Genoprettelsesbegæring ikke imødekommet, da ansøgers patentagent ikke havde udvist fornøden omhu.

Genoprettelsesbegæring ikke imødekommet, da ansøgers patentagent ikke havde udvist fornøden omhu.

År 1993, den 16. april afsagde Patentankenævnet

(Grønning-Nielsen, Hans Chr. Thomsen, Arne Holm)

følgende

KENDELSE i sagen j. nr. P 35A/91: Henvendelse fra Jafo AB., Sverige, v/Patentbureau Chas. Hude, om genoprettelse af de rettigheder, der måtte være bortfaldet som følge af for sent indbetalt klageafgift vedrørende patentansøgning nr. 2707/83.

Med skrivelse af 30. juli 1991 indbragte klageren Patentdirektoratets afgørelse af 30. maj 1991 om meddelelse af patent i henhold til patentansøgning nr. 2707/83 for Patentankenævnet.

Den 2. august 1991 meddelte Patentankenævnet klageren følgende

»I skrivelse af 30. juli 1991 - ref. OC/ABH IPA 2 - har bureauet indanket den af Patentdirektoratet ved skrivelse af 30. maj 1991 trufne afgørelse med hensyn til patentansøgning nr. 2707/83.

Da den foreskrevne afgift for sagens indbringelse for Patentankenævnet imidlertid ikke er blevet indbetalt senest 2 måneder efter direktoratets afgørelse, afvises klagen i henhold til Patentlovens § 25.«

Klageren anførte i skrivelse af 1. august 1991, modtaget i Ankenævnet den 5. august, følgende

»Under henvisning til telefonsamtale den 31. juli 1991 mellem Patentankenævnet og Ole Thierry-Carstensen vedrørende manglende indbetaling af klagegebyr kan jeg oplyse, at jeg den 26. juli 1991 modtog instruktioner til at indgive klage over Patentdirektoratets afgørelse af 30. maj 1991 i ovennævnte danske patentansøgning.

Instruktionerne gik helt klart ud på, at klage skulle indgives direkte uden nogen forudgående formel klage, idet jeg skulle anvende en direkte oversættelse af instruktionerne. På grund af tidnød og opfordringen i instruktionerne til at bruge en direkte oversættelse af disse, blev klagen udarbejdet uden om den sædvanlige klageprocedure, hvorved standardindledningen vedrørende indbetaling af klageafgiften beklageligvis blev udeladt.

Ifølge standardproceduren ville en formel klage automatisk have medført, at jeg havde brugt et standardbrev, hvorved klagegebyret automatisk var blevet betalt. Alle andre involverede personer overså tilsyneladende også dette. Derefter passerede klagen af uforklarlige årsager alle vore sikkerhedssystemer, uden at klageafgiften blev betalt.

Den skete fejl skyldes desværre en menneskelig fejl, som helt klart ikke skulle have været sket, idet der ikke hersker tvivl om, at gebyret skulle have været indbetalt, og da den manglende betaling ingen anden årsag har end en yderst beklagelig og enkeltstående fejl fra bureauets side, beder jeg om, at Patentankenævnet vil anerkende den for sent indbetalte indbetaling af klageafgiften.«

Herefter meddelte Ankenævnet i skrivelse af 9. august 1991

»Under henvisning til Deres skrivelse af 1. august 1991 og til det den 1. august 1991 for sent indbetalte klagegebyr, kan det herved meddeles, at Patentankenævnet ikke finder at kunne bortse fra fristen for indbetaling af klagegebyr, men må have Dem henvist til at indgive genoprettelsesbegæring efter patentlovens § 72 og indbetale kr. 3000.«

Den 20. september 1991 indgav klageren begæring om genoprettelse i henhold til patentlovens § 72 og anførte følgende begrundelse

»Genoprettelsen bør kunne tiltrædes, da patentansøgeren og vi, der er hans fuldmægtige, netop har udvist al den omhu, som man med rimelighed kan forlange. At dette er gældende for ansøgeren er en selvfølge, da denne har valgt et kvalificeret Patentbureau som fuldmægtig, og klart har instrueret dette om at indgive klage til Patentankenævnet. Klagen blev derfor også indgivet rettidigt den 30. juli 1991.

