Borgmesterens forpligtelse til at sætte sager på dagsordenen og til at lade disse ledsage af sagsmateriale m.v.

§ 31, stk. 2, 2. punktum, i den kommunale styrelseslov giver borgmesteren beføjelse til at fordele sagene til de stående udvalg og til om fornødent at udfærdige generelle forskrifter for sagernes ekspedition. Han drager endvidere omsorg for, at sagerne forelægges kommunalbestyrelsen med eventuelle erklæringer. Borgmesteren er således ansvarlig for de formelle forhold omkring sagsforberedelsen. Ud fra bestemmelsens tilblivelseshistorie må det antages, at de erklæringer, der her er tale om, er erklæringer udover udvalgets egne erklæringer, som skal indhentes fra andre udvalg m.v., herunder f.eks. fra økonomiudvalget, jfr. styrelseslovens § 18, stk. 2, og fra andre stående udvalg, jfr. normalstyrelsesvedtægtens § 4, stk. 2. Der er ikke holdepunkt for at antage, at bestemmelsen giver borgmesteren ret til at afkræve udvalget yderligere oplysninger, til at kræve fornyet behandling i udvalget eller til at udsætte sagen, idet borgmesteren derved ville få tillagt adgang til at gribe ind i udvalgets sagsbehandling.

At borgmesteren skal sørge for sagens oplysning, indebærer således ikke en pligt eller en ret for borgmesteren til at gribe ind i sagens materielle behandling (og eventuelt tilbagesende denne til udvalget) for at få fremskaffet f.eks. supplerende oplysninger. Dette er i overensstemmelse med bestemmelsen i styrelseslovens § 31a, stk. 3, om borgmesterens mulighed for at standse et udvalgs behandling af en sag og indbringe denne for kommunalbestyrelsen. Spørgsmålet om, hvilke supplerende oplysninger eller undersøgelser, der eventuelt skal fremskaffes til brug for en sags behandling i kommunalbestyrelsen, kan således ikke afgøres af borgmesteren, men hører under kommunalbestyrelsens afgørelse. Der er kommunalbestyrelsen, der tager stilling til, om sagens behandling skal udsættes med henblik på fremskaffelse af supplerende oplysninger, afklaring af tvivlsspørgsmål m.v.

Borgmesteren må imidlertid normalt være forpligtet til at gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på forholdet, såfremt der efter hans mening mangler oplysninger, eller de foreliggende oplysninger er utilstrækkelige. Han må da foreslå kommunalbestyrelsen, at yderligere oplysninger indhentes eller undersøgelser foretages. Beslutter kommunalbestyrelsen herefter, at der skal træffes endelig beslutning i sagen på det foreliggende grundlag, påhviler ansvaret for den trufne beslutning de kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har stemt for, at grundlaget er tilstrækkeligt, mens borgmesteren vil være fritaget for ansvar, hvis han har stemt imod, at beslutningsgrundlaget er tilstrækkeligt.

Der er således efter styrelseslovens regler ikke nogen almindelig adgang for borgmesteren til med henblik på en sags oplysning at sende sagen tilbage til det indstillende udvalg. Som en undtagelse kan måske tænkes tilfælde, hvor en sådan adgang udtrykkeligt eller sædvanemæssigt er tiltrådt af kommunalbestyrelsen. Borgmesteren må dog anses for berettiget og eventuelt forpligtet til via forvaltningen at søge fremskaffet supplerende oplysninger, som kan medfølge sagen ved forelæggelsen for kommunalbestyrelsen, såfremt fremskaffelse af oplysningerne ikke forhindrer sagens behandling på førstkommende møde i kommunalbestyrelsen.

Det må endvidere antages, at en beslutning om, at en sag, der behandles i et udvalg, skal forelægges kommunalbestyrelsen, skal træffes i et møde i udvalget. Et flertal af udvalgets medlemmer kan ikke uden for et udvalgsmøde træffe beslutning om sagens indbringelse for kommunalbestyrelsen. En anmodning fra et udvalgs medlemmer om at få en udvalgssag på kommunalbestyrelsens dagsorden opfattes som en indbringelse for kommunalbestyrelsen i henhold til styrelseslovens § 11, hvis anmodningen ikke har været behandlet og besluttet på et udvalgsmøde.

