Fondsarkiv, anvendelsesområde, bipersoner, søgning, rent private forhold, offentlige, udtalelser, debitorregister, edb-konsulentopgave, sletning (*1)

Fondsarkiv, anvendelsesområde, bipersoner, søgning, rent private forhold, offentlige, udtalelser, debitorregister, edb-konsulentopgave, sletning (*1)

Registertilsynet iværksatte af egen drift på baggrund af presseomtale en undersøgelse af et privat fondsarkivs registrering og videregivelse af oplysninger.

Fondsarkivet, som var registreret i Handelsregisteret, havde ifølge fundatsen for arkivet til formål »primært at øge forståelsen mellem befolkninger og at fremme kendskabet til folkeslags kulturarv samt at virkeliggøre kulturelt samarbejde formidlet gennem elektroniske medier og medier beslægtet hermed, idet fondens ledelse optager og redigerer sådanne informationer med bevarelse for øje, og mod eller uden vederlag stiller disse til rådighed for forskning, undervisning og anden anvendelse af kulturel art.«

Fondsarkivet oplyste supplerende over for Registertilsynet, at hovedformålet var at samle krønikehistoriske elementer, dvs. indsamle materiale af kulturhistorisk interesse. Salg af materiale fra arkivet skete i de tilfælde, hvor det tjente den offentlige debat, forskning, undervisning, nyhedsformidling og lignende. Der blev solgt kopi og udskrifter af materialet, også i redigeret form, til journalister og pressen, men ikke til privatpersoner.

Fondsarkivet oplyste endvidere, at arkivet hovedsageligt bestod af lyd- og videobånd tilbage fra ca. 1950. Herudover indeholdt arkivet også plader og papirudklip.

Indsamlingen af materialet var foregået ved, at fondsarkivet selv havde optaget udsendelser på lyd- og videobånd. Fondsarkivet havde også modtaget arkivalier fra privatpersoner. Arkivet indeholdt således hovedsageligt oplysninger, der tidligere havde været offentliggjort.

Hensigten var at sikre en i princippet tidsubegrænset opbevaring af materialet.

Arkivet indeholdt i et vist omfang endvidere optagelser af møder og samtaler, som fondens ledelse havde deltaget i. I forbindelse med fondsarkivets kortlægning af højreekstremistiske bevægelser i Danmark var der efter aftale med arrangørerne iværksat videooptagelse af politiske møder, hvor mødedeltagerne forinden gennem mødelederen var blevet orienteret om, at mødet blev optaget, og at optagelserne ville indgå i fondsarkivet.

Herudover havde fondsarkivet også gennemført optagelser uden for den officielle del af et møde. Disse optagelser kunne indeholde oplysninger om politiske, kriminelle og sociale forhold. Fondsarkivet havde ligeledes i et vist omfang modtaget optagelser af telefonsamtaler og andre samtaler, som fondsarkivets ledelse havde haft med personer med tilknytning til den politiske højrefløj.

Ikke i alle tilfælde havde samtaleparten vidst, at samtalen var blevet optaget til brug for fondsarkivet.

Systematisering af optagelserne skete ved indlægning i en database af oplysninger om, fra hvilken TV-station optagelsen stammede, dato og klokkeslæt for udsendelsen, hvilket nummer optagelsen havde på båndet, båndnummer og emneord. I databasen kunne søges på klassificeringskode, båndnummer, navn og emneord.

Endelig oplyste fondsarkivet, at det havde adgang til et debitorsystem, tilhørende et forlag på den politiske højrefløj. Fondsarkivet havde på et tidspunkt fungeret som edb-konsulent for forlagets indehaver, der i sin tid bad fondsarkivet udvikle et program til styring af forlagets kundeoversigt.

Sagen blev behandlet på et møde i Registerrådet.

Spørgsmålet om, hvorvidt der var tale om et register omfattet af lov om private registre

Registertilsynet fandt - under hensyntagen til fondsarkivets opbygning og anvendelse - at arkivet måtte anses for at være et register, jf. lov om private registre, og at det indeholdt oplysninger, som var omfattet af loven.

Registertilsynet lagde herved vægt på, at der var tale om en systematisk indsamling af oplysninger, herunder personoplysninger, idet edb-registeret fungerede som indgangsnøgle til oplysninger på lyd- og videobånd, at registreringen havde et defineret formål i fondsarkivets fundats, samt at opbevaringen af oplysningerne skulle være tidsubegrænset.

Registertilsynet lagde endvidere vægt på, at lyd- og videobåndene - uanset om disse ikke alene måtte anses for at være et register, som var omfattet af loven - havde en sådan sammenhæng med de på edb lagrede oplysninger, at lyd- og videobåndene m.v. måtte karakteriseres som værende en naturlig (underliggende) del af edb-registeret.

