Sagsindsigt for så vidt angår sager omfattet af fællesstyrelsens kompetence

Sagsindsigt for så vidt angår sager omfattet af fællesstyrelsens kompetence

I skrivelse af 26. marts 1982 har fællesstyrelsen anmodet indenrigsministeriet om at tage stilling til følgende 2 spørgsmål

1. Er fællesstyrelsen vedrørende skolepsykologisk virksomhed i Gjern og Hammel kommuner i den kommunale struktur at betragte som et udvalg for hver ag kommunerne eller som en ny kommune med selvstændig kompetence, der falder uden for de to implicerede kommuners struktur?

2. Hvis fællesstyrelsen skal opfattes som et udvalg under hver af kommunerne, kan den ene af kommunerne så pålægge fællesstyrelsen en bestemt ting, eller skal de to kommuner være enige om pålægget?

Det fremgår af sagen, over hvilken man har brevvekslet med tilsynsrådet for Århus amt, at der mellem Gjern og Hammel kommuner er indgået en af tilsynsrådet den 28. juni 1981 godkendt fællesskabsoverenskomst vedrørende skolepsykologisk virksomhed. Fællesskabets anliggender bestyres af en fællesstyrelse på 4 medlemmer, således at hver af kommunerne er repræsenteret med 2 medlemmer.

Det fremgår endvidere af sagen, at fællesstyrelsens anmodning er foranlediget af, at byrådsmedlem Per Holm Knudsen, der er medlem af Hammel byråd, men ikke af fællesstyrelsen, i skrivelse af 1. juli 1981 klagede til tilsynsrådet for Århus amt over, at Hammel kommunes borgmester havde nægtet ham adgang til at gennemse sagerne vedrørende ansøgere til en kuratorstilling ved Hammel og Gjern kommuners fælleskommunale skolepsykologordning.

Tilsynsrådet gav på sit møde den 17. december 1981 klageren medhold, idet rådet fandt, at klageren i den konkrete situation havde været berettiget til at få adgang til eksisterende sagsakter vedrørende anæsttelsessagen i fællesstyrelsen. Tilsynsrådet pålagde derfor Hammel byråd at sikre, at de pågældende akter blev stillet til klagerens disposition til nærmere gennemsyn.

Til støtte for sin afgørelse henviste tilsynsrådet til, at fællesstyrelsen efter fællesskabsoverenskomstens § 5, jfr. § 4, har kompetencen til at ansætte og afskedige ledende skolepsykolog og assisterende skolepsykolog (herunder formentlig kurator) efter indstilling fra Hammel kommunes skolekommission, der forud skal indhente en udtalelse fra skolekommissionen i Gjern kommune, at der ikke i lovgivningen eller i praksis findes holdepunkter for at nægte kommunalbestyrelsesmedlemmer adgang til eksisterende sagsakter, men at tværtimod de enkelte medlemmers aktionsmulighed efter §§ 22 og 23 i lov om kommunernes styrelse (skal være §§ 11 og 23; indenrigsministeriets bemærkninger) må medføre adgang til eksisterende sagsakter, samt at fællesstyrelsen er en del af begge kommuners forvaltning, og at den særlige bemyndigelse, der tillægges denne, ikke bør berøve de respektive kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsakter, som ville have været tilstede, hvis der ikke havde været tale om en fællesstyrelse. Endelig har tilsynsrådet anført, at der ikke er væsentlige modhensyn, idet personlige oplysninger er dækket ved det pågældende byrådsmedlems tavshedspligt.

Mod adgangen til sagsakterne og altså til støtte for Hammel byråds opfattelse har tilsynsrådet anført, at de 2 kommunalbestyrelser med tilsynsrådets godkendelse har nedsat et organ ( en ny kommune ), som falder uden for de 2 implicerede kommuners struktur for så vidt angår afskedigelser og ansættelser, og hvor de implicerede kommuner alene har indflydelse ved, at byrådet kan pålægges rådets 2 repræsentanter i fællesskabsstyrelsen at gøre dette eller hint.