Også vi som fuldmægtig har efter vores bedste overbevisning udvist al den omhu, som med rimelighed kan forlanges, idet sagen er blevet behandlet af velkvalificerede personer og herunder har været underkastet kontrol af mindst to uafhængigt arbejdende erfarne kontorfunktionærer, som har til opgave blandt andet at sikre, at en klage ledsages af den foreskrevne klageafgift.

Ved modtagelsen af Patentdirektoratets afgørelse af 30. maj 1991 blev fristen for at klage afgørelsen indført i vores journal i vores EDB-anlæg samt i en manuelt ført fristbog, ligesom også undertegnede noterede sagen i min egen fristbog. I EDB-anlægget blev fristen noteret sammen med betegnelsen (fristtypen) »Appelaf« og i den manuelt førte fristbog med betegnelsen »Appel«.

EDB-anlægget sørger automatisk for at give en frist for at rapportere afgørelsen til ansøgeren og en frist for evt. at rykke ansøgeren for instruktioner. Da instruktionerne til at klage på pågældende afgørelse blev modtaget den 26. juli 1991 efter rykning den 24. juli 1991 blev fristen for modtagelse af instruktioner »lukket«, og herefter var kun den endelige frist for at indgive klage, den 30. juli 1991, »åben«. Denne frist blev, som det fremgår af vedlagte erklæring, udarbejdet af afdelingsleder Inge Kehlet Brandt, efter normal praksis først lukket umiddelbart før posten var klar til afsendelse til Patentdirektoratet/-ankenævnet.

Undertegnede, Civilingeniør Ole Thierry-Carstensen er sagsbehandler i den foreliggende sag. Jeg har været ansat hos Chas. Hude siden 1992. Jeg blev efter bestået eksamen optaget i Patentagentforeningen i 1979 og har siden 1978 haft fuldmagt til at tegne firmaet Chas. Hude i alle anliggender over for Patentdirektoratet. Jeg er også optaget på EPO's fuldmægtigliste.

Ansøgerens instruktioner til at klage Patentdirektoratets afgørelse blev som nævnt modtaget den 26. juli 1991, og jeg gik straks i gang med at udarbejde et brev til Patentankenævnet. Som beskrevet udførligt i mit brev af 1. august 1991 skete der desværre det, at jeg glemte at anføre, at klageafgiften ville være vedlagt.

For at sikre os imod fejl og herunder, at klageafgift betales rettidigt sammen med klagens indlevering, har vi opbygget en kontrolprocedure, der skulle virke uafhængigt af om sagsbehandleren har husket at nævne noget herom i brevet til Patentankenævnet. Denne kontrolprocedure varetages af erfarne kontorfunktionærer, som er blevet omhyggeligt instrueret heri. Kontrolproceduren fremgår af vedlagte erklæringer udarbejdet af dansk korrespondent, Anni Bøgelund-Hansen, og afdelingslederens afløser, Susanne Nord.

Som det fremgår gennemlæser både den danske korrespondent, der skriver brevet til Patentankenævnet, og afdelingsslederen eller dennes afløser uafhængigt af hinanden det brev, fra Patentdirektoratet eller fra anden side, der har givet anledning til, at der skal skrives til Patentdirektoratet. Og herunder foregår der en omhyggelig kontrol af, om alt er i orden og blandt andet om, der skal vedlægges nogen afgift, og om der er nævnt noget herom i det brev, som sagsbehandleren har udarbejdet.

Alle involverede personer får løbende udskrevet fristoversigter fra EDB-anlægget, så de hele tiden er informeret både om fristtype og frister i den enkelte sag. Hver enkelt foretager herved også kontrol af, om der er overensstemmelse mellem fristoversigten og den enkelte sag og om alle frister overholdes.

Denne omhyggelige kontrolprocedure, som kun er beskrevet i hovedtræk har virket upåklageligt i mange år og har sikret, at der ikke tidligere i firmaets historie er sket nogen fejl, der har medført bortfald af rettigheder. Kontrolproceduren svigtede af uforklarlige årsager den 30. juli 1991, men en sådan fejl, der har passeret mindst to af hinanden uafhængigt kontrollerende personer, bør ikke tillægges anden betydning, end at der kan siges, at vi som fuldmægtig også har udvist al den omhu, der med rimelighed kan forlanges i et sådant tilfælde.'

