For sen indbetaling af genoptagelsesafgift betragtet som undskyldelig.

For sen indbetaling af genoptagelsesafgift betragtet som undskyldelig.

År 1993, den 1. juli afsagde Patentankenævnet

(Grønning-Nielsen, Hans Chr. Thomsen, Terndrup Pedersen)

følgende

KENDELSE i sagen j.nr. P 53/91: Klage fra Flakt Aktiebolag, Sverige, v/Patentbureau Lehmann & Ree over Patentdirektoratets afgørelse af 14. august 1991 af patent- ansøgning nr. 5170/83.

Den 11. november 1983 indleverede klageren en ansøgning om patent på »fremgangsmåde og anlæg til rensning af røggas«.

Patentdirektoratet afgav den 29. maj 1990 betænkning i sagen med svarfrist til den 29. november 1990.

Med skrivelse af 6. december 1990 meddelte direktoratet, at ansøgningen var henlagt, men at behandlingen kunne genoptages inden den 29. marts 1991.

Klageren anmodede med skrivelse af 26. marts 1991 om genoprettelse. I skrivelsen anførtes bl.a.

»Vi henviser til Direktoratets brev af 29. maj 1990 med besvarelsesfrist til 29. november 1991, hvorefter ansøgningen er blevet henlagt, jfr. Direktoratets brev af 6. december 1990, og anmoder herved om genoptagelse af behandlingen inden for den meddelte henlæggelsesfrist indtil 29. marts 1991. Genoptagelsesafgiften kr. 600,- er d.d. blevet indbetalt til Direktoratets kasse. .....«

I skrivelse af 5. april 1991 meddelte klageren følgende

»I forbindelse med vor indlevering den 26. marts 1991 af besvarelsen af Direktoratets 1. behandling af ovennævnte ansøgning, og hvor vi inden for den givne frist indtil 29. marts 1991 (på grund af helligdagene dog reelt den 2. april 1991) tillige anmodede om genoptagelse af behandlingen af ansøgningen efter dennes midlertidige henlæggelse den 29. november 1991 og samtidig meddelte, at vi til Direktoratets kasse havde indbetalt genoptagelsesafgiften på kr. 600.-, er vi blevet gjort opmærksomme på, at dette beløb ikke er indgået til Direktoratet inden fristudløbet den 2. april 1991.

Idet vi meget beklager den hermed begåede eksepditionsfejl fra vor side, har vi d.d. indbetalt det manglende beløb til Direktoratets kasse.«

Patentdirektoratet skrev den 12. april 1991 således til klageren

»Under henvisning til Deres brev af 5. april 1991 skal vi meddele, at ansøgningen er endelig henlagt, idet De ikke rettidigt har indbetalt genoptagelsesafgift. Genoptagelsesafgiften vil blive tilbagebetalt snarest.

Vi skal henlede Deres opmærksomhed på muligheden for genoprettelse og betingelserne herfor jfr. patentlovens §72.«

Med skrivelse af 17. april 1991 indbetalte klageren genoptagelsesgebyr og anmodede om genoprettelse af rettighederne for patentansøgningen. I skrivelsen anførtes

»..... Med brev af 26. marts 1991 har vi besvaret Direktoratets 1. behandling af sagen inden for den givne frist indtil den 29. marts 1991 for genoptagelse, jfr. Direktoratets brev af 29. maj 1990. I vort brev har vi i dettes første stykke tydeligt gjort opmærksom på, at »genoptagelsesafgiften kr. 600.- er d.d. (d.v.s. den 26. marts 1991) blevet indbetalt til Direktoratets kasse« og har dermed klart givet udtryk for vort ønske om denne genoptagelse og vor hensigt om rettidigt at indbetale den tilsvarende afgift.

På grund af påskehelligdagene 28. marts - 1. april 1991 var den reelle frist for indbetalingen imidlertid tirsdag den 2. april 1991. Ved brevets modtagelse i Direktoratets sektion K3 konstateredes det her, at genoptagelsesafgiften ikke var indgået til Direktoratet, hverken den 26. marts eller den 2. april 1991, hvorfor en medarbejder fra K3 telefonisk gav den sekretærmedarbejder hos os, som har behandlet sagen, meddelelse om den manglede indbetaling. Denne meddelelse er derpå blevet fulgt op af Direktoratets ovennævnte brev af 12. april 1991.

