Udtalelse afgivet af Indenrigsministeriet om prøvelsen af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen

Udtalelse afgivet af Indenrigsministeriet om prøvelsen af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen

Bydelsrådsmedlem Inger Ingvardsen

Fridjof Nansens Plads 5, 4. th.

2100 København Ø

I et brev af 19. maj 1998 rettede De henvendelse til Indenrigsministeriet vedrørende Indre Østerbro Bydelsråds beslutning om at indkalde en stedfortræder for bydelsrådsmedlem Mikael Hertoft i perioden 19. april – 19. maj 1998, samt Mikael Hertofts genoptagelse af sit hverv som bydelsrådsmedlem inden udløbet af denne periode, idet De gav udtryk for tvivl om, hvorvidt den anvendte fremgangsmåde var lovlig.

I brev af 12. juni 1998 anmodede Indenrigsministeriet Bydelsrådet på Indre Østerbro om en udtalelse om sagen.

Bydelsrådet afgav i brev af 1. september 1998 udtalelse i sagen. Det fremgår heraf, at bydelsrådet behandlede sagen på et møde den 18. august 1998 og på mødet traf beslutning om at fremsende følgende resumé af sagen til Indenrigsministeriet

” 14. april 1998

I skrivelse af 14. april 1998 anmoder Mikael Hertoft om orlov fra Bydelsrådet i perioden den 19. april – 19. maj 1998, p.g.a. rekreation ovenpå rygskade og studierejes i forbindelse med studier på Københavns Universitet. Som suppleant bedes indkaldt Anders Jørgensen., - jf. vedlagte skrivelse af 14. april 1998, akt 1.

16. april 1998

I skrivelse af 16. april fra bydelssekretariatet sendes svarskrivelse til Mikael Hertoft, hvor det oplyses, at sagen vil blive behandlet på Bydelsrådets kommende møde den 28. april 1998, - jf. vedlagte skrivelse af 16. april 1998, akt 2.

20. april 1998

I skrivelse af 20. april fra bydelsrådsformanden indkaldes Enhedslistens 1. suppleant Stig Jakobsen til førstkommende møde i Bydelsrådet den 28. april 1998, - jf. vedlagte skrivelse af 20. april 1998, akt 3.

28. april 1998

I skrivelse af 28. april 1998 retter bydelsrådsformanden henvendelse til bydelsadministrationschefen. Bydelsrådsformanden stiller i denne skrivelse spørgsmålstegn ved, hvorvidt betingelserne for stedfortræderens indkaldelse er til stede (at Mikael Hertoft’s fravær har en varighed af mindst 1 måned) med henvisning til, at Mikael Hertoft optræder som formand for Trafik- Miljø- og Havneudvalget på borgermødet den 13. maj 1998. Programmet for borgermødet blev godkendt på Trafik- Miljø- og Havneudvalgets møde den 16. april 1998 (hvor Mikael Hertoft deltog) og Mikael Hertoft’s ansøgning om orlov er fra den 14. april 1998. Bydelsrådsformanden beder derfor administrationen undersøge, hvorvidt ansøgningen kan indstilles til godkendelse – jf. vedlagte skrivelse af 28. april 1998, akt 4.

28. april 1998 – Bydelsrådsmøde

På Bydelsrådets møde den 28. april 1998 indstiller formanden, at Mikael Hertoft’s orlovsansøgning imødekommes, og at Enhedslistens 1. suppleant Stig Jakobsen indkaldes som stedfortræder i perioden. Formandens indstilling blev tiltrådt - jf. vedlagte beslutningsreferat fra Bydelsrådets møde den 28. april 1998. Stig Jakobsen deltog derefter i mødet.

7. maj 1998

Trafik- Miljø- og Havneudvalget genbehandlede på sit møde den 7. maj 1998 (hvor Mikael Hertoft ikke deltog) afholdelse af det føromtalte borgermøde den 13. maj 1998, herunder hvem der skulle varetage den politiske tale. Grundet Mikael Hertoft’s orlov blev det på mødet besluttet, at udvalgets næstformand Birte Ingemann Kjær skulle overtage Mikael Hertoft’s funktioner på borgermødet den 13. maj 1998 – jf. vedlagte beslutningsreferat fra Trafik- Miljø- og Havneudvalgets møde den 7. maj 1998.