I erklæring af 29. august 1991 beskriver afdelingsleder Inge Kehlet Brandt sagsgangen nærmere således

»Med hensyn til firmaets håndtering af den daglige post til Patentdirektoratet foregår journaliserings- og kontrolproceduren på følgende måde. Når den pågældende skrivedame påbegynder arbejdet med en sag gennemlæses den seneste betænkning fra Patentdirektoratet og sagens data sammenholdes med det sagsbehandleren har dikteret, idet det kontrolleres, om der skal vedlægges f.eks. tegninger, bilag og gebyrer, og om der er nævnt noget herom i brevet til direktoratet. Efter at posten er blevet klargjort i skrivestuen og den enkelte sagsbehandler har læst korrektur på brevet til Patentdirektoratet, færdiggør den pågældende skrivedame posten og lægger den sammen med den tilhørende sagsmappe i en direktoratskasse, hvori al post til Patentdirektoratet samles. Herfra tager jeg selv eller en stedfortræder i løbet af formiddagen den samlede post og sorterer og kontrollerer den. Herunder foregår der følgende procedurer

1) Den pågældende posttype identificeres ved gennemlæsning af eventuelle betænkninger eller lignende fra Patentdirektoratet, hvorefter betænkningens indhold sammenholdes med brevet til direktoratet med hensyn til ansøgningsnummer, specielle referencenumre for Patentankenævnet, ansøgerens navn, adressaten, såsom om det er til direktoratet eller Patentankenævnet. Dernæst kontrolleres om der er specielle forhold af formel karakter, der gør sig gældende, såsom om der er forlangt indlevering af tegninger, fuldmagter, overdragelsesdokument, om der er forlangt deling. Hvis der er instruktioner fra klienten til at foretage deling videregives et notat, således at fristen for indlevering bliver noteret. Endvidere kontrolleres om det korrekte antal bilag er vedlagt. Dernæst kontrolleres om der skal ske betaling af afgifter, såsom indleveringsafgift, genoptagelsesafgift, trykningsafgift, klageafgift m.m. Herunder kontrolleres det, om afgiftens størrelse er korrekt anført i brevet. Endelig kontrollerer jeg, om brevet er blevet underskrevet af sagsbehandleren, og hvis det ikke er tilfældet, underskriver jeg det selv.

Fristsystemet fungerer på følgende måde. På EDB-anlægget er alle sager noteret med standardoplysninger og frister. Nogle frister indføres manuelt løbende og andre genereres automatisk. En gang om ugen trækkes fra vores EDB-anlæg en fristliste for de følgende 14 dage. På basis af denne fristliste kontrolleres om instruktioner i de enkelte sager er modtaget. I sager med instruktioner bruges den ligeledes til at rykke sagsbehandlerne, hvis ikke de har afleveret sagen til skrivning. Af fristlisten fremgår det endvidere, om sagen allerede foreligger i skrivestuen, idet den i så fald vil være markeret med den pågældende skrivedames initialer. Når jeg tager posten fra direktoratskassen sammenholdes den med fristlisten, idet det kontrolleres om alle de sager, der skal være der, er til stede.

Efter at posten er blevet gennemgået som nævnt ovenfor og underskrevet, sorteres den i to bunker. En bunke med post, hvori der skal betales afgifter, og en anden bunke for de øvrige sager, idet forinden sagsmapper er blevet fjernet og afleveret til videre ekspedition. Sagsmapper med gebyrbetaling lægges separat på en hylde til afventning af kvittering fra Patentdirektoratet dagen efter. En journaliseringsdame tager derefter de to bunker og ajourfører EDB-systemet med angivelse af dags dato ud for hver enkelt sag i systemet, hvorved der sker en lukning af fristen. Samtidig etableres diverse frister på EDB-anlægget, såsom frist for indlevering af deling, frist for indlevering af oversættelse af PCT-ansøgning, genoptagelsesfrist m.m.

Når journaliseringsdamen har lukket fristerne i EDB-anlægget skriver hun manuelt en betalingsseddel på basis af den bunke med sager, hvori der skal foretages betaling og giver økonomiafdelingen besked om beløbets størrelse. Endvidere indføres sagerne fra den anden bunke i en kvitteringsbog til direktoratet.