Ved en umiddelbart efter telefonopringningen foretagen kontrol måtte den pågældende sekretær, fru Lise Nielsen, erkende, at hun trods modtagen mundtlig instruktion fra vor sagsbehandler i sagen, civilingeniør Lars A. Lomholt, havde glemt at give den skriftlige betalingsinstruks til kontorlederen, hr. Janusz Haskiel, i firmaets ekspedition, som firmaets interne bestemmelser pålægger hende at gøre. En formular til en sådan betalingsinstruks vedlægges som bilag 1. Da sekretæren imidlertid, omend fejlagtigt og uden at være opmærksom på sin forglemmelse, rutinemæssigt den 27. marts 1991 påtegnede vor kopi af besvarelsen til slettelse af fristen den 29. marts 1991 i vort EDB-fristregister, jfr. de håndskrevne notater foroven på vedlagte bilag 2, fjernede hun dermed kontorlederens mulighed for at kontrollere fristen senest den 2. april 1991, og først med opringningen fra K3 den 3. april 1991 bliver vi opmærksomme på fejlen.

Af vedlagte bilag 3, som er et print af side 2 af skærmbilledet for den pågældende sag (vor ref. 36979) i vort EDB-system, ses det, at fristnoteringen for genoptagelse af sagen er korrekt noteret til 29/03/91 i rubrikken »Best. frister«, idet noteringen er foretaget den 30/11/90, og at fristen derpå er slettet den 27/03/91 som »Ekspederet«.

Af vedlagte bilag 4, som er kopier af EDB-udskrifter af vort fristkartotek forhenholdsvis 27.03.91 og 02.04.91 til brug for vort ekspeditionskontor, vil det kunne ses, at den omhandlede sag 36979 Flakt AB med oprindelig frist til fredag d. 29. marts 1991 (langfredag) er slettet i begge udskrifter, således at sagen ved ekspeditionens kontrol d. 2. april 1991 (tirsdag efter påske) ikke figurerer i listerne.

Endelig vil det fremgå af bilag 5, som er en rekonstruktion foretaget den 16. april 1991 i vort EDB-fristkartotek af såvel ekspederede som ikke-ekspederede frister i perioden 28. marts - 2. april 1991, at vor sag 36979 Flakt AB korrekt figurerer den 29. marts 1991 som »Ekspederet«, d.v.s. slettet.

Vort EDB-baserede kontrolsystem for frister har således også i nærværende sag fungeret tilfredsstillende.

Med brev af 5. april 1991 foretog vi derpå en efterindbetaling af genoptagelsesafgiften.

Fru Lise Nielsen har været ansat som sekretær i vort firma siden den 1 november 1987. Hun er uddannet engelsk og tysk korrespondent fra Handelshøjskolen i København og er derudover merkonom i organisation. Hun er en meget pålidelig og samvittighedsfuld medarbejder, der gennem sin ansættelse i firmaet har opnået fuld fortrolighed med firmaets arbejdsgang, og hun har et særdeles velfungerende og tillidsfuldt samarbejde med den sagsbehandler, hun fortrinsvis arbejder for, nemlig ingeniør Lomholt. Udover sin »on-the-job«-uddannelse i firmaet har hun gennemgået Patentdirektoratets »Orienterende kursus om patenter, varemærker og mønstre« den 4.-5. maj 1989 og et EPO-kursus for patentassistenter den 1.-2. november 1990.

Til undskyldning for den begåede fejl fra fru Lise Nielsens side skal anføres det naturligt større arbejdspres i dagene umiddelbart forud for påskehelligdagene for at afvikle sager med udløbsfrister i helligdagene samt et ikke uvæsentligt ekstraarbejde også op til påske med fordeling og omlægning af porteføljen fra en mangeårig sagsbehandler i vort firma, civilingeniør Kjeld Tobias, som på grund af pensionering fratrådte efter 38 års virke i firmaet den 31. marts 1991, og hvis sidste arbejdsdag derfor var den 27. marts 1991. Lise Nielsen var i dagene 20.-27. marts 1991 netop stærkt involveret i dette ekstraarbejde.

