Licitation - forhåndsmøder (* 1)

Licitation - forhåndsmøder (* 1)

Håndsværksrådet og Entreprenørforeningen forespurgte, om en bygherre har pligt til at oplyse navnene på de indbudte/interesserede forud for en licitation.

Spørgsmålet knytter sig til indholdet af licitationslovens § 4, stk. 3. Ifølge denne bestemmelse må forhåndsmøder til drøftelse af udbudsgrundlaget kun afholdes, såfremt udbyderen opfordres til at være til stede, og såvel organiserede som uorganiserede bydende på lige vilkår har adgang til mødet.

I forespørgslen anførtes, at det sædvanligvis er organisationerne, som på medlemmers vegne foranlediger et sådant møde afholdt. I den forbindelse anmoder organisationen bygherren om at oplyse navne på de indbudte ved en bunden licitation, henholdsvis navn på dem, der har afhentet udbudsmateriale ved en offentlig licitation.

Da det angiveligt forekommer, at bygherrer nægter at udlevere disse oplysninger, er sprøgsmålet, om det kan antages, at der er pligt hertil. Dernæst, om organisationerne ved offentlig licitation er berettiget til at indkalde deltagerne ved annoncering, såfremt bygherren nægter at udlevere oplysningerne.

Ved drøftelser i tilsynet har organisationerne bemærket, at interesserede, som kopierer udbudsmaterialet på anden hånd (hvorved bygherren ikke kan være bekendt med deres navne), selv må bære risikoen for, at de ikke kan indkaldes til forhåndsmødet.

Tilsynet finder, at formuleringen af lovens § 4, stk. 3, indebærer, at den, der tager initiativ til mødets afholdelse, er pligtig at indkalde alle, som gennem bygherrens indbydelse/afhentning af udbudsmateriale hos bygherren må anses for interesseret i at deltage i licitationen. Tilsidesættelse heraf omfattes af straffebestemmelsen i lovens § 7.

Muligheden for at opfylde denne pligt er rent praktisk ikke til stede, når bygherren nægter at udlevere navnene på den kreds, som indkaldelsespligten angår. Her ud fra finder tilsynet, at det må følge af forholdets natur, at der påhviler bygherren en forpligtelse til - ved at give oplysning om indbudtes/interesseredes navne - at tilvejebringe det faktiske grundlag for indkaldelse, når forhåndsmøde ønskes afholdt i overensstemmelse med den i lovens § 4, stk. 3, fastlagte adgang hertil. Oplysningen bør meddeles på opfordring fra en af de interesserede eller en organisation, som repræsenterer en potentiel tilbudsgiver. Der ses dog ikke at være retsmidler imod bygherrens vægring.

Hvad angår spørgsmålet om, hvorvidt organisationerne ved vægtting i forbindelse med offentlige licitationer er berettigede til at indkalde interesserede ved annoncering, finder tilsynet, at dette må besvares bekræftende.

Tilsynet kan i øvrigt tiltræde organnisationernes opfattelse, at en tilbudsgiver, der på anden måde end ved afhentning hos bygherren har skaffet sig kendskab til udbudsmaterialet, selv må søge oplyst, om forhåndsmøde agtes afholdt.

Tilbudsgivere - og deres organisationer, som ønsker at indkalde til et forhåndsmøde, har pligt til at sørge for, at hele den relevante personkreds får indkaldelse til mødet. I denne forbindelse har Monopoltilsynet fundet, at bygherren har en forpligtelse til at medvirke hertil ved at oplyse navnene på de interesserede.