Efterretningssager m.m. (* 1)

Efterretningssager m.m. (* 1)

I skrivelse af 12.januar 1982 har De, som er medlem af social- og sundhedsudvalget i Storstrøms amtskommune, klaget til indenrigsministeriet over en afvisning af et ønske om en protokoltilførsel i udvalget.

Indenrigsministeriet har i anledning af Deres klage indhentet den i fotokopi vedlagte udtalelse af 15. april 1982 fra Storstrøms amtsråd.

Det fremgår af sagen, at social- og sundhedsudvalget på sit møde den 18. december 1981 bemyndigede formanden til efter aftale med økonomiudvalget at fastsætte nærmere retningslinier for administrationen af et behandlingscenter i Næstved i 1982.

Økonomiudvalget bemyndigede herefter på sit møde den 6. januar 1982 amtsborgmesteren til at gennemføre forslag, de var indeholdt i et notat af 23. december 1981 vedrørende behandlingscentret.

På et møde den 8. januar 1982 mellem revisionen, social- og sundhedsudvalgets formand, amtskommunaldirektøren og forvaltningschefen for social- og sundhedsforvaltningen vedtog man at orientere samarbejdsudvalget for behandlingscentret om økonomiudvalgets beslutning af 6. januar 1982 samt om en rapport af 4. januar 1982 om uanmeldt kasseeftersyn bl.a. på behandlingscentret samt revisionsberetningen for året 1980, også omhandlende behandlingscentret.

Inden samarbejdsudvalget og behandlingscentret blev orienteret, ønskede amtsborgmesteren og social- og sundhedsudvalgets formand imidlertid at orientere social- og sundhedsudvalget.

Ved en skrivelse af 8. januar 1982 blev social- og sundhedsudvalgets medlemmer herefter indkaldt til et ekstraordinært møde i udvalget den 12. januar 1982. Indkaldelsesskrivelsen angav ikke nogen dagsorden, men oplyste, at mødet var blevet nødvendigt i forbindelse med formandens bemyndigelse fra mødet den 18. december 1981.

På mødet orienterede amtsborgmesteren og udvalgsformanden om de foranstaltninger, som økonomiudvalget den 6. januar 1982 havde bemyndiget amtsborgmesteren til at gennemføre, og om det påtænkte møde med samarbejdsudvalget den 13.januar 1982.

I udvalgets beslutningsprotokol er noteret, at den skete orienterineg er »taget til efterretning«.

Hertil havde De ønsket foretaget en tilførsel, hvilket de øvrige medlemmer af udvalget samt amtsborgmesteren afviste, idet man fandt, at der kun var tale om en orientering af social- og sundhedsudvalget om økonomiudvalgets afgørelse, »og at der som følge heraf ikke kunne fremsættes forslag til ændring af økonomiudvalgets beslutning«.

De har i Deres klageskrivelse anført, at man herved forhindrer mindretallet i at komme til orde. De anfører dernæst, at det først under selve mødet blev oplyst, at sagen fremlagdes til orientering, og at et sådant møde ingen mening har, hvis medlemmerne ikke kan få deres afvigende synspunkter ført til protokols, når flertallet kan vedtage, at man tager orienteringen til efterretning.

Storstrøms amtsråd har i sin ovenfor nævnte skrivelse af 15. april 1982 anført, at man kan tilslutte sig den opfattelse, der er tilkendegivet af social- og sundhedsudvalget. Dette udvalg havde bl.a. peget på, at

at der ikke var udsendt dagsorden til mødet,

at det fremgår af indkaldelsen til mødet, at udvalget tidligere havde bemyndiget formanden til at træffe afgørelse i den omhandlede sag, samt

at det under mødet blev oplyst, at der var tale om orientering om økonomiudvalgets afgørelse.

De har telefonisk over for indenrigsministeriet præciseret, at det er Deres ønske at få besvaret det principielle spørgsmål, om man har krav på at få protokolleret sin afvigende mening i sager, som forelægges ti orientering.

I denne anledning skal indenrigsministeriet udtale, at sager, der forelægges til orientering, til efterretning eller som meddelelser fra formanden el.lign., har det fælles træk, at formålet med forelæggelsen er at underette eller oplyse amtsrådet/kommunalbestyrelsen eller vedkommende udvalg om et bestemt emne, Det er således ikke hensigten, at der skal træffes beslutning.

På borgmesterens udkast til dagsorden for amtsrådet eller kommunalbestyrelsen skal sådanne sager ikke figurere som en egentlig »sag«, men højst angives som »Meddelelser fra formanden« el.lign. Det samme er tilfældet, hvis der udarbejdes udkast til en udvalgsdagsorden.

