Opfølgning til 2020-11. Partsaktindsigt hos Skattestyrelsen

Opfølgning til 2020-11.

Partsaktindsigt hos Skattestyrelsen

Skattestyrelsen har efterfølgende den 28. august 2020 oplyst bl.a. følgende

”Skattestyrelsen kan oplyse, at der på nuværende tidspunkt er gennemført følgende ændringer på baggrund af konklusionerne i egen drift-undersøgelsen

Som yderligere opfølgning på ombudsmandsundersøgelsen har der været øget ledelsesmæssig fokus på kvalitetssikring af afgørelser om aktindsigt i fagområderne.

Direktionen bad på et direktionsmøde i november 2019 om, at der i 2020 blev gennemført en stikprøvekontrol med en gennemgang af en række sager for at sikre, at der er blevet rettet op på de forhold, som er blevet påtalt i forbindelse med ombudsmandens egen drift-undersøgelse.

Denne stikprøvegennemgang af afgørelser om partsaktindsigt vil blive gennemført i løbet af 3. kvartal 2020 og vil sammen med opfølgningen på, om de enkelte fagområder anvender FVL § 14 a, jf. undersøgelsens punkt 6.3., samt instruktion i ’Den gode aktindsigtsafgørelse’ danne grundlag for møder med de enkelte fagområders ledelsessekretariater i 4. kvartal 2020.

Skattestyrelsen vil holde ombudsmanden orienteret om resultatet af de gennemførte initiativer.

I relation til de IT-mæssige initiativer, som undersøgelsen gav anledning til, kan det oplyses, at udvikling af SKAT-Ligning med henblik på at sikre, at følgebrev og kopi af afgørelse sendt til partsrepræsentant kan gemmes på sagen, jf. redegørelsens pkt. 7.3, håndteres af Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, der har oplyst at der pr. 1. november 2020 gennemføres en opdatering, der muliggør denne funktion i SKAT-Ligning.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har endvidere igangsat implementering af dannelse af aktliste i SKAT-Ligning, så der automatisk kan genereres en aktliste og medsendes til anmoderen, jf. redegørelsens punkt 7.3.5.

Denne opgave forventes udviklet i løbet af 2020 til implementering i januar 2021.

Når ændringerne i SKAT-Ligning er endeligt implementeret, vil ombudsmanden blive orienteret herom.

Endelig kan det oplyses, at Skattestyrelsen har etableret et tværgående aktindsigtsteam.

Aktindsigtsteamet skal bl.a. behandle alle sager om aktindsigt efter offentlighedsloven, sikre sparring og undervisning på tværs af Skattestyrelsen i relation til partsaktindsigt og foretage løbende tilpasninger og forbedringer i den konceptsamling, som danner grundlag for forvaltningsretlige afgørelser om aktindsigt.

”

Den 8. oktober 2020 har Skattestyrelsen oplyst bl.a. følgende

”Skattestyrelsen kan i den forbindelse oplyse, at der i sager om aktindsigt generelt – både efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven – er fokus på, at der dannes aktlister, der journaliseres og gemmes på de sager, der oprettes særskilt til dokumentation af sagsskridt i aktindsigtssager.

Aktlisterne dokumenterer, hvilke dokumenter og oplysninger der er indgået i Skattestyrelsens behandling af den enkelte anmodning om aktindsigt.

Punktet indgår som et fokusområde i forbindelse med den interne stikprøvekontrol, som netop er igangsat i Skattestyrelsen af afgørelser om partsaktindsigt.

Som det fremgår af Skattestyrelsens orientering af 28. august 2020, har Udviklings-og Forenklingsstyrelsen igangsat implementering af dannelse af aktlister i SKAT-Ligning, så der automatisk kan genereres en aktliste, der medsendes til den, der anmoder om aktindsigt.

Denne opgave, der forventes udviklet i løbet af 2020 til implementering i januar 2021, tager højde for kravet om, at det skal kunne dokumenteres, hvilke dokumenter og oplysninger der har dannet grundlag for Skattestyrelsens vurdering af aktindsigt i den konkrete sag.

Det er således forventningen, at det fra implementeringen af den nye funktion i SKAT-Ligning bliver muligt ikke kun automatisk at danne en aktliste, men at listen også angiver, hvilke dokumenter og oplysninger, som Skattestyrelsen har gennemgået for at kunne tage stilling til den konkrete anmodning om aktindsigt.

Skattestyrelsen forventer at vende tilbage i løbet af første kvartal 2021 med en endelig status på de IT-udfordringer, som ombudsmandsundersøgelsen påpegede.

”

Den 14. januar 2021 har Skattestyrelsen oplyst bl.a. følgende

”Som opfølgning på førnævnte undersøgelse har Skattestyrelsen i 3. og 4. kvartal 2020 gennemført en intern stikprøvegennemgang.

Der er gennemgået 57 sager fra Skattestyrelsens fagområder, og der har været fokus på de forhold, som ombudsmanden påpegede i forbindelse med sin gennemgang i 2019, og som er omtalt i ombudsmandens redegørelse af 26. marts 2020.

