Samkøring, pensionsoplysninger, pensionskasser, administrationsfællesskab, vilkår (* 1)

Samkøring, pensionsoplysninger, pensionskasser, administrationsfællesskab, vilkår (* 1)

Et administrationsselskab for nogle pensionskasser rettede på vegne af et livsforsikringsaktieselskab og de pågældende pensionskasser henvendelse til Registertilsynet med ansøgning om tilladelse til at samkøre et register, der blev ført af livsforsikringsselskabet, og pensionskassernes edb-register.

Pensionskasserne havde etableret et administrationsfællesskab som i det hele stod for pensionskassernes administration. Medlemskredsen bestod af personer, som var berettiget og forpligtet til medlemskab i medfør af kollektiv overenskomst.

Pensionskasserne havde på et tidspunkt ønsket at udvide medlemmernes pensionsordninger til også at omfatte egentlig livsforsikring. Som følge af forsikringslovgivningen stiftede man et livsforsikringsselskab. Forsikringen i selskabet tegnedes i medfør af overenskomst eller ansættelseskontrakt, som foreskriver ret og pligt for den ansatte til at være forsikret og ejer af forsikringen.

Det fremgik, at samtlige medlemmer af pensionskasserne, for hvem der indtil den 31. december 1990 var indbetalt pensionsbidrag i henhold til kollektiv overenskomst eller for egen regning, med virkning fra den 1. januar 1991 var blevet omfattet af pensionsordninger i livsforsikringsselskabet. I forlængelse heraf var medlemmerne fra 1. januar 1991 overgået til hvilende medlemskab af pensionskasserne.

Pensionskasserne ønskede ved en samkøring at få mulighed for maskinelt at sammenstille edb-registrerede oplysninger fra pensionskasserne og fra forsikringsselskabet, således at oplysninger om pensionsrettigheder kunne meddeles på en samlet opgørelse til de forsikrede i forsikringsselskabet, som tillige havde en pensionsordning i en af pensionskasserne.

Administrationsfællesskabet havde efter det oplyste orienteret samtlige de forsikrede i forsikringsselskabet om fremgangsmåden for en sådan samlet opgørelse af pensionsoplysninger, herunder at det var nødvendigt at samkøre edb-oplysninger om de to pensionsordninger. De registrerede havde mulighed for at modsætte sig samkøringen for deres eget vedkommende.

Ansøgningen om tilladelse til samkøringen omfattede samtlige medlemmer i en af pensionskasserne, som havde eller senere måtte få en ordning i forsikringsselskabet. Samkøringen skulle omfatte oplysninger om personnummer, navn og adresse, oplysninger om indbetalte bidrag/præmier og pensionsopgørelser samt eventuelle oplysninger om omregning af egenpension til afledte pensioner. Samkøringen skulle gennemføres for alle i forbindelse med udsendelse af årsopgørelser samt løbende i forbindelse med udsendelse af pensionsudbetalingsbreve ved forsikredes overgang til pension. Det var endvidere oplyst, at man gerne ville have mulighed for at kunne samkøre løbende i andre ikke nærmere specificerede situationer.

Ingen af de to registre skulle tilføres nye oplysninger, idet de samkørte oplysninger blev indskrevet direkte i de omtalte breve. De samkørte oplysninger skulle endvidere opbevares alene i form af edb-lagrede brevkopier.

Det fremgik endelig, at de ansatte i administrationsfællesskabet skulle stå for samkøringen, men at brevkopierne dog skulle være tilgængelige for de ansatte både i administrationsfællesskabet og forsikringsselskabet.

Sagen blev behandlet på et møde i Registerrådet.

