Udtalelse afgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet om hvorvidt en borgmesters stillingtagen til offentliggørelse af materiale deponeret af en borger indebærer, at materialet bliver omfattet af offentlighedsloven

Udtalelse afgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet om hvorvidt en borgmesters stillingtagen til offentliggørelse af materiale deponeret af en borger indebærer, at materialet bliver omfattet af offentlighedsloven

Lone Hindø

Enghave

Tåstrupvej 100

Tåstrup

8462 Harlev

Ved breve af 6. marts 2001 med bilag, af 21. marts 2001 samt af 28. marts, 16. maj og 19. maj 2001 med bilag klagede De til Folketingets Ombudsmand over borgmesteren i Ringkøbing Kommunes afslag på Deres anmodning om aktindsigt i afdøde skoleinspektør Johs. Ivar Bøgners manuskript med tilhørende materiale og i to nærmere angivne notater udfærdiget af lokalhistorikeren Per Hauge Mortensen om manuskriptets indhold. Endvidere klagede De over Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amts udtalelse af 13. februar 2001, hvorefter borgmesteren i Ringkøbing Kommunes beføjelser til at disponere over de nævnte dokumenter ikke blev varetaget som led i borgmesterens offentligretlige myndighedsudøvelse, og hvorefter De således ikke havde ret til aktindsigt i de nævnte dokumenter efter offentlighedsloven.

Folketingets Ombudsmand sendte ved brev af 21. juni 2001 Deres klage til Indenrigsministeriet (nu Indenrigs- og Sundhedsministeriet) med henblik på, at Indenrigsministeriet kunne få lejlighed til at tage stilling til Deres klage. Folketingets Ombudsmand anmodede i den forbindelse Indenrigsministeriet om at underrette sig om resultatet af ministeriets overvejelser i sagen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at de nævnte dokumenter har været undergivet administrativ sagsbehandling i Ringkøbing Kommune som led i kommunens virksomhed som offentlig myndighed og derfor er omfattet af offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 429 af 31. maj 2000).

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har på denne baggrund i dag anmodet Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt om at genoptage sagens behandling med henblik på, at tilsynsrådet kan tage stilling til, om borgmesteren i Ringkøbing Kommunes afslag på Deres anmodning om aktindsigt i Johs. Ivar Bøgners manuskript med tilhørende materiale og Per Hauge Mortensens notater om manuskriptets indhold er i overensstemmelse med offentlighedsloven.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal beklage den sene besvarelse af Deres klage.

Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse.

Sagens baggrund

Det fremgår af sagens akter, at skoleinspektør Johs. Ivar Bøgner den 29. november 1963 deponerede et manuskript bestående af 23 hæfter om Ringkøbing bys historie under besættelsen, et brev dateret den 9. april 1950 stilet til borgmesteren og skoleinspektøren i Ringkøbing, en kortrulle bestående af tre kort over Ringkøbing og diverse plakater m.v. vedrørende besættelsestiden i Landsarkivet for Nørrejylland. I forbindelse med deponeringen blev der indgået en skriftlig aftale mellem Johs. Ivar Bøgner og landsarkivet om vilkårene for deponeringen. Aftalen havde bl.a. følgende ordlyd

"Manuskriptet og skrivelse til borgmester og skoleinspektør i Ringkøbing er den 29. november 1963 i overværelse af skoleinspektør Johs. Ivar Bøgner og landsarkivar Jens Holmgaard indpakket og forsynet med Landsarkivets segl.

Den 1. april år 2000 oversendes den forseglede pakke med den tilhørende uforseglede kortrulle til borgmesteren i Ringkøbing, som ifølge den nævnte vedlagte skrivelse foranstalter taget stilling til materialets eventuelle publikation. Finder publikationen ikke sted, overdrages materialet definitivt til Landsarkivet for Nørrejylland, ligesom manuskriptet efter en evt. publikation afgives hertil."

Ved brev af 28. december 1999 rettede Landsarkivet for Nørrejylland henvendelse til Ringkøbing Kommune. Brevet, der var stilet til Ringkøbing Kommune, att.: borgmesterkontoret, havde følgende indhold

"Hermed fremsendes kopi af aftale fra 1963, hvorefter landsarkivet 1. april 2000 skal fremsende pakke med manuskript m.m. til Borgmesteren. Det vil landsarkivet naturligvis gøre, men skal dog forespørge, om Borgmesteren/kommunen har særlige ønsker i den forbindelse."

Ved brev af 3. januar 2000 besvarede Ringkøbing Kommune landsarkivets henvendelse. Brevet, der var affattet på børne- og kulturforvaltningen i Ringkøbing Kommunes brevpapir, var underskrevet af såvel borgmesteren som chefen for børne- og kulturforvaltningen. Brevet havde bl.a følgende indhold

"....

I den forbindelse skal det hermed meddeles, at der ikke fra Ringkøbing kommunes side er særlige ønsker i sagen.

Ringkøbing kommune forventer således at modtage materialet i henhold til aftalen."

I slutningen af marts 2000 sendte Landsarkivet for Nørrejylland det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale til borgmesteren i Ringkøbing i henhold til den indgåede aftale.

Det fremgår af sagen, at materialet herefter blev forelagt lokalhistoriker Per Hauge Mortensen, der i den forbindelse udfærdigede notater om manuskriptets indhold,.

Ved brev af 21. juli 2000 rettede Ringkøbing Kommune henvendelse til Johs. Ivars Bøgners efterkommer, Henrik Bøgner. Brevet, der var affattet på børne- og kulturforvaltningen i Ringkøbing Kommunes brevpapir og underskrevet af chefen for børne- og kulturforvaltningen, havde følgende indhold

"I henhold til aftale fra 1963 oversendes pr. 1. april 2000 skoleinspektør Johs. Ivar Bøgners manuskript.....til borgmesteren i Ringkøbing, som ifølge en vedlagt skrivelse tager stilling til materialets eventuelle publikation.

