Aktindsigt i oplysninger i en intern redegørelse Udtalelsen vedører følgende retsforskrift: A LOV nr 571 af 19/12/1985 § 16 og § 12 Forvaltningslov

Aktindsigt i oplysninger i en intern redegørelse Udtalelsen vedører følgende retsforskrift: A LOV nr 571 af 19/12/1985 § 16 og § 12 Forvaltningslov

Indenrigsministeriet har i dag skrevet således til Aarhus Stiftstidende, journalist Frank Stjerne, Postbox 1, Kannikegade 14, 8100 Århus C. I skrivelse af 22. november 1988 har De rettet henvendelse hertil vedrørende Århus Amtskommunes afslag på Deres anmodning om aktindsigt i en afskedigelsessagg vedrørende to prøvetidsansatte tjenestemændd, som var ansat på Daghjemmet Frederiksbjerg.

I skrivelse af 3. januar 1989 oplyste Århus Amtskommune, at amtskommunen efterfølgende havde givet parterne den ønskede aktindsigt.

Ved skrivelse af 10. januar 1989 meddelte De imidlertid Indenrigsministeriet, at De fortsat ønskede en vurdering af, om Århus Amtskommunes afslag på aktindsigt havde været i overensstemmelse med lovgivningen.

Det fremgår af sagen, at De havde fået fuldmagt fra Mona Monnerup og Lene Sigvardsen til at begære aktindsigt i deres personsager i amtskommunen. De rettede flere gane henvendelse til amtskommunen vedrørende dette, og ved personligt fremmøde den 17. november 1988 fik De aktindsigt i visse dokumenter fra sgerne. Amtskommunen afslog imidlertid at give Dem aktindsigt i materiale fre laderen på Daghjemmet Frederiksbjerg og i et notat om handlingsforløbet i sagen.

I skrivelse af 23. november 1988, som De har modtaget en kopi af, anmodede Indenrigsministeriet Århus Amtskommune om en udtalelse. I skrivelse af 9. februar 1989 har amtskommunen udtalt, at de notater, som sagen omhandler, er omfattet af forvaltningslovens § 12, idet der er tale om interne arbejdsdokumenter. Beslutningen om ikke at ville fastansætte de to prøvetidsansatte tjenestemænd er truffet ud fra en helhedsvurdering af de pågældendes ansættelsesforhold i prøvetiden, uden at de dokumenter, som amtskommunen nægtede aktindsigt i, har været genstand for individuel bedømmelse eller efterprøvelse. Endvidere bemærkede amtskommunen, at beslutningen om at nægte aktindsigt i det omhandlede materiale også skyldtes, at man ikke fra amtskommunens side ønskede at skabe unødig uro på arbejdspladsen.

I denne anledning skal Indenrigsministeriet udtale følgende

Efter § 16, stk. 1, i forvaltningsloven afgøre den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, om en begæring om aktindsigt skal imødekommes. Når en kommunalbestyrelse (amtsråd) har truffet afgørelse om aktindsigtsspørgsmål på et sagsområde,hvor (amts)kommunen ikke står i noget almindeligt underordnelsesforhold til en anden forvaltningsmyndighed, kan afgørelsen herom ikke påklages til en anden myndighed.

Da der ikke er noget over-/underordnelsesforhold mellem Indenrigsministeriet og amtskommunerne, kan amtskommunens afgørelse ikke påklages til Indenrigsministeriet som klageinstans.

Indenrigsministeriet kan imidlertid som almindelig kommunal tilsynsmyndighed tage stilling til lovligheden af et afslag på aktindsigt, jf. pkt. 100 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) samt Asbjørn Jensen m.fl., Forvaltningsloven, side 173-174.

I denne konkrete sag ønskes en vurdering af, om Århus Amtskommune har været berettiget til at give afslag på aktindsigt i et håndskrevet notat fra daghjemmets leder, hvori lederen redegør for grundene til, at hun ønsker Mona Monnerup og Lene Sigvardsen afskediget, et notat af 7. november 1988 fra social- og sundhedsforvaltningen og et notat om hændelsesforløbet vedrørende en arbejdsnedlæggelse som følge af afskedigelsessagen på Daghjemmet Frederiksbjerg.

Århus Amtskommune har den 3. januar 1989 givet aktindsigt i alle de nævnte dokumenter. Uanset dette finder Indenrigsministeriet, at Mona Monnerup og Lene Sigvardsen har fornøden retlig interesse i, at Indenrigsministeriet udtaler sig om lovligheden af Århus Amtskommunes oprindelige nægtelse af at give aktindsigt i de omhandlede dokumenter.

