Udtalelse om kommunalbestyrelsens adgang til at etablere en praksis, hvorefter visse kategorier af sager - uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag - behandles for lukkede døre på kommunalbestyrelsens møder

§ 27, stk. 1, nr. 6, i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer) indeholder en opregning af hensyn, der kan begrunde, at en oplysning må anses for fortrolig.

Bestemmelsen har bl.a. følgende ordlyd

"Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov § 152 og §§ 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til

(...)

6) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller

(...)"

I bestemmelsen er der således angivet de hensyn, der efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde kan føre til, at en oplysning om en persons forhold må anses for fortrolig. Bestemmelsen omfatter først og fremmest oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion, hudfarve, om politiske, seksuelle og strafbare forhold samt oplysning om helbredsforhold. Oplysninger om foreningsmæssige forhold og væsentlige sociale problemer samt misbrug af nydelsesmidler og lignende vil ligeledes være omfattet af bestemmelsen. Tilsvarende gælder oplysning om interne familiemæssige forhold og oplysning om indtægts- og formuemæssige forhold, som ikke umiddelbart er tilgængelige for andre. Det afgørende for, om en oplysning må anses for fortrolig, er en vurdering af, om oplysningen er af en sådan karakter, at den efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.

I øvrigt vil også reglerne i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) kunne være vejledende for, hvorvidt der foreligger oplysninger af fortrolig karakter. Oplysninger om personer, der ikke kan nægtes udleveret, hvis der begæres aktindsigt, vil således i almindelighed ikke være fortrolige.

Der kan henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 292 f. og John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 1999, side 497 f.

Som det fremgår af ovenstående, beror det på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en sag kan behandles for lukkede døre.

Det vil således efter Indenrigsministeriets opfattelse være i strid med lovgivningen, såfremt der i Frederiksborg Amtsråd etableres en praksis, hvorefter visse kategorier af sager - uden en konkret stillingtagen til hver enkelt sag - behandles for lukkede døre.

Det vil derimod efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke være i strid med lovgivningen at opstille interne, vejledende retningslinier, der angiver, at visse typer af sager som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Sådanne retningslinier vil imidlertid alene være et udgangspunkt for borgmesteren ved placeringen af sagerne i det forslag til dagsorden, som amtsrådet skal tage stilling til ved mødets begyndelse. Det vil således i alle tilfælde være amtsrådet, der skal vurdere, om en sag, der af borgmesteren på dagsordensudkastet er foreslået behandlet for lukkede døre, er af en sådan karakter, at behandling for lukkede døre findes nødvendigt i medfør af § 10 i den kommunale styrelseslov.

Indenrigsministeriet foretager herefter ikke yderligere i anledning af henvendelsen fra Frederiksborg Amtskommune.

Med venlig hilsen

Christian Schønau

Udtalelse om kommunalbestyrelsens adgang til at etablere en praksis, hvorefter visse kategorier af sager - uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag - behandles for lukkede døre på kommunalbestyrelsens møder

I brev af 8. marts 2001 (j.nr. 1-00-02-3-98) har Frederiksborg Amtskommune rettet henvendelse til Indenrigsministeriet vedrørende amtsrådets behandling af visse sager for lukkede døre.

Indenrigsministeriet har forstået henvendelsen fra Frederiksborg Amtskommune således, at amtskommunen ønsker Indenrigsministeriets vurdering af, om der lovligt kan fastlægges en praksis, hvorefter sager om udbud, der omhandler stillingtagen til indkomne tilbud, hvor der er oplysninger om personlige eller økonomiske forhold, herunder firmanavne, behandles for lukkede døre på amtsrådets møder.

Brevet er vedlagt amtskommunens notat af 13. februar 2001 vedrørende den nævnte problemstilling samt en indstilling til brug for amtsrådets møde den 15. marts 2001, hvor problemstillingen skal behandles.

Det fremgår af det vedlagte materiale, at økonomiudvalget på baggrund af en indstilling fra administrationen bl.a. har indstillet til amtsrådet, at der fastlægges en praksis, hvorefter sager, der omhandler principiel stillingtagen til, om der skal foretages udbud eller tilrettelæggelsen heraf, godkendelse af udbudsmateriale eller lignende, behandles for åbne døre på amtsrådets møder, hvorimod sager, der omhandler stillingtagen til indkomne tilbud, hvor der er oplysninger om personlige eller økonomiske forhold, herunder firmanavne, skal behandles for lukkede døre på amtsrådets møder.