Det oversendte materiale er nu i borgmesterens varetægt. Borgmesteren har imidlertid fundet det rigtigst at drøfte en evt. publikation med I.I. Bøgners efterkommere.

I henhold til telefonsamtale af d.d. skal jeg hermed anmode om, at du, som I.I. Bøgners eneste efterkommer, skriftligt meddeler Ringkøbing kommune, hvorvidt du vil gøre krav på ovennævnte materiale eller i givet fald vil deltage i en evt. publikation af samme.

På baggrund af din udtalelse vil borgmesteren i Ringkøbing kommune tage stilling til sagens videre forløb."

Ved brev af 24. juli 2000, der var stilet til Ringkøbing Kommune, att.: chefen for børne- og kulturforvaltningen, meddelte Henrik Bøgner bl.a., at han var bekendt og indforstået med, at Ringkøbing Kommunes borgmester tog stilling til den eventuelle publikation af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale.

Ved breve af 14. august 2000 til bl.a. Henrik Bøgner meddelte borgmesteren i Ringkøbing Kommune, at han havde truffet beslutning om, at det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale skulle tilbagesendes til landsarkivet med ønske om, at det blev opbevaret i endnu 20 år, hvorefter det skulle overdrages til borgmesteren i Ringkøbing Kommune med henblik på fornyet stillingtagen til materialets eventuelle publicering.

Ved brev af 11. oktober 2000 underrettede borgmesteren i Ringkøbing Kommune Landsarkivet for Nørrejylland om sin beslutning. Borgmesteren vedlagde samtidig det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale samt diverse bilag, som var blevet udarbejdet i forbindelse med borgmesterens vurdering af manuskriptets indhold og anmodede landsarkivet om at opbevare det medsendte materiale i endnu 20 år.

De ovennævnte breve fra borgmesteren i Ringkøbing Kommune var affattet på borgmesterkontoret i Ringkøbing Kommunes brevpapir og paraferet af chefen for børne- og kulturforvaltningen.

Ved brev af 19. januar 2001 skrev De til borgmesteren i Ringkøbing Kommune og anmodede om aktindsigt i al korrespondance mellem Ringkøbing Kommune og andre instanser samt enkeltpersoner vedrørende det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale.

I brev af 25. januar 2001 afslog borgmesteren i Ringkøbing Kommune Deres anmodning om aktindsigt i det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale. I dette brev, som er affattet på borgmesterkontoret i Ringkøbing Kommunes brevpapir, er bl.a. anført følgende

"Vedlagt fremsendes kopi af de akter, der kan gives aktindsigt i.

Der kan ikke gives aktindsigt i selve manuskriptet og i de af Per Hauge Mortensens papirer der indeholder oplysninger om manuskriptets indhold, nemlig

"Oversigt over mulige problematiske navne"

"Manuskriptets indhold og diverse om indholdet"

For så vidt angår Bøgners skrivelse til borgmesteren og skoleinspektøren i Ringkøbing dateret 9. april 1950 betragtes det som en integreret del af manuskriptet, som nu befinder sig i landsarkivet.

På baggrund af Per Hauge Mortensens bemærkninger og min egen læsning i manuskriptet har jeg vurderet, at det ikke bør offentliggøres nu, og at der bør foretages en ny vurdering om 20 år."

I brev af 30. januar 2001 til borgmesteren i Ringkøbing Kommune anførte De bl.a. følgende

"I henhold til offentlighedsloven anmoder jeg om at få tilsendt

a) Hr. Per Hauge Mortensens notater, som er fremsendt til Ringkøbing Kommune: "Oversigt over mulige problematiske navne" samt Manuskriptets indhold og diverse om indholdet". Såfremt De fortsat ikke ønsker at udlevere disse to akter ønsker jeg, inden jeg går videre med sagen, skriftlig begrundelse i henhold til offentlighedsloven.

b) Deres afslag på min anmodning om aktindsigt i selve Bøgner-arkivet bedes skriftligt begrundet over for mig i henhold til offentlighedsloven.

.........."

Ved brev af 1. februar 2001 besvarede borgmesteren i Ringkøbing Kommune Deres henvendelse. Brevet var paraferet af kommunaldirektøren. I brevet, som var skrevet på borgmesterkontoret i Ringkøbing Kommunes brevpapir, var bl.a. anført følgende

"De har i brev af 30. januar 2001 anmodet om aktindsigt i selve Bøgner-arkivet og om begrundelse for evt. nægtelse af aktindsigt.

Da sagen drejer sig om offentliggørelse af Bøgners skrifter, og afgørelsen går på, at de ikke skal offentliggøres, vil aktindsigt i skrifterne stride mod selve afgørelsens materielle indhold og gøre denne illusorisk. Det samme gælder for delvis aktindsigt, som ydermere kan indebære en information, som er vildledende og egnet til fejlslutninger.

Afslaget gives i h.t. Offentlighedslovens § 12, nr. 1) "oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold", og § 13, nr. 6) "hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet."

Den samme begrundelse gælder for Per Hauge Mortensens notater "Oversigt over mulige problematiske navne" samt "Manuskriptets indhold og diverse om indholdet", da disse notater gengiver eller giver oplysninger om det indhold, der - jf. ovennævnte - ikke skal offentliggøres i h.t. borgmesterens afgørelse.

........"

Ved brev af 4. februar 2001 klagede De til Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt over borgmesteren i Ringkøbing Kommunes afslag på Deres anmodning om aktindsigt.

