Medlemmers adgang til sagsindsigt i den kommunale forvaltning. (* 1)

Medlemmers adgang til sagsindsigt i den kommunale forvaltning. (* 1)

I en skrivelse af 17. maj 1982 til indenrigsministeriet har De, der er medlem af Sønderjyllands amtsråd, klaget over, at amtsrådet har afslået at imødekomme Deres anmodning om at få indsigt i sagsmaterialet vedrørende resultatet af visitationen for integrerede § 19, stk. 2-specialundervisningselever i Sønderjyllands amtskommune.

De anførte i skrivelsen af 17. maj 1982, at anmodningen var begrundet i ønsket om at få lejlighed til at vurdere de præmisser, der har ligget til grund for amtsrådets afgørelser, og at De ønskede at være i stand til at stille kvalificerede spørgsmål til amtsrådets undervisnings- og kulturudvalg vedrørende udvalgets beslutninger på amtsrådets vegne i disse sager.

Det fremgår af sagen, at De i et brev af 29. marts 1982 til amtsborgmesteren anmodede om at få tilsendt en oversigt fra amtsrådets undervisnings- og kulturforvaltning, der belyser, hvorledes den amtskommunale visitation af specialundervisning efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, for det kommende skoleår var forløbet.

Efter at undervisnings- og kulturforvaltningen havde udarbejdet en oversigt af 16. april 1982, blev denne samme dato sendt til Dem.

De anmodede herefter ved skrivelse af 19. april 1982 amtsborgmesteren om at formidle kontakt til en af undervisnings- og kulturforvaltningens medarbejdere, således at De kunne få mulighed for at gennemlæse de af oversigten af 16. april 1982 omfattede sager, idet De anførte, at De ønskede at få lejlighed til at vurdere de præmisser, der har ligget til grund for amtskommunens afgørelse.

Amtsborgmesteren meddelte Dem herefter i et brev af 1. maj 1982,

at behandlingen af sager efter § 19, stk. 2, i lov om folkeskolen varetages af undervisnings- og kulturudvalget, jfr. styrelsesvedtægtens § 14,

at udvalget har fastlagt retningslinier for visitationsproceduren, men på ganske få undtagelser nær ikke har haft de enkelte sager forelagt til afgørelse,

at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen efter § 20, stk. 5, i den kommunale styrelseslov har adgang til efter anmodning i det enkelte tilfælde at få sagsmateriale i samme omfang som medlemmerne af de stående udvalg,

at der, da vedkommende udvalg som anført ikke havde haft de enkelte sager forelagt til afgørelse, ikke kunne tilkomme Dem en videre adgang til materialet efter styrelsesloven, og

at sagerne indeholder oplysninger om elevernes og forældrenes personlige forhold, og at De derfor under hensyn til lov om offentlighed i forvaltningen § 2 ikke kunne få adgang til at gennemgå de enkelte sager, der var omfattet af oversigten af 16. april 1982.

I skrivelsen af 17. maj 1982 til indenrigsministeriet anfører De, at De ikke uden videre kan acceptere de af amtsborgmesteren anførte begrundelser for at nægte adgang til at gennemlæse de enkelte sager.

I skrivelse af 2. juni 1982 anmodede indenrigsministeriet Sønderjyllands amtsråd om en udtalelse i anledning af klagen.

Amtsrådet meddelte i skrivelse af 16. juni 1982 indenrigsministeriet, at De havde anmodet om, at amtsborgmesterens skrivelse af 13. maj 1982 blev behandlet på et amtsrådsmøde. Sagen blev optaget på dagsordenen under pkt. 221 på amtsrådsmødet den 7. juni 1982, og på mødet vedtog amtsrådet at afvente ministeriets afgørelse i sagen, idet debatten i amtsrådet rejste nogle principielle spørgsmål, som amtsrådet ønsker at forelægge ministeriet.

De af amtsrådet rejste spørgsmål er følgende

1: Rækkevidden af bestemmelsen i styrelseslovens § 20, stk. 5.

Amtsrådet har til dette spørgsmål anført, at amtsborgmesterens skrivelse af 13. maj 1982 til Dem bygger på den opfattelse, at adgangen til at modtage materiale fra udvalg, som et kommunalbestyrelsesmedlem ikke er medlem af, alene omfatter materiale, der har været udsendt eller udleveret til medlemmer af det pågældende udvalg.

