Offentliggørelse af udvalgs dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller

Offentliggørelse af udvalgs dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller

I skrivelse af 10. april 1984 har De forespurgt, om det er ulovligt at offentliggøre den del af de stående udvalgs dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, som ikke er omfattet af reglerne om tavshedspligt. De henviser i den forbindelse til, at det i mange kommuner er praksis, at udvalgenes dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokollerne samt undertiden også forvaltningsnotater fremlægges offentligt og udsendes til pressen og interesserede.

I denne anledning skal man meddele, at der efter indenrigsministeriets opfattelse intet er til hinder for, at et kommunalbestyrelsesudvalg kan vedtage at give offentlig meddelelse om endelige beslutninger, som er truffet af udvalget, dog med den begrænsning, som De selv nævner, at der ikke i forbindelse hermed må gives meddelelse om forhold, hvorom der i lovgivningen er foreskrevet tavshedspligt. Udvalgets offentliggørelse af beslutningen vil kunne ske i form af offentliggørelse af beslutningsprotokollen vedrørende det pågældende punkt, stadig forudsat, at protokollen ikke omtaler forhold, hvorom der gælder tavshedspligt. Kommunalbestyrelsen vil dog kunne give nærmere forskrifter for de stående udvalg med hensyn til, hvornår og hvorledes de skal give meddelelse til offentligheden om trufne beslutninger.

Det skal tilføjes, at offentlig meddelelse efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke bør gives, inden der er givet underretning til en part/parterne i en sag.

Med hensyn til udvalgenes indstillinger til kommunalbestyrelsen er det indenrigsministeriets opfattelse, at udvalgene ikke på eget initiativ kan give offentligheden kendskab til indholdet heraf. Kommunalbestyrelsen kan imidlertid give udvalgene forskrifter om offentliggørelse af udvalgenes indstillinger til kommunalbestyrelsen.

Det er endelig indenrigsministeriets opfattelse, at meddelelse til offentligheden om udvalgens dagsordener ikke kan besluttes på udvalgenes eget initiativ, men at der intet er til hinder for, at kommunalbestyrelsen træffer beslutninger om, at de stående udvalg forud for udvalgsmøderne skal give offentligheden meddelelse om, hvilke sager der agtes behandlet på mødet, og om formen for sådanne meddelelser. Sådanne meddelelser skal også respektere reglerne om tavshedspligt. Offentlig meddelelse vil som følge af disse regler normalt ikke kunne gives ved offentliggørelse af den dagsorden, som er udarbejdet til udvalgsmedlemmernes brug, idet forhold, som er eller må forventes at blive undergivet tavshedspligt, skal udelades ved udfærdigelsen af den offentlige meddelelse.

Det skal yderligere bemærkes, at indenrigsministeriet er enig i den i Deres skrivelse refererede opfattelse, hvorefter forhandlingerne i udvalgene ikke kan refereres offentligt, idet det enkelte medlem kun kan referere sine egne bemærkninger.

Det fremgår af det ovenfor anførte, at indenrigsministeriet ligeledes kan være enig med Dem i, at der, bortset fra reglerne om tavshedspligt, ikke er nogen lov, som forbyder en orientering af offentligheden, men at det i ret vid udstræknning beror på kommunalbestyrelsens beslutning, i hvilket omfang offentliggørelse skal ske. Når der ikke er fastsat lovregler på området, skyldes det, at der både er fordele og ulemper ved en vidtstrakt offentlighed. På den ene side kan man, som De anfører i Deres skrivelse, pege på, at en vidtstrakt offentlighed giver befolkningen mulighed for fra starten at følge sager af bred interesse og dermed medvirke mere aktivt i den demokratiske proces.

På den anden side må det erkendes, at et krav om fremlæggelse af dagsordener og protokoludskrifter vil gå væsentlig videre end, hvad hensynet til offentligheden taler for. Et stort antal af udvalgenes sager er af forvaltningsmæssig og ofte rutinemæssig karakter, og disse sager har offentlighedern næppe større interesse i.