Ved brev af 13. februar 2001 besvarede Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt Deres klage. Tilsynsrådet anførte bl.a. følgende

"I skrivelse af 4. februar 2001 har De klaget til tilsynsrådet over, at borgmester Hans Østergård, Ringkøbing Kommune, har afslået at give Dem aktindsigt i "Bøgner-Arkivet" og 2 notater udfærdiget af Per Hauge Mortensen - "Manuskriptets indhold og diverse om indholdet" og "Oversigt over mulige problematiske navne".

Det er oplyst, at J. I. Bøgner har overladt det til den siddende borgmester i Ringkøbing Kommune at afgøre, hvorvidt arkivet skal offentliggøres.

I anledning af Deres henvendelse kan formanden for tilsynsrådet udtale følgende

Efter offentlighedslovens §1, stk. 1, gælder loven for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jfr. dog lovens §§ 2 og 3.

Loven gælder for alle forvaltningsmyndigheder, der henhører under den statslige eller kommunale forvaltning og omfatter såvel retlig som faktisk forvaltningsvirksomhed.

I henhold til offentlighedslovens § 4, stk. 1, er retten til aktindsigt begrænset til at angå dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

Da borgmester Hans Østergårds beføjelser til at disponere over "Bøgner-arkivet" m.v. - herunder borgmesterens stillingtagen til ansøgninger om aktindsigt - ikke beror på styrelsesloven eller anden lovgivning, men alene hviler på den aftale J. I. Bøgner har indgået med den daværende borgmester i Ringkøbing Kommune, varetages beføjelserne ikke som led i borgmesterens offentligretlige myndighedsudøvelse.

"Bøgner-Arkivet" mv. er derfor ikke omfattet af offentlighedsloven.

De har således ikke ret til aktindsigt i "Bøgner-Arkivet" m.v. efter offentlighedsloven."

Den 8. februar 2001 orienterede borgmesteren i Ringkøbing Kommune kommunens økonomiudvalg om sagsbehandlingen vedrørende det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale.

Ved breve af 6. marts 2001 med bilag, af 21. marts 2001 samt af 28. marts, 16. maj og 19. maj 2001 med bilag klagede De til Folketingets Ombudsmand. De anførte i Deres brev bl.a., at tilsynsrådets begrundelse for afvisningen af Deres klage enten må bero på en fejl eller på tilsynsrådets ukendskab til alle sagens aspekter. De anførte således, at borgmester Hans Østergård ikke har afgjort sagen om offentliggørelse af arkivet som privatperson, men at borgmesteren har behandlet dokumenterne på helt normal forvaltningsmæssig vis. De anførte endvidere, at det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale er oprettet som en sag i kommunen, og at dokumenterne har været genstand for administrativ sagsbehandling hos forskellige medarbejdere i den kommunale forvaltning, samt at dokumenterne har været politisk behandlet.

De anførte endvidere i Deres brev af 6. marts 2001 til Folketingets Ombudsmand, at De fandt det uacceptabelt, at tilsynsrådet ikke havde informeret Dem om, hvortil klage over tilsynsrådets udtalelse i sagen kunne rettes.

Ved brev af 21. og 28. marts 2001 meddelte De Folketingets Ombudsmand, at lokalhistoriker Per Hauge Mortensen var aflønnet af Ringkøbing Kommune, hvilket efter Deres opfattelse var udtryk for, at der havde været foretaget en egentlig sagsbehandling.

Ved breve af 16. og 19. maj 2001 fremsendte De en række artikler fra Ringkøbing Amts Dagblad vedrørende det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale til Folketingets Ombudsmand til orientering.

Folketingets Ombudsmand oversendte ved brev af 21. juni 2001 kopier af Deres breve samt bilag til Indenrigsministeriets videre foranstaltning som øverste kommunale tilsynsmyndighed.

Ved brev af 6. juli 2001 anmodede Indenrigsministeriet Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt om en udtalelse om, i hvilket omfang tilsynsrådet ved sin vurdering af, om offentlighedsloven finder anvendelse i forhold til sagens dokumenter, havde tillagt det betydning, at sagen havde været undergivet behandling på et lukket møde i Ringkøbing Kommunes økonomiudvalg, og at medarbejdere i Ringkøbing Kommunes forvaltning havde været inddraget i behandlingen af sagen. Indenrigsministeriet anmodede endvidere tilsynsrådet om en udtalelse om tilsynsrådets overvejelser i tilfælde af, at lokalhistoriker Per Hauge Mortensen var blevet aflønnet af Ringkøbing Kommune. Indenrigsministeriet anmodede endelig tilsynsrådet om en udtalelse om, i hvilket omfang tilsynsrådet havde tillagt det betydning ved sin vurdering af sagen, at borgmesteren ved sin korrespondance i sagen havde benyttet borgmesterkontorets brevpapir.

Ved brev af 28. august 2001 afgav Ringkøbing Kommune udtalelse til Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt i sagen. Ringkøbing Kommune anførte bl.a. følgende

"Ved Bøgner-sagens begyndelse blev den betragtet som en borgmestersag, dvs. en sag, hvor borgmesteren som embede anmodes om at udføre en opgave som f.eks. administration af et legat, åbning af en udstilling eller virke som dommer i en stilekonkurrence.

I den udstrækning, sådanne opgaver kræver en eller anden form for behandling, som ligger udover, hvad borgmesteren normalt personligt udfører, foretages behandlingen af den kommunale administration, typisk Borgmesterkontoret.

I Bøgner-sagen har det administrative arbejde været udført af Børne- og Kulturforvaltningen, dels p.g.a. sagens art, dels fordi Bøgners bestemmelse inddrager skoledirektøren i håndteringen af skrifterne.

