Undervisning, autorisationskode (* 1)

Undervisning, autorisationskode (* 1)

Registertilsynet har efter en henvendelse fra Informatikudvalget under Undervisningsministeriet afgivet en vejledende udtalelse angående registrering i skoleregi på grundlag af en beskrivelse af et planlagt undervisningsforløb.

Formålet med undervisningsforløbet var, at eleverne gennem forløbet skulle få kendskab til begreberne data, information og viden. Eleverne skulle bl.a. arbejde med opbygning af en mindre database, oprette databasen og indtaste data i basen, samt lære at søge i basen og udskrive data efter formål.

Ved oprettelsen af en database skulle der tages udgangspunkt i eleverne og deres data, f.eks. oplysninger om elevens personnummer og elevnummer, navn, adresse, telefonnummer samt fødselsdato. Oplysninger om højde, vægt, armlængde, skonummer, far, mor, søskende, allergi m.v. kunne også anvendes.

På lignende måde kunne klassen arbejde med data omkring klassens lån af bøger på skolebiblioteket, hvor elevernes navne og bogtyperne indskrives i databasen. Når en elev havde lånt en bog på skolebiblioteket, skulle denne kategoriseres. Efter en længere periode skulle projektet stoppes, og der skulle udtages diverse data som f.eks. »Hvilke typer bøger lånes der flest af, hvem låner bøger om eventyr og sport?». Der kunne på tilsvarende måde arbejdes med oplysninger om elevens huller i tænderne.

Klassen skulle diskutere det uheldige i at medtage visse følsomme oplysninger. Klassen skulle endvidere tale om, hvilke oplysninger det ville være hensigtsmæssigt ikke at gemme, og hvor grænsen var. Klassen kunne f.eks. lave en »forskrift« med angivelse af, hvilke data databasen måtte indeholde, samt hvem der havde adgang til basen, og de sikkerhedsbestemmelser klassen bestemte sig for.

Klassen kunne også under besøg på skolens kontor se, på hvilken måde skolen gemmer informationer om hver enkelt elev, og hvorledes elevregistreringer skete for bare få år siden.

Dersom klassen skulle samarbejde med en klasse uden for området, kunne man gennem elektronisk post udveksle data fra databasen, men dog være opmærksom på det uheldige i at afgive visse personlige oplysninger.

Registertilsynet bemærkede indledningsvis, at registre, der føres i forbindelse med løsning af en forvaltningsopgave, nemlig undervisning af folkeskoleelever, som udgangspunkt måtte anses at føres for den offentlige forvaltning. Da oplysninger om elevernes såkaldte personlige data, må anses at indeholde personoplysninger, jf. lov om offentlige myndigheders registre § 1, stk. 3, vil sådanne registre derfor alene kunne oprettes under iagttagelse af reglerne i lov om offentlige myndigheders registre.

Det var Registertilsynets umiddelbare vurdering, at visse af de såkaldte personlige oplysninger, som påtænkes registreret, ville kunne registreres i et register, der oprettes uden forskrifter i medfør af lovens § 8 b. Det var således Registertilsynets opfattelse, at oplysninger om elevers personnummer, elevnummer, navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, højde, vægt, armlængde, skonummer, far, mor og søskende normalt ikke kan antages at være af fortrolig karakter.

Imidlertid var Registertilsynet af den opfattelse, at oplysninger om allergi og oplysninger om elevens huller i tænderne var af fortrolig karakter, idet oplysninger herom måtte antages at vedrøre rent private forhold. Også oplysninger om, hvilke bøger eller typer af bøger en elev havde lånt, måtte anses for at være oplysninger af fortrolig karakter. Der var således kun mulighed for at registrere en del af de ønskede oplysninger i et register, som oprettes uden registerforskrifter.

Registertilsynet anbefalede i den anledning, at der i undervisningsforløbet kun oprettes registre, der alene indeholder sådanne oplysninger, som kan registreres uden forskrifter.

Uanset om registeret oprettes med eller uden forskrifter, gælder de øvrige bestemmelser i lov om offentlige myndigheders registre. Det gælder bl.a. lovens regler om registrering og opbevaring af oplysninger, registerindsigt og videregivelse.

Registertilsynet var af den opfattelse, at sikkerhedsforanstaltningerne for registre, der oprettes uden forskrifter, burde etableres med udgangspunkt i de bestemmelser, som gælder for de registre, der er placeret i sikkerhedsgruppe 1, og med eventuel udeladelse af bestemmelsen om udskrivning af benyttelsesstatistik. Der burde således i almindelighed etableres en formel autorisationsordning og en maskinel adgangskontrol, baseret på en fortrolig autorisationskode.

Registertilsynet havde dog ikke indvendinger imod, at der, såfremt læreren blev tildelt en fortrolig autorisationskode, således at alene den pågældende lærer havde adgang til klassens data, tillige blev givet eleverne mulighed for, efter lærerens indtastning af denne kode, i lærerens tilstedeværelse at få adgang til at anvende registeret. Som udgangspunkt må en elev dog alene have adgang til at se egne data.Med hensyn til videregivelse af registrerede oplysninger, til de øvrige elever i klassen og/eller elever i en anden klasse, var Registertilsynet af den opfattelse, at videregivelse alene kunne ske, såfremt den registrerede har meddelt samtykke hertil. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysninger om, hvilke oplysninger der må videregives, hvem oplysningerne må videregives til, og hvorledes oplysningerne må anvendes af den afgivne modtager. Samtykke bortfalder senest efter et års forløb. Samtykket burde meddeles af forældremyndighedens indehaver.

For så vidt angår det anførte vedrørende besøg på skolens kontor bemærkede tilsynet, at der alene kunne gives adgang til at se oplysninger om de registrerede elever/forældre eller andre, såfremt der foreligger samtykke fra de registrerede - vedrørende oplysninger om elever fra forældremyndighedens indehaver. Samtykket skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning om, hvilke oplysninger der må videregives, hvem oplysningerne må videregives til, og hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager. Samtykke bortfalder senest efter et års forløb.

Registertilsynet bemærkede afslutningsvis, at undervisningsregistre, hvor der alene registreres oplysninger om fiktive personer, ikke vil være omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Informatikudvalget har efterfølgende oplyst, at man er i gang med at udarbejde en vejledning på grundlag af Registertilsynets retningslinier. Vejledningen vil blive udsendt til landets folkeskoler i løbet af efteråret 1992.

(* 1) Registertilsynets Årsberetning 1991 side 58.

Udtalt, at registre, der føres i forbindelse med undervisning af folkeskoleelever, som udgangspunkt må anses at føres for den offentlige forvaltning.

Anbefalet, at der i et nærmere beskrevet undervisningsforløb kun oprettes registre, der alene indeholder oplysninger, som kan registreres uden forskrifter.

Endvidere udtalt, at Registertilsynet ikke havde indvendinger imod, at der - såfremt læreren tildeles en fortrolig autorisationskode, således at alene den pågældende lærer har adgang til klassens data - tillige gives eleverne mulighed for, efter lærerens indtastning af denne kode, i lærernes tilstedeværelse at få adgang til at anvende registeret.