Udformning af forskrifters bestemmelse om logning

Udformning af forskrifters bestemmelse om logning

*Sallingsund *Kommune forelagde udkast til forskrifter for et antal registre for Registertilsynet med henblik på en udtalelse.

Det drejede sig om registre, som anvendtes i socialforvaltningen, og som typisk indeholdt lister over personer, der modtog sociale ydelser såsom medicinbevillinger, diabeteshjælpemidler, kontanthjælp, pædagogisk friplads m.v. Listerne var udfærdiget som tekstbehandlingsdokumenter eller regneark og ajourførtes normalt en gang om måneden. Registertilsynet meddelte kommunen, at registre af denne karakter i henhold til praksis skal indplaceres i sikkerhedsgruppe 3, hvilket vil sige, at der bl.a. skal etableres logning i registrene.

*Sallingsund *Kommune meddelte, at der efter kommunens opfattelse ikke var reelle tekniske løsninger på kravet om logning, hvorfor kommunen ikke så sig i stand til at udforme de omhandlede registerforskrifter i overensstemmelse med Registertilsynets standardforskrifter for så vidt angår bestemmelserne om benyttelsesstatistik og logning.

Kommunen tilkendegav, at såfremt Registertilsynet fastholdt sit krav om etablering af logning i registrene, ville kommunen afvente sagens videre gang i *Forskningsministeriet. Der kan her henvises til lov om offentlige myndigheders registre § 6, stk. 3, 2. pkt., hvorefter sagen - såfremt Registertilsynet ikke kan tiltræde et forelagt forslag til registerforskrifter - forelægges finansministeren, nu forskningsministeren, der træffer den endelige administrative afgørelse.

Sagen blev behandlet på et møde i Registerrådet, hvorefter Registertilsynet udtalte følgende

"Kommunale myndigheder skal i henhold til lov om offentlige myndigheders registre § 6, stk. 2, forinden et register tages i anvendelse, fastsætte forskrifter om det pågældende registers opbygning og drift, der opfylder bestemmelserne herom i lovens kapitel 3-6. Visse registertyper er dog undtaget fra dette krav ved bestemmelserne i lovens kapitel 2 a.

Registertilsynet har i 1989, efter drøftelser med bl.a. de kommunale foreninger, udarbejdet et sæt standardforskrifter, som siden har dannet grundlag for alle myndigheders fastsættelse af registerforskrifter, således at disse fremtræder med en betydelig ensartethed, både hvad angår indhold og udformning. Endvidere har standardforskrifterne medvirket til, at offentlige myndigheder generelt har etableret et ensartet - og højt - sikkerhedsniveau for deres registre.

Bestemmelserne i standardforskrifternes kapitel om sikkerhedsforanstaltninger sikrer, at der i den samlede sikkerhed for registre i sikkerhedsgruppe 2 og 3 indgår følgende sikkerhedselementer

1. En formel autorisation af brugere af registeret, baseret på en forudgående vurdering af den enkelte brugers behov i forbindelse med dennes udførelse af sit arbejde.

2. Et adgangskontrolsystem , baseret på tildeling af en personlig og fortrolig autorisationskode til den enkelte, autoriserede bruger, hvilket har til formål at sikre, at kun autoriserede brugere får adgang til registerets oplysninger.

3. En benyttelsesstatistik , der ved udskrivning mindst hvert halve år giver den sikkerhedsansvarlige mulighed for at følge op på anvendelsen af de udstedte autorisationer, således at ikke anvendte autorisationer kan blive inddraget.

4. En logning af alle transaktioner, hvorved der etableres et "revisionsspor", som giver mulighed for på detailniveau at efterforske en (autoriseret) brugers anvendelse af registeret, f.eks. i tilfælde af opstået tvivl om, hvorvidt anvendelsen har været tjenstligt begrundet. Samtidig tillægges det en præventiv virkning, når brugere er vidende om, at deres anvendelse af registeret logges på detailniveau. Det bemærkes, at der i bestemmelserne ikke indgår krav om rutinemæssig udskrivning af loggen.

5. Registrering af uautoriserede adgangsforsøg , hvilket giver mulighed for at konstatere, om uautoriserede personer har forsøgt at skaffe sig adgang til registeret.

Indplacering af et register i en af tre sikkerhedsgrupper afgøres alene af karakteren af de oplysninger, som indgår i registeret. Registre med oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, jf. lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 2, indplaceres i sikkerhedsgruppe 3, mens økonomi- og skatteregistre typisk indplaceres i sikkerhedsgruppe 2. Registre med helt ufølsomme oplysninger indplaceres i sikkerhedsgruppe 1 (hvor der ikke stilles krav om logning og registrering af uautoriserede adgangsforsøg), medmindre registeret opfylder betingelserne for oprettelse uden fastsættelse af forskrifter, jf. lov om offentlige myndigheders registre kapitel 2 a.

I henhold til det ovenfor anførte vil de her omhandlede registre, som indeholder oplysninger om sociale ydelser og dermed oplysninger omfattet af lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 2, skulle indplaceres i sikkerhedsgruppe 3.