Formålet med at medtage de pågældende sager på et møde er som anført alene at give oplysninger.

Der kan i den forbindelse på mødet fremsættes uddybende bemærkninger og spørgsmål, men egentlig forhandling kan ikke finde sted, og der kan ikke træffes beslutning, medmindre alle mødedeltagerne er enige herom. I så tilfælde optages den pågældende sag til forhandling som en sag uden for dagsordenen og behandles herefter i øvrigt som en almindelig dagsordenssag: Beslutninger indføres i beslutningsprotokollen, og medlemmer med afvigende mening har krav på, at også denne indføres i protokollen. Udførelsen af en udvalgsbeslutning kan endvidere standses ved, at sagen indbringes for amtsrådet/kommunalbestyrelsen i medfør af § 23 i den kommunale styrelseslov, medmindre der er tale om en afgørelse, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget.

Hvis et medlem i anledning af de på mødet meddelte oplysnigner ønsker, at der skal finde en egentlig forhandling sted med henblik på, at der træffes beslutning, og der ikke er enighed om at tage sagen op uden for dagsordenen, må medlemmet anmode om at få sat sagen på dagsordenen for et kommende møde.

Som dokumentation for, at underretningen er givet, bør der ske en notering i beslutningsprotokollen, men således at der under »Beslutning« intet anføres eller anføres et udtryk, som blot er en »kvittering« for de givne oplysninger uden kommentarer til disse.

Med hensyn til den konkrete sag, som har givet anledning til Deres forespørgsel til indenrigsministeriet, bemærkes, at uanset at det ikke - som ønskeligt - af indkaldelsesskrivelsen til mødet den 12. januar 1982 fremgik, at formålet med dette møde var en orientering, må indenrigsministeriet opfatte det således, at det var dette, som var formålet med mødet. Som ovenfor anført, er en indførsel i protokollen af den skete orientering anbefalelsesværdig som dokumentation. Med hensyn til det i protokollen anførte, at orienteringen er taget til »efterretning« af udvalget, bemærkes, at indenrigsministeriet forstår dette udtryk som en anerkendelse af modtagelsen af orienteringen.

Såfremt udvalget har anvendt udtrykket i denne betydning, er der således ikke truffet nogen beslutning. De havde derfor intet krav på at få indført en afvigende mening (hvilket heller ikke med nogen mening kunne ske i forhold til en »kvittering«).

For så vidt det af amtstrådets skrivelse fremgår, at De har erklæret Dem inhabil ved sagens behandling i amtsrådet den 24. marts 1982, må indenrigsministeriet for det første bemærke, at afgørelsen af, om et medlem i en sag er inhabilt, skal træffes af amtsrådet. Dernæst må indenrigsministeriet bemærke, at hverken De eller de amtsrådsmedlemmer, som i udvalget har haft en anden opfattelse, af, om De havde krav på en protokoltilførsel, var inhabile ved amtsrådes behandling af den pågældende sag, idet begge parter må have mulighed for at redegøre for deres opfattelse af sagen.

Man beklager meget sagens sene besvarelse.'

P.M.V.

E.B.

Johan Erichsen

1. Amtsrådsmedlem Søren Paldrup,

Sundtoften 60,

4800 Nykøbing F.

(* 1)Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1982 1.16.

Udtalt, at sager, der forelægges til orientering til efterretning eller som meddelelser fra formanden el.lign. på et eventuelt dagsordensudkast ikke skal figurere som en egentlig »sag«, men højst angives som »Meddelelser fra formanden« el.lign. Der kan på mødet fremsættes uddybende bemærkninger og spørgsmål, men egentlig forhandling kan ikke finde sted, og der kan ikke træffes beslutning, medmindre alle mødedeltagerne er enige herom. I så tilfælde optages den pågældende sag til forhandling som en sag uden for dagsordenen og behandles herefter i øvrigt som en almindelig dagsordenssag.

Endvidere udtalt, at såfremt et medlem ønsker, at der skal finde en egentlig forhandling sted med henblik på, at der træffes beslutning, og der ikke er enighed om at tage sagen op uden for dagsordenen, må medlemmet anmode om at få sagen på dagsordenen for et kommende møde.

Endelig udtalt, at der som dokumentation for, at underretning er givet, bør ske en notering i beslutningsprotokollen, men således at der under »Beslutning« intet anføres eller anføres et udtryk, som blot er en »kvittering« for de givne oplysninger uden kommentarer til disse.