Amtsrådet anfører, at denne opfattelse har støtte i bemærkningerne til bestemmelsen i betænkning af 11. december 1980 fra folketingets kommunaludvalg over forslag til lov om ændring af de kommunale styrelseslove (s. 7), samt i en artikel i Ugeskrift for Retsvæsen 1982, s. 238-245, specielt side 243, Preben Espersen: Kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt.

Amtsrådet har endvidere oplyst, at der under behandlingen i amtsrådet blev fremsat det synspunkt, at styrelseslovens § 20, stk. 5, omfatter alt materiale, som et udvalgsmedlem i givet fald kunne begære, selv om det i øvrigt ikke har været udsendt til udvalgsmedlemmerne.

I denne forbindelse er det oplyst, at der i nærværende sag er tale om materiale i et antal sager, der ikke har været behandlet i amtsrådets undervisnings- og kulturudvalg eller optaget på udvalgets dagsordener. 3 konkrete sager, omfattet af Deres anmodning, har været optaget på udvalgets dagsordener, og udvalgets mødemateriale er tilsendt Dem efter begæring med skrivelse af 28. maj 1982.

2: Rækkevidden af offentlighedslovens adgang til aktindsigt.

Amtsrådet har oplyst, at amtsborgmesterens skrivelse af 13. maj 1982 til Dem bygger på den opfattelse, at begrænsningen i offentlighedslovens § 2 om dokumenter, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners personlige og økonomiske forhold, også gælder for kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til aktindsigt, og har her henvist til indenrigsministeriets skrivelse af 23. februar 1982.

3: Kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt.

Amtsrådet har om dette spørgsmål anført, at det har været praksis i amtskommunen, at amtsrådsmedlemmerne har fået adgang til sagsindsigt ved henvendelse til amtsborgmesteren eller amtskommunaldirektøren/sekretariatschefen, enten i form af gennemgang af sager i administrationen eller ved tilsendelse af sagsmateriale. Anmodningerne har imidlertid altid vedrørt enkeltsager eller nærmere angivet materiale, f.eks. mødemateriale fra udvalg.

I nærværende sag omfatter anmodningen imidlertid samtlige sager om visitation efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, i skoleåret 1982/83, i alt 95 sager, hvoraf mødematerialet til 8 sager (indeholdt i 3 sager på undervisnings- og kulturudvalgets dagsordener) som nævnt er udleveret til Dem.

Amtsrådet gør i denne forbindelse gældende, at efterkommelse af en så omfattende anmodning vil medføre et meget betydeligt arbejde og praktiske ulemper for amtskommunens administration i forbindelse med gennemgangen, hvorfor det vil være ønskeligt at få fastlagt en rimelig afgrænsnig af hensyn til fremtidige anmodninger.

Amtsrådet rejser derfor spørgsmålet, om en afgrænsning, som i nærværende sag går på samtlige visitationssager efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, i skoleåret 1982/83, er tilstrækkelig efter indenrigsministeriets praksis og henviser herved til, at indenrigsministeriet tidligere har givet udtryk for, at et medlem af en kommunalbestyrelse kan kræve at blive gjort bekendt med eksisterende materiale vedrørende et nærmere angivet spørgsmål, som er udarbejdet eller indhentet af forvaltningen, og som beror hos denne.

Endelig har amtsrådet anført, at rådet er opmærksomt på, at der i den kommunalretlige litteratur er givet udtryk for den opfattelse, at det er kommunalbestyrelsen, der må afgøre, i hvilket omfang dens medlemmer skal have adgang til eksisterende sagsakter, og amtsrådet henviser i den forbindelse til Erik Harder: Dansk kommunalforvaltning, 4. reviderede udgave, side 286-288, særlig side 287.

Endelig har amtsrådet oplyst, at der forventes at være flertal i amtsrådet for at give sagsindsigt i den konkrete sag, således at det alene er det principielle spørgsmål om et amtsrådsmedlems rettigheder, sammenholdt med de praktiske, administrative vanskeligheder, der ønskes klarlagt.

I denne anledning skal man udtale følgende

ad spørgsmål 1: Rækkevidden af bestemmelsen i styrelseslovens § 20, stk. 5.

