Registeroprettelse, udlændingeregisteret, journaliseringssystem, sagsstyringssystem (* 1)

Registeroprettelse, udlændingeregisteret, journaliseringssystem, sagsstyringssystem (* 1)

Direktoratet for Udlændinge anmodede i beretningsåret Registertilsynet om en udtalelse vedrørende oprettelse af Udlændingeregisteret.

Registertilsynet modtog i den anledning principskitse vedrørende fase II i projektet (indførelse af edb- i udlændingsadministrationen), og en indstilling til projektets styregruppe udarbejdet af arbejdsgruppen vedrørende edb i udlændingeadministrationen.

Det fremgik af principskitsen, at overvejelserne vedrørende etablering af et edb-system i udlændingeadministrationen blev påbegyndt i 1984. Ved aktstykke nr. 220 af 15. maj 1985 blev der givet bevilling til etablering af et fælles journaliserings-, sagsstyrings- og registreringssystem for den samlede udlændingeadministration.

Det fremgik endvidere, at formålet med etableringen af Udlændingeregisteret dels var at forbedre myndighedernes mulighed for at håndtere den stigende sagsmængde, dels at muliggøre udarbejdelse af bedre statistikker på udlændingeområdet.

Det blev oplyst, at de myndigheder, der var beskæftiget med udlændingeadministration, og som således skulle have adgang til registeret var Direktoratet for Udlændinge, der skal være registeransvarlig myndighed, Justitsministeriet, Flygtningenævnet, rigspolitichefen og politikredsene. For Dansk Røde Kors skulle der være forespørgselsadgang i lighed med den nuværende forespørgselsadgang i Asylregisteret. Se nærmere omtale af Asylregisteret i årsberetning 1986 side 29.

Det var hertil anført, at myndighedernes adgang til de registrerede oplysninger skulle være selektiv, således at ingen myndighed fik adgang til oplysninger, som ikke var nødvendige for myndighedens sagsbehandling.

Dette skulle ske ved at opbygge systemet således, at myndighederne fik deres »egne« billeder at opdatere i, hvorved oplysninger, der kun var relevante for den enkelte myndighed, alene ville fremtræde på denne myndigheds skærmbilleder.

Oplysningstyper, der var fælles for flere myndigheder - f.eks. stamoplysninger og afgørelsesoplysninger - skulle dog opdateres i »fælles« billeder, således at oplysningerne ville blive umiddelbart tilgængelige for alle myndighederne. I den forbindelse var det dog anført, at der skulle være mulighed for, at den enkelte myndighed skulle kunne slå op på andre myndigheders billeder i det omfang, det var relevant for den pågældende myndigheds sagsbehandling.

Det blev oplyst, at det endnu ikke i detaljer var fastlagt, efter hvilke retningslinier der skulle foretages sletning af de registrerede oplysninger i Udlændingeregisteret. Man agtede dog at tage udgangspunkt i de gældende regler for Asylregisteret. Den gennemgående sletningsfrist i Asylregisteret er ifølge forskrifterne 5 år regnet fra forskellige hændelser.

Sagen blev behandlet på et møde i Registerrådet.

Registertilsynet meddelte herefter, at man ikke havde principielle indvendinger imod oprettelsen af det påtænkte journaliserings-, sagsstyrings- og registreringssystem i udlændingeadministrationen ( Udlændingeregisteret).

I øvrigt udtalte Registertilsynet følgende

- De ikke-registeransvarlige myndigheders terminaladgang burde begrænses til at omfatte adgang til oplysninger, som ville være nødvendige for udførelsen af myndighedens virksomhed eller påkrævet for en afgørelse, som myndigheden skulle træffe, jf. herved lov om offentlige myndigheders registre § 21, stk. 2, nr. 4.

- Udlændingeregisteret burde indrettes således, at den enkelte ikke-registeransvarlige myndighed i »egne« billeder udover at læse og inddatere oplysninger tillige skulle have mulighed for at ajourføre, slette og berigtige, mens adgangen til andre myndigheders billeder og fælles billeder skulle begrænses til læsning og inddatering.

- Oplysningsmassen om personer, hvor der ikke havde været tilførsler i 5 år, burde begrænses til stamoplysninger, der kunne tilgodese de statistikmæssige formål med registeret, jf. herved lovens § 9, stk. 3.

- Med hensyn til politiets adgang til Udlændingeregisteret gennem Indexregisteret (et henvisningsregister, der angiver i hvilke af politiets registre, en person er registreret) skulle systemet indrettes således, at opslag på en person i Indexregisteret ikke indeholdt henvisning til Udlændingeregisteret. Indexregisteret burde derfor alene indeholde en generel henvisning til Udlændingeregisteret, således at søgning heri forudsatte, at politiet som led i en konkret sagsbehandling skulle slå over i Udlændingeregisteret eller den del heraf, som politiet havde adgang til, jf. herved ligeledes lovens § 21, stk. 2, nr. 4.

Registertilsynet udtalte videre, at man forventede at få forelagt udkast til forskrifter for registeret.

Endelig bemærkedes det, at man på det foreliggende grundlag ikke havde fundet anledning til at tage stilling til følgende spørgsmål

- Opdatering fra andre myndigheder end de aktuelle

- udenrigstjenestens eventuelle adgang

- oprettelse af en konkret vidensdatabase

- kobling med det nordiske Indrejseforbudsregister og/eller Det europæiske Informationssystem ( EIS).

Direktoratet for Udlændinge fremsendte efterfølgende en redegørelse for direktoratets behov for at opbevare samtlige oplysninger bortset fra indkvarteringsoplysninger ud over den af Registertilsynet angivne periode med anmodning om, at Registertilsynet genovervejede spørgsmålet.

Registertilsynet meddelte i den anledning, at man ikke fandt, at der var anført så tungtvejende grunde, at der var grundlag for at ændre den af Registerrådet trufne afgørelse.

Såfremt direktoratet herefter opretholdt forslaget, ville Registertilsynet imidlertid udtale sig om spørgsmålet i forbindelse med, at man - gennem Justitsministeriet - fik forelagt udkast til forskrifter for registeret.

Der er efterfølgende fastsat forskrifter for registeret.

(* 1) Registertilsynets Årsberetning 1992 side 43.

Udtalt, at Registertilsynet ikke havde principielle indvendinger imod oprettelse af et journaliserings-, sagsstyrings- og registreringssystem i udlændingeadministrationen ( Udlændingeregisteret).