Forslag efter styrelseslovens § 11, der fremsættes af et eller flere kommunalbestyrelsesmedlemmer, er borgmesteren forpligtet til at sætte på kommunalbestyrelsens dagsorden. Hvilket sagsmateriale, der skal medfølge udover anmodningen om sagens forelæggelse for kommunalbestyrelsen, må bero på en fortolkning af kravet om, at en sag, der forelægges kommunalbestyrelsen, skal være oplyst således, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. I denne forbindelse henvises til normalforretningsordenens § 3, stk. 3. Denne bestemmelse, hvorefter det fornødne materiale til sagens bedømmelse skal være tilgængeligt for kommunalbestyrelsens medlemmer i mindst 3 hverdage inden mødet, gælder både for medlemsforslag og for forslag, der fremkommer fra udvalg.

Hvis anmodningen om optagelse på kommunalbestyrelsens dagsorden drejer sig om en sag, der er færdigbehandlet i et udvalg, må borgmesteren være forpligtet til at sørge for, at eksisterende sagsmateriale i fornødent omfang medfølger ved forelæggelsen for kommunalbetyrelsen.

Hvis et forslag ønskes optaget på dagsordenen efter styrelseslovens § 11, og der ikke i forvejen findes nogen sag, som er under behandling, er borgmesteren næppe forpligtet til at oplyse sagen/forslaget nærmere. Borgmesteren må da fremlægge forslaget for kommunalbestyrelsen og oplyse, at der ikke findes nogen sag. Kommunalbestyrelsen må herefter afgøre, om sagen/forslaget skal sendes i udvalg eller nedstemmes straks.

Hvis der derimod er tale om en sag, der endnu er under behandling i administrationen eller udvalg, og hvor det endelige resultat ikke kan fremlægges, må det følge af forpligtelsen til at fremlægge et forsvarligt beslutningsgrundlag, at der i det mindste gives fortfattet oplysning om sagens stade og årsagen til, at endeligt beslutningsgrundlag ikke fremlægges. Gives disse minimumsoplysninger ikke, kan der ikke siges at foreligge et forsvarligt grundlag for at træffe beslutninger, idet kommunalbestyrelsen da alene vil kunne tage sagen til efterretning. Da kommunalbestyrelsens medlemmer ifølge normalforretningsordenens § 3, stk.3, har krav på, at materialet er tilgængeligt på kommunekontoret i 3 hverdage før mødet, er det næppe heller tilstrækkeligt, at borgmesteren giver de nævnte oplysninger på selve kommunalbestyrelsesmødet.

Kopi af denne skrivelse er sendt til tilsynsrådet for Sønderjyllands amt.

P.M.V.

E.B.

Johan Erichsen

Borgmesterens forpligtelse til at sætte sager på dagsordenen og til at lade disse ledsage af sagsmateriale m.v.

I skrivelse af 27. juni 1985 har De anmodet indenrigsministeriet om at vurdere en udtalelse, som tilsynsrådet for Sønderjyllands amt har afgivet vedrørende behandlingen af et dagsordensforslag om indførelse af en parkeringsfond i Tønder.

Sagen drejer sig om en klage, indgivet af byrådsmedlem Kurt Johannsen, Tønder, over, at et forslag fra planlægningsudvalget om en parkeringsfond, som på udvalgets møde den 6. november 1984 blev indstillet til byrådet, ikke blev sat på byrådets dagsorden i november 1984, da De forinden ønskede yderligere undesøgelser foretaget. Kurt Johannsen klagede endvidere over, at der, efter at 3 udvalgsmedlemmer den 4. december 1984 havde anmodet Dem om optagelse af forslaget på byrådets dagsorden for mødet den 12. december 1984, ved sagens fremlæggelse for byrådsmedlemmerne kun forelå forslagsstillernes skrivelse og ikke andre sagsakter.

Tilsynsrådet for Sønderjyllands amt har i sin udtalelse af 24. april 1985 anført, at det følger af forretningsordenens § 3, at borgmesteren skal sætte en sag på byrådets dagsorden, når et medlem har anmodet om det senest 8 dage før mødet. Denne regel gælder, hvadenten borgmesteren modtager et forslag fra et enkelt medlem eller en indstilling fra et udvalg.

Tilsynsrådet udtaler endvidere, at borgmesteren ikke kan undlade at sætte sagen på dagsordenen, fordi han mener, at der bør tilvejebringes flere oplysninger, før byrådet træffer afgørelse.