Den nævnte bestemmelse i styrelsesloven blev indsat ved lovændringen i 198o under behandlingen i folketinget.

Bestemmelsen er sålydende

»Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, ret til efter anmodning at modtage dasgsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, der udsendes til medlemmer af udvalg, som den pågældende ikke er medlem af, samt efter anmodning i det enkelte tilfælde sagsmateriale i samme omfang som udvalgets medlemmer.«

Bestemmelsen tager kun stilling til spørgsmålet om, i hvilket omfang kommunalbestyrelsens medlemmer har krav på at få tilsendt materiale, jfr. også betænkning af 11. december 198o fra folketingets kommunaludvalg over forslaget.

Indenrigsministeriet har i øvrigt i skrivelse af 23. februar 1982, hvoraf kopi vedlægges til deres orientering, givet udtryk for, at et kommunalbestyrelsesmedlem kun kan forlange at få tilsendt det sagsmateriale, som medlemmer af vedkommende udvalg har modtaget.

Bestemmelsen i § 20, stk. 5, finder således ikke anvendelse på kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til at gennemse materiale vedrørende et nærmere angivet spørgsmål, som er udarbejdet eller indhentet af forvaltningen, og som beror hos denne, en adgang som indenrigsministeriet tidligere har givet udtryk for tilkommer det enkelte medlem af kommunalbestyrelsen.

ad spørgsmål 2: Rækkevidden af offentlighedslovens adgang til aktindsigt.

Den adgang til at gennemse eksisterende materiale vedrørende et nærmere angivet spørgsmål, som efter indenrigsministeriets opfattelse tilkommer hvert kommunalbestyrelsesmedlem, er efter indenrigsministeriets opfattelse en videregående ret end retten til aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen.

Baggrunden for indenrigsministeriets opfattelse er, at kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for den kommunale forvaltnings arbejde, og at en ret til gennemsyn af sagsmateriale som nævnt ofte vil være et nødvendigt supplement til bestemmelsen i styrelseslovens § 11, hvorefter ethvert medlem af kommunalbestyrelsen for denne kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender.

Adgangen til gennemsyn af eksisterende sagsmateriale vedrørende et nærmere angivet spørgsmål er dog naturligvis undergivet de begrænsninger, som lovgivningen sætter. Således kan et kommunalbestyrelsesmedlem, der ikke er medlem af socialudvalget, ikke få adgang til at gennemse socialudvalgets akter i sager vedrørende enkeltpersoner.

Der ligger heller ikke i adgangen til sagsindsigt nogen lempelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der af hensyn til borgere eller kommunens interesse i øvrigt skal behandles fortroligt.

Anmodning om adgang til at gennemse sagsakter må rettes til borgmesteren, der må være beføjet til at begrænse adgangen, såfremt der foreligger særlige holdepunkter herfor, f.eks. i tilfælde af, at en sags ekspedition ikke kan afvente medlemmets gennemsyn, jfr. i øvrigt nedenfor ad spørgsmål 3.

ad spørgsmål 3: Kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt.

Som anført er det indenrigsministeriets opfattelse, at et kommunalbestyrelsesmedlem har adgang til at gennemse eksisterende materiale vedrørende et - eller flere - nærmere angivne forhold, som er udarbejdet eller indhentet af forvaltningen og beror hos denne.

Uanset at en adgang for et kommunalbestyrelsesmedlem til sagsindsigt som ovenfor anført er en videregående ret end retten til aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen, er det indenrigsministeriets opfattelse, at de reale grunde, der ligger til grund for afgrænsningen af aktindsigtens genstand, når det drejer sig om en borgers adgang til aktindsigt i henhold til offentlighedsloven, også gør sig gældende i tilfælde, hvor et medlem af en kommunalbestyrelse ønsker sagsindsigt. Efter indenrigsministeriets opfattelse må sagsindsigtens genstand derfor kunne kræves angivet efter principper svarende til reglen i § 1, stk.2, i lov om offentlighed i forvaltningen, hvori det hedder

»Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.«

Det vil således kunne kræves, at det pågældende medlem nærmere konkretiserer den eller de sager, der ønskes til gennemsyn, f.eks. ved angivelse af journalnummer, sagens emne el. lign., jfr. i øvrigt justisministeriets vejledning af 10. november 197o om lov om offentlighed i forvaltningen, hvorefter det bl.a. må kræves, at anmodningen indeholder de oplysninger, der efter indretningen af myndighedens journaler og registre m.v. er nødvendige, for at man kan finde frem til sagen.

