Udtalelse afgivet af Indenrigsministeriet om adgang til løbende sagsindsigt

Udtalelse afgivet af Indenrigsministeriet om adgang til løbende sagsindsigt

Bornholms Amtsråd

Ullasvej 23

Postboks 160

3700 Rønne

I brev af 21. oktober 1998 har Bornholms Amtskommune anmodet Indenrigsministeriet om at oplyse retstilstanden vedrørende sagsindsigt efter styrelseslovens § 9 i tilfælde, hvor der anmodes om sagsindsigt ikke blot i allerede eksisterende dokumenter i en sag, men også i fremtidigt materiale, efterhånden som dette materiale måtte tilgå sagen.

Henvendelsen er foranlediget af, at et amtsrådsmedlem i Bornholms Amtskommune har anmodet amtsborgmesteren om kontinuerligt at modtage kopi af nyt materiale, der tilgår en konkret sag, således at kopierne tilsendes medlemmet en gang ugentligt.

Indenrigsministeriet skal i den anledning udtale følgende

Styrelseslovens § 9 har følgende ordlyd

”Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration.

Stk. 2. Begæring om sagsindsigt efter stk. 1 skal rettes til borgmesteren og angive den sag eller det materiale i en sag, som ønskes gennemset.

Stk. 3. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder.

Stk. 4. Et medlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af sagsmateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt, jf. stk. 1-3. Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt.”

Bestemmelsen, der blev indsat i styrelsesloven ved lov nr. 380 af 14. juni 1995, er en lovfæstelse af den eksisterende adgang til sagsindsigt.

Det fremgår af bestemmelsens stk. 1, at retten til sagsindsigt omfatter materiale, der foreligger i endelig form i kommunens administration. Retten til sagsindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser. Retten til sagsindsigt omfatter også dokumenter, der er undtaget fra offentlighed efter lov om offentlighed i forvaltningen, herunder interne notater m.v. Der henvises herved til den kommenterede kommunale styrelseslov, 1996, side 70.

Det fremgår af bestemmelsens stk. 2, at begæring om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren og angive den sag eller det materiale i en sag, som ønskes gennemset. Der er således ikke efter bestemmelsen adgang for kommunalbestyrelsesmedlemmer til at foretage en almindelig gennemgang af et antal sager i forvaltningen. Der henvises herved til den kommenterede kommunale styrelseslov, 1996, side 71.

Bestemmelsen i § 9, stk. 1, hvorefter det stilles som betingelse for retten til sagsindsigt, at materialet foreligger i endelig form, skal efter Indenrigsministeriets opfattelse fortolkes således, at det materiale, der ønskes sagsindsigt i, skal foreligge i endelig form i kommunen på det tidspunkt, hvor anmodningen om sagsindsigt ekspederes. Der er således ikke efter bestemmelsen en ret for det enkelte medlem til løbende at modtage sagsindsigt i materiale, der fremtidigt tilgår en sag og således (endnu) ikke foreligger i endelig form, enten fordi materialet enten endnu ikke er modtaget i kommunen og således ikke er tilgået sagen.

Det tilføjes, at bestemmelsen i styrelseslovens § 9 ikke er til hinder for, at et medlem af kommunalbestyrelsen løbende modtager sagsindsigt i materiale, der fremtidigt tilgår en sag, men bestemmelsen giver ikke medlemmet et krav herpå.

Det tilføjes endvidere, at den almindelige ret til aktindsigt i henhold til § 4 i lov om offentlighed i forvaltningen ikke antages at indeholde en ret til løbende aktindsigt i dokumenter, der fremtidigt indgår eller bliver oprettet i en sag. Se herom John Vogter, den kommenterede forvaltningslov, 1992, side 87.

Med venlig hilsen

Christian Schønau

Resumé

Udtalt, at bestemmelsen i den kommunale styrelseslovs § 9, stk. 1, hvorefter ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som led i varetagelsen af sit hverv har ret til at gennemse sagsmateriale, der foreligger i endelig form i kommunens administration, skal fortolkes således, at det materiale, der ønskes sagsindsigt i, skal foreligge i endelig form i kommunen på det tidspunkt, hvor anmodningen om sagsindsigt ekspederes. Der er således ikke efter bestemmelsen en ret for det enkelte medlem til løbende at modtage sagsindsigt i materiale, der fremtidigt tilgår en sag og således (endnu) ikke foreligger i endelig form, enten fordi materialet stadig er under udarbejdelse og derfor endnu ikke har taget den endelige form, eller fordi materialet endnu ikke er modtaget i kommunen og således ikke er tilgået sagen.

Tilføjet, at bestemmelsen i styrelseslovens § 9 ikke er til hinder for, at et medlem af kommunalbestyrelsen løbende modtager sagsindsigt i materiale, der fremtidigt tilgår en sag.