Når en sag er optaget på dagsordenen, fremlægges sagens akter for byrådets medlemmer i et passende tidsrum før mødet, jfr. styrelsesloven § 8. Efter tilsynsrådets mening må dette indebære, at de sagsakter, der er tilvejebragt - herunder f.eks. udvalgsindstillinger, notater og beregninger - og ikke blot anmodningen om sagens optagelse på dagsordenen, skal fremlægges.

Tilsynsrådet konstaterer derfor i sin udtalelse, at de regler i styrelsesloven og forretningsorden, som er refereret oven for, ikke er overholdt i den pågældende sag.

Tilsynsrådet for Sønderjyllands amt har i skrivelse af 3. juli 1985 meddelt, at rådet ikke har yderligere bemærkninger til sagen, men kan henholde sig til sin udtalelse af 24. april 1985.

Angående spørgsmålet, om borgmesteren, når et udvalgsflertal beslutter at fremsende en sag med indstilling til kommunalbestyrelsen, er forpligtet til at optage sagen på kommunalbestyrelsens dagsorden, eller om borgmesteren kan sende sagen tilbage til udvalget med henvisning til, at der f.eks. mangler oplysninger, skal indenrigsministeriet udtale følgende

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1985 1.7.

Udtalt, at borgmesteren efter § 31, stk. 2, 2. pkt., i den kommunale styrelseslov er ansvarlig for de formelle forhold omkring sagsforberedelsen, herunder for, at sagerne forelægges kommunalbestyrelsen med eventuelle erklæringer. Det må antages, at de i bestemmelsen omtalte »erklæringer« er sådanne, som skal indhentes fra andre udvalg m.v. end det indstillende udvalg. Der er ikke holdepunkt for at antage, at bestemmelsen giver borgmesteren ret til at afkræve det indstillende udvalg yderligere oplysninger, til at kræve fornyet behandling i udvalget eller til at udsætte sagen, idet borgmesteren derved ville få tillagt adgang til at gribe ind i udvalgets sagsbehandling. Kun i de tilfælde, hvor en sådan adgang udtrykkeligt eller sædvanemæssigt er tiltrådt af kommunalbestyrelsen, kan der tænkes en adgang for borgmesteren til at sende en sag tilbage til det indstillende udvalg med henblik på sagens oplysning.

Spørgsmålet om, hvilke supplerende oplysninger eller undersøgelser, der eventuelt skal fremskaffes fra det indstillende udvalg til brug for en sags behandling i kommunalbestyrelsen, afgøres ikke af borgmesteren, men hører under kommunalbestyrelsens afgørelse.

Borgmesteren vil dog normalt være forpligtet til at gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på forholdet, hvis der efter hans mening mangler oplysninger, eller de foreliggende oplysninger er utilstrækkelige.

Samtidig udtalt, at borgmesteren er forpligtet til at sætte forslag efter styrelseslovens § 11, der fremsættes af et eller flere kommunalbestyrelsesmedlemmer, på kommunalbestyrelsens dagsorden.

Hvilket sagsmateriale, der skal medfølge udover anmodningen om sagens forelæggelse for kommunalbestyrelsen, må bero på en fortolkning af kravet om, at en sag, der forelægges kommunalbestyrelsen, skal være oplyst således, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Normalforretningsordenen § 3, stk. 3, hvorefter det fornødne materiale til sagens bedømmelse skal være tilgængeligt for kommunalbestyrelsens medlemmer i mindst 3 hverdage inden mødet, gælder både for medlemsforslag efter styrelseslovens § 11 og for forslag, der fremkommer fra udvalg.

Drejer det sig om en sag, der er færdigbehandlet i et udvalg, må borgmesteren være forpligtet til at sørge for at eksisterende sagsmateriale i fornødent omfang medfølger ved forelæggelsen for kommunalbestyrelsen.

Er der ikke ved et forslags fremsættelse i forvejen en sag, som er under behandling, er borgmesteren næppe forpligtet til at oplyse sagen/forslaget nærmere.

Hvis der er tale om en sag, der endnu er under behandling i administrationen, må der ved fremlæggelsen i det mindste gives kortfattet oplysning om sagens stade og om årsagen til, at endeligt beslutningsgrundlag ikke kan fremlægges. Det er næppe tilstrækkeligt, at borgmesteren giver de nævnte oplysninger på selve kommunalbestyrelsesmødet.