Interne søgebaser (* 1)

Interne søgebaser (* 1)

Lov om offentlige myndigheders registre omfatter ikke edb-registre, der alene indeholder retskildemateriale (retsinformationssystemer), som indgår i det statslige retsinformationssystem, og som er offentligt tilgængelige, jf. lovens § 1, stk. 4.

Af lovens § 1, stk. 5, fremgår det, at justitsministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet kan tillade, at andre retsinformationssystemer helt eller delvis undtages fra lovens bestemmelser, når dette skønnes ubetænkeligt. Justitsministeren kan fastsætte betingelser for tilladelsen til beskyttelse af de registreredes privatliv.

Justitsministeriet anmodede Registertilsynet om en udtalelse i anledning af en ansøgning fra Socialministeriet om tilladelse til at undtage Socialministeriets lokale retsinformationsbaser fra bestemmelserne i lov om offentlige myndigheders registre, jf. lovens § 1, stk. 5.

Justitsministeriet fremsendte samtidig en udtalelse fra Retsinformationsrådet om sagen bilagt et af rådet udarbejdet udkast til registerforskrifter.

Socialministeriet havde anmodet om tilladelse til helt at undtage ministeriets lokale kopi af ministeriets afgørelsesdatabaser i Retsinformation, som indeholder administrative afgørelser og enkelte domstolsafgørelser offentliggjort i »SM-Sociale Meddelelser«, samt til delvis at undtage ministeriets interne base indeholdende ikke-offentliggjorte afgørelser og vejledende udtalelser fra ministeriets interne »visdomsbøger« fra bestemmelserne i lov om offentlige myndigheders registre.

Det fremgik, at formålet med de lokale baser var at give medarbejderne i Socialministeriets Departement, Sikringsstyrelsen (nu Arbejdsskadestyrelsen), Socialstyrelsen og Den Sociale Ankestyrelse mulighed for at foretage søgninger via edb i fælles afgørelsesdatabaser med henblik på koordinering af de fire myndigheders arbejde. Herudover skulle der ikke ske videregivelse fra baserne.

Det var oplyst, at udformningen og ajourføringen af baserne ville ske efter de samme standarder som baserne i Retsinformation, samt at de lokale baser var helt anonymiserede bortset fra oplysninger om journalnumre.

Retsinformationsrådet fandt, at såvel Socialministeriets lokale kopi af ministeriets baser med afgørelser under Retsinformation som ministeriets interne base med ikke-offentliggjorte afgørelser og vejledende udtalelser fra ministeriets interne »visdomsbøger« burde opfylde kravene i Justitsministeriets cirkulære nr. 85 af 8. juli 1988 om indlæggelse af afgørelser i Retsinformation (cirkulæret er optrykt som bilag 12 til Registertilsynets årsberetning 1988). Retsinformationsrådet havde derfor i sit udkast til registerforskrifter for baserne medtaget en bestemmelse herom. Rådet fandt, at der burde meddeles Socialministeriet tilladelse til at føre de pågældende databaser i overensstemmelse med dette udkast til registerforskrifter.

Registertilsynet tilsluttede sig det af Retsinformationsrådet anførte og havde ikke indvendinger imod, at Justitsministeriet i henhold til lov om offentlige myndigheders registre § 1, stk. 5, meddelte Socialministeriet tilladelse til at føre Socialministeriets interne søgebaser med sociale afgørelser i overensstemmelse med reglerne i Retsinformationsrådets udkast til registerforskrifter for baserne. Registertilsynet foreslog dog visse ændringer i forskrifterne, herunder indsættelse af en bestemmelse om fastsættelse af nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger til uddybning af reglerne i selve forskriften.

Socialministeriet har efterfølgende fastsat forskrifter for baserne i overensstemmelse med Retsinformationsrådets udkast med de af Registertilsynet foreslåede ændringer.

Det er Registertilsynets opfattelse, at disse forskrifter vil være et egnet grundlag for udarbejdelse af forskrifter for andre offentlige myndigheders baser, indeholdende informationer af samme karakter som Socialministeriets baser.

(* 1) Registertilsynets årsberetning 1989

(* 2) Oprindeligt lovbekendtgørelse nr. 621 af 2. oktober 1987.

Registertilsynet havde ikke indvendinger imod, at Justitsministeriet meddelte Socialministeriet tilladelse til, at Socialministeriets interne søgebaser med sociale afgørelser undtages fra loven, jf.

lovens § 1, stk. 5, dog således at baserne er underkastet Registertilsynets tilsyn og kontrol, jf. lovens kapitel 7, og at Socialministeriet fastsætter forskrifter for baserne, jf. lovens § 4, stk. 2. Endvidere udtalt, at et af Retsinformationsrådet udarbejdet forskriftsudkast, med visse ændringer, vil være et egnet grundlag for udarbejdelse af forskrifter for andre offentlige myndigheders baser indeholdende informationer af samme karakter.