Idet vi meget beklager undladelsen af den rettidige indbetaling af genoptagelsesafgiften og såvel på ingeniør Lomholts som på Lise Nielsens vegne ligeledes meget beklager den begåede og erkendte fejl, som utilsigtet kompromitterede vort normale kontrolsystem for rettidig indbetaling til Direktoratet af gebyrer og afgifter, finder vi, at der i dette tilfælde er tale om en undskyldelig, menneskelig fejl fra Lise Nielsens side, og håber derfor på Direktoratets forståelse herfor ved behandlingen af vor anmodning om genoprettelsen af rettighederne ifølge ansøgningen. .....'

Patentdirektoratet afslog den 14. august 1991 anmodningen med følgende begrundelse

»..... I den anledning skal direktoratet meddele, at Deres begæring om genoprettelse ikke kan imødekommes, da vi ikke finder det godtgjort, at ansøger har udvist al den omhu, som med rimelighed kunne kræves af ham.

Indledningsvis bemærkes, at ansøger har benyttet sig af en fuldmægtig og derfor må bære byrden for fuldmægtigens fejl i samme omfang, som hvis fejlen var begået af ansøger selv.

Af den indsendte redegørelse fremgår, at fuldmægtigens sekretær efter mundtlig instruktion fra sagsbehandleren normalt skal benytte en skriftlig betalingsinstruks til ekspeditionen, hvilket hun glemmer i denne sag. Imidlertid påtegner hun rutinemæssigt kopien af den skriftlige besvarelse til Patentdirektoratet som ekspederet og klar til slettelse af fristen i EDB-fristregistret, hvorefter hun går ind og noterer »ekspederet« på sagens frist og dermed sletter fristen i EDB-registret. Hermed fjerner hun kontorlederens mulighed for at finde fejlen og kontrollere fristen den 02 apr 1991, idet sagen ikke længere figurerer i udskriftslisterne fra denne dato.

At sekretæren, der er en erfaren og betroet medarbejder, glemmer at benytte den skriftlige betalingsinstruks i den konkrete sag er en uforklarlig menneskelig fejl, der kan begrunde genoprettelse af rettigheder. Derimod er fuldmægtigs kontrolsystem opbygget på en sådan måde, at det er umuligt at finde fejl begået tidligere i arbejdsgangen, hvilket reelt gør kontrollen illusorisk i tilfælde med fejl, som den i sagen opståede.

Af ovennævnte følger efter direktoratets mening, at fuldmægtig ved at have et utilstrækkelig gennemført kontrolsystem ikke har udvist al den omhu, som med rimelighed kunne kræves, og betingelserne for genoprettelse i medfør af patentlovens §72 er derfor ikke opfyldt. .....'

Denne afgørelse har klageren ved skrivelse af 14. oktober 1991 indbragt for Patentankenævnet med påstand om, at Patentdirektoratets afgørelse omstødes, og rettighederne for ansøgningen genoprettes. Som begrundelse anførtes

»Patentdirektoratet har i skrivelsen af 14. aug. d.å. meddelt, at grunden til, at Patentdirektoratet ikke mener, at ansøger har udvist al den omhu, som med rimelighed kunne kræves af ham, er, at vi som fuldmægtig i sagen har et utilstrækkeligt gennemført kontrolsystem. Nærmere bestemt har Patentdirektoratet givet udtryk for, at vort kontrolsystem er opbygget på en sådan måde, at det er umuligt at finde fejl begået tidligere i arbejdsgangen.

Denne vurdering af vor kontrolsystem er efter vor opfattelse ikke i overensstemmelse med de faktiske forhold, hvilket vil fremgå af følgende beskrivelse af de kontrolforanstaltninger, som rutinemæssigt foretages i forbindelse med modtagelse og besvarelse af betænkninger fra Patentdirektoratet.

Ved modtagelse af sådanne betænkninger forsyner vor ekspeditonsleder første side af betænkningen med en påtegning, der bl.a. omfatter vort interne sagsnummer, besvarelsesfristen og koden 24, der betyder »Betænkning«, jvf. vedlagte kopi af første side af betænkningen af 29. maj 1990 (bilag 1). Indgåede betænkninger gennemgås sammen med anden indgående post af firmaets ansvarlige leder(e) eller en betroet medarbejder, hvorefter de indgåede betænkninger sammen med anden post, hvori der skal foretages fristregistrering, samles og går til fristpostering, der foretages af en særlig oplært medarbejder, og til efterfølgende kontrol, der udføres af en anden medarbejder end den medarbejder, der har foretaget fristposteringen.

