Central poståbning. (* 1)

Central poståbning. (* 1)

I skrivelse af 8. september 1982 har byrådet for indenrigsministeriet indbragt en afgørelse, som tilsynsrådet for Århus amt den 12. august 1982 har truffet vedrørende åbning af post, der er indsendt til ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden i Rosenholm kommune.

Det fremgår af sagen, at ligningskommissionen i Rosenholm kommune i skrivelse af 3. juni 1982 anmodede tilsynsrådet for Århus amt om en udtalelse i anledning af, at post, der er adresseret til ligningskommissionen eller skattevæsenet, bliver åbnet i kommunens sekretariat.

I skrivelse af 24. juni 1982 til tilsynsrådet bemærkede Rosenholm byråd, at der af dette er godkendt et kasse- og regnskabsregulativ af 11. juni 1979, der indeholder nærmere regler om postindgang m.v. Det fremgår af dette regulativ, at alle postforsendelser, der ankommer til kommunen, åbnes af 2 personer i forening. Der føres en særskilt postbog vedrørende forsendelser, der indeholder kontante beløb, checks eller andre værdier. Postbogen underskrives af begge de personer, der åbner posten. Om den nærmere procedure er det oplyst, at al post til Rosenholm kommune afleveres til sekretariatet, hvor den åbnes. Sekretariatet sorterer posten og forsyner den med datostempel, ligesom der føres postindgangslister. Posten sorteres afdelingsvis, og værdipost afleveres til kommunebogholderen, der skal kvittere for modtagelsen. Dagens post afleveres efter sorteringen til borgmesteren/kommunaldirektøren til gennemsyn. Posten fordeles herefter til de enkelte afdelinger, hvor den bør være senst kl. 11 hver dag.

Rosenholm byråd havde i øvrigt spørgsmålet om eventuel justering af retningslinierne for kommunens brevåbningsprocedure på dagsordenen for sit møde den 19. april 1982, hvor det blev vedtaget, at der ikke var noget grundlag for at ændre retningslinierne.

Tilsynsrådet for Århus amt bemærkede i sin afgørelse af 12. august 1982, at borgmesteren i henhold til § 31, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Borgmesteren skal fordele sagerne til de pågældende udvalg, og han skal om fornødent udfærdige forskrifter for sagernes ekspedition. På denne baggrund fastslår tilsynsrådet, at borgmesteren er den ansvarlige for de formelle forhold omkring sagsbehandlingen, idet han dog skal udøve sine beføjelser i et samarbejde med de enkelte grene af den kommunale forvaltning.

I denne forbindelse har tilsynsrådet henvist til indenrigsministeriets skrivelse af 8. juli 198o til Dansk Socialrådgiverforening. I denne skrivelse har indenrigsministeriet som sin opfattelse udtalt, at borgmesteren er berettiget til at foreskrive regler om, at al post, der indgår til kommunen og dennes forvaltningsgrene, åbnes centralt og fordeles efter nærmere fastsatte retningslinier, såfremt borgmesteren skønner, at dette er påkrævet for at sikre den sagsfordelingsopgave, der påhviler ham. Indenrigsministeriet har imidlertid i samme skrivelse henvist til, at ministeriet i en skrivelse af 1. juni 1979 til skattedepartementet havde givet udtryk for, at ligningskommissionen måtte betragtes som en selvstændig myndighed i forhold til kommunalbestyrelsen, hvorfor det måtte tilkomme ligningskommissionen at fastlægge regler om åbning af post, der er adresseret til ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden.

På denne baggrund pålagde tilsynsrådet Rosenholm byråd at ændre proceduren vedrørende indgået post, således at post, der er stilet til ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden, ikke åbnes centralt i kommunens sekretariat, men afleveres efter ligningskommissionens nærmere bestemmelser.

I forbindelse med sin henvendelse af 8. september 1982 til indenrigsministeriet har Rosenholm byråd peget på ønsket om at støtte bestræbelserne for den kommunale enhedsforvaltning, ligesom man finder, at tilsynsrådet tidligere i en sag fra en anden kommune inden for tilsynsrådskredsen har truffet en anden afgørelse end den, der er truffet i den foreliggende sag.