I en over sagen indhentet udtalelse, der vedlægges i fotokopi, har tilsynsrådet i sit møde den 17. juni 1982 vedtaget at udtale, at der ikke er tale om, at nogen af de 2 byråd har nogen kompetence over for fællesstyrelsen, men at byrådet må være henvist til at øve indflydelse på arbejdet i fællesstyrelsen gennem sine 2 repræsentanter. Byrådet må efter rådets opfattelse kunne pålægge sine repræsentanter at indtage en bestemt holdning i forbindelse med afgørelsen af en sag i fællesstyrelsen.

I denne anledning skal man til fællesstyrelsens spørgsmål bemærke, at baggrunden for, at det pågældende fællesskab er godkendt i medfør af styrelseslovens § 60, er, at der f.eks. for så vidt angår ansættelse af personale er sket en indskrænkning i de enkelte deltagende kommunalbestyrelsers beføjelser efter styrelsesloven, idet kompetencen er henlagt til fællesstyrelsen. Der kan for så vidt godt siges at være etableret en ny kommune i det omfang, beføjelser, der ellers tilkommer de enkelte kommunalbestyrelser, overføres til fællesskabet som et led i overenskomsten.

Det følger heraf, at indenrigsministeriet må være enigt med tilsynsrådet i, at ingen af de to byråd i Hammel og Gjern kommuner har nogen direkte kompetence over for fællesstyrelsen for så vidt angår ansættelse af personale, men at byrådende må være henvist til at gøre deres indflydelse gældende gennem vedkommende byråds repræsentant i fællesstyrelsen.

Efter indenrigsministeriets opfattelse tilkommer der et kommunalbestyrelsesmedlem adgang til at gennemse eksisterende materiale, herunder sagsakter vedrørende et - eller flere - forhold, som er udarbejdet eller indhentet af den kommunale forvaltning. Baggrunden for, at der tilkommer kommunalbestyrelsesmedlemmer en sådan adgang til sagsindsigt, er, at de som medlemmer af kommunalbestyrelsen har et overordnet medansvar for kommunens anliggender.

Når der er etableret et kommunalt fællesskab, og i det omfang kompetence ved etableringen er overført fra de enkelte kommunalbestyrelsesmedlem i de deltagende kommuner ikke noget direkte medansvar for forvaltningen af fællesskabets forhold. De har derfor heller ikke noget krav på adgang til sagsindsigt i fællesskabets dokumenter vedrørende forhold, hvor fællesskabet har en selvstændig kompetence, således som det er tilfældet i det foreliggende fællesskab for så vidt angår ansættelse af personale.

Det følger af det anførte, at det enkelte medlem af Gjern og Hammel byråd ikke har noget krav på sagsindsigt for så vidt angår forhold, der henhører under fællesstyrelsens kompetence. Såfremt et medlem af et af de 2 byråd imidlertid er blevet opmærksom på forhold, som medlemmet ønsker nærmere undersøgt, må vedkommende medlem henvises til at rejse sagen i sit eget byråd. Dette vil så ved sædvanlig flertalsbeslutning kunne pålægge sine medlemmer af fællesstyrelsen at undersøge det rejste spørgsmål nærmere og senere redegøre for resultatet af undersøgelsen i byrådet. En sådan redegørelse, der eventuelt først kan afgives, efter at byrådets medlemmer af fællesstyrelsen har gennemset akterne i sagen, må naturligvis afgives med respekt af gældende regler om tavbshedspligt. Byrådet må herefter tage stilling til, om den ønsker at foretage sig noget i anledning af den givne redegørelse.

Tilsynsrådet og de 2 byråd er underrettet herfra.

P. M. V.

E.B.

Johan Erichsen

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1983 4.1

Udtalt, at et enkelt medlem af 2 kommunalbestyrelser, der havde indgået en fællesskabsoverenskomst vedrørende skolepsykologisk virksomhed, ikke har noget krav på sagsindsigt for så vidt angår forhold, der henhører under fællesstyrelsens kompetence.

Endvidere udtalt, at et sådant kommunalbestyrelsesmedlem, såfremt vedkommende er blevet opmærksom på forhold, som ønskes nærmere undersøgt, må henvises til at rejse sagen i vedkommendes egen kommunalbestyrelse, der ved sædvanlig flertalsbeslutning vil kunne pålægge sine medlemmer af fællesstyrelsen at undersøge det rejste spørgsmål nærmere og senere redegøre for resultatet af undersøgelsen i kommunalbestyrelsen med respekt af gældende regler om tavshedspligt.