De anmodede tilsynsrådet om at vurdere, hvorvidt det var korrekt dels at behandle sagen på den lukkede del af byrådets møde den 25. juni 2001, dels at henvise afstemningen om Deres forslag om overflytning af sagen til den åbne del af byrådsmødet til behandling efter den åbne del af mødet.

De oplyste i den forbindelse, at De ved mødets begyndelse anmodede om, at byrådet flyttede sagen til den åbne del af byrådets møde, og at De foreslog, at mødet blev suspenderet i 10 minutter med henblik på, at byrådet på et lukket møde kunne tage stilling hertil.

De oplyste endvidere, at borgmesteren affærdigede Deres forslag, og at drøftelserne vedrørende dagsordenen først blev genoptaget efter det åbne møde, hvor en afstemning medførte, at sagen skulle behandles for lukkede døre.

I brev af 28. august 2001 til Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt fremkom Hundested Byråd med en udtalelse om sagen, hvoraf bl.a. følgende fremgår

”Årsagen til, at sagen blev behandlet på lukket møde var, at borgmesteren efter råd fra kommunens advokat tog beslutning herom, idet sagen endnu ikke var færdigforhandlet med X A/S, og sagens udfald kunne medføre betydelige udgifter for kommunen.

Der henvises i den forbindelse til § 10, stk. 1, 2. punktum, i den kommunale styrelseslov

Der vedlægges kopi af sag nr. 98 på byrådets møde den 25/6 2001.

Det fremgår heraf, at et flertal bestående af A, F, og V stemte imod, at sagen skulle behandles på åbent møde.

Som det fremgår af N.

K.

Christoffersens forannævnte brev besluttede borgmesteren ikke at sætte hans forslag om at suspendere mødet til afstemning, således at kommunalbestyrelsen på et lukket møde kunne stemme om, hvorvidt sagen skulle på lukket eller åbent møde.

Borgmesteren havde dermed bestemt ikke at imødekomme N.

K.

Christoffersens forslag.

Ingen af de øvrige byrådsmedlemmer fremsatte tilsvarende forslag.”

Af den med udtalelsen fremsendte udskrift af beslutningsprotokollen fremgår det, at Hundested Byråd på sit møde den 27. august 2001 behandlede byrådets udtalelse om sagen til tilsynsrådet.

Af udskriften fremgår bl.a. følgende

»Borgmesterens indstilling

Borgmesteren indstiller forslaget til byrådets besvarelse til godkendelse.

Byrådets beslutning

Et flertal bestående af A, V og F godkender som indstillet af borgmesteren.

Elsebeth Wedel, C, stemmer imod.

N.

K.

Christoffersen stemmer ikke.

Elsebeth Wedel, C, ønsker tilføjet at svarskrivelsen er mangelfuld, samt 1. rapporten var ikke fortroligstemplet, 2. rapporten har været tilsendt X A/S, 3. rapporten havde været behandlet i pressen.«

Af udtalelsen af 7. december 2001 fra Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt fremgår bl.a. følgende

»Det fremgår af byrådets svar, at årsagen til, at sagen var sat på dagsordenen for det lukkede møde var, at sagen endnu ikke var færdigforhandlet med X A/S.

Det fremgår endvidere, at et byrådsflertal stemte imod Deres forslag om flytning af sagen til behandling på åbent møde.

Beslutningen blev truffet i henhold til § 10, stk. 1, 2. punktum i den kommunale styrelseslov, hvis ordlyd er gengivet i Byrådets svar.

I svaret gengives tillige fortolkningsbidrag fra den kommenterede styrelseslov og fra forvaltningsloven, hvortil Tilsynsrådet kan henvise.

De lægger vægt på, at forslaget ikke omhandlede en stillingtagen til, hvad Byrådet skal beslutte på grundlag af den omhandlede rapport, men drejer sig om sagsbehandlingen af sagen.

