Oprettelse, sensitive oplysninger, forskrifter, sociale problemer, subjektive vurderinger

Oprettelse, sensitive oplysninger, forskrifter, sociale problemer, subjektive vurderinger

I slutningen af 1986 fremsendte Nordjyllands Amtskommune udkast til forskrifter for et edb-register i socialcenterets familieafdeling for døgnanbringelse med anmodning om en udtalelse.

Registeret havde til formål at danne grundlag for sagsstyring og udarbejdelse af statistikker vedrørende døgnanbringelse af børn og unge i henhold til bistandslovens §§ 66 og 96.

Registeret indeholdt to kategorier af oplysningstyper. Den ene kategori af oplysninger om identifikation, køn og alder på barnet, sagsbehandler, journalnummer, henvisningskommune, -nummer, takst og lignende skulle anvendes til brug for den daglige planlægning og sagsstyring. Den anden kategori, som udgjorde beskrivende personhenførbare data af sensitiv art, bl.a. detaljerede journaloplysninger og sagsbehandlervurderinger om væsentlige sociale problemer vedrørende de berørte børn og deres familier, hidrørende fra primærkommunernes indberetningsskemaer vedrørende etablering og ophør af døgnophold, skulle anvendes til brug for statistik og analyser med henblik på bl.a. forebyggende virksomhed.

Amtskommunen fandt det nødvendigt at registrere begge kategorier af oplysningstyper samlet i personhenførbar form, idet man desuden skulle anvende registeret til brug for den daglige konkrete sagsbehandling i forbindelse med de rådgivningsfunktioner, som påhviler amtet bl.a. i form af vejledning og konsulentstøtte med hensyn til de kommunale socialudvalgs virksomhed for børn og unge. Det oplystes i den forbindelse, at Nordjyllands Amtskommune i vidt omfang havde centraliseret al specialrådgivning vedrørende børn og unge, således at den henhørte under amtskommunen. Amtskommunen anførte dog, at den påtænkte edb-registrering ikke fuldt ud kunne erstatte anvendelsen af manuelle journaler i den konkrete sagsbehandling.

Amtskommunen fremsendte et revideret udkast til forskrifter, som i forhold til det oprindelige begrænsede registerets indhold af følsomme oplysningstyper, men anmodede dog efterfølgende Registertilsynet om en udtalelse på grundlag af det oprindeligt fremsendte udkast.

Sagen blev herefter behandlet på et registerrådsmøde, og Registertilsynet udtalte i den anledning, at der i henhold til lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 1, kun må registreres oplysninger, der klart er af betydning for varetagelse af vedkommende myndigheds opgaver, og at en række nærmere angivne oplysninger vedrørende rent personlige forhold, herunder oplysninger om væsentlige sociale problemer, jf. lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 2, ikke må edb-registreres, medmindre dette er nødvendigt for varetagelsen af registerets opgaver, jf. bemærkningerne til bestemmelsen om, at registrering af disse oplysninger ikke må finde sted, medmindre det er klart nødvendigt for den registeransvarlige myndighed ikke alene at være i besiddelse af de pågældende oplysninger, men også at lade dem indgå i registeret.

Registertilsynet havde i den forbindelse indhentet Amtsrådsforeningens redegørelse for, i hvilket omfang og hvorledes amtskommunerne registrerer oplysninger til brug ved de sociale myndigheders anbringelse af børn og unge uden for hjemmet samt en redegørelse for lovgrundlaget for amtskommunernes administration af det pågældende område.

Med hensyn til amtskommunens arbejdsopgaver vedrørende anbringelse af børn og unge i henhold til bistandsloven fandt Registertilsynet, at disse overvejende var af overordnet og generel karakter. Uanset at tilsynet ikke kunne udelukke, at det under udøvelse af visse arbejdsopgaver i forbindelse med visitation kunne være nødvendigt for amtskommunen at være i besiddelse af de pågældende oplysningstyper, fandt Registertilsynet det imidlertid ikke tilstrækkeligt godtgjort, at det var nødvendigt at edb-registrere samtlige oplysningstyper.

Registertilsynet lagde herved vægt på, at edb-registrering generelt må anses for et utilstrækkeligt instrument for en konkret sagsbehandling af så kompliceret art, idet behandlingen af spørgsmål vedrørende døgnanbringelse af børn og unge må antages at forudsætte nøje kendskab til alle relevante oplysninger vedrørende de pågældende, herunder eventuelle sagkyndige vurderinger, redegørelser, sagsresumeer og lignende. Sådanne oplysninger vil ofte på grund af deres subjektive karakter ikke være egnede til registrering på edb, jf. lov om offentlige myndigheders registre § 11, idet der må antages at være risiko for registrering af urigtige oplysninger. Registertilsynet lagde i den forbindelse også vægt på, at Nordjyllands Amtskommune agtede at registrere oplysninger på grundlag af indberetningsskemaer hidrørende fra primærkommunerne.

Registertilsynet henstillede på denne baggrund, at amtskommunen ikke oprettede et register med de i udkast til forskrifter angivne oplysningstyper.

Registertilsynets årsberetning 1987 s. 49. Se også Registertilsynets j.nr. 1986-2232-108.

Lagt vægt på, at nødvendighedskravet i § 9, stk. 2, ikke kunne anses for opfyldt samt på risikoen for registrering af urigtige oplysninger, som følge af disses ofte subjektive karakter, jf. § 11.

Henstillet, at et edb-register, der havde til formål at danne grundlag for sagsstyring og udarbejdelse af statistikker vedrørende døgnanbringelse af børn og unge i henhold til bistandslovens §§ 66 og 96, og som indeholdt oplysninger om rent private forhold, ikke blev oprettet.