Registertilsynet fandt dog, at registeret kun omfattede de personer m.v., som var særskilt registreret i databasen, og som man derfor kunne søge på, hvorimod de personer m.v., som i øvrigt var omtalt og fremtrådte i de enkelte lyd- og videobånd m.v., men som man ikke kunne søge på, ikke efter tilsynets opfattelse kunne anses for at være registrerede. Disse sidstnævnte personer, som måtte opfattes som bipersoner i registeret, kunne man ikke systematisk finde frem til i optagelserne, men kun finde ved aflytning eller gennemsyn af de enkelte udsendelser.

Spørgsmålet om, hvorvidt fondsarkivets registreringsvirksomhed var lovlig i henhold til private registre

Registertilsynet fandt under hensyntagen til fondsarkivets karakter og formål, at fonden - i det omfang, registreringen i det konkrete tilfælde kunne antages at være et naturligt led i den normale drift - kunne foretage registrering af oplysninger som nævnt i lovens § 1.

Registertilsynet lagde ved vurderingen vægt på, at fondsarkivet måtte anses for en erhvervsvirksomhed, institution eller lignende, jf. lovens § 3, stk. 1, samt at fondens hovedformål var at indsamle krønikehistoriske elementer, og at fondsarkivet solgte materialet fra arkivet i de tilfælde, hvor det efter fondens vurdering tjente den offentlige debat, forskning, undervisning, nyhedsformidling og lignende.

Spørgsmålet om, hvilke oplysninger fondsarkivet lovligt kunne registrere

Registertilsynet foretog - på grundlag af lovens § 3 - en vurdering af lovligheden af registreringen af de forskellige oplysningstyper.

Registertilsynet udtalte, at det efter tilsynets opfattelse var et naturligt led i driften af fondsarkivet at optage og registrere udsendelser, som var omfattet af fondens fundats, og hvor det overordnede princip for udvælgelse af materialet var, at det efter fondens vurdering kunne bidrage til en belysning af samfundsforholdene i en given periode, jf. lovens § 3, stk. 1.

For så vidt angik registrering af oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold på lyd- og videobånd var det Registertilsynets opfattelse, at det ville være i strid med § 3, stk. 2, såfremt oplysningerne ikke var afgivet af de medvirkende personer i udsendelserne, eller disse personer ikke havde givet samtykke til indhentning af oplysningerne, ligesom de medvirkende skulle vide, at oplysningerne ville blive registreret. Registertilsynet udtalte i den anledning, at det generelt ville have formodningen imod sig, at de registrerede personer - uanset deres stilling og position i samfundet - alene ud fra situationen var vidende om, at de udtalelser, de fremkom med, ville blive registreret.

Afgørende for lovligheden af en registrering ville herefter i praksis i almindelighed være, om registrerede personoplysninger ville skulle henføres til § 3, stk. 1, eller til § 3, stk. 2, afhængig af den pågældende persons position i samfundet generelt og i den konkrete sammenhæng.

Offentligt fremsatte udtalelser fra eksempelvis medlemmer af politiske partiers ledende organer, opstillede personer til offentlige valg om de pågældendes egne politiske forhold samt udtalelser fra andre personer, som indtog fremtrædende poster inden for deres erhverv eller lignende, kunne således efter tilsynets opfattelse ikke antages at være oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, jf. § 3, stk. 2. Dette ville derimod være tilfældet, hvor der offentligt blev fremsat udtalelser om politiske forhold m.v. fra personer, som ikke generelt indtog ledende poster, og hvor de pågældende fremtrådte som private enkeltpersoner.

For så vidt angår særlige lyd- og billedoptagelser fra politiske møder m.m., udtalte Registertilsynet, at det var tilsynets opfattelse, at betingelsen om, at de medvirkende selv skulle have afgivet oplysningerne, eller at oplysningerne skulle være indhentet med deres samtykke, samt at de medvirkende skulle vide, at oplysningerne blev registreret, ville være opfyldt, når der var tale om møder eller samtaler, hvor de registrerede var gjort bekendt med optagelsen.

Registertilsynet lagde herved vægt på, at mødedeltagerne efter det oplyste blev orienteret om, at mødet blev optaget på video, og at optagelsen ville indgå i fondsarkivet, og at fondsarkivets formål var at belyse forhold af kulturhistorisk interesse, samt at registrering af politiske forhold m.m. måtte anses for at være nødvendig for at muliggøre en berettiget varetagelse af virksomhedens tarv, herunder virkeliggøre fondens formål.

Optagelser af møder og samtaler, hvori de medvirkende ikke havde været vidende om optagelsen, måtte efter tilsynets opfattelse ikke indgå i arkivet.

Spørgsmålet om, hvorvidt registrerede oplysninger måtte videregives fra fondsarkivet

Registertilsynet udtalte, at man fandt, at fondsarkivet lovligt uden samtykke kunne videregive andre registrerede oplysninger end oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, jf. § 3, stk. 1, og § 4, stk. 2, idet videregivelsen måtte anses for at være et naturligt led i den normale drift af fondsarkivet.

Med hensyn til videregivelse af lovligt registrerede oplysninger fra radio og TV om enkeltpersoners rent private forhold var det tilsynets opfattelse, at der måtte kræves faste holdepunkter for at kunne antage, at de pågældende havde givet samtykke til videregivelsen, hvorfor der efter tilsynets opfattelse skulle indhentes samtykke til en eventuel videregivelse. Der kunne som udgangspunkt ikke indfortolkes et samtykke alene ud fra situationen.

