SU - ansøgningsfrist - udenlandsk statsborger - oplysningsskema

SU - ansøgningsfrist - udenlandsk statsborger - oplysningsskema

En studerende, som søgte SU via minSU, men ikke indleverede et supplerende oplysningsskema i papirform inden 21 dage efter ansøgningen, skulle anses for at have søgt SU på tidspunktet for indtastningen i minSU.

Din klage vedrørende afslag på ret til SU i oktober 2011

I brev af 8. december 2011 har du klaget over Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøttes (herefter: styrelsen) afgørelse af 29. november 2011, hvori styrelsen fastholder støttemeddelelse af 15. november 2011.

I støttemeddelelsen er du registreret med fravalg for oktober 2011.

Ankenævnets afgørelse

Nævnet ændrer styrelsens afgørelse af 29. november 2011 således, at du har ret til SU for oktober 2011.

Retsgrundlag

SU-loven (dagældende lovbekendtgørelse nr. 661 af 29. juni 2009, nu lovbekendtgørelse nr. 39 af 15. januar 2014) indeholder bl.a. følgende bestemmelser (uddrag)

§ 38 a.

Den uddannelsessøgende skal indgive ansøgning og modtage afgørelser og meddelelser om uddannelsesstøtte i elektronisk form, jf. § 43 a, stk. 1, og regler fastsat i medfør heraf, jf. dog stk. 2.

Stk. 2.

Undervisningsministeren fastsætter nærmere regler om,

1) i hvilke tilfælde ansøgning uanset bestemmelsen i stk. 1 kan indgives i papirform, og

2) hvilke afgørelser og meddelelser uanset bestemmelsen i stk. 1 der kan afgives i papirform.

Stk. 3.

Undervisningsministeren kan endvidere fastsætte regler om

1) indhold og udformning af ansøgninger,

2) frister for ansøgninger,

3) frister for indgivelse af oplysninger og

4) frister for tilbagebetalinger.

§ 38 b.

(.

.

.)

Stk. 2.

Uddannelsesstøtte udbetales forud i månedlige rater, jf. dog §§ 38 c og 38 d, og kan tidligst udbetales fra begyndelsen af den måned, hvor ansøgning om støtte er modtaget

1) i styrelsens elektroniske selvbetjeningssystem, jf. § 38 a, stk. 1, eller

2) på uddannelsesinstitutionen eller i styrelsen, jf. regler fastsat i medfør af § 38 a, stk. 2, nr. 1.

Stk. 3.

Undervisningsministeren fastsætter nærmere regler om betingelserne i stk. 2.

Af bemærkningerne til lovforslag L 75 / 2008, som indførte reglen i § 38 a, fremgår bl.a. følgende

"Det foreslås, at det gøres obligatorisk for de uddannelsessøgende at søge om SU gennem minSU.

Det vil herefter ikke længere være muligt at indgive ansøgning om SU i papirform.

Ansøgninger, der indgives i papirform, vil således som udgangspunkt blive afvist.

Indgiver den uddannelsessøgende efterfølgende en korrekt elektronisk ansøgning, vil styrelsen dog kunne tage hensyn til modtagelsestidspunktet for papiransøgningen, hvis der opstår spørgsmål om overholdelse af ansøgningsfrister.

Dette svarer til gældende praksis i tilfælde, hvor den først modtagne ansøgning er ufuldstændig, og der efterfølgende indgives en korrekt ansøgning.

(.

.

.)

Selv om de nuværende selvbetjeningsmuligheder i minSU udvides, kan der – som nævnt overfor – fortsat være sagstyper, der ikke fuldt ud kan behandles elektronisk.

Det drejer sig især om ansøgninger, hvor det er nødvendigt at vedlægge dokumentation for forhold, som har betydning for retten til SU (.

.

.).

Det foreslås derfor, at undervisningsministeren kan fastsætte regler om, hvornår ansøgning om SU fortsat helt eller delvist kan afleveres i papirform.

(.

.

.)

(Til § 38 a)

(.

.

.)

Det foreslås i stk. 2, at undervisningsministeren fastsætter regler om, hvornår ansøgning kan indgives i papirform, og hvornår afgørelser og meddelelser kan afgives i papirform.

Der vil herefter være mulighed for at fastsætte regler, hvorefter ansøgninger, der kræver indsendelser af særlig dokumentation for forhold, der har betydning for afgørelsen, ikke eller kun delvist skal indgives gennem minSU.

Det drejer sig blandt andet om ansøgning om tillæg af klip på grund af sygdom, rådsarbejde eller andre særlige forhold, udenlandske statsborgeres ansøgning om ligestilling med danske statsborgere, ansøgning om handicaptillæg, udeboendesats til 18-19-årige uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.

Endelig foreslås det, at undervisningsministeren kan fastsætte regler om indhold og udformning af ansøgninger og frister for ansøgninger, indgivelse af oplysninger og tilbagebetalinger."