Desuden har den lokale historiker Per Hauge Mortensen bistået borgmesteren med gennemlæsning og en faglig vurdering af skrifternes indhold, bl.a. af hensyn til personfølsomme oplysninger.

På baggrund af denne sædvanlige behandling i det kommunale system har vi fundet det naturligt at lade sagen være omfattet af Offentlighedsloven og har derfor behandlet den første begæring om aktindsigt efter Offentlighedsloven.

Efter Tilsynsrådets afgørelse i klagesagen, hvorefter sagen nok anses for en kommunal sag, men dog ikke en sag, der omfattet af Offentlighedsloven og Forvaltningsloven, har borgmesteren fundet det mest korrekt at anse Tilsynsrådets afgørelse som udtryk for gældende ret og har derfor afslået en senere begæring om aktindsigt med henvisning til, at Offentlighedsloven i h.t. Tilsynsrådets afgørelse ikke gælder her.

Tilsynsrådet ønsker Byrådets vurdering af følgende forhold

- om betydningen af, at sagen har været behandlet af kommunens Økonomiudvalg.

Sagen har ikke været undergivet behandling i kommunens Økonomiudvalg. Økonomiudvalgets dagsorden har et fast punkt, der hedder orientering. Her orienterer Økonomiudvalgets medlemmer hinanden, og især orienterer borgmesteren udvalget om begivenheder, som berører kommunen, eller som kommunen er involveret i på borgmesterniveau, uden at det er sager, som Økonomiudvalget skal tage sig af.

På baggrund af avisskriverier om Bøgner-sagen, herunder aktindsigtsforespørgslerne, orienterede borgmesteren på Økonomiudvalgets møde den 8. februar om, hvorledes sagen har været behandlet.

- om betydningen af, at kommunale medarbejdere har været inddraget i sagsbehandlingen.

Da sagen har været betragtet som en kommunal sag, har administrationen bistået borgmesteren på vanlig vis.

- om betydningen af, at borgmesteren ved sin korrespondance i sagen har benyttet Borgmesterkontorets brevpapir.

Da sagen betragtes som en kommunal sag, er det ganske naturligt, at Borgmesterkontorets brevpapir har været anvendt.

- om de juridiske konsekvenser af, at Per Hauge Mortensen er honoreret af Ringkøbing kommune for udarbejdelse af notaterne.

Per Hauge Mortensen, som ikke er kommunalt ansat, er hyret som historiefaglig rådgiver i denne sag og har fået udbetalt et honorar for sin rådgivning.

Alle disse forhold er ganske naturlige konsekvenser af, at sagen betragtes som en kommunal sag af ganske samme art som f.eks. administration af legater.

Vi har opfattet sagen som en kommunal sag, fordi Bøgner ikke har bedt en bestemt navngiven privat person, men netop et embede, borgmesterinstitutionen, om at foretage en følsom afvejning og træffe en vanskelig beslutning. Borgmesterembedet med dets traditionelle seriøsitet, objektivitet, behandlingssikkerhed og offentlighed skulle netop være garanten for en velovervejet og velafvejet beslutning. Derfor er det ikke borgmesteren som privat person, men borgmesteren som offentlig person, der overvejer og beslutter, og derfor er det helt naturligt at anvende det sædvanlige apparat omkring Borgmesterkontoret til forberedelse og udførelse af borgmesterens beslutning med de deraf følgende sædvanlige forvaltningsretlige konsekvenser."

Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt afgav ved brev af 29. oktober 2001 udtalelse i sagen. Tilsynsrådet anførte bl.a. følgende

"Tilsynsrådet har behandlet sagen på sit møde den 26. oktober 2001 og vedtaget at udtale følgende

Tilsynsrådet kan henholde sig til formandens afgørelse af 13. februar 2001.

Tilsynsrådet anser ikke borgmester Hans Østergårds beføjelser til at disponere over "Bøgner-Arkivet" for at være et led i borgmesterens offentligretlige myndighedsudøvelse.

I henhold til sædvane varetager borgmestre/kommuner en række opgaver, der ikke er lovreguleret, f.eks. administration af legater. De afgørelser borgmestre træffer i forbindelse med løsningen af sådanne opgaver, for eksempel om uddeling af legatportioner, er således ikke baseret på kompetencen til at forvalte kommunale anliggender, og sagerne er derfor ikke omfattet af offentlighedsloven.

Tilsynsrådet er endvidere af den opfattelse, at de opgaver, der er tillagt borgmesteren vedrørende "Bøgner-Arkivet", kan sidestilles med administration af legater.

Tilsynsrådet finder, at det er lovligt og naturligt, at borgmesteren benytter det officielle brevpapir, når sådanne opgaver varetages, og at kommunalt ansatte i nødvendigt/fornødent omfang bistår herved, da det er som indehaver af borgmesterembedet og ikke som privatperson, at den siddende borgmester løser sådanne opgaver.

Da det må antages at have været nødvendigt for, at borgmester Hans Østergård kunne have et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag til at kunne træffe afgørelse om arkivets offentliggørelse, at der blev foretaget en sagkyndig vurdering af arkivets indhold m.v., finder tilsynsrådet, at det er lovligt, at Ringkøbing Kommune har afholdt udgiften til den sagkyndige udtalelse.

Tilsynsrådet finder endvidere ikke, at brugen af borgmesterkontorets brevpapir, bistanden fra kommunens personale og betalingen af den sagkyndige udtalelse indebærer, at borgmesteren kan siges at have forvaltet kommunale anliggender.

Endelig er tilsynsrådet af den opfattelse, at borgmester Hans Østergårds mundtlige orientering til økonomiudvalget ikke kan medføre, at "Bøgner-Arkivet m.v. er omfattet af offentlighedsloven.

I øvrigt henvises til tilsynsrådets redegørelse i sagen vedrørende Marlene Eydes klage over afslaget på aktindsigt i "Bøgner-Arkivet"."