12. maj 1998 – Bydelsrådsmøde

På bydelsrådets møde den 12. maj 1998 meddelte formanden, at Mikael Hertoft har afsluttet sin orlov og dermed pr. 11. maj 1998 er indtrådt i Bydelsrådet. Mikael Hertoft deltog derefter i mødet. Formanden gav Bydelsrådet tilsagn om, at Økonomiudvalget behandler retningslinier for procedure vedrørende indtræden af stedfortræder i forbindelse med et bydelsrådsmedlems forfald i. h. t. Lov om Kommunernes Styrelse - § 15, - jf. vedlagte beslutningsreferat fra Bydelsrådets møde den 12. maj 1998, samt skrivelse af 11. maj 1998 til Stig Jakobsen.

Bydelsrådet har ikke yderligere at tilføje i sagen.”

I det i resuméet omtalte brev af 28. april 1998 fra bydelsrådsformanden til administrationschefen er der vedrørende spørgsmålet om indkaldelse af stedfortræder for bydelsrådsmedlem Mikael Hertoft anført følgende

"I forlængelse af mødet med de politiske gruppeformænd i går, skal jeg til videre forberedelse af mødet i eftermiddag fremføre følgende

4. Der opstod en del diskussion omkring pkt. 1, idet det, med henvisning til vedlagte program for borgermøde er åbenbart, at Mikael Hertoft optræder som formand for TMH på borgermødet den 13. maj. For at han kan optræde i nogen officiel BYR-funktion, må MH være genindtrådt og for at dette kan lade sig gøre, må han afbryde sin orlov. Men herved opfylder han ikke kravet om 1 måned for at kunne begære indkaldt suppleant. Det skal tilføjes, at MH har godkendt programformuleringen for borgermødet. Jeg skal med henvisning til § 15, stk. 4, anmode om at få dette spørgsmål nærmere undersøgt. Det blev endvidere over for mig oplyst, at programmet for borgermødet blev godkendt på TMH-mødet den 16. april, MH’s ansøgning om orlov er fra den 14. april. Så det må have været åbenbart for MH på mødet den 16. april, at han ikke ville kunne opfylde 1-månedsfristen. Så på dette grundlag bliver det vel usikkert, om vi kan indstille ansøgningen til godkendelse? I bedes venligst undersøge spørgsmålet.”

I den anledning skal Indenrigsministeriet udtale følgende

Det tilsyn, som Indenrigsministeriet udøver over for bydelene, er et retligt Tilsyn. tilsynet omfatter kun spørgsmål om, hvorvidt der er sket en tilsidesættelse af lovgivningen, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, jf. § 61 i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 59 af 29. januar 1998).

I § 11, stk. 1, i Regulativ for Indre Østerbro Bydelsråd er det fastsat, at reglerne i §§ 8 – 9 a og §§ 11 – 15 i lov om kommunernes styrelse finder tilsvarende anvendelse på bydelsrådet.

I § 15, stk. 2 og 4, i den kommunale styrelseslov er der fastsat regler om indkaldelse af stedfortrædere ved bydelsrådsmedlemmers midlertidige forfald.

Bestemmelserne i styrelseslovens § 15, stk. 2 og 4, er sålydende

”Stk. 2. Når kommunalbestyrelsens formand får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sine kommunale hverv i en forventet periode af mindst 1 måned på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder formanden stedfortræderen til førstkommende møde i kommunalbestyrelsen.

Stk. 4. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderens indkaldelse er til stede.”

Ved bydelsrådets afgørelse efter stk. 4 foretages en prøvelse af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen. Når betingelserne herfor er opfyldt, er indkaldelse af stedfortræder obligatorisk.

Det pågældende medlems egne tilkendegivelser vil ofte udgøre den helt overvejende del af grundlaget for bydelsrådets beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderindkaldelse er opfyldt, men bydelsrådet kan selv indhente supplerende oplysninger og må antages at være forpligtet hertil, såfremt vedkommende medlems oplysninger er uklare eller i øvrigt giver anledning til tvivl.

Bestemmelsen i den kommunale styrelseslovs § 15, stk. 2, er ikke en almindelig hjemmel til at meddele orlov til bydelsrådsmedlemmer. Det forhold, at et medlem vil være forhindret i at deltage i bydelsrådets møder, kan ikke begrunde, at bestemmelsen bringes i anvendelse, når medlemmet dog vil have mulighed for at deltage i udvalgsmøder eller varetage andre hverv som bydelsrådsmedlem. Der skal således være tale om en absolut og varig forhindring, der forventes at strække sig over en periode på mindst én måned, og som kan henføres til en af de i bestemmelsen anførte forfaldsgrunde. Der kan herved henvises til den kommenterede kommunale styrelseslov, 1996, side 102.

Således som sagen foreligger oplyst, havde bydelsrådet efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke tilstrækkeligt grundlag for på mødet den 28. april 1998 at træffe beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder for Mikael Hertoft i perioden 19. april – 19. maj 1998 var til stede.