SU-bekendtgørelsen (dagældende bekendtgørelse nr. 455 af 08. juni 2009, nu bekendtgørelse nr. 792 af 25. juni 2014) indeholdt på ansøgningstidspunktet bl.a. følgende bestemmelser (uddrag)

§ 32.

Ansøgning om uddannelsesstøtte skal være modtaget i styrelsens selvbetjeningssystem, jf. § 70, inden udgangen af den måned, som den uddannelsessøgende ønsker støtten udbetalt fra.

(.

.

.)

§ 35.

(.

.

.)

Stk. 4.

Undladelse af at søge om uddannelsesstøtte sidestilles med fravalg.

§ 37.

En ansøgning om støtte (.

.

.) skal for at være modtaget rettidigt være indlagt i styrelsens selvbetjeningssystem senest den dag, hvor fristen udløber, jf. dog § 38.

§ 38.

(.

.

.)

(.

.

.)

Stk. 3.

Styrelsen kan bestemme, at dokumentation, der vedrører ansøgning om støtte eller ændring af støtte kan sendes til uddannelsesinstitutionen eller styrelsen i papirform, og kan herunder bestemme frister for indsendelse af dokumentationen.

(.

.

.)

§ 70.

Styrelsen stiller et elektronisk selvbetjeningssystem til rådighed for ansøgning om støtte eller ændring af støtte i elektronisk form.

(.

.

.)

(.

.

.)

Stk. 4.

Styrelsen udarbejder skemamateriale for ansøgninger m.v., der ikke kan afleveres i elektronisk form i styrelsens selvbetjeningssystem.

(.

.

.)

Begrundelse

Du har søgt om SU fra september 2011.

Du er ligestillet med danske statsborgere fra oktober 2011 og har modtaget SU fra november 2011 og frem.

Du har alene klaget over, at styrelsen anser dig for at have fravalgt SU i oktober 2011.

Din oplysning om, at du indleverede oplysningsskemaet en uge efter du søgte SU i minSU, er udokumenteret.

Ankenævnet lægger herefter til grund, at oplysningsskemaet blev modtaget i november 2011, og at styrelsen af den årsag har givet dig afslag på ret til SU i oktober 2011, meddelt dig i støttemeddelelsen af 15. november 2011.

Ansøgningstidspunkt

Det er en betingelse for at opnå ret til SU fra og med en given måned, at den studerende indgiver sin ansøgning senest inden for den samme måned.

En ansøgning om SU, som vedrører en tidligere måned, kan derfor besvares med et afslag, jf. SU-lovens § 38 b, stk. 2.

Elektronisk ansøgning

Ansøgning skal indgives elektronisk, jf. SU-lovens § 38 a, stk. 1, medmindre der er fastsat regler om, at ansøgning skal indgives i papirform, jf. SU-lovens § 38 a, stk. 2, nr. 1.

Indgives en ansøgning ikke elektronisk, kan den besvares med et afslag, jf. bemærkningerne i L 75 / 2008.

Supplerende dokumentation

Der kan fastsættes regler om, hvornår ansøgning om SU, der kræver indsendelse af særlig dokumentation, delvist kan afleveres i papirform og kun delvist skal indgives elektronisk, jf. bemærkningerne i L 75 / 2008.

Ifølge SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, 1. led, kan styrelsen bestemme, at dokumentation, der vedrører ansøgninger, kan indsendes i papirform.

Modtagelsestidspunkt

En ansøgning er modtaget, når den er indgået til styrelsens selvbetjeningssystem minSU, jf. SU-lovens § 38 b, stk. 2, nr. 1.

Såfremt der er fastsat regler om, at ansøgning skal indgives i papirform, er ansøgningen modtaget, når den (fysisk) er modtaget i styrelsen, jf. SU-lovens § 38 b, stk. 2, nr. 2.

Frister

Der kan fastsættes regler om frister for indgivelse af oplysninger, jf. SU-lovens § 38 a, stk. 3, nr. 3.

Der er fastsat regler herom i SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, 2. led, hvorefter styrelsen kan bestemme frister for indsendelse af dokumentation.

Ankenævnets vurdering

Ansøgning om SU fra en udenlandsk statsborger indgives elektronisk, da der ikke er fastsat regler om, at ansøgning fra en udenlandsk statsborger skal indgives i papirform.

En ansøgning er derfor som udgangspunkt modtaget, når den er indlagt i selvbetjeningssystemet, jf. SU-lovens § 38 b, stk. 2, nr. 1.

En ansøgning fra en udenlandsk statsborger skal ifølge styrelsens bestemmelse følges af dokumentation i papirform, jf. SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, 1. led.