Af tilsynsrådets redegørelse af 12. marts 2001 i sagen vedrørende Marlene Eydes klage over afslaget på aktindsigt i det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale, som der henvises til i tilsynsrådets brev af 29. oktober 2001 til Indenrigsministeriet, fremgår bl.a. følgende

"Det er tilsynsrådets opfattelse, at skrifterne - kaldet "Bøgner-Arkivet" - ikke er omfattet af offentlighedsloven.

Der er flere grunde til denne opfattelse

1) Borgmesterens virksomhed er ganske vist som hovedregel omfattet af offentlighedsloven.

Dette skyldes, at borgmesteren træffer afgørelse på kommunalbestyrelsens vegne (jfr. den kommunale styrelseslovs §31, stk 1) og har den øverste daglige ledelse af den kommunale forvaltning (lovens §31, stk. 2).

Borgmesteren er således en offentlig myndighed i offentlighedslovens forstand.

Det er imidlertid en forudsætning for at anvende offentlighedslovens bestemmelser på borgmesterens virksomhed, at der er tale om udførelse af kommunale anliggender.

Som det imidlertid fremgår af kommentaren til offentlighedslovens §1 (John Vogter: Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave, side 68) falder eksempelvis legater, som efter legatstifterens bestemmelse bestyres af en kommune, uden for offentlighedsloven.

Analogt hermed beror borgmesterens adgang til at træffe bestemmelse over "Bøgner-Arkivet" på en nu afdød privatpersons bestemmelse. Arkivet falder allerede af denne grund uden for offentlighedsloven.

2) Efter offentlighedslovens § 4, stk. 1 er det endvidere en betingelse for aktindsigt, at der er tale omdokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed .

"Bøgner-Arkivet" er imidlertid udelukkende kommet i borgmesterens besiddelse for at give ham mulighed for at opfylde den afdøde privatpersons ønske om, at han skulle foretage en vurdering af hensigtsmæssigheden af en offentliggørelse.

Arkivet er således ikke kommet i borgmesterens besiddelse i forbindelse med hans varetagelse af de lovbestemte borgmesterfunktioner og er derfor også af denne grund uden for offentlighedslovens rækkevidde."

Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse

1. Det tilsyn, som de for hvert amt nedsatte tilsynsråd udøver over for kommunerne, er et retligt tilsyn. Tilsynet omfatter kun spørgsmålet om, hvorvidt der er sket en tilsidesættelse af lovgivningen, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, jf. § 61 i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 629 af 29. juni 2001 som senest ændret ved lov nr. 373 af 6. juni 2002).

Tilsynsrådene kan ikke tage stilling til, om kommunernes sagsbehandling er rimelig eller hensigtsmæssig, eller til spørgsmål vedrørende skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er ikke almindelig klageinstans i forhold til tilsynsrådene, men ministeriet fører tilsyn med, at tilsynsrådene ikke tilsidesætter lovgivningen, og at tilsynsrådenes udtalelser ikke er udtryk for en urigtig retsopfattelse eller hviler på et urigtigt faktisk grundlag. jf. § 61 a i lov om kommunernes styrelse.

2. § 1, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen (lov nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 429 af 31. maj 2000) er sålydende

"§ 1. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jfr. dog §§ 2 og 3."

Det følger af bestemmelsen i § 1, stk. 1, i offentlighedsloven, at loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning. Loven omfatter således som udgangspunkt ikke alene sager om udstedelse af generelle og konkrete retsakter (afgørelsessager), men enhver form for virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder det, der normalt betegnes som faktisk forvaltningsvirksomhed.

Det er dog en betingelse, at virksomheden udføres for myndigheden som sådan. Det er på denne baggrund antaget af Justitsministeriet, at fonde og legater, der bestyres af en kommune eller en borgmester, ikke er en del af den offentlige forvaltning, og at kommuners administration af sådanne fonde og legater således ikke er omfattet af offentlighedslovens regler, men alene er undergivet den offentligretlige kontrol og indsigt, der følger af fondslovgivningens regler.

Der henvises til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave, 1998, side 68.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder ved bedømmelsen af, hvorvidt De har ret til aktindsigt i det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale efter offentlighedslovens regler, ikke at kunne tillægge det betydning, hvorvidt Johs. Ivar Bøgner ved deponeringen af sit manuskript i 1963 må formodes at have forudsat, at afgørelsen om offentliggørelse af manuskriptet blev truffet af borgmesteren som privatperson eller af borgmesterembedet som en del af den kommunale forvaltning.

Efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse må bedømmelsen af, hvorvidt De har ret til aktindsigt i det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale efter offentlighedslovens regler, derimod afhænge af, om borgmesteren i Ringkøbing Kommunes stillingtagen i løbet af året 2000 til spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale kan anses som virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. offentlighedslovens § 1, stk. 1.

Ved bedømmelsen af, hvorvidt borgmesteren i Ringkøbing Kommunes stillingtagen i løbet af året 2000 til spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale kan anses som virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, må der efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse lægges betydelig vægt på, at borgmesterens stillingtagen til offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale er udøvet i henhold til en aftale fra 1963, hvorefter beslutningen skal træffes af den til enhver tid siddende borgmester, at kommunen har inddraget kommunale medarbejdere i sagsbehandlingen og benyttet borgmesterkontorets og i visse tilfælde børne- og kulturforvaltningens brevpapir, da sagen har været betragtet som en kommunal sag. Hertil kommer, at kommunens økonomiudvalg er blevet orienteret om sagen, og at lokalhistoriker Per Hauge Mortensen er blevet honoreret af kommunen for sin rådgivning.