I den nævnte sag havde en borger rejst kritik af, at et brev, der var stilet med tydelig adresse: »N.N, skatteligningskontoret, kommunekontoret, (postnummer og adresse)» var blevet åbnet i den centrale poståbning. Der forelå i den pågældende kommune en instruks fra kæmneren til samtlige medarbejdere på kommunekontoret, hvorefter indgået post fremtidig ville blive åbnet centralt, uanset om den måtte være stilet til enkeltpersoner eller ej. Endvidere havde kommunalbestyrelsen under sagens behandling i tilsynsrådet godkendt et nyt regulativ for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, der bl.a. indeholdt visse regler om poståbning. Der fandtes imidlertid ikke i den pågældende kommune særlige bestemmelser om åbning af post stilet til ligningsmyndigheden eller ligningskommissionen i den pågældende kommune. Tilsynsrådet fandt i sit møde den 18. december 198o ikke anledning til at rejse kritik af regulativets bestemmelser vedrørende spørgsmålet om central poståbning.

Indenrigsministeriet udbad sig i skrivelse af 22. september 1982 en udtalelse fra tilsynsrådet for Århus amt i anledning af byrådets skrivelse af 8. september 1982. Tilsynsrådet har i sit møde den 21. oktober 1982 vedtaget at henholde sig til sin afgørelse af 12. august 1982 og bemærket, at der i den sag fra en anden kommune i tilsynsrådskredsen, som byrådet har fremhævet, primært blev taget stilling til spørgsmålet om, hvorvidt post, der er stilet til navngivne personer ansat i en forvaltningsgren, kan åbnes centralt.

I denne anledning skal indenrigsministeren i tilslutning til det, som tilsynsrådet for Århus amt har anført om adgangen til i en central poståbning at åbne post, der måtte være stilet til enkeltpersoner, og i tilslutning til den i afgørelsen nævnte skrivelse af 8. juli 1980 fra indenrigsministeriet meddele, at indenrigsministeren fortsat er enig i, at borgmesteren som led i sin beføjelse som den øverste daglige leder af kommunens administration skal fordele sagerne til de pågældende udvalg og i forbindelse hermed om fornødent kan udfærdige forskrifter for sagernes ekspedition. I denne forbindelse er borgmesteren berettiget til at foreskrive regler om, at al post, der indgår til kommunen og dennes forvaltningsgrene, åbnes centralt og fordeles efter nærmere fastsatte retningslinier, såfremt han skønner, at dette er påkrævet for at sikre den sagsfordelingsopgave, der påhviler ham. Som led i bestemmelserne om poståbning kan det bestemmes, at al post, der indgår til kommunen, åbnes centralt, medmindre forsendelserne er mærket privat el.lign.

Som det fremgår, vedrørte tilsynsrådets afgørelse fra 1980 således spørgsmålet om adgangen til at åbne post, der var adresseret til navngivne enkeltpersoner i den kommunale forvaltning. Derimod vedrører tilsynsrådets afgørelse af 12. august 1982, som byrådet har forelagt indenrigsministeren, spørgsmålet om åbning af post adresseret til ligningskommissionen.

Under hensyn til, at samtlige medarbejdere i kommunen er undergivet en almindelig tavshedspligt med hensyn til forhold, som de bliver bekendt med under udøvelsen af deres embedspligter, er det nu indenrigsministerens opfattelse, at udtalelser vedrørende de beføjelser, som kan varetages af den centrale poståbning, finder anvendelse på al post, der tilsendes kommunen, herunder også post til det sociale udvalg og ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden i kommunen. Der er således ikke (mere) grundlag for at antage, at det må tilkomme ligningskommissionen at fastlægge regler for åbning af post, der er adresseret til ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden. På det således fornyede grundlag ophæver indenrigsministeren hermed tilsynsrådets pålæg af 12. august 1982 om, at byrådet skal ændre proceduren vedrørende behandlingen af indgået post.

For så vidt byrådet har henstillet til indenrigsministeren at drage omsorg for, at de enkelte kommunalbestyrelser gøres bekendt med retstilstanden på området, skal man henvise til, at indenrigsministeren - som det er byrådet bekendt - fra og med 1981 årligt udsender en resumesamling vedrørende indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold til samtlige kommunalbestyrelser. Resumesamlingen udsendes også til tilsynsrådene, der i øvrigt også nu - som tidligere - orienteres om indenrigsministeriets afgørelser af mere principiel karakter.

Denne skrivelse vil også blive optaget i den nævnte resumesamling.

Britta Schall Holberg

Johan Erichsen

(* 1) Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1983 1.7.

Som led i etableringen af en central poståbning kan det bestemmes, at -al post, der tilsendes kommunen, herunder også post til det sociale udvalg og ligningskommissionen eller ligningsmyndigheden i kommunen, åbnes centralt.