Om aktindsigt i dokumenter, der udleveres til en amtskommunes revisionsfirma

§ 4, stk. 1, i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer) har følgende ordlyd

»§ 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v.«

Offentlighedslovens § 7 er affattet således

Ȥ 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug,

2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes.«

Udtrykket »andre organer« i § 7, nr. 3, omfatter de organer foruden kommunalbestyrelsen og de stående udvalg der efter den kommunale styrelseslov har afgørelseskompetence, dvs. kommunalbestyrelsens formand, næstformanden, når denne fungerer som formand, og i kommuner med magistratordning magistraten og/eller enkelte magistratsmedlemmer (rådmænd). Udtrykket omfatter endvidere også brevveksling med afdelinger, der alene udfører faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom f.eks. brevveksling mellem et sygehus og det pågældende sygehusudvalg, jf. den kommenterede offentlighedslov ved John Vogter, 1992, side 151, pkt. 4.

Indenrigsministeriet finder, at Deres anmodning om aktindsigt burde have været imødekommet i medfør af offentlighedslovens § 4, stk. 1, også selv om Indenrigsministeriet ikke havde modtaget de pågældende referater i anden forbindelse.

Det er således Indenrigsministeriets opfattelse, at de pågældende referater ikke var omfattet af offentlighedslovens § 7, idet de var blevet udleveret til amtskommunens revision og dermed havde mistet deres status som interne arbejdsdokumenter.

Det bemærkes herved, at revisionen ikke er eller kan betragtes som et organ i amtskommunen eller en del af denne, men er en privat virksomhed, der er uafhængig af amtskommunen. Der henvises til den kommenterede lov om kommunernes styrelse ved Preben Espersen m.fl., 1991, side 180, pkt. 2.

Indenrigsministeriet har ved sin besvarelse ikke taget stilling til, om nogle af oplysningerne i de pågældende referater i medfør af offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, burde have været undtaget fra aktindsigt af hensyn til Hafnia Holding A/S's økonomiske interesser på daværende tidspunkt.

Indenrigsministeriet beklager den sene besvarelse.

Københavns Amtskommune har modtaget kopi af dette brev.

Med venlig hilsen

Henrik Grunnet

2. Københavns Amtskommune

Not.: Hvilket herved meddeles.

Henrik Grunnet

Om aktindsigt i dokumenter, der udleveres til en amtskommunes revisionsfirma

Henrik Dørge

Morgenavisen Jyllands-Posten

Østergade 26, 4.

1100 København K.

I brev af 28. december 1992 har De anmodet om Indenrigsministeriets stillingtagen til, om Deres begæring den 28. august 1992 over for Københavns Amtskommune om aktindsigt i tre referater vedrørende amtskommunens indlån på 280 mill. kr. i Hafnia Holding A/S skulle have været imødekommet. De forespørger, om De ville have haft ret til aktindsigt, selv om Indenrigsministeriet som tilsynsmyndighed ikke havde modtaget kopi af de pågældende referater til brug for ministeriets generelle undersøgelse af sagen.

Det fremgår af sagen, at De i brev af 31. august 1992 til Københavns Amtskommune i forlængelse af en telefonsamtale af den 28. august 1992 anmodede om at få udleveret kopi af tre specifikke referater, som var omtalt i skrivelse af den 17. august 1992 fra revisionsfirmaet KG Jensen Coopers & Lybrand til Københavns Amtskommune.

Københavns Amtskommune afslog Deres anmodning ved brev af 4. september 1992 under henvisning til, at der var tale om interne dokumenter. Amtskommunen fandt, at dokumenterne var interne, selv om de var i revisionsfirmaets besiddelse, idet amtskommunens revision efter amtskommunens opfattelse er at betragte som en organisatorisk del af amtskommunen.

I brev af 7. september 1992 klagede De til Indenrigsministeriet over afslaget, idet De fandt, at revisionsfirmaet, der er en privat virksomhed, må anses for adskilt fra amtskommunen.