I henhold til § 12 i forvaltningsloven omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter.

Som interne dokumenter anses dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag, jf. § 12, stk. 1, nr. 1. Endvidere anses brevveksling mellem en kommunalbestyrelsee og dennes afdelinger og andre administrative organer ligeledes for at være internt materiale, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 3. Denne bestemmelse omfatter også brevveksling med afdelinger m.v., der alene udfører faktisk forvaltningsvirksomhed.

De af forvaltningen udarbejdede notater samt det af institutionslederen udarbejdede notat må anses for internt materiale. Der er dels tale om materiale udarbejdet af forvaltningen til eget brug ved behandlingen af en sag, dels materiale fra en amtskommunal inistitution til forvaltningen.

I henhold til forvaltningslovens § 12, stk. 2, foreligger der en pligt for den pågældende myndighed til at videregive oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagen, og som alene indeholdes i interne dokumenter.

Det af institutionslederen på daghjemmet udarbejdede materiale må efter ministeriets opfattelse antages at indeholde oplysninger om faktiske omstændigheder. I materialet redegør institutionslederen for, hvorfor Mona Monnerup og Lene Sigvardsen ikke ønskes fastsansat ved at gengive omstændigheder fra deres ansættelsesperiode.

Selv om materialet fra institutionslederen ikke har været gjort til genstand for en individuel bedømmelse, er det ministeriets opfattelse, at oplysningerne i materialet må antages at have været af væsentlig betydning for sagens afgørelse, idet der er tale om en leders redegørelse for en prøvetids forløb. Det er således ministeriets opfattelse, at amtskommunen burde have videregivet de oplysninger, som fandtes i materialet udarbejdet af institutionslederen - enten hele notatet eller en ekstrakt heraf.

Det skal herved bemærkes, at hensynet til ikke at skabe unødig uro på arbejdspladsen ikke kan begrunde en undladelse af at imødekomme en begæring om aktindsigt.

De øvrige interne dokumenter indeholder en redegørelse for sagsforløbet og en retlig vurdering af sagen, samt en datoliste over det faktiske hændelsesforløb i sagen. Indenrigsministeriet har på den baggrund ikke fundet, at dokumenterne indeholder sådanne oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagens afgørelse, at De har haft krav på aktindsigt heri.

Århus Amtskommune har modtaget en kopi af denne skrivelse.

Hvilket herved meddeles under henvisning til Deres j.nr. 1-2-2-86-88.

Med venlig hilsen

Emil le Maire

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1989 8.6.

Udtalt, at efter § 16, stk. 1, i forvaltningsloven afgøre den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, om en begæring om aktindsigt skal imødekommes. Når en kommunalbestyrelse (amtsråd) har truffet afgørelse om aktindsigtsspørgsmål på et sagsområde, hvor (amts)kommunen ikke står i noget almindeligt underordnelsesforhold til en anden forvaltningsmyndighed, kan afgørelsen herom ikke påklages til en anden myndighed.

Da der ikke er noget over-/underordnelsesforhold mellem Indenrigsministeriet og amtskommunerne, kan en amtskommunes afgørelse ikke påklages til Indenrigsministeriet som klageinstans.

Indenrigsministeriet kan imidlertid som almindelig kommunal tilsynsmyndighed tage stilling til lovligheden af et afslag på aktindsigt, jf. pkt. 100 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) samt Asbjørn Jensen m.fl., Forvaltningsloven, side 173-174.

Uanset at der i den konkrete sag efterfølgende var givet den ønskede aktindsigt, fandt Indenrigsministeriet, at klageren havde fornøden retlig interesse i, at Indenrigsministeriet udtalte sig om amtskommunens oprindelige nægtelse af aktindsigt.

Efter ministeriets opfattelse måtte oplysningerne i en institutionsleders interne redegørelse i en afskedigelsessag om forløbet af prøvetiden for to prøvetidsansatte tjenestemænd anses for omfattet af parternes adgang til aktindsigt i henhold til forvaltningslovens § 12, stk. 2, idet oplysningerne måtte antages at have været af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Ministeriet bemærkede samtidig, at hensynet til ikke at skabe unødig uro på en arbejdsplads ikke kan begrunde en undladelse af at imødekommee en begæring om aktindsigt.

De øvrige interne dokumenter i sagen - en redegørelse for sagsforløbet og en retlig vurdering af sagenn samt en datoliste over det faktiske hændelsesforløb - kunne efter ministeriets opfattelse ikke antages at være omfattet af forvaltningslovens § 12, stk. 2.