Tilsynsrådet finder ikke grundlag for at anse det for at være i strid med styrelseslovens § 10, stk. 1, 2. punktum, at sagen blev behandlet på lukket møde.

Tilsynsrådet lægger herved vægt på, at der i den foreliggende sag efter Tilsynsrådets vurdering synes at være en så tæt sammenhæng mellem det formelle spørgsmål, De har rejst, og sagens realitet, at det måtte forventes, at en behandling af forslaget kom til at indebære, at der fremkom oplysninger om forhold, som det af hensyn til Kommunens forretningsmæssige forhold var nødvendigt at hemmeligholde i en situation, hvor forhandlingerne med X A/S var uafsluttede.

Med hensyn til det tidspunkt, som beslutningen blev taget på, fremgår det, at De fik ordet til borgmesterens dagsordensforslag og herunder foreslog, at mødet blev suspenderet i 10 minutter, for at kommunalbestyrelsen på lukket møde kunne bestemme, om sagen skulle på lukket eller åbent møde.

…

Efter § 5, stk. 1, i normalforretningsordenen foretages sagerne i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer.

Han kan hermed fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge, medmindre 3 medlemmer fordrer afstemning om rækkefølgen.

Efter stk. 2, kan ethvert medlem ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre eller omvendt.

Kommunalbestyrelsens møde indledes med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen, herunder sagernes behandling for åbne eller lukkede døre.

Såfremt et medlem fremsætter forslag om, at et forslag overføres til den åbne dagsorden, bør kommunalbestyrelsen tage stilling hertil, medmindre borgmesteren bestemmer, at dette spørgsmål først behandles senere.

Af ordensmæssige hensyn bør dette tilkendegives udtrykkeligt og ikke stiltiende, som det skete i det foreliggende tilfælde.«

I klagen af 11. januar 2002 til Indenrigs- og Sundhedsministeriet har De anmodet om ministeriets udtalelse om, hvorvidt den omhandlede sag lovligt har kunnet behandles på foreløbigt 2 lukkede møder over mere end 4 måneder.

De har i den forbindelse vedlagt materiale vedrørende et byrådsmøde den 29. oktober 2001, hvoraf det fremgår, at en sag om levering af det omhandlede slamforbrændingsanlæg blev behandlet for lukkede døre.

I brev af 17. januar 2002 orienterede Indenrigs- og Sundhedsministeriet Dem om, at ministeriet samme dag havde anmodet Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt om en udtalelse om sagen.

Ved brev af 29. januar 2002 til Indenrigs- og Sundhedsministeriet meddelte tilsynsrådet, at tilsynsrådet kan henholde sig til sin udtalelse af 7. december 2001.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse

1.

Det tilsyn, som Indenrigs- og Sundhedsministeriet udøver over for tilsynsrådene, er et retligt tilsyn.

Det betyder, at tilsynet kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt der er sket en tilsidesættelse af lovgivningen, herunder offentligretlige grundsætninger, jf. § 61 i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 629 af 29. juni 2001).

Indenrigs- og Sundhedsministeriet kan ikke tage stilling til, om tilsynsrådenes sagsbehandling er rimelig eller hensigtsmæssig, eller til spørgsmål vedrørende skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen.

Spørgsmål om god forvaltningsskik, herunder om sagsbehandlingstid, er ikke omfattet af det tilsyn, ministeriet fører med tilsynsrådene.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet kan derfor ikke tage stilling til Deres klage vedrørende sagsbehandlingstiden i Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet tilsyn omfatter endvidere ikke internt fastsatte regler om kommunalbestyrelsens styrelsesforhold.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet påser således ikke byrådets overholdelse af forretningsordenen for Hundested Byråd, sålænge der ikke sker en overtrædelse af den kommunale styrelseslov eller kommunalretlige grundsætninger.