Også videregivelse af registrerede oplysninger fra møder og samtaler, hvor mødedeltagerne på forhånd var blevet orienteret om, at mødet eller samtalen blev optaget, krævede efter tilsynets opfattelse samtykke til videregivelse, jf. lovens § 4, stk. 1, såfremt der var tale om oplysninger om rent private forhold.

Registertilsynet fandt, at der ikke - selvom mødedeltagerne blev orienteret om, at mødet blev optaget, og at optagelsen ville indgå i fondsarkivet - kunne antages at foreligge en formodning for, at der samtidig hermed blev givet samtykke til videregivelse af oplysningerne.

Spørgsmålet om sletning af de registrerede oplysninger

Registertilsynet udtalte, at tidsubegrænset opbevaring af registreringerne efter omstændighederne ikke ville stride imod § 6 i lov om private registre, navnlig henset til karakteren af og formålet med fondsarkivet.

Registertilsynet fandt imidlertid, at der i fundatsen for fondsarkivet skulle indsættes en bestemmelse om anvendelsen af materialet i tilfælde af fondens opløsning eller lignende, f.eks. overdragelse til Rigsarkivet, DR eller lignende.

Om debitorregisteret

Registertilsynet fandt, at da fondsarkivet efter det oplyste havde fungeret som edb-konsulent for ejeren af registeret, og da denne arbejdsopgave var bragt til ophør, skulle registeret enten tilbageleveres til ejeren eller slettes.

Registertilsynet fandt - såfremt fondsarkivet fortsat opbevarede debitorregisteret - at opbevaringen ville skulle bedømmes efter lovens § 3, stk. 1, og at det i den forbindelse ikke kunne antages at være et naturligt led i driften af fondsarkivet at registrere oplysninger om et forlags debitorer.

Registertilsynet meddelte på denne baggrund i medfør af lov om private registre § 23, stk. 1, fondsarkivet pålæg om at tilbagelevere eller slette debitorregisteret indenfor en nærmere angivet frist.

Fondsarkivet nægtede efterfølgende over for Registertilsynet at tilbagelevere eller slette debitorregisteret, idet man bl.a. til støtte herfor gjorde gældende, at registeret var modtaget som et arkivalie og ikke i forbindelse med udførelsen af en konsulentopgave for forlaget.

Registertilsynet udtalte på denne baggrund, at man fastholdt sin afgørelse og bemærkede i øvrigt, at det fremgår af referatet af den gennemførte tilsynsinspektion i fondsarkivets lokaliteter, at fondsarkivets ledelse oplyste, at arkivet var kommet i besiddelse af debitorregisteret i forbindelse med udførelsen af en edb-konsulentopgave. Uanset hvorledes registeret var modtaget, ville besiddelsen dog være i strid med lov om private registre § 3, stk. 1.

Registertilsynet anmodede samtidig om bekræftelse på tilbagelevering eller sletning af debitorregisteret.

Registertilsynet modtog ikke en sådan bekræftelse, hvorfor der efterfølgende blev indgivet politianmeldelse for overtrædelse af lov om private registre.

Der er herefter af Retten i Århus den 8. februar 1995 afsagt dom i sagen, hvorved fondsarkivet og dettes formand er dømt for overtrædelse af lov om private registre § 27, stk. 1, nr. 5, jf. stk. 3, jf. § 23, stk. 1, ved at have undladt af efterkomme Registertilsynets pålæg om at tilbagelevere eller slette debitorregisteret indenfor den meddelte frist.

Fondsarkivet og formanden blev ved dommen hver straffet med en bøde på 500 kr. Endvidere blev fondsarkivet ved formanden tilpligtet at slette det omhandlede register inden en af retten nærmere angivet frist, hvorefter der, hvis sletning ikke skete, skulle betales fortløbende bøder på 200 kr. for hver påbegyndt uge, indtil pålægget er efterkommet.

Det er efterfølgende meddelt Registertilsynet, at den afsagte dom er anket.

(*1) Registertilsynets Årsberetning 1994 side 82.

Fundet, at et fondsarkiv - under hensyntagen til dets opbygning og anvendelse - var omfattet af lov om private registre.

Udtalt, at personer, som var omtalt og fremtrådte i de enkelte lyd- og videobånd, men som man ikke kunne søge på, måtte opfattes som bipersoner i registeret og derfor ikke kunne anses for at være registrerede.

Endvidere udtalt, at offentligt fremsatte udtalelser fra bl.a.

medlemmer af politiske partiers ledende organer ikke kunne antages at være oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, jf. § 3, stk. 2.

Meddelt pålæg om, at et debitorregister, der var modtaget i forbindelse med udførelsen af en edb-konsulentopgave, skulle tilbageleveres til ejeren eller slettes, idet arbejdsopgaven var bragt til ophør, ligesom registreringsbetingelserne i § 3, stk. 1, under alle omstændigheder ikke var opfyldt.