Indenrigsministeriet skal i den anledning udtale følgende

Reglen om offentlighed ved kommunalbestyrelsens møder er fastsat i § 10 i den kommunale styrelseslov. Bestemmelsens stk. 1 har følgende ordlyd

"Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller formanden."

Med bestemmelsen anerkendes ikke begrebet "lukket møde", men alene en adgang til at behandle enkelte sager for lukkede døre. Det fremgår af forarbejderne til bestemmelsen, at dørlukning må opfattes som undtagelsen fra et almindeligt princip om offentlighed omkring kommunalbestyrelsernes virksomhed, og at adgangen til at behandle sager for lukkede døre har undtagelsens karakter. En sag kan ikke behandles for lukkede døre, alene fordi kommunalbestyrelsen anser det for hensigtsmæssigt. Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger. Der kan henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 38.

Indenrigsministeriets vejledende normalforretningsorden angiver i § 1, stk. 2, visse sagskategorier, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Angivelsen er ikke udtømmende. § 1, stk. 2, har følgende ordlyd

"Stk. 2. Følgende sager skal - medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre

Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.

Sager om køb og salg af faste ejendomme.

Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer."

Normalforretningsordenens bestemmelse er ikke en udvidelse eller indskrænkning af § 10 i den kommunale styrelseslov, men alene et udgangspunkt for borgmesteren ved placeringen af sagerne i det forslag til dagsorden, som kommunalbestyrelsen skal tage stilling til ved mødets begyndelse. Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 292.

Hovedreglen er således, at kommunalbestyrelsens møder er offentlige, og at behandling af sager for lukkede døre må have undtagelsens karakter og være begrundet i den enkelte sags beskaffenhed. Dette understreges af det forhold, at kommunalbestyrelsen har mulighed for at behandle selve spørgsmålet om dørlukning for lukkede døre, idet der herved kan ske en afklaring af, om sagens behandling overhovedet vil medføre fremdragelse af forhold, der kan begrunde en dørlukning.

En formodning om, at der eventuelt vil kunne fremkomme oplysninger af fortrolig karakter under en eventuel debat i forbindelse med behandlingen af et punkt på dagsordenen, vil ikke i sig selv kunne begrunde dørlukning. Hvis det under behandlingen af et dagsordenspunkt viser sig påkrævet at inddrage forhold, der nødvendiggør behandling for lukkede døre, vil kommunalbestyrelsen kunne fortsætte sagens behandling for lukkede døre. Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 38.

Det forhold, at der er tale om en personsag, er ikke i sig selv tilstrækkeligt som begrundelse for at behandle sagen for lukkede døre. Udtrykket "personlige forhold" i normalforretningsordenens § 1, stk. 2, nr. 1, må forstås i overensstemmelse med afgrænsningen i forvaltningsloven af, hvilke oplysninger om enkeltpersoner der er fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt. Der henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 2000, side 292.

Det fremgår af det medsendte materiale, at de sager, der agtes behandlet for lukkede døre, er sager, der omhandler stillingtagen til indkomne tilbud, hvor der er oplysninger om personlige eller økonomiske forhold, herunder firmanavne.

Resumé

Generelt udtalt, at § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse ikke anerkender begrebet " lukket møde", men alene en adgang til at behandle enkelte sager for lukkede døre. Dørlukning må opfattes som undtagelsen fra et almindeligt princip om offentlighed omkring kommunalbestyrelsens virksomhed. Behandling af sager for lukkede døre må således have undtagelsens karakter. En sag kan ikke behandles for lukkede døre alene, fordi kommunalbestyrelsen anser det for hensigtsmæssigt. Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.

Endvidere udtalt, at det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en sag kan behandles for lukkede døre.

Det vil således efter ministeriets opfattelse være i strid med lovgivningen, såfremt en kommunalbestyrelse etablerer en praksis, hvorefter visse kategorier af sager - uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag - behandles for lukkede døre.

Det vil derimod efter ministeriets opfattelse ikke være i strid med lovgivningen at opstille interne, vejledende retningslinier, der angiver, at visse typer af sager som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Sådanne retningslinier vil alene være et udgangspunkt for borgmesteren ved placering af sagerne i det forslag til dagsorden, som kommunalbestyrelsen skal tage stilling til ved mødets begyndelse. Det vil således i alle tilfælde være kommunalbestyrelsen, der skal vurdere, om en sag, der af borgmesteren på dagsordensudkastet er foreslået behandlet for lukkede døre, er af en sådan karakter, at behandling for lukkede døre findes nødvendig i medfør af § 10, stk. 1, i den kommunale styrelseslov.

(Indenrigsministeriets brev af 15. marts 2001 til et amtsråd - 1. k.kt. j.nr. 2001/1070/02-5)