Der kan henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 216.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har under henvisning til tilsynsrådets udtalelse alene fundet anledning til at tage stilling til spørgsmålet om Hundested Byråds behandling af den omhandlede sag på mødet den 25. juni 2001.

Ministeriet har således ikke taget stilling til byrådets behandling af sagen om levering af det omhandlede slamforbrændingsanlæg på mødet den 29. oktober 2001, idet tilsynsrådet ikke ses at have udtalt sig herom.

Ministeriet har endvidere ikke taget stilling til den del af tilsynsrådets udtalelse af 7. december 2001, som ikke er omfattet af Deres klage.

2.

Reglen om offentlighed ved kommunalbestyrelsens møder er fastsat i § 10 i den kommunale styrelseslov.

Bestemmelsens stk. 1 har følgende ordlyd

»Kommunalbestyrelsens møder er offentlige.

Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed.

Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller formanden.«

Hensynet bag styrelseslovens § 10, stk. 1, er blandt andet at sikre den demokratiske kontrol med kommunalbestyrelsens beslutninger.

Det er en væsentlig forudsætning for at føre denne demokratiske kontrol, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret, ligesom offentlighed i forvaltningen og mødeoffentlighed kan bidrage til at undgå mistillid til forvaltningen og forhindre, at der opstår og udbredes urigtige forestillinger om forvaltningens virksomhed.

Det fremgår af forarbejderne til bestemmelsen, at adgangen til at behandle sager for lukkede døre har undtagelsens karakter.

En sag kan ikke behandles for lukkede døre, alene fordi kommunalbestyrelsen anser det for hensigtsmæssigt, ligesom hensynet til at opnå en fri og åben debat i kommunalbestyrelsen ikke kan begrunde dørlukning.

Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.

En formodning om, at der eventuelt vil kunne fremkomme oplysninger af fortrolig karakter under en eventuel debat i forbindelse med behandlingen af et punkt på dagsordenen, vil ikke i sig selv kunne begrunde dørlukning.

Hvis det under behandlingen af et dagsordenspunkt viser sig påkrævet at inddrage forhold, der nødvendiggør behandling for lukkede døre, vil kommunalbestyrelsen kunne fortsætte sagens behandling for lukkede døre.

Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 38.

Efter forvaltningslovens § 27, stk. 1, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, har den, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

I bestemmelsen er der foretaget en opregning af hensyn, der efter en konkret vurdering kan føre til, at en oplysning er fortrolig og dermed undergivet tavshedspligt.

Det beror på den enkelte oplysnings beskaffenhed, om oplysningen er fortrolig.

Forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 5 – 7, har følgende ordlyd

»Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov § 152 og §§ 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til

(…)

5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed

6) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller

7) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold.«

Bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 5, har navnlig til formål at sikre fortrolighed omkring det offentliges forretningsvirksomhed, således at det offentlige på lige fod med private kan hemmeligholde særlige fremstillings- eller forretningsmetoder og i øvrigt beskytte den viden, det offentlige er i besiddelse af på det pågældende område.

Bestemmelsen omfatter endvidere oplysninger om indgåelse af enkeltstående kontrakter om køb og salg af fast ejendom og løsøre samt sager om optagelse af lån m.v.

Det gælder dog kun, mens forhandlingerne foregår, og der således er et hensyn at tage til myndighedens forhandlingsposition.

Efter at aftalen er indgået, vil der derimod ikke i almindelighed være hensyn, der kan begrunde tavshedspligt, medmindre det kan skade en fremtidig forhandlingsposition.

Oplysningerne vil da som regel også være undergivet aktindsigt.

For så vidt angår bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 6, skal det bemærkes, at det afgørende for, om en oplysning må anses for fortrolig efter denne bestemmelse, må være en vurdering af, om oplysningen er af en sådan karakter, at den efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.

Bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 7, har navnlig til formål at sikre, at oplysninger om virksomhedens drifts- eller forretningsforhold kan hemmeligholdes, når væsentlige hensyn til den pågældende økonomiske interesser tilsiger, at oplysningerne ikke videregives til vedkommende.