Som det fremgår af bilag 2, der viser de fristposteringer, som er blevet foretaget i den foreliggende sag, noteredes der d. 31. maj 1990, at besvarelsesfristen var d. 29. nov. 1990.

I tilfælde, hvor det af den ene eller anden grund (i den foreliggende sag som følge af sent indgåede instruktioner kombineret med stort arbejdspres) besluttes at lade ansøgningen henlægge, afgiver sagsbehandleren instruktioner om, at det skal noteres, at sagen skal henlægges, og at der samtidig skal foretages notering af genoptagelsesfristen. Disse posteringer foretages derpå af den samme person, som foretog postering af besvarelsesfristen og posteringen kontrolleres af en anden medarbejder. Som det fremgår af bilag 2 blev disse posteringer foretaget d. 30. nov. 1990.

Ved modtagelse af betænkninger om henlæggelser bliver sådanne behandlet på samme måde som ovenfor beskrevet, medmindre vor ekspeditionsleder konstaterer, at der allerede er sket en fristregistrering. I så fald forsynes betænkningen med påskriften »reg.« ud for fristen. Dette viser, at registrering af fristen allerede har fundet sted. Sidstnævnte er sket i den foreliggende sag, jvf. vedlagte kopi af betænkningen af 6. dec. 1990 (bilag 3).

I forbindelse med en besvarelse af en betænkning laver den sekretær, der skriver besvarelsen, en kopi af besvarelsen og forsyner denne med en påtegning, der bl.a. omfatter internt sagsnummer, besvarelsesfristen og en kode (80), der angiver, at der er sket en ekspedition af besvarelsen. Som det fremgår af vedlagte kopi af vort brev af 26. marts d.å. (bilag 4), er dette også sket i den foreliggende sag.

I tilfælde, hvor der i forbindelse med besvarelser skal indbetales officielle afgifter, har sagsbehandlere og sekretærer stående instruks til at lave en skriftlig betalingsinstruks til vor ekspeditionsleder, der er ansvarlig for at foretage indbetalinger til Patentdirektoratet.

En sådan betalingsinstruks (bilag 5) er af en uforklarlig grund ikke blevet lavet i den foreliggende sag, og dette medførte, at betalingen af genoptagelsesafgiften ikke skete rettidigt.

Kopien af besvarelsen med en påtegning som ovenfor omtalt samt betalingsintruksen går til fristpostering, og fristposteringen foretages af samme person, som foretager postering af frister fra den indgående post. På samme måde som ved indgående post foretages der derpå en kontrol af den foretagne postering af en anden medarbejder.

Som det fremgår af bilag 2, blev der også i den foreliggende sag foretaget en postering, der angiver, at den åbentstående genoptagelsesfrist var blevet »ekspederet«. Dette skete d. 27. marts.

Som det vil fremgå af ovenstående, er vort kontrolsystem således indrettet, at den fejl, som er sket ved, at betalingsinstruksen ikke blev afleveret til vor ekspeditionsleder, skulle være blevet afsløret ved den kontrol af udgående post, som foretages i forbindelse med sletningen af åbentstående frister. Af uforklarlige grunde er dette ikke sket.

Vort kontrolsystem omfatter iøvrigt også forskellige former for lister over frister, dels til de enkelte sagsbehandlere og dels samlet til brug for ekspeditionen. Blandt andet udskrives dagligt til ekspeditionen en liste over sager med fristudløb den pågældende dag, og evt. de nærmest følgende dage. Ved afsendelse af post til Patentdirektoratet kontrollerer en medarbejder i ekspeditonen på basis af sidsnævnte liste, at der findes skrivelser i de sager, som står med en åben frist til den pågældende dag, og ekspeditionslederen udfærdiger en indbetalingsseddel for de sager, hvori betaling skal erlægges.

Til yderligere sikring af, at der faktisk sker indbetaling i de sager, hvori der skal indbetales beløb til Patentdirektoratet, har sagsbehandlerne stående instruks til i de tilsvarende skrivelser at anføre, at der samtidig med besvarelsen af betænkningen indbetales den forlangte afgift og til at angive størrelsen af denne afgift.