Der må derfor efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse kræves et særligt grundlag for, at bestemmelsen i offentlighedslovens § 1, stk. 1, hvorefter loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, ikke finder anvendelse.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal i den forbindelse bemærke, at det forhold, at spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale ikke er reguleret i lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, ikke i sig selv kan føre til, at en sådan virksomhed ikke anses for en kommunal virksomhed, som er omfattet af offentlighedsloven, jf. lovens § 1, stk. 1. Også kommunernes virksomhed i forbindelse med opgaver, hvis varetagelse ikke er reguleret af sådan lovgivning, er således omfattet af offentlighedsloven.

Det forhold, at spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale varetages af borgmesteren i Ringkøbing Kommune i henhold til en af en privatperson truffet bestemmelse herom, kan efter ministeriets opfattelse heller ikke i sig selv medføre, at offentlighedsloven ikke finder anvendelse. Det bemærkes herved, at en myndighed ikke ved at give tilsagn om diskretion kan udvide adgangen til at gøre undtagelse fra offentlighedslovens regler, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave, 1998, side 215. Tilsvarende kan en privat bestemmelse om diskretion heller ikke i sig selv give grundlag for at fravige offentlighedslovens regler eller at bringe en myndighed uden for offentlighedslovens anvendelsesområde.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har fra Justitsministeriet modtaget akterne i Justitsministeriets sag L.A. 1988-546-38, hvori Justitsministeriet udtalte, at de legater og fonde, der bestyres af kommunerne, ikke er omfattet af den offentligretlige lovgivning. Det fremgår af sagens akter, at Justitsministeriet ved bedømmelsen af dette spørgsmål lagde vægt på, at fonde bl.a. er karakteriserede ved at have en uafhængig bestyrelse. En antagelse af, at kommunernes bestyrelse af visse fonde var omfattet af den offentligretlige lovgivning, herunder offentlighedsloven, ville derfor efter Justitsministeriets opfattelse medføre et indgreb i fondsbestyrelsernes uafhængighed, som ville stride mod selve fondsbegrebet. Det er således det særlige retsgrundlag for kommunernes bestyrelse af fonde - der er et i forhold til en kommune særskilt organ med egne rettigheder og forpligtelser - som indebærer, at kommunernes bestyrelse af visse fonde ikke kan anses for at være en virksomhed, der udføres for kommunen som sådan, men derimod for fonden.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder på denne baggrund ikke, at borgmesteren i Ringkøbing Kommunes stillingtagen til offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale kan sidestilles med kommuners opgaver i forbindelse med f.eks. administrationen af legater og fonde.

Det tilføjes, at Borgmesteren i Ringkøbing Kommunes stillingtagen til offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse - trods opgavens særegenhed - som følge af manuskriptets indhold og karakter har en vis tilknytning til Ringkøbing Kommune som sådan. Materialet må således antages at indeholde historiske oplysninger af interesse for et antal af Ringkøbing Kommunes indbyggere. Det er på denne baggrund Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at heller ikke opgavens indhold og karakter kan føre til, at borgmesterens virksomhed falder uden for offentlighedsloven.

Da der endvidere ikke i øvrigt findes et særligt grundlag for at antage, at bestemmelsen i § 1, stk. 1, i offentlighedsloven, hvorefter loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, ikke finder anvendelse, er det Indenrigs- og Sundhedsministeriet opfattelse, at den virksomhed, der er forbundet med en stillingtagen til offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale, udøves af kommunen som en del af den offentlige forvaltning.

3. § 4, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen (lov nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 429 af 31. maj 2000) er sålydende

"§ 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v.".

Det følger af § 4, stk. 1, i offentlighedsloven, at adgangen til aktindsigt kun omfatter dokumenter, der er undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Uden for adgangen til aktindsigt falder således dokumenter, der blot modtages til opbevaring (f.eks. i Statens Arkiver) eller alene undergives rent teknisk eller lignende bearbejdning (stempling, legalisering og lignende).

Den omstændighed, at et dokument er journaliseret af vedkommende myndighed, er ikke i sig selv ensbetydende med, at dokumentet er omfattet af adgang til aktindsigt ved henvendelse til myndigheden.

Der henvises til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave, 1998, side 113 ff.

Som nævnt under pkt. 2 lægger Indenrigs- og Sundhedsministeriet til grund, at kommunen har inddraget kommunale medarbejdere i behandlingen af spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale og benyttet borgmesterkontorets og i visse tilfælde børne- og kulturforvaltningens brevpapir, da sagen har været betragtet som en kommunal sag. Hertil kommer, at kommunens økonomiudvalg er blevet orienteret om sagen.

Folketingets Ombudsmand har i en sag om aktindsigt i referater fra de danske biskoppers private fællesmøder udtalt, at det forhold, at et stift yder sekretariatsmæssig bistand til udformning og udarbejdelse af referater fra fællesmøderne og dermed yder bistand på et område, der arbejdsmæssigt er nært beslægtet med stiftets normale arbejdsområde, efter ombudsmandens opfattelse er tilstrækkeligt til, at det pågældende dokument må anses for at være undergivet administrativ sagsbehandling i det stift, der har været vært for bispemødet. Der henvises til Folketingets Ombudsmands beretning for 1998, side 202.

