2019-14. Forsinket aktindsigt kan ikke begrundes med valgfrihed med hensyn til fremgangsmåde ved gennemførelse af ekstrahering

2019-14.

Forsinket aktindsigt kan ikke begrundes med valgfrihed med hensyn til fremgangsmåde ved gennemførelse af ekstrahering

En intern e-mail i Udlændinge- og Integrationsministeriet indeholdt oplysninger om en sags faktiske grundlag, som var omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, om ekstrahering.

I stedet for at give journalisten umiddelbar indsigt i oplysningerne valgte ministeriet i sin oprindelige afgørelse at henvise til forskellige steder på internettet, hvor oplysningerne efter ministeriets opfattelse var offentligt tilgængelige, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3.

Under ombudsmandens behandling af en klage fra journalisten besluttede ministeriet i en ny afgørelse at give journalisten aktindsigt i oplysningerne i form af et vedlagt ekstraheringsark.

Ombudsmanden bemærkede, at journalisten herefter havde fået den aktindsigt, som han efter offentlighedsloven havde krav på.

Ministeriet beklagede samtidig, at nogle af henvisningerne i ministeriets oprindelige afgørelse ikke var fuldt ud tilstrækkelige.

Disse beklagelser var ombudsmanden enig i.

Ombudsmanden udtalte endvidere, at han fandt ministeriets samlede sagsbehandlingstid på mere end otte måneder forud for den oprindelige afgørelse meget beklagelig.

I en periode på cirka syv måneder havde ministeriet ikke foretaget reelle sagsbehandlingsskridt i forhold til e-mailen, og ministeriets efterfølgende behandling tog yderligere cirka fem uger.

En forsinkelse på nogle uger under den afsluttende behandling af sagen, som skyldtes ministeriets valg af en tidskrævende fremgangsmåde i forbindelse med ekstrahering, kunne efter ombudsmandens opfattelse ikke begrundes med henvisning til, at bestemmelsen i offentlighedslovens § 28 giver myndigheder en vis valgfrihed med hensyn til fremgangsmåden ved gennemførelse af ekstrahering.

(Sag nr. 18/02710)

I det følgende gengives ombudsmandens udtalelse om sagen (oprindelig stilet til journalisten)

Ombudsmandens udtalelse

1.

Kort om sagen

Din klage til mig angår Udlændinge- og Integrationsministeriets forskelligt udformede afgørelser af 1. juni 2018 og 31. januar 2019 om aktindsigt i en intern e-mail af 8. maj 2017, som vedrører Den Europæiske Menneskerettighedsdomstols dom af 13. december 2017 i sagen Paposhvili mod Belgien (klagesag nr. 41738/10).

Ministeriet har i begge afgørelser bemærket, at e-mailen ikke er omfattet af retten til aktindsigt, da der er tale om et internt dokument, der ikke er afgivet til udenforstående, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Ministeriet har imidlertid fundet, at e-mailen indeholder faktiske og relevante oplysninger, der som udgangspunkt er omfattet af retten til aktindsigt, jf. lovens § 28, stk. 1, om såkaldt ekstraheringspligt.

Ved afgørelsen af 1. juni 2018 gav ministeriet dig imidlertid ikke umiddelbar indsigt i de omtalte faktiske oplysninger.

I den forbindelse henviste ministeriet til, at oplysningerne var offentligt tilgængelige i forskellige dokumenter på internettet, og indsatte links hertil.

Ministeriet henviste endvidere til bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, hvorefter bestemmelsen i stk. 1 om ekstraheringspligt ikke gælder, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige.

Efter en foreløbig gennemgang af Udlændinge- og Integrationsministeriets afgørelse af 1. juni 2018 samt af ministeriets udtalelse af 20. august 2018 og de sagsakter, som jeg modtog i den forbindelse, anmodede jeg i et brev af 20. december 2018 ministeriet om en supplerende udtalelse.

I brevet anførte jeg bl.a. følgende

”Det er mit umiddelbare indtryk, at ministeriets anvendelse af offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, har gjort det vanskeligt for journalist A at konstatere, hvilke konkrete oplysninger ministeriet har undladt at ekstrahere fra e-mailen.