Dette er faktisk også sket i skrivelsen af 26. marts d.å., jvf. bilag 4.

Vi skal herudover bemærke, at Patentdirektoratets afgørelse af 14. aug. d.å. øjensynligt er baseret på den misforståelse, at den sekretær, der skrev brevet af 26. marts d.å. selv har slettet fristen i vort fristregister, jvf. bemærkningen »hvorefter hun går ind og noterer »ekspederet« på sagens frist og dermed sletter fristen i EDB-registeret'.

I den forbindelse skal det oplyses, at hverken sagsbehandlere eller sekretærer er berettiget til selv at slette frister i vort fristregister, og at de gennem vort interne EDB-sikkerhedssystem er direkte forhindret i at foretage sådanne sletninger.

Sekretærerne kan således alene give anvisning på sletning af frister, inden sletningen sker af en anden særligt uddannet medarbejder på basis af en kopi af besvarelsen af betænkningen, og postering kontrolleres af en tredie medarbejder.

Det skal iøvrigt bemærkes, at der i den foreliggende sag jo ikke er sket noget svigt, for så vidt angår overholdelsen af genoptagelsesfristen, men alene for så vidt angår en rettidig indbetaling af den tilhørende genoptagelsesafgift.

Sammenfattende kan det fastslås, at det ikke er korrekt, at vor kontrolsystem ikke gør det muligt at finde fejl begået tidligere i arbejdsgangen, hvorfor det ikke ses at være basis for at afslå anmodningen om genoprettelse af rettighederne for ansøgningen begrundet med, at vort kontrolsystem er utilstrækkeligt gennemført.'

Ankenævnet har behandlet sagen på sit møde den 28. maj 1993.

For klageren mødte civilingeniør Iver Kyed og civilingeniør L. Lomholt.

Civilingeniør Iver Kyed forelagde sagen, idet han i det væsentlige henholdt sig til de afgivne skriftlige indlæg, som han nærmere uddybede. Han redegjorde for klagerens fristovervågningssystem, som han mente burde vurderes i sin helhed. Notering af samtlige frister var sket korrekt, ligesom der korrekt havde fundet ekspedition sted af breve til Direktoratet. Af en uforklarlig grund havde sekretæren - uanset den stående instruks herom, glemt at udfylde den skriftlige betalingsinstruktion. Sletningen af fristen i fristregisteret var herefter sket af en anden kvalificeret person, idet kontorlederen ikke havde reageret på den manglende betalingsinstruktion. Klagerens intentioner har været at foretage ekspeditionerne korrekt, og medarbejderne har udvist en rimelig omhu. Et menneskeligt svigt har bevirket, at det ellers velfungerende kontrolsystem ikke har opfanget dobbeltfejlen. Herefter og under hensyn til den seneste praksis på området i EPO burde der ske genoprettelse af de bortfaldne rettigheder.

Ankenævnet skal udtale

Efter en samlet vurdering af sagen må den stedfundne fristoverskridelse anses for undskyldelig, idet der har været tale om 2 af hinanden uafhængige kontrolsystemer, der passes af tilsyneladende kvalificeret kontorpersonale, hvor imidlertid begge kontrolpersoner har svigtet. Den ikke rettidige indbetaling af klageafgiften findes således ikke at bero på, at der ikke er udvist al den omhu, som med rimelighed kan kræves af klageren, hvorfor der bør ske genoprettelse i medfør af Patentlovens § 72.

Herefter

bestemmes

De bortfaldne rettigheder vedrørende patentansøgning nr. 5170/83 genoprettes.

Grønning-Nielsen. Hans Chr. Thomsen. P. Terndrup Pedersen.

Ingen

Menneskelig svigt, der resultaterede i, at genoptagelsesafgift ikke blev betalt rettidigt, fundet undskyldelig efter en samlet vurdering af fristoverskridelsen. De 2 af hinanden uafhængige kontrolsystemer, der passes af tilsyneladende kvalificeret kontorpersonale, fandtes at sikre, at der var udvist al den omhu, som med rimelighed kunne kræves af klageren. Sagen blev genoprettet.