Det fremgår ikke af bestemmelsen i SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, hvad der vil være konsekvensen af at undlade at indsende dokumentationen, herunder om en ansøgning ikke skal anses for modtaget, hvis dokumentationen i papirform ikke er modtaget.

SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, fraviger derfor ikke SU-lovens almindelige udgangspunkt om, at en ansøgning er modtaget, når den er indlagt i selvbetjeningssystemet.

Du har derfor indgivet ansøgning i september 2011, med virkning for oktober 2011.

Ankenævnet beklager sagsbehandlingstiden.

Sagsfremstilling

Det fremgår af ansøgning om SU modtaget hos SU den 2. september 2011 (registreret som modtaget på [udeladt] Gymnasium den 2. november 2011), at du søger SU fra september 2011.

Det fremgår af oplysningsskema - ansøgning om ligestilling med danske statsborgere, dateret 1. november 2011, at skemaet er modtaget på dit uddannelsessted den 2. november 2011.

Styrelsen har ved brev af 14. november 2011 meddelt dig, at du ligestilles med danske statsborgere.

Ligestillingen gælder fra oktober 2011.

Det fremgår af støttemeddelelse af 15. november 2011, at du er registreret med fravalg for oktober 2011, og at du modtager SU i november og december 2011.

Du har i brev af 17. november 2011 klaget og anført, at du ikke har fravalgt SU for oktober.

Styrelsen har i brev af 29. november 2011 fastholdt støttemeddelelsen og henvist til, at ansøgning om SU skal være modtaget i selvbetjeningssystemet inden udgangen af den måned, som den uddannelsessøgende ønsker støtten udbetalt fra.

Du søgte SU den 2. september 2011.

Oplysningsskemaet blev modtaget den 2. november 2011.

På den kvitteringsside, som du fik i forbindelse med din digitale ansøgning er det fremhævet, at ansøgningen kun betragtes som modtaget på dagen (den 2. september 2011), hvis du afleverer papirskemaet inden for 21 dage.

Afleverer du senere, betragter styrelsen ansøgningen som modtaget den dag, du afleverer skemaet.

Du er derfor tildelt SU fra den 1. november 2011.

Du har i brev af 8. december 2011 klaget til Ankenævnet for Statens Uddannelsesstøtteordninger og bl.a. anført, at du havde givet oplysningsskemaet allerede 1 uge efter at have søgt om SU til [udeladt] Gymnasium, at det ikke er dit problem, at styrelsen ikke har fået det, og at du løbende har holdt dig orienteret om, hvordan det gik med din ansøgning.

Du har anført, at studievejlederen har sendt en e-mail til styrelsen om, at du havde afleveret alle dokumenter samme måned.

Det fremgår af telefonnotat af 6. marts 2012, at [udeladt] Gymnasium har oplyst til styrelsen, at gymnasiet først har modtaget oplysningsskemaet den 2. november 2011.

Styrelsen har i brev af 6. marts 2012 videresendt sagen sammen med en udtalelse til ankenævnet.

Styrelsen har henvist til, at styrelsen på kvitteringssiden i forbindelse med den digitale ansøgning oplyser de studerende om, at de skal udskrive og udfylde oplysningsskemaet og aflevere det på SU-kontoret på deres uddannelsessted.

Ankenævnet har ved brev af 28. marts 2012 fremsendt sagens akter til dig, således at du havde lejlighed til at fremkomme med bemærkninger hertil.

Ankenævnet har ikke modtaget bemærkninger fra dig i den anledning.

Ankenævnet anmodede i e-mail af 11. oktober 2012 styrelsen om at præcisere retsgrundlaget for afgørelsen, og om supplerende oplysninger.

Det fremgår af intern e-mail korrespondance af 5. november 2012 fra styrelsen, at du fik vist kvitteringssiden, da du søgte SU, og at kvitteringssiden indeholdt et link til oplysningsskemaet.

Styrelsen har i brev af 14. november 2012 oplyst til nævnet, at hjemlen for afgørelsen er SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3.

Styrelsen har i brev af 20. november 2012 præciseret, at bestemmelsen i § 38, stk. 3, medfører, at styrelsen træffer afgørelse om tildeling af SU, men at ansøgningen kan anses for indgivet på et senere tidspunkt end det faktuelle ansøgningstidspunkt.

Ankenævnet anmodede igen den 5. december 2012 om en supplerende udtalelse, bl.a. om styrelsens almindelige praksis forud for indførelsen af obligatorisk digital ansøgning.

Styrelsen har i brev af 16. december 2013 henvist til, at det før indførelsen af obligatorisk digital ansøgning var praksis, at der kunne tages hensyn til modtagelsestidspunktet for en ufuldstændig ansøgning, hvis der senere blev indgivet fuldstændig ansøgning.

Eksempelvis ville det oprindelige ansøgningstidspunkt blive lagt til grund, hvis ansøger afventede dokumentation til sagen, og derfor ikke kunne vedlægge det nødvendige før ansøgningsfristens udløb.