(…)

Det er ligeledes mit umiddelbare indtryk, at det er blevet meget vanskeligt for A at forstå, hvilken kontekst de ekstraheringspligtige oplysninger indgår i.

Jeg beder ministeriet redegøre for, om den samlede henvisning til offentligt tilgængelige kilder i afgørelsen af 1. juni 2018 er tilstrækkelig præcis til, at ministeriet kunne undlade at udlevere oplysningerne under henvisning til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3.

I den forbindelse beder jeg Udlændinge- og Integrationsministeriet om at udtale sig om, hvorvidt anvendelsen af offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, har betydet en reel forringelse af A’s ret til aktindsigt, i forhold til hvis A havde fået de ekstraheringspligtige oplysninger udleveret.

”

Ministeriet besluttede herefter at genoptage sagen og traf efter en fornyet gennemgang afgørelsen af 31. januar 2019.

Ved denne afgørelse gav ministeriet dig umiddelbar indsigt i de omtalte faktiske oplysninger i form af et vedlagt ekstraheringsark.

Det indeholdt de oplysninger fra dokumentet, der efter ministeriets opfattelse er omfattet af retten til aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 1.

Ministeriet bemærkede, at der ikke var fundet grundlag for at udlevere yderligere oplysninger efter bestemmelsen om meroffentlighed i offentlighedslovens § 14, stk. 1.

2.

Nærmere om e-mailen af 8. maj 2017

2.1.

Fra Udlændinge- og Integrationsministeriet har jeg – sammen med andre akter – modtaget og gennemgået den fulde version af den interne e-mail af 8. maj 2017, dvs. den e-mail, som din klage angår.

E-mailen fylder ca. 1½ side og angår punkter i Paposhvili-dommen.

Den indeholder gengivelse af oplysninger fra dommen, oplysninger om ministeriets praksis vedrørende meddelelse af humanitær opholdstilladelse samt interne overvejelser.

De faktiske oplysninger i e-mailen, som efter ministeriets opfattelse er omfattet af retten til aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 1, om ekstraheringspligt, fremgår af det ekstraheringsark, som du modtog som bilag til ministeriets afgørelse af 31. januar 2019.

2.2.

Efter min gennemgang af e-mailen kan det ikke give mig anledning til bemærkninger, at ministeriet ikke har anset yderligere oplysninger i e-mailen for at være omfattet af ekstraheringspligten.

Det kan endvidere ikke give mig anledning til bemærkninger, at ministeriet ikke har fundet grundlag for at give dig indsigt i yderligere oplysninger efter bestemmelsen om meroffentlighed i offentlighedslovens § 14, stk. 1.

Efter min opfattelse har du således nu fået den aktindsigt, som du efter offentlighedsloven har krav på.

3.

Ministeriets ændrede praksis for anvendelse af bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3

3.1.

Udlændinge- og Integrationsministeriet besvarede i et brev af 31. januar 2019 min supplerende høring af 20. december 2018.

I svaret oplyste ministeriet, at det siden primo december 2018 har været ministeriets praksis for gennemførelse af ekstrahering, at der som udgangspunkt udleveres et ekstraheringsark med de oplysninger, der er omfattet af § 28, stk. 1, og eventuelt § 14 i offentlighedsloven.

Om den tidligere praksis oplyste ministeriet bl.a.

”(…) at det på tidspunktet for ministeriets afgørelse af 1. juni 2018 om aktindsigt var ministeriets praksis, at der inden for rammerne af § 23 i offentlighedsloven som udgangspunkt ikke meddeles aktindsigt direkte i interne e-mails, der er udvekslet mellem medarbejdere i ministeriets departement.

Tilsvarende gjaldt som udgangspunkt vedrørende sagsfremstillinger (covers) med interne forelæggelser af sager for ledelsen i ministeriet og ministeren.