Folketingets Ombudsmand har endvidere i en sag om aktindsigt i dokumenter i en arkitektkonkurrence (Folketingets Ombudsmands beretning for 1995, side 132) generelt anført, at der efter hans opfattelse er snævre grænser for, hvilke dokumenter der ikke er omfattet af § 4, stk. 1, i offentlighedsloven. Ombudsmanden anførte således, at det på baggrund af forarbejderne efter hans opfattelse må lægges til grund, at passusen i § 4, stk. 1, om, at dokumenterne skal være indgået til myndigheden "som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed" kun udeholder dokumenter, som ikke er tillagt eller kan tillægges betydning for myndighedens administrative virksomhed på området. Ombudsmanden udtalte i den forbindelse, at der typisk skal være tale om dokumenter, hvis indhold er myndighedens almindelige løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder på denne baggrund samt på baggrund af det ovenfor anførte om opgavens tilknytning til Ringkøbing Kommune som sådan ikke at kunne tillægge det afgørende betydning, at de dokumenter, som blev undergivet administrativ sagsbehandling i Børne- og Kulturforvaltningen og hos borgmesteren, i indhold og karakter afviger fra de dokumenter, der traditionelt undergives kommunal sagsbehandling.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder således ikke, at behandlingen af spørgsmålet om offentliggørelse af det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale er kommunens løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

Det er på denne baggrund Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at det af Johs. Ivar Bøgner deponerede manuskript med tilhørende materiale og to nærmere angivne notater udfærdiget af lokalhistoriker Per Hauge Mortensen om manuskriptets indhold er indgået til eller oprettet af borgmesterembedet i Ringkøbing Kommune som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med embedets og dermed kommunens virksomhed, jf. § 4, stk. 1, i offentlighedsloven.

4. Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder på denne baggrund, at det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale er omfattet af offentlighedsloven, jf. lovens § 1, stk. 1, og § 4, stk. 1.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har derfor i dag anmodet Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt om at genoptage behandlingen af sagen, idet det lægges til grund, at det af Johs. Ivar Bøgner deponerede materiale er omfattet af offentlighedsloven. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har således anmodet Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt om at tage stilling til, om Ringkøbing Kommunes afvisning af Deres anmodning om aktindsigt i det af Johs. Ivar Bøgner deponerede manuskript med tilhørende materiale og lokalhistoriker Per Hauge Mortensens notater om manuskriptets indhold er i overensstemmelse med offentlighedsloven.

5. De har endvidere klaget over, at Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt i brev af 13. februar 2001 ikke vejledte Dem om, hvortil klage over tilsynsrådets afgørelse kunne rettes.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet kan i den anledning oplyse, at det følger af § 25 i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991), at enhver afgørelse, der meddeles skriftligt, og som kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, skal være ledsaget af en klagevejledning. Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Der skal derimod ikke gives vejledning om muligheden for at rette henvendelse til en tilsynsmyndighed. Indenrigs- og Sundhedsministeriet er ikke klageinstans i forhold til tilsynsrådene, men fører som anført ovenfor tilsyn med, at tilsynsrådene ikke tilsidesætter lovgivningen.

Af den almindelige vejledningspligt, der gælder for alle forvaltningsmyndigheder, følger dog, at myndighederne, når der skønnes at være behov herfor, tillige skal oplyse borgerne om en sådan mulighed for at klage eller på anden måde anfægte myndighedens afgørelse. Der henvises til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave, 1999, side 447.

Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt har i senere udtalelser til Dem i sagen oplyst om muligheden for at rette henvendelse til Indenrigsministeriet (nu Indenrigs- og Sundhedsministeriet), og Indenrigs- og Sundhedsministeriet foretager på denne baggrund ikke videre i anledning af denne del af Deres klage.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet beklager den sene besvarelse af Deres henvendelse, som skyldes, at der i øjeblikket er et meget stort antal sager under behandling i ministeriet.

Kopi af dette brev er i dag sendt til Ringkøbing Kommune, Tilsynsrådet for Ringkjøbing Amt, Folketingets Ombudsmand samt TV/MIDT-VEST.

Med venlig hilsen

Pernille Christensen

Resumé af Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 6. november 2002

8. ANDRE UDTALELSER OG AFGØRELSER

Om, hvorvidt en borgmesters stillingtagen til offentliggørelse af materiale deponeret af en borger indebærer, at materialet bliver omfattet af offentlighedsloven.

1. En borger havde i 1963 deponeret forskelligt materiale i landsarkivet. Det var i forbindelse med deponeringen bestemt af borgeren, at materialet i 2000 skulle oversendes til den stedlige borgmester, som skulle tage stilling til materialets eventuelle offentliggørelse.

- - - - Generelt udtalt, at det følger af bestemmelsen i § 1, stk. 1, i offentlighedsloven, at loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning. Loven omfatter således som udgangspunkt ikke alene sager om udstedelse af generelle og konkrete retsakter (afgørelsessager), men enhver form for virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder det, der normalt betegnes som faktisk forvaltningsvirksomhed.

Videre udtalt, at det dog er en betingelse, at virksomheden udføres for myndigheden som sådan. Det er på denne baggrund antaget af Justitsministeriet, at fonde og legater, der bestyres af en kommune eller en borgmester, ikke er en del af den offentlige forvaltning og således ikke omfattet af offentlighedslovens regler.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt ved bedømmelsen af, hvorvidt en borger havde ret til aktindsigt efter offentlighedslovens regler i det deponerede materiale samt to notater udfærdiget af en lokalhistoriker om materialets indhold, ikke at kunne tillægge det betydning, hvorvidt deponenten måtte formodes at have forudsat, at afgørelsen om offentliggørelse af det deponerede materiale blev truffet af borgmesteren som privatperson eller af borgmesterembedet som en del af den kommunale forvaltning.

Efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse måtte bedømmelsen af, hvorvidt borgeren havde ret til aktindsigt i det deponerede materiale efter offentlighedslovens regler, derimod afhænge af, om borgmesterens stillingtagen til spørgsmålet om offentliggørelse af det deponerede materiale kunne anses som virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. offentlighedslovens § 1, stk. 1.