Registertilsynet bemærkede herefter indledningsvis, at hver enkelt pensionskasse som registeransvarlig havde rådigheden over oplysninger om egne medlemmer, og at administrationsfællesskabet med hensyn til det register, der blev ført over medlemmer i pensionskasserne, alene havde fået oplysningerne i registeret overladt til brug for de administrative opgaver, som udførtes for hver enkelt pensionskasse. Det var i øvrigt Registertilsynets opfattelse, at registrering af de i sagen omhandlede oplysninger i administrationsfællesskabet på vegne af pensionskasserne ikke kunne antages at stride imod lov om private registre § 3, stk. 1, eller imod lovens § 4 a. Det samme gjaldt de tilsvarende oplysninger, som var registreret i forsikringsselskabet.

Registertilsynet udtalte herefter, at samkøringen som beskrevet måtte antages at være begrundet i den snævre sammenhæng, der var mellem en pensionsordning i en af pensionskasserne og pensionsordningen i forsikringsselskabet, hvorfor tilsynet fandt at kunne meddele tilladelse til den omhandlede samkøring. Tilsynet havde herved lagt vægt på, at samkøringen var i den enkelte registreredes interesse, idet en samlet oversigt i enten årsopgørelse eller pensionsudbetalingsbrev gav den registrerede en bedre mulighed for at overskue sine pensionsforhold. Registertilsynet havde i den forbindelse lagt til grund, at udvekslingen af oplysninger mellem pensionskasserne og livsforsikringsaktieselskabet ikke kunne antages at stride mod lov om private registre § 4, stk. 2, og § 4 a, stk. 2, idet man samtidig forudsatte, at videregivelsen heller ikke stred mod lov om forsikringsvirksomhed § 258, stk. 1, hvorefter medlemmer af et forsikringsselskabs ledelse, øvrige ansatte m.v. kan straffes dersom de ubeføjet røber, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab om.

Samkøringstilladelsen kunne efter omstændighederne omfatte alle medlemmer af en af pensionskasserne, som havde eller senere måtte få en ordning i forsikringsselskabet, idet den af samkøringen berørte personkreds var præcist afgrænset derved, at der fra og med 1. januar 1991 ikke blev optaget nye medlemmer af pensionskasserne, og at antallet af medlemmer således kun ændredes, når et medlem afgik ved døden. Derimod kunne en uvis og ikke nærmere beskrevet anvendelse af oplysninger, som fremkom ved samkøringen, ikke tillades.

Da samkøringsregisteret kun vedrørte forsikrede i forsikringsselskabet i det omfang, de tillige havde en pensionsordning i en af pensionskasserne, fandt Registertilsynet, at pensionskasserne burde være registeransvarlige for hver deres del af samkøringsregisteret, dvs. for de brevkopier, der vedrører kassens egne medlemmer.

Registertilsynet havde i øvrigt ingen indvendinger imod, at ansatte såvel i forsikringsselskabet som i administrationsfællesskabet havde adgang til de edb-lagrede brevkopier inden for deres arbejdsområde, idet en sådan videregivelse mellem de to enheder ikke kunne antages at stride mod lov om private registre § 4, stk. 2 og § 4 a, stk. 2.

Registertilsynet meddelte herefter de pågældende pensionskasser tilknyttet administrationsfællesskabet tilladelse i henhold til lov om private registre § 4, stk. 5, at foretage den i sagen beskrevne samkøring.

I forbindelse med tilladelsen fastsatte Registertilsynet en række vilkår om bl.a. anvendelse og videregivelse af de oplysninger, der fremkommer ved samkøringen, om registerindsigt, sletning eller berigtigelse af urigtige eller vildledende oplysninger samt om sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab.

Registertilsynet tilføjede afslutningsvis, at anvendelse af de oplysninger, der fremkommer ved samkøringen, til andet end udarbejdelse af årsopgørelser og pensionsudbetalingsbreve krævede en fornyet henvendelse til Registertilsynet med henblik på at afklare, hvorvidt der kunne meddeles en tillægstilladelse.

(* 1) Registertilsynets Årsberetning 1991 side 114.

Antaget, at der kunne meddeles tilladelse til, at nogle pensionskasser kunne foretage en nærmere beskrevet samkøring mellem pensionskassernes edbregister og et livsforsikringsaktieselskabs edbregister på nærmere angivne vilkår.