Baggrunden for et krav om konkretisering er, for så vidt angår et kommunalbestyrelsesmedlems sagsindsigt lige så vel som for en borgers adgang til aktindsigt, at en anmodning, der ikke er tilstrækkeligt konkretiseret, vil medføre et meget betydeligt ressourceforbrug og praktiske ulemper for administrationen.

Kravet om konkretisering kan efter indenrigsministeriets opfattelse ikke anses for opfyldt ved, at et medlem anmoder om at få adgang til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode.

Det fremgår imidlertid af sagen, at amtskommunen tilsendte Dem et af undervisnings- og kulturforvaltningen den 16. april 1982 udarbejdet notat, der belyser, hvorledes den amtskommunale visitation af specialundervisning efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, for det kommende skoleår var forløbet. I notatet er samtlige sager, der er omfattet af visitationen, anført i grupper, hvoraf det fremgår, hvorledes resultatet af visitationen er blevet, bortset fra de (4) sager, hvis endelige behandling afventer oplysninger fra kommunerne.

For så vidt angår spørgsmålet om den nævnte oversigt bemærkes, at De efter indenrigsministeriets opfattelse ikke havde krav på, at oversigten blev udarbejdet i forvaltningen og tilsendt Dem. Ethvert medlem af en kommunalbestyrelse eller et af dennes udvalg, som måtte ønske udarbejdet en redegørelse for kommunalbestyrelsens eller vedkommende udvalgs administration af et givet område, må henvises til i kommunalbestyrelsen eller i udvalget at stille forslag herom.

Under hensyn til den ressourceanvendelse, der vil være forbundet med et medlems ønske om tilvejebringelse af materiale, der ikke allerede foreligger i forvaltningen, tilkommer det imidlertid kommunalbestyrelsens eller udvalgets flertal at afgøre, om en sådan redegørelse skal udarbejdes.

Under hensyn til, at den pågældende oversigt blev udarbejdet og tilsendt Dem og til, at der -herved efter indenrigsministeriets opfattelse er sket den fornødne konkretisering for så vidt angår sagsindsigtens genstand, finder indenrigsministeriet, at betingelserne er tilstede for, at De har krav på at gennemse de i oversigten af 16. april 1982 nævnte sager om visitation efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, i skoleåret 1982/83.

Amtsrådet er underrettet herfra.

Britta Schall Holberg

Johan Erichsen

(* 1) Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1983 1.5. Der henvises til lov nr. 280 af 10. juni 1970.

Udtalt, at et kommunalbestyrelsesmedlems adgang til sagsindsigt, uanset at en sådan adgang er en videregående ret end retten til aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen, dog af reale grunde må forudsætte, at sagsindsigtens genstand kan kræves afgrænset efter principper svarende til reglen i § 1, stk. 2, i lov om offentlighed i forvaltningen.

Kravet om en sådan afgrænsning (konkretisering) kunne efter indenrigsministeriets opfattelse ikke anses for opfyldt ved, at et medlem anmoder om at få adgang til at gennemse alle sager af en bestemt art, eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode.

Under hensyn til at den pågældende havde fået tilsendt en af forvaltningen udarbejdet oversigt, der belyser, hvorledes den amtskommunale visitation af specialundervisning efter folkeskolelovens § 19, stk. 2, for det kommende skoleår var forløbet, og hvori samtlige sager omfattet af visitationen var anført i grupper, fandt indenrigsministeriet, at der -herved var sket den fornødne konkretisering for så vidt angår sagsindsigtens genstand.

Pågældende medlem havde derfor krav på at gennemse de i oversigten nævnte sager.

I øvrigt bemærket, at medlemmet efter indenrigsministeriets opfattelse ikke havde krav på, at den nævnte oversigt blev udarbejdet i forvaltningen og tilsendt ham, idet det tilkommer en kommunalbestyrelses (eller et udvalgs) flertal at afgøre, om der til brug for et medlem af forvaltningen skal udarbejdes en redegørelse for kommunalbestyrelsens eller vedkommende udvalgs administration af et givet område.