I sådanne dokumenter meddeltes der efter tidligere praksis så vidt muligt aktindsigt efter bestemmelserne i § 28, stk. 2, nr. 2, og/eller § 28, stk. 2, nr. 3, i offentlighedsloven.

”

3.2.

Jeg har noteret mig ministeriets ændrede praksis for anvendelse af bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og at ministeriets afgørelse af 31. januar 2019 er truffet efter den ændrede praksis.

Om den tidligere praksis henviser jeg til pkt. 5 nedenfor.

4.

Ministeriets sagsbehandlingstid mv.

4.1.

I mit brev af 20. december 2018 til ministeriet med anmodning om en supplerende udtalelse bemærkede jeg bl.a. følgende om ministeriets sagsbehandlingstid mv.

”(…) Det fremgår af offentlighedslovens § 36, stk. 2, 1. og 2. pkt., at vedkommende myndighed m.v. snarest afgør, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes, og at en anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

I bemærkningerne til § 36 (se lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) er bl.a. anført følgende

’Bestemmelsen i stk. 2 , der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt ., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest .

Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

’

(…) Journalist A indgav sin anmodning om aktindsigt den 12. september 2017.

Udlændinge- og Integrationsministeriet traf den 1. juni 2018 afgørelse vedrørende e-mailen fra maj 2017.

Der er således tale om en sagsbehandlingstid på mere end 8 måneder.

Min foreløbige gennemgang af ministeriets interne akter i aktindsigtssagen efterlader umiddelbart det indtryk, at der er brugt betydelige ressourcer og lang tid på at fremfinde og vurdere indholdet af offentligt tilgængelige kilder i stedet for at ekstrahere de pågældende oplysninger fra den e-mail, som sagen angår.

Jeg beder om ministeriets bemærkninger hertil.

I den forbindelse beder jeg ministeriet om at oplyse, hvornår ministeriet blev opmærksom på, at e-mailen var omfattet af aktindsigtsanmodningen.

Jeg beder også ministeriet om at redegøre for, om – og i givet fald hvor lang tid – sagens behandling vurderes at være blevet forsinket, på grund af at ministeriet har valgt at fremfinde og henvise til en række forskellige offentligt tilgængelige kilder frem for blot at udlevere de dele af e-mailen, som ministeriet har anset for ekstraheringspligtige.

”

Endvidere stillede jeg i min supplerende høring spørgsmål om grunden til ministeriets fremgangsmåde, herunder hvorfor ministeriet ikke blot havde udleveret de dele af e-mailen, som ministeriet anså for ekstraheringspligtige.

4.2.

I svaret på min supplerende høring har ministeriet bl.a. anført følgende

”Udlændinge- og Integrationsministeriet kan oplyse, at den interne e-mail findes på en sag i ministeriet med j.nr. 2017-7254, der blev oprettet i det kontor, der behandler sager om udsendelse, den 5. maj 2017, da ministeriet modtog brev fra Institut for Menneskerettigheder vedlagt en artikel fra EU-ret og Menneskeret 1/2017, side 3 f.

Sagsforløb

Ministeriet identificerede dokumenter i række sager, herunder sagen med j.nr. 2017-7254, allerede i forbindelse med journalistens anmodning om aktindsigt af 12. september 2017.

Udlændinge- og Integrationsministeriet sendte delafgørelser og andre svar i anledning af aktindsigtsanmodningen den 15. september 2017, den 10. oktober 2017, den 10. november 2017, den 30. januar 2018 og den 31. januar 2018.

Ministeriet påbegyndte ultimo september 2017 aktindsigtsbehandlingen af dokumenterne i sagen med j.nr. 2017-7254 vedrørende brev af 5. maj 2017 fra Institut for Menneskerettigheder vedlagt en artikel fra EU-ret og Menneskeret 1/2017, side 3 f.

Den 26. februar 2018 traf ministeriet afgørelse om fuld aktindsigt i henvendelsen af 5. maj 2017 fra instituttet.

Ministeriet traf den 26. februar 2018 ikke afgørelse vedrørende den interne e-mail, idet denne gav anledning til overvejelser i forbindelse med sagen om aktindsigt.