Ved bedømmelsen heraf måtte der efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse lægges betydelig vægt på, at borgmesterens stillingtagen til offentliggørelse af det deponerede materiale var udøvet i henhold til en aftale, hvorefter beslutningen skulle træffes af den til enhver tid siddende borgmester, at kommunen havde inddraget kommunale medarbejdere i sagsbehandlingen og benyttet borgmesterkontorets og i visse tilfælde børne- og kulturforvaltningens brevpapir, da sagen har været betragtet som en kommunal sag. Hertil kom, at kommunens økonomiudvalg var blevet orienteret om sagen, og at en lokalhistoriker var blevet honoreret af kommunen for sin rådgivning.

Der måtte derfor efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse kræves et særligt grundlag for, at bestemmelsen i offentlighedslovens § 1, stk. 1, hvorefter loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, ikke fandt anvendelse.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet bemærkede i denne forbindelse, at det forhold, at spørgsmålet om offentliggørelse af det deponerede materiale ikke var reguleret i lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, ikke i sig selv kunne føre til, at en sådan virksomhed ikke kunne anses for en kommunal virksomhed, som er omfattet af offentlighedsloven, jf. lovens § 1, stk. 1. Også kommunernes virksomhed i forbindelse med opgaver, hvis varetagelse ikke er reguleret af sådan lovgivning, er således omfattet af offentlighedsloven.

Det forhold, at spørgsmålet om offentliggørelse af det deponerede materiale blev varetaget af borgmesteren i henhold til en af en privatperson truffet bestemmelse herom, kunne efter ministeriets opfattelse heller ikke i sig selv medføre, at offentlighedsloven ikke fandt anvendelse. Det blev herved bemærket, at en myndighed ikke ved at give tilsagn om diskretion kan udvide adgangen til at gøre undtagelse fra offentlighedslovens regler. Tilsvarende kan en privat bestemmelse om diskretion heller ikke i sig selv give grundlag for at fravige offentlighedslovens regler eller at bringe en myndighed uden for offentlighedslovens anvendelsesområde.

Det er endvidere det særlige retsgrundlag for kommunernes bestyrelse af fonde - som er et i forhold til kommunerne særskilt organ med egne rettigheder og forpligtelser - som indebærer, at kommunernes bestyrelse af visse fonde ikke kan anses for at være en virksomhed, der udføres for kommunen som sådan, men derimod for fonden.

Endvidere tilføjet, at borgmesterens stillingtagen til offentliggørelse af det deponerede materiale efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse - trods opgavens særegenhed - som følge af materialets indhold og karakter havde en vis tilknytning til kommunen som sådan. Materialet måtte således antages at indeholde historiske oplysninger af interesse for et antal af kommunens indbyggere. Det var på denne baggrund Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at heller ikke opgavens indhold og karakter kunne føre til, at borgmesterens virksomhed faldt uden for offentlighedsloven.

Da der endvidere ikke i øvrigt fandtes et særligt grundlag for at antage, at bestemmelsen i § 1, stk. 1, i offentlighedsloven, hvorefter loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, ikke fandt anvendelse, var det Indenrigs- og Sundhedsministeriet opfattelse, at den virksomhed, der var forbundet med en stillingtagen til offentliggørelsen af det deponerede materiale, blev udøvet af kommunen som en del af den offentlige forvaltning.

2. Om adgangen til aktindsigt udtalt, at det følger af § 4, stk. 1, i offentlighedsloven, at adgangen til aktindsigt kun omfatter dokumenter, der er undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Uden for adgangen til aktindsigt falder således dokumenter, der blot modtages til opbevaring (f.eks. i Statens Arkiver) eller alene undergives rent teknisk eller lignende bearbejdning (stempling, legalisering og lignende).

Som tidligere nævnt lagde Indenrigs- og Sundhedsministeriet til grund, at kommunen har inddraget kommunale medarbejdere i behandlingen af spørgsmålet om offentliggørelse af det deponerede materiale og benyttet borgmesterkontorets og i visse tilfælde børne- og kulturforvaltningens brevpapir, da sagen har været betragtet som en kommunal sag. Hertil kom, at kommunens økonomiudvalg var blevet orienteret om sagen.

Folketingets Ombudsmand havde i relation til lignende problemstillinger bl.a. lagt vægt på, om den udførte sagsbehandling var arbejdsmæssigt nært beslægtet med myndighedens normale arbejdsområde. Ombudsmanden havde endvidere udtalt, at kravet i offentlighedslovens § 4, stk. 1, om, at dokumenterne skal være indgået til myndigheden "som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed", kun udeholder dokumenter, som ikke er tillagt eller kan tillægges betydning for myndighedens administrative virksomhed på området. Ombudsmanden udtalte i den forbindelse, at der typisk skal være tale om dokumenter, hvis indhold er myndighedens almindelige løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt på baggrund af ombudsmandspraksis samt på baggrund af det ovenfor anførte om opgavens tilknytning til kommunen som sådan ikke at kunne tillægge det afgørende betydning, at de dokumenter, som i denne sag blev undergivet administrativ sagsbehandling i forvaltningen og hos borgmesteren, i indhold og karakter afveg fra de dokumenter, der traditionelt undergives kommunal sagsbehandling.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt således ikke, at behandlingen af spørgsmålet om offentliggørelse af det deponerede materiale var kommunens løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

På denne baggrund var det Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at det deponerede materiale og to notater udfærdiget af en lokalhistoriker om materialets indhold var indgået til eller oprettet af borgmesterembedet i kommunen som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med embedets og dermed kommunens virksomhed, jf. § 4, stk. 1, i offentlighedsloven.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt på denne baggrund, at det deponerede materiale var omfattet af offentlighedsloven, jf. lovens § 1, stk. 1, og § 4, stk. 1.