Det er i dag ikke lovpligtigt at udarbejde dagsorden for udvalgsmøder, og praksis i kommunerne og i de enkelte udvalg er meget varierende. En bestemmelse om fremlæggelse af en fortegnelse over sager, der skal behandles på udvalgsmøder, måtte derfor suppleres med en forskrift om obligatorisk udarbejdelse af dagsorden. Mange udvalgsmøder indkaldes dog med så kort varsel, at dagsorden ikke kan udarbejdes, og selv om en dagsorden er udarbejdet, vil der ofte blive medtaget en række senere tilkomne sager på mødet. Mange sager vil som tidligere omtalt på grund af deres indhold være omfattet af tavshedspligt og kan derfor ikke medtages på en offentligt tilgængelig sagsfortegnelse. Der er tillige betydelige forskelle fra kommune til kommune med hensyn til omfanget af delegation til administrationen, og det vil derfor ofte være tilfældigt, om en sag af en bestemt type behandles i et udvalg eller alene i administrationen. Endelig vil et krav om udarbejdelse og fremlæggelse af en sagsfortegnelse kunne skabe betydelige vanskeligheder for administrationen, bl.a. ved vurderingen af, hvilke sager der på grund af tavshedspligt ikke kan medtages. Et krav om offentliggørelse vil således være ret arbejdskrævende og dermed også udgiftskrævende for kommunerne.

Et generelt krav om offentliggørelse af udvalgenes/indstillinger til kommunalbestyrelsen vil på uheldig måde kunne foregribe og eventuelt faktisk binde kommunalbestyrelsens behandling af de pågældende sager, ligesom der herved kunne skabes uberettigede forventninger hos borgerne. Udvalgsindstillinger er heller ikke omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen, fordi der er tale om internt arbejdsmateriale for kommunalbestyrelsen. De anførte synspunkter om kommunalbestyrelsens videre forhandlinger gælder ikke udvalgens endelige beslutninger, men også her vil der skulle ske en - undertiden vanskelig - vurdering af, hvilke sager der er undergivet tavshedspligt.

Indenrigsministeriet finder på denne baggrund ikke, at man bør lovfæste et generelt krav om offentliggørelse af udvalgens dagsordener og beslutningsprotokoller.

Spørgsmålet om offentliggørelse er nærmere omtalt hos Erik Harder: Dansk kommunalforvaltning I, 4. udg. side 352-353, og i Betænkning nr. 798/1977 om Kommunalt Nærdemokrati, side 47-48, hvortil der kan henvises.

Ud fra de ovenfor anførte grunde fandt udvalget om nærdemokrati ikke, at der bør indføres en generel lovregel om offentlighed, men man anbefaler i stedet, at udvalgene eller udvalgsformændene så tidligt som muligt orienterer offentligheden i vigtigere sager, der berører en flerhed af borgere - dvs. de sager, som De mener, at offentligheden bør have mudlighed for at følge med i fra starten. En sådan orientering kan eventuelt ske i samarbejde med den lokale presse. Endvidere anbefales i nærdemokratibetænkningen, at udvalgene på tilsvarende måde drager omsorg for, at offentligheden får kendskab til endelige udvalgsbeslutninger i vigtigere sager, der vedrører en flerhed af borgere. Dette kan ske formelt ved udsendelse af pressemeddelelse eller mere uformelt ved telefonisk kontakt med den lokale presse, hvorved det tillige bliver muligt at knytte kommentarer til sagerne.

Som det fremgår, er en afvejning af de modstående synspunkter med hensyn til offentliggørelse ofte vanskelig, og det vil i nogen grad bero på lokale politiske forhold, hvilke synspunkter der vil veje tungest. Det forekommer derfor rimeligt, at afgørelsen af, i hvilket omfang offentliggørelse bør ske, er henlagt til det øverste organ i den enkelte kommune, kommunalbestyrelsen.

Indenrigsministeriet har sendt kopi af denne skrivelse til Ravnsborg byråd og tilsynsrådet for Storstrøms amt til orientering.

Johan Erichsen

Erik Harder: Dansk Kommunalforvaltning I, 4.udg. s.352-353. Betænkning nr.798/1977 s.47-48. Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1984 1.5.

Udtalt, at kommunalbestyrelsens udvalg med respekt af reglerne om tavshedspligt kan vedtage at give offentlig meddelelse om endelige beslutninger, hvorimod de ikke på eget initiativ kan give offentligheden kendskab til indholdet af indstillinger til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan give forskrifter for udvalgene med hensyn til offentliggørelse både af beslutninger og indstillinger.

Offentlig meddelelse om trufne beslutninger bør ikke gives, inden der er givet underretning til en part/parterne i en sag.

Udvalgene kan ikke på eget initiativ beslutte at give meddelelse til offentligheden om deres dagsordener, men kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om, at udvalgene forud for udvalgsmøderne skal give offentligheden meddelelse om, hvilke sager der agtes behandlet på mødet, og om formen for sådanne meddelelser. Da disse meddelelser også skal respektere reglerne om tavshedspligt, kan man normalt ikke offentliggøre den dagsorden, som er udarbejdet til udvalgsmedlemmernes brug.

Forhandlingerne i udvalgene kan ikke refereres offentligt, idet det enkelte medlem kun kan referere sine egne bemærkninger.