Den 18. april 2018 orienterede en af Ombudsmandens medarbejdere telefonisk Udlændinge- og Integrationsministeriet om, at journalisten havde klaget til Ombudsmanden over sagsbehandlingstiden vedrørende aktindsigt i den interne e-mail.

I brev af 18. april 2018 henviste Ombudsmanden til § 16, stk. 1, i ombudsmandsloven og oversendte journalistens sagsbehandlingstidsklage af 6. april 2018 til ministeriet med henblik på besvarelse direkte over for journalisten, og Ombudsmanden bad ministeriet om underretning.

Ombudsmanden foretog sig herefter ikke videre i sagen i anledning af klagen af 6. april 2018.

Omkring den 23. april 2018 genoptog ministeriet behandlingen af den del af anmodningen, der vedrører aktindsigt i den interne e-mail fra maj 2017.

Den 4. maj 2018 bragte journalisten sagen i erindring for så vidt angår aktindsigt i den interne e-mail, og ministeriet oplyste telefonisk over for journalisten, at ministeriet erkendte, at der var gået lang tid med sagen.

Den 15. maj 2018 underrettede ministeriet journalisten om status i sagen, jf. § 36, stk. 2, i offentlighedsloven.

Den 1. juni 2018 traf ministeriet afgørelse over for journalisten vedrørende spørgsmålet om aktindsigt i den interne e-mail fra maj 2017.

Ministeriet underrettede samme dag Ombudsmanden om afgørelsen.

Ved brev af 6. juni 2018 kvitterede Ombudsmanden for underretningen om afgørelsen af 1. juni 2018 og anførte, at Ombudsmanden på det foreliggende grundlag ikke foretog sig mere i sagen om sagsbehandlingstid i forbindelse med anmodning om aktindsigt i den interne e-mail.

I afgørelse af 3. september 2018 til journalisten har ministeriet over for journalisten beklaget den meget lange sagsbehandlingstid i sagen om aktindsigt.

Som det fremgår ovenfor, blev ministeriet nærmere opmærksomt på, at e-mailen var omfattet af aktindsigtsanmodningen ultimo september 2017, da ministeriet påbegyndte aktindsigtsbehandlingen med gennemgang af akterne i sagen med j.nr. 2017-7254 vedrørende et brev fra Institut for Menneskerettigheder, hvorpå e-mailen var journaliseret.

Ministeriet burde have færdiggjort aktindsigtssagen tidligere, og ministeriet kan således henholde sig til ministeriets beklagelse af den 4. maj 2018 - og i øvrigt den 3. september 2018 - over for journalisten.

Ministeriet beklager også, at ministeriet først den 23. april 2018 - efter Ombudsmandens henvendelse af 18. april 2018 - fortsatte behandlingen af den del af anmodningen, der vedrører aktindsigt i den interne e-mail fra maj 2017.

I denne forbindelse er ministeriet enigt med Ombudsmanden i, at denne del af sagens behandling desværre er blevet forsinket nogle uger fra ultimo april 2018 til den 1. juni 2018 på grund af, at ministeriet valgte at fremfinde offentligt tilgængelige kilder til brug for en udmøntning af ekstraheringspligten efter § 28, stk. 2, nr. 3, i offentlighedsloven, fremfor at udlevere de dele af den interne e-mail, som er ekstraheringspligtig.

Ministeriet kan henholde sig til sin beklagelse af sagsbehandlingstiden.

”

Med hensyn til grunden til ministeriets fremgangsmåde anførte ministeriet bl.a. følgende

”Formålet med retten til aktindsigt efter offentlighedslovens bestemmelser om ekstraheringspligt er at give den, der anmoder om aktindsigt, indsigt i oplysninger om det faktiske grundlag hos en myndighed, som myndighedens vurdering af og eventuel beslutning i en sag er foretaget på grundlag af (jf. f.eks. FOB 2014.23).

Udlændinge- og Integrationsministeriet bemærker, at hverken offentlighedslovens ordlyd, betænkningen eller lovforslaget til loven indeholder en retlig regulering af