Udlevering af arbejdspapirer fra statslige udvalg med kommunal repræsentation

Udlevering af arbejdspapirer fra statslige udvalg med kommunal repræsentation

I skrivelse af 2. september 1987 har Københavns magistrat oplyst, at Budgetudvalget under Borgerrepræsentationen har anmodet om at få udleveret samtlige notater, arbejdspapirer og referater fra regeringens embedsmandsudvalg Udvalget til vurdering af amternes udgiftspres og økonomi .

Magistraten har i den anledning anmodet Indenrigsministeriet om en udtalelse om, hvorvidt - og i givet fald i hvilket omfang - materiale fra et arbejdende udvalg af nævnte karakter kan udleveres til Budgetudvalget.

Det fremgår yderligere af sagen, at Københavns Kommune havde udpeget en repræsentant til det omhandlede embedsmandsudvalg, som var nedsat under Indenrigsministeriet.

I denne anledning skal Indenrigsministeriet, efter drøftelse med Justitsministeriet, vejledende udtale følgende om det rejste spørgsmål

Efter offentlighedsloven kan enhver som hovedregel forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Retten til aktindsigt omfatter dog ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses efter § 7, nr. 1, bl.a. dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug.

Et statsligt udvalg som det i denne sag omhandlede anses for et selvstændigt offentligt organ. Arbejdspapirer, referater mv. som udarbejdes til udvalgets eget brug, er derfor som interne arbejdsdokumenter undtaget fra den almindelige aktindsigt efter offentlighedsloven.

Hvis materialet afgives til udenforstående, mister det dog normalt sin karakter af interne dokumenter og bliver omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Det vil således være tilfældet med hensyn til dokumenter, som afgives af udvalgsmedlemmet til Københavns Kommune med henblik på administrativ sagsbehandling i kommunen. Det bemærkes dog herved, at sager om lovgivning kun er omfattet af offentlighedsloven, for så vidt lovforslag er fremsat i Folketinget, jf. lovens § 2.

Kommunalbestyrelsesmedlemmer har en videregående ret til aktindsigt end hjemlet efter offentlighedsloven (såkaldt sagsindsigt). Indenrigsministeriet har i sin praksis flere gange - også over for Københavns Kommune - udtalt, at et kommunalbestyrelsesmedlem med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder reglerne om tavshedspligt, har krav på efter begæring af gennemse sagsakter, der foreligger i endelig udformning, uanset om de i forhold til offentlighedsloven må anses som internt arbejdsmateriale.

Denne ret til sagsindsigt gælder dog kun for sagsakter, der foreligger i kommunens forvaltning. Når det som i denne sag drejer sig om materiale, der er udarbejdet af et statsligt udvalg til eget brug, foreligger der som udgangspunkt ingen sag i Københavns Kommune, selv om et af udvalgets medlemmer, i dette tilfælde økonomidirektør Jens N. Christiansen, er udpeget af kommunen. Materialet er sendt til den pågældende personligt som udvalgsmedlem, og det kan efter udvalgsarbejdets afslutning kasseres.

Det gør i denne forbindelse ingen forskel, at udvalgsmedlemmet drøfter forskellige spørgsmål under udvalgsarbejdet med andre embedsmænd eller enkelte politikere, fx. en borgmester, eller at udvalgsmedlemmet i forbindelse hermed eventuelt viser disse personer forskelligt udvalgsmateriale. En sådan drøftelse anses for en personlig konsultation til brug for medlemmets stillingstagen under udvalgsarbejdet.

I det omfang modtaget udvalgsmateriale derimod afgives til sagsbehandling og dermed indgår i en sag i kommunen, må materialet blive undergivet sagsindsigt.

Hvis der ikke er fastlagt en bestemt procedure med hensyn til medlemmets orientering af den udpegende myndighed, er det som udgangspunkt medlemmet selv, der må tage stilling til, om han ønsker at drøfte (dele af) udvalgsmaterialet med andre og eventuelt afgive dette med henblik på sagsbehandling i kommunen.

Den udpegende myndighed, dvs. i denne sag Københavns Kommune, har som udgangspunkt instruktionsbeføjelser over for udvalgsmedlemmet. Beføjelsen kan dog være begrænset i det omfang medlemmet repræsenterer en særlig sagkundskab. Hvis det må antages, at der er en instruktionsbeføjelser, vil den pågældende afdelings borgmester, i dette tilfælde overborgmesteren, magistraten eller Borgerrepræsentationen til brug for udøvelsen af instruktionsbeføjelsen kunne forlange at blive orienteret om udvalgsarbejdet, enten løbende kunne forlange at blive orienteret om udvalgsarbejdet, enten løbende eller på et bestemt tidspunkt. Orientering vil typisk ske ved, at medlemmet udarbejdet et notat, men Borgerrepræsentationen, magistraten eller borgmesteren vil også kunne anmode om at få udleveret (visse af) udvalgets arbejdsdokumenter.

Endelig skal det bemærkes, at et udvalgs arbejdsmateriale vil kunne indeholde oplysninger, som det må anses for nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, jf. § 27 i forvaltningsloven. Hvis arbejdsmaterialet indeholder oplysninger, der er fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt, vil udvalgsmedlemmet være afskåret fra at udlevere de pågældende oplysninger.

Som det fremgår, må Københavns Kommune som den myndighed, der har udpeget udvalgsmedlemmet, som udgangspunkt kunne forlange en udlevering af udvalgets materiale. Beføjelsen tilkommer den pågældende afdelings borgmester, magistraten eller Borgerrepræsentationen.

Man beklager den sene besvarelser, der skyldes, at sagen har beroet på principielle overvejelser.

Med venlig hilsen

Helle Skjerbæk

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1988 8.2.

Udtalt, at arbejdspapirer, som udarbejdes af et statsligt udvalg til eget brug, som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt som interne dokumenter. Det gælder, selv om et af udvalgets medlemmer er udpeget af en kommunalbestyrelse. Materialet er ej heller omfattet af den ret, som kommunalbestyrelsesmedlemmer har til at gennemse sagsakter, der foreligger i kommunens forvaltning (sagsindsigt).

I det omfang udvalgsmaterialet afgives af det pågældende medlem til sagsbehandling og derme indgår i en sag i kommunen, må materialet blive undergivet både sagsindsigt og aktindsigt. Sager om lovgivning er dog kun omfattet af aktindsigt, for så vidt lovforslag er fremsat i Folketinget.

Udvalgsmedlemmet kan som udgangspunkt selv besluttet, om (dele af) materailet skal afgives med henblik på sagsbehandling i kommunen. Den udpegende myndighed (kommunalbestyrelsen) har dog normalt instruktionsbeføjelser over for udvalgsmedlemmet, og kan til brug for udøvelsen af instruktionsbeføjelsen forlange at blive orienteret om udvalgsarbejdet, eventuelt ved udlevering af (visse af) udvalgets arbejdsdokumenter. Udvalgsmedlemmet kan dog ikke udlevere oplysninger, som det må anses for nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, jf. forvaltningslovens § 27.