Indenrigsministeriet har herved lagt vægt på oplysningerne om, at Mikael Hertoft skulle deltage som formand for trafik-, miljø- og havneudvalget i et borgermøde den 13. maj 1998. Efter Indenrigsministeriets opfattelse burde denne oplysning have givet bydelsrådet anledning til en sådan tvivl om, hvorvidt Mikael Hertoft i perioden 19. april – 19. maj 1998 var absolut og varigt forhindret i at varetage sine hverv i (mindst) én måned, at bydelsrådet var forpligtet til at indhente supplerende oplysninger herom med henblik på at afklare denne tvivl.

Indenrigsministeriet er dog opmærksomt på, at bydelsrådet på mødet den 28. april 1998 kan have været i besiddelse af sådanne oplysninger om Mikael Hertoft’s deltagelse i borgermødet den 13. maj 1998, at bydelsrådet havde tilstrækkeligt grundlag for at træffe beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder var til stede.

For så vidt angår det forhold, at bydelsrådsmedlem Mikael Hertoft genindtrådte i bydelsrådet den 11. maj 1998 bemærkes, at når et medlem, for hvem der er indkaldt en stedfortræder, på ny kan varetage sine hverv, skal stedfortræderen udtræde af bydelsrådet, jf. den kommunale styrelseslovs § 15, stk. 3. Der er således ikke tale om en orlov for et nærmere angivet tidsrum, men en stedfortræderindkaldelse som følge af en forhindring i en forventet periode af mindst 1 måned, og således at medlemmet skal genindtræde, hvis forhindringen måtte blive af kortere varighed. Der kan henvises til Erik Harder, Dansk Kommunalforvaltning I, 5. udgave, 1988, side 150.

Indenrigsministeriet foretager herefter ikke videre i sagen.

Bydelsrådsmedlem Mikael Hertoft og Bydelsrådet på Indre Østerbro er herfra underrettet om foranstående.

Med venlig hilsen

Christian Schønau

Resumé

Et bydelsrådsmedlem anmodede den 14. april 1998 i medfør af styrelseslovens § 15, stk. 2, om orlov fra bydelsrådet i perioden den 19. april – 19. maj 1998. På et møde den 28. april 1998 traf bydelsrådet beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder var opfyldt. Der forelå samtidig oplysninger for bydelsrådet om, at det pågældende bydelsrådsmedlem skulle deltage som udvalgsformand ved et borgermøde den 13. maj 1998.

Udtalt, at der ved et bydelsråds afgørelse efter styrelseslovens § 15, stk. 4, skal foretages en prøvelse af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen. Når betingelserne herfor er opfyldt, er indkaldelse af stedfortræder obligatorisk.

Det pågældende medlems egne tilkendegivelser vil ofte udgøre den helt overvejende del af grundlaget for bydelsrådets beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderindkaldelse er opfyldt, men bydelsrådet kan selv indhente supplerende oplysninger og må antages at være forpligtet hertil, såfremt vedkommende medlems oplysninger er uklare eller i øvrigt giver anledning til tvivl.

Endvidere udtalt, at bestemmelsen i den kommunale styrelseslovs § 15, stk. 2, ikke er en almindelig hjemmel til at meddele orlov til bydelsrådsmedlemmer. Det forhold, at et medlem vil være forhindret i at deltage i bydelsrådets møder, kan ikke begrunde, at bestemmelsen bringes i anvendelse, når medlemmet dog vil have mulighed for at deltage i udvalgsmøder eller varetage andre hverv som bydelsrådsmedlem. Der skal således være tale om en absolut og varig forhindring, der forventes at strække sig over en periode på mindst én måned, og som kan henføres til en af de i bestemmelsen anførte forfaldsgrunde.

Således som sagen forelå oplyst, havde bydelsrådet efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke tilstrækkeligt grundlag for på bydelsrådsmødet den 28. april 1998 at træffe beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder for bydelsrådsmedlemmet i perioden 19. april – 19. maj 1998 var til stede.

Indenrigsministeriet lagde herved vægt på oplysningerne om, at bydelsrådsmedlemmet skulle deltage som udvalgsformand ved et borgermøde den 13. maj 1998. Efter Indenrigsministeriets opfattelse burde denne oplysning have givet bydelsrådet anledning til en sådan tvivl om, hvorvidt medlemmet i perioden 19. april – 19. maj 1998 var absolut og varigt forhindret i at varetage sine hverv i (mindst) én måned, at bydelsrådet var forpligtet til at indhente supplerende oplysninger herom med henblik på at afklare denne tvivl.