Afgørelsen af, hvilken sikkerhedsgruppe et register skal indplaceres i, og dermed hvilket sikkerhedsniveau der skal etableres for det pågældende register, baseres som nævnt ovenfor på karakteren af de oplysninger, som skal beskyttes, uanset hvilket teknisk udstyr registeret føres på. Derfor kan det efter Registertilsynets opfattelse forekomme, at der ved anvendelse af et vist teknisk udstyr og en vis teknisk løsning kan etableres et passende sikkerhedsniveau for et register af helt ufølsom karakter, mens det samme tekniske udstyr og den samme tekniske løsning ikke vil kunne danne grundlag for etablering at et passende sikkerhedsniveau for registre af mere følsom karakter.

Registertilsynet finder herefter fortsat, at *Sallingsund *Kommunes registerforskrifter, for at leve op til lov om offentlige myndigheders registre § 12, stk. 1, og i overensstemmelse med Registertilsynets standardforskrifter, bør indeholde bestemmelser om logning og udskrivning af benyttelsesstatistik, og skal derfor anmode om, at fornyede forskriftsudkast fremsendes til udtalelse.

Såfremt *Sallingsund *Kommune beslutter ikke at følge Registertilsynets udtalelse, skal sagen i medfør af lov om offentlige myndigheders registre § 6, stk. 3, forelægges forskningsministeren til afgørelse."

Kommunen havde i mellemtiden arbejdet videre med en løsning og havde etableret en logning, som bestod af en registrering af brugeridentifikation, tidspunkt og angivelse af det tekstbehandlingsdokument eller regneark - dvs. hvilket af de omhandlede registre - brugeren havde etableret adgang til, men ikke angivelse af, hvilken af de registrerede personer, adgangen vedrørte. Da det i det anvendte tekstbehandlingssystem endvidere var således, at der ved angivelse af f.eks. et navn kunne søges gennem alle dokumenterne (registrene) og opnås en angivelse af, i hvilke dokumenter der var indeholdt oplysninger om den angivne person, fandt Registertilsynet, at denne løsning ikke opfyldte standardforskrifternes bestemmelse om logning.

Registertilsynet forelagde herefter under henvisning til lov om offentlige myndigheders registre § 6, stk. 3, 2. pkt., sagen for *Forskningsministeriet med den begrundelse, at tilsynet ikke kunne tiltræde kommunens forslag til forskriftsbestemmelser om logning, som kommunen fastholdt uanset Registertilsynets henstilling om ændring heraf.

Registertilsynet anførte følgende over for *Forskningsministeriet

"Den logning, som *Sallingsund *Kommune ønsker at foretage, vil efter Registertilsynets opfattelse ikke leve op til lov om offentlige myndigheders registre § 12, stk. 1, hvorefter der skal træffes de fornødne sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab, og vil være i modstrid med Registertilsynets hidtidige praksis. Det er Registertilsynets opfattelse, at en ændring af den faste praksis med hensyn til kravet om logning i givet fald må forudsætte grundige overvejelser og en generel behandling af de sikkerhedskrav, der må stilles for offentlige myndigheders edb-anvendelse. Spørgsmålet om sikkerhedskrav, herunder logning, må forventes at blive rejst generelt i de kommende år, ikke mindst i lyset af EU-direktivet om persondatabeskyttelse, men indtil det sker - og ændrede sikkerhedskrav eventuelt besluttes - bør det hidtidige sikkerhedsniveau fastholdes."

I *Forskningsministeriets udtalelse anførtes indledningsvis

*"Forskningsministeriet, der ifølge § 6, stk. 3, i lov om offentlige myndigheders registre skal træffe den endelige administrative afgørelse i sagen, tiltræder Registertilsynets henstilling til *Sallingsund *Kommune. Det indebærer, at der i forskrifterne for en række registre i kommunens socialforvaltning skal fastsættes logningsbestemmelser i overensstemmelse med Registertilsynets cirkulæreskrivelse af 23. februar 1989 om sikkerhedsforanstaltninger for pc- og terminalanvendelse m.v. (standardforskrifter for registre i gruppe 3)."

Det anførtes endvidere i udtalelsen

*"Forskningsministeriet har ved sin afgørelse lagt vægt på følgende

De omtalte registre indeholder meget følsomme personoplysninger - oplysninger om sociale ydelser og helbredsforhold. Det er efter *Forskningsministeriets opfattelse afgørende nødvendigt med et højt teknisk sikkerhedsniveau for personoplysninger af denne art, hvis befolkningen skal have tillid til den offentlige forvaltnings registrering og brug af sådanne personoplysninger.

Registertilsynets henstilling til kommunen er i overensstemmelse med tilsynets faste praksis, og *Forskningsministeriet er enig med tilsynet i, at det ikke er tilstrækkelig anledning til at fravige praksis, at kommunen har valgt en teknisk løsning, som gør det umuligt at leve op til de stillede logningskrav."

Registertilsynet har efterfølgende fremsendt *Forskningsministeriets udtalelse til kommunalbestyrelsen i kommunen. Idet opmærksomheden henledtes på, at registrene føres i strid med lov om offentlige myndigheders registre, anmodede tilsynet kommunalbestyrelsen om oplysning om, hvad kommunen agter at foretage i sagen.

Sagen var endnu ikke afsluttet ved redaktionens slutning.

Registertilsynets Årsberetning side 111 - 115.

Forelagt en sag for *Forskningsministeriet, idet Registertilsynet ikke kunne tiltræde et forslag til forskriftsbestemmelser om logning, som en kommune fastholdt uanset tilsynets henstilling om ændring heraf