Oprettelse, sensitive oplysninger, forskrifter, sociale problemer, subjektive vurderinger, statistik

Oprettelse, sensitive oplysninger, forskrifter, sociale problemer, subjektive vurderinger, statistik

Registertilsynet modtog i 1986 et udkast til forskrifter for Fyns Amtskommunes edb-klientregister for Børnerådgivningscenteret til udtalelse.

Registeret havde til formål at danne grundlag for den løbende sagsbehandling samt udarbejdelse af diverse statistikker til brug ved børnerådgivningsarbejde i amtskommunens børnerådgivningscenter.

Registeret indeholdt oplysninger, som svarede til udkast til forskrifter for Nordjyllands Amtskommunes edb- register i Socialcenterets familieafdeling for døgnanbringelse og kunne opdeles i to tilsvarende kategorier (Registertilsynets j.nr. 1986-2232-121).

Amtskommunen oplyste imidlertid, at alene oplysninger, som tilhørte den første kategori, det vil sige eksakte oplysninger om identifikation, alder, køn, henvisningskommune og lignende, skulle anvendes i den daglige sagsstyring og sagsbehandling, hvorimod oplysninger af sensitiv beskrivende art, kategori 2 oplysninger, udelukkende havde statistisk interesse. Amtskommunens begrundelse for, at man fandt det nødvendigt at registrere de sidstnævnte oplysningstyper som personhenførbare, var, at tidsforskellen mellem inddatering af oplysninger fra amtskommunens optagelses- og afslutningsskemaer ville modvirke en hensigtsmæssig forløbsstatistik, såfremt oplysningerne skulle anonymiseres inden inddatering af oplysninger fra afslutningsskemaet. Amtskommunen oplyste desuden, at man overvejede at opdele registeret efter funktion, således at man oprettede et egentligt sagsregister baseret på eksakte oplysninger (kategori 1) og et register til ren statistikbrug på basis af beskrivende, personhenførbare oplysninger af sensitiv art (kategori 2).

Sagen blev herefter behandlet på et møde i registerrådet, og Registertilsynet udtalte også i denne sag, at der i henhold til lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 1, kun må registreres oplysninger, der klart er af betydning for varetagelsen af vedkommende myndigheds opgaver, og at oplysninger om rent personlige forhold, jf. lovens § 9, stk. 2, ikke må registreres, medmindre dette er nødvendigt for varetagelsen af registerets opgaver.

Under henvisning til de samme grunde som anført i sagen vedrørende Registertilsynets udtalelse om Nordjyllands Amtskommunes edb-register i socialcenterets familieafdeling for døgnanbringelse (Registertilsynets j.nr. 1986-2232-121), fandt Registertilsynet det ikke tilstrækkeligt godtgjort, at det var nødvendigt for Fyns Amtskommune, at edb-registrere samtlige oplysningstyper, som fremgik af forskriftsudkastet, i et blandet personhenførbart sagsbehandlingsog statistikregister.Registertilsynet henstillede herefter, at Fyns Amtskommune ikke oprettede et samlet register som foreslået i det fremsendte udkast til forskrifter.

På baggrund af amtskommunens overvejelser om en opdeling af registeret, udtalte Registertilsynet i øvrigt, at man ikke havde indvendinger imod en opdeling af registeret i et sagsstyringsregister med præcise klientoplysninger af faktisk art til brug for den daglige sagsbehandling og et særskilt statistikregister indeholdende en række nærmere angivne midlertidigt personhenførbare oplysninger. Registertilsynet forudsatte, at statistikregisterets oplysninger ikke måtte danne grundlag for afgørelser om enkelte registrerede personer, og at de registrerede oplysninger ikke indeholdt subjektive vurderinger, som efter tilsynets opfattelse også til statistikbrug ofte vil være uegnede til edb-registrering jf. lov om offentlige myndigheders registre § 11.

Registertilsynets årsberetning 1987 s. 51. Se også Registertilsyents j.nr. 1986-2232-121.

Henstillet, at et edb-register, der havde til formål at danne grundlag for den løbende sagsbehandling samt udarbejdelse af diverse statistikker til brug ved børnerådgivningsarbejde i amtskommunens børnerådgivningscenter, og som indeholder oplysninger om rent private forhold, ikke blev oprettet. Udtalt, at man ikke havde indvendinger mod en opdeling af registeret i et sagsstyringsregister og et statistikregister, idet det fordusættes, at der ikke blev registreret oplysninger, der indeholdt subjektive vurderinger.