Derefter trækkes der fra EDB-anlægget en kontrolliste, som indeholder en oversigt over alle de sager, der er blevet lukket dags dato. Denne kvitteringsliste sammenholdes med ovennævnte betalingsliste og listen over sager i kvitteringsbogen til Patentdirektoratet. Når posten er klar til afsendelse til Patentdirektoratet trækkes der en liste over dagens åbne frister, for at kontrollere om der skulle foreligge nogen frister, som ikke er blevet lukket. Denne kontrol foretages af mig selv eller min stedfortræder.

En del af mit arbejde som afdelingsleder består i oplæring af personalet med hensyn til bl.a. administrative rutiner og kontrolprocedurer. I denne forbindelse har jeg ofte repeteret med mine medarbejdere, at de altid skal læse hele sidste skrivelse fra direktoratet, for at sikre at formalia er i orden.

Efter min mening er de igennem firmaets mange år oparbejdede kontrolprocedurer fuldt ud sikre og der er da heller ikke forekommet lignende fejl tidligere. De pågældende medarbejdere, som har ført den foreliggende sag igennem disse kontrolprocedurer er endvidere medarbejdere, som har været ansat i firmaet i mange år og er yderst ansvarlige og stabile. Det er derfor ulykkeligt og uforståeligt, at fejlen kunne ske uden at blive opdaget.«

I erklæring af 20. september 1991 forklarer korrespondent Anne Bøgelund-Hansen sin funktion i kontorets arbejde og udtaler vedrørende den konkrete sag: ».....

Den pågældende klagesag modtog jeg fra sagsbehandleren Ole Thierry-Carstensen om eftermiddagen den 29. juli 1991 og noterede straks dette i min fristoversigt. Af grunde, som jeg ikke kan forklare, fik jeg ikke konstateret, at der skulle betales klagegebyr, og at sagsbehandleren heller ikke havde nævnt noget herom. Dette er en klar fejl, som jeg beklager meget.

Jeg var ikke på noget tidspunkt i tvivl om, at det drejede sig om en klagesag, hvilket også fremgår af brevet af 30. juli 1991 til Patentankenævnet, hvor jeg efter normal praksis har angivet de nødvendige antal af eksemplarer til Patentankenævnet.

Efter at have bragt sagen til korrekturlæsning og underskrift hos sagsbehandleren færdiggjorde jeg sagen og lagde den i vores direktoratskasse.«

I erklæring af 20. september 1991 uddyber afdelingsleder Susanne Nord arbejdsbeskrivelsen. Hun oplyser, at hun siden den 25. juni 1991 har været afdelingsleder, idet Inge Kehlet Brandt skulle gå på pension fra den 1. september 1991, samt udtaler vedrørende den konkrete sag: ».....

Den pågældende klage hentede jeg om formiddagen den 30. juli 1991 fra direktoratskassen. Jeg behandlede sagen på sædvanlig måde. Af grunde, som jeg ikke kan forklare, fik jeg desværre ikke konstateret, at der skulle betales klagegebyr, og at der ikke var nævnt noget herom i brevet til Patentankenævnet. Jeg fik derfor heller ikke sagen anbragt korrekt i bunken med sager til afgiftsbetaling, men derimod i bunden med sager uden afgiftsbetaling. Derfor blev sagen efterfølgende også fejlagtigt indført i direktoratsbogen af journaliseringsdamen. Der er således sket en klar fejl, som jeg beklager meget.«

Ankenævnet har behandlet sagen på sit møde den 26. marts 1993.

Ankenævnet skal udtale

Efter en samlet vurdering af sagen findes der henset til grundsætningen i patentlovens § 72 ikke grundlag for at bortse fra overskridelsen af 2-måneders fristen.

Herefter

bestemmes

Den påklagede afgørelse stadfæstes.

Grønning-Nielsen. Hans Chr. Thomsen. Arne Holm.

Ingen

En patentagent indankede Patentdirektoratets afslag af en patentansøgning, men betalte ikke rettidigt den foreskrevne afgift. Anmodning om genoprettelse af rettigheder, jf. § 72, afslået efter en samlet vurdering af sagen.