Hemmeligholdelse forudsætter imidlertid, at der efter en konkret bedømmelse må antages at være nærliggende risiko for, at der påføres den, oplysningerne vedrører, et økonomisk tab.

Der henvises til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 1999, side 496 ff.

Det er på baggrund af de foreliggende oplysninger Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at det ikke forud for byrådets møde den 25. juni 2001 kunne forventes, at der i forbindelse med byrådets behandling af den af Dem rejste sag om det omhandlede slamforbrændingsanlæg ville blive fremdraget oplysninger af fortrolig karakter.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har herved lagt vægt på, at den af Dem rejste sag efter det oplyste alene vedrørte det formelle spørgsmål om videresendelse af den udarbejde rapport til firmaet Y, og at borgmesterens indstilling ifølge protokoludskriften for mødet den 25. juni 2001 tilsvarende alene vedrørte formelle forhold vedrørende den udarbejdede rapport.

Det kunne således efter de for Indenrigs- og Sundhedsministeriet foreliggende oplysninger ikke forud for byrådsmødet den 25. juni 2001 forventes, at der i forbindelse med sagens behandling ville fremkomme oplysninger om eksempelvis kommunens eller andre privates økonomiske forhold eller forretningsforhold, der ville være omfattet af forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 5-7.

Det kan tilføjes, at såfremt det under Hundested Byråds behandling af sagen på mødet den 25. juni 2001 havde vist sig påkrævet at inddrage forhold, der ville nødvendiggøre behandling for lukkede døre, kunne byrådet på det tidspunkt have besluttet at fortsætte behandlingen for lukkede døre.

3.

§ 5 i normalforretningsordenen har følgende ordlyd

Ȥ 5, stk. 1.

Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.

Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom.

Stk. 2.

Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.«

Den af borgmesteren udsendte dagsorden er alene et udkast til dagsorden.

Det er kommunalbestyrelsen, der fastsætter den endelige dagsorden.

Kommunalbestyrelsens møde indledes derfor med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen.

Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 295 og side 304.

Indsigelser mod behandlingen af en sag, der er optaget på udkastet til dagsordenen, skal fremsættes ved mødets begyndelse.

Hvis intet medlem protesterer imod dagsordensudkastet, anses det for at være stiltiende godkendt.

Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 304.

Det er Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at bestemmelsen i normalforretningsordenens § 5 er udtryk for en almindelig retsgrundsætning, hvorefter beslutning om, hvorvidt en sag, der ifølge udkastet til dagsorden er anført til behandling på den lukkede del af kommunalbestyrelsens møde skal overflyttes til behandling for åbne døre, skal træffes ved mødets begyndelse i forbindelse med godkendelse af dagsordenen.

Der henvises til Erik Harder, Dansk Kommunalforvaltning,1988, side 57.

Borgmesteren vil således ikke kunne udskyde beslutningen om, hvorvidt en sådan sag skal behandles for åbne døre, til efter afslutningen af den åbne del af byrådets møde med den virkning, at en eventuel beslutning om at overflytte sagen til den åbne del af mødet ikke vil kunne effektueres på det pågældende møde, men at behandlingen af sagen må udskydes til (den åbne del af) det næstkommende kommunalbestyrelsesmøde.

Det er på denne baggrund Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at beslutningen om, hvorvidt behandlingen af det af Dem rejste dagsordenspunkt skulle overflyttes fra den lukkede til den åbne del af byrådets møde den 25. juni 2001, skulle have været truffet ved mødets begyndelse i forbindelse med godkendelsen af udkastet til dagsorden for det pågældende møde.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i dag orienteret Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt og Hundested Byråd om ministeriets opfattelse af sagen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet foretager herefter ikke videre i sagen.

Med venlig hilsen

Louise Filt Beyer