Indenrigsministeriet anmodede i brev af 8. september 1992 Københavns Amtsråd om en udtalelse.

Ved brev af 2. november 1992 fremkom amtsrådet med en udtalelse, hvori man oplyste, at sagen var blevet behandlet den 21. oktober 1992, hvor amtsrådet besluttede at svare ministeriet i overensstemmelse med det i mødesagsbilaget anførte. Af mødesagsbilaget fremgår bl.a. følgende

»Det bemærkes endvidere i amtets afslag, at Henrik Dørge har henvist til, at referaterne er i revisionens besiddelse, hvorfor de ikke mere skulle have karakter af internt materiale. Amtet bekræfter, at referaterne er i revisionens besiddelse, men at amtets revision er at betragte som en del af amtet, i denne henseende. De omhandlede dokumenter var udelukkende set af amtet og revisionen. Referaterne var derfor stadig interne dokumenter, som var fritaget for aktindsigt.

Centralforvaltningen har været i telefonisk kontakt med Justitsministeriet i sagen. Ministeriet tilkendegav, at det ikke havde haft problemstillingen til afgørelse før, og at det ikke kunne træffe en telefonisk afgørelse. Vejledende blev det dog udtalt, at det var tvivlsomt, hvorvidt referaterne i sagen var eller ikke var undergivet aktindsigt. Det man ifølge ministeriet kunne overveje var om revisionen, på grund af de lovmæssige forpligtelser, den havde i henhold til lov om kommunernes styrelse, var så integreret i amtet, at revisionen i denne sammenhæng skulle betragtes som værende en del af amtet.«

I brev af 18. december 1992 anmodede Indenrigsministeriet Københavns Amtskommune om at give Dem aktindsigt i det ene af de pågældende referater, idet Indenrigsministeriet til brug for behandlingen af en anden sag, der ikke vedrører klage over manglende aktindsigt, havde modtaget dette referat fra amtskommunen.

I brev af 23. december 1992 meddelte amtskommunen Indenrigsministeriet, at De samme dag havde modtaget kopi af alle de ønskede referater.

I Deres brev af 28. december 1992 har De herefter anført, at De burde havde haft adgang til aktindsigt i de pågældende referater, selv om Indenrigsministeriet ikke havde modtaget dem i en anden forbindelse. De har herved henvist til dels, at referaterne, efter at de var udfærdiget i amtskommunen, tilgik revisionsfirmaet KG Jensen Coopers & Lybrand, dels at referaterne må være omfattet af offentlighedslovens ekstraheringspligt, fordi de omhandler et faktuelt begivenhedsforløb.

De pågældende referater er udarbejdet af amtskommunen og indeholder en gengivelse af amtskommunens samtaler og møder med forskellige personer vedrørende indlånet i Hafnia Holding A/S og sikkerheden for dette.

I denne anledning skal Indenrigsministeriet udtale

Ingen

Udtalt, at en amtskommunes revisionsfirma ikke er eller kan betragtes som et organ i amtskommunen eller en del af denne, men er en privat virksomhed, der er uafhængig af amtskommunen. Referater, som indeholdt en gengivelse af en amtskommunes samtaler og møder, og som var blevet udleveret til amtskommunens revisionsfirma, havde således mistet deres status som interne arbejdsdokumenter og var derfor ikke omfattet af offentlighedslovens § 7.

Udtrykket »andre organer« i offentlighedslovens § 7, nr. 3, omfatter de organer foruden kommunalbestyrelsen og de stående udvalg der efter den kommunale styrelseslov har afgørelseskompetence, dvs. kommunalbestyrelsens formand, næstformanden, når denne fungerer som formand, og i kommuner med magistratordning magistraten og/eller enkelte magistratsmedlemmer (rådmænd).

Udtrykket omfatter endvidere også brevveksling med afdelinger, der alene udfører faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom f.eks.

brevveksling mellem et sygehus og det pågældende sygehusudvalg, jf.

den kommenterede offentlighedslov ved John Vogter, 1992, side 151, pkt. 4