Stikprøvegennemgangen har vist, at de initiativer, som blev iværksat i forbindelse med ombudsmandens undersøgelse i 2019, og som der er redegjort for i ombudsmandens redegørelse af 26. marts 2020, gradvist medfører en øget kvalitet i afgørelserne om partsaktindsigt, og at de systemmæssige tiltag, som skal være med til at understøtte yderligere kvalitetsløft på området, er ved at være gennemført.

I december 2020 har Skattestyrelsens direktion på baggrund af den interne stikprøvekontrol besluttet at iværksætte en række yderligere initiativer i form af

1) Undervisning af relevante medarbejdere.

2) Gennemgang af relevante koncepter i de forskellige IT-systemer, hvor partsaktindsigtssager behandles, med henblik på at sikre, at disse i tilstrækkeligt omfang understøtter en følgerigtig og velargumenteret afgørelse.

3) Udarbejdelse af mini-vejledninger om forvaltningsretlige emner, som kan være vanskelige, herunder fx journalisering, ekstrahering og konkret begrundelse, til at understøtte sagsbehandlingen af anmodninger om aktindsigt.

4) Gennemførelse af ny stikprøveundersøgelse af partsaktindsigtsafgørelser i andet halvår 2021.

Dokumentation for hvilke dokumenter og oplysninger, der danner grundlag for afgørelser om aktindsigt

…

Skattestyrelsen kan i den anledning oplyse, at der på aktindsigtssagen findes en kopi af det materiale, der har indgået i vurderingen af, om en konkret anmodning om aktindsigt kan imødekommes, herunder også interne dokumenter i den udgave, som forelå på tidspunktet for aktindsigtsanmodningens fremsættelse.

Dette er en manuel løsning med henblik på at kunne dokumentere, hvilke dokumenter og hvilken version af et dokument, der har dannet grundlag for behandlingen af anmodningen om aktindsigt i de enkelte sager.

Versionering af dokumenter i SKAT Ligning

(…) Nedenfor følger Udviklings- og Forenklingsstyrelsens (UFST’s) bidrag af 1. november 2020 til svar på det rejste spørgsmål.

…

I SKAT Ligning gemmes på nuværende tidspunkt ikke versioner af dokumenter, da systemet ikke understøtter muligheden for at journalisere flere versioner af samme dokument.

I UFST arbejdes der på at implementere en løsning for automatisk dannelse af aktlister.

På aktlisterne vil det blandt andet blive anført, hvorvidt et dokument er i udkast eller endelig form.

Dertil kommer, at det vil blive angivet, hvis et dokument ikke udleveres.

På selve aktindsigtssagen vil der sammen med aktlisten være en samlet angivelse af de udleverede dokumenter som en zip- eller pdf-fil.

Herudover vil der være link til de pågældende dokumenter på skattesagen.

Efter et dokument er udleveret i en aktindsigtssag, vil det ikke være muligt at slette og omdøbe dokumentet.

Efter implementering af automatisk dannelse af aktlister vil det stadig være en manuel proces at foretage versionering af dokumenter på den aktuelle skattesag.

Midlerne til at implementere en automatisk løsning for versionering vil indgå i den samlede prioritering af UFSTs ressourcer og udviklingskapacitet i 2021.

”

Jeg meddelte herefter Skattestyrelsen, at jeg på det foreliggende grundlag ikke foretog mig mere i sagen.

-

Der er med virkning fra udgangen af juli 2020 gennemført en opdatering af Den Juridiske Vejledning, afsnit A.

A.

6.2.2.3 [rettelig A.

A.

6.2.3;

min bemærkning] ’Kompetence og sagsbehandling af afgørelser om aktindsigt,’ jf. undersøgelsens punkt 5.3.

-

Der er med virkning fra den 29. april 2020 foretaget en ajourføring af ’Retningslinjer for Skattestyrelsens behandling og afgørelse af sager om aktindsigt efter forvaltningsloven’ for så vidt angår kompetence til at træffe afgørelser i sager, der er eller har været til behandling i Skatteankestyrelsen, jf. undersøgelsens punkt 5.3.

-

Der er med virkning fra den 29. april 2020 foretaget en ajourføring af ’Retningslinjer for Skattestyrelsens behandling og afgørelse af sager om aktindsigt efter forvaltningsloven’ således, at det i alle afgørelser om afslag på aktindsigt vurderes, om der i dokumenterne er sådanne oplysninger, som efter bestemmelsen i FVL § 14 a er omfattet af retten til aktindsigt, jf. undersøgelsens punkt 6.3.

I forbindelse med Skattestyrelsens kvalitetssikring af afgørelser om aktindsigt i fagområderne i andet halvår 2020, jf. nedenfor, vil der være fokus på, om retningslinjerne følges.

-

Endelig er der med virkning fra den 29. april 2020 foretaget ajourføring af ’Retningslinjer for Skattestyrelsens behandling og afgørelse af sager om aktindsigt efter forvaltningsloven’ med henblik på, at der skal gøres notat om, at sagens afgørelse udsættes i de tilfælde, hvor der er modtaget en anmodning om aktindsigt i en verserende sag, jf. redegørelsens punkt 7.1.