Såfremt styrelsen ikke modtog den nødvendige dokumentation, blev ansøgningen henlagt uden besvarelse.

Styrelsen bekræfter i brev af 16. december 2013, at praksis efter indførelsen af obligatorisk digital ansøgning er at vejlede om nødvendigheden af at udfylde et oplysningsskema, og at ansøgningen henlægges uden påmindelse, hvis ikke oplysningsskemaet er indleveret inden for 21 dage.

Styrelsen har i brev af 16. december 2013 henvist til, at bekendtgørelsens ordlyd ikke tager stilling til, om sen indsendelse af dokumentation betyder, at ansøgningen skal afslås ved en afgørelse til ansøgeren, eller om en ufuldstændig ansøgning kan henlægges uden besvarelse.

Formodningen taler dog for, at der er tale om en videreførelse af praksis.

Styrelsen har i brev af 16. december 2013 oplyst, at styrelsens elektroniske ansøgningssystem ikke er indrettet på en måde, der gør det muligt efter udløbet af de 21 dage at give meddelelse til den studerende om, at vedkommende fortaber retten til SU og vil vedblive at fortabe retten til SU indtil det tidspunkt, hvor oplysningsskemaet afleveres på uddannelsesstedet.

På kvitteringssiden, som den studerende får i forbindelse med ansøgningen om SU, er det indrammet med en sort fed markering, at styrelsen først betragter ansøgningen som modtaget den dag, den studerende afleverer oplysningsskemaet.

Ankenævnet har ved brev af 18. december 2013 fremsendt supplerende sagsakter til dig, således at du havde lejlighed til at fremkomme med bemærkninger hertil.

Ankenævnet anmodede den 21. januar 2014 styrelsen om at præcisere, hvornår styrelsen anser ansøgningen for indgivet og om baggrunden for styrelsens administration.

Du har i brev af 30. januar 2014 anført, at du af [udeladt] Gymnasium havde fået at vide, at du blot behøvede udfylde ansøgningsskemaet, og at du ikke blev oplyst om, at du også skulle søge om ligestilling med danske statsborgere.

Du har anført, at du har henvendt dig flere gange til SU-kontoret, og fået at vide, at der ikke manglede noget.

Styrelsen har i e-mail af 27. maj 2014 beskrevet, at styrelsen anser en ansøgning for modtaget, når den er modtaget elektronisk i minSU, jf. SU-lovens § 38 b, stk. 2, nr. 1.

Vedrørende ansøgninger, der delvist modtages i papirform, lægger styrelsen til grund, at en ansøgning, der kræver indsendelse af særlig dokumentation / et oplysningsskema, først er modtaget, når dokumentationen er modtaget i styrelsen (eller på uddannelsesinstitutionen).

Modtages dokumentationen ikke, anser styrelsen ikke ansøgningen for modtaget.

Bemærkningerne til § 38 a, sammenholdt med § 38 b, stk. 2, hvorefter der kan fastsættes regler om udbetalingen af SU, herunder om hvornår en ansøgning i minSU eller i papirform anses for modtaget, medfører, at styrelsen kan fastsætte regler om, hvornår ansøgninger, der indgives i papirform, anses for modtaget, og at dette også omfatter ansøgninger, der kun delvist afleveres i papirform.

Ifølge SU-bekendtgørelsens § 38, stk. 3, kan styrelsen bestemme, at dokumentation/oplysningsskema skal indsendes i papirform, og i den forbindelse fastsætte frister for indsendelse af dokumentation.

Idet dokumentationen er en del af den samlede ansøgning, giver § 38, stk. 3, således mulighed for at fastsætte frister for den samlede ansøgning.

På den baggrund har styrelsen bestemt, at ansøgningen først anses for modtaget, når dokumentationen er modtaget, medmindre dokumentationen afleveres inden for 21 dage fra ansøgningen er indlagt i minSU.

Dette er fastsat for, at det ikke skal komme den uddannelsessøgende til skade, at det kan tage tid at fremskaffe dokumentationen.

Styrelsen har vedlagt kopi af en kvitteringsside fra hjemmesiden, hvoraf fremgår, at styrelsen ved modtagelse af en ansøgning om SU fra en person, der ikke er dansk statsborger, betragter ansøgningen som modtaget på dagen for indtastningen i minSU, hvis papirskemaet modtages inden for 21 dage.

Afleveres skemaet senere, betragter styrelsen ansøgningen som modtaget den dag, skemaet afleveres.

Ankenævnet har ved brev af 28. maj 2014 fremsendt styrelsens supplerende udtalelse til dig, således at du havde lejlighed til at fremkomme med bemærkninger hertil.

Ankenævnet har ikke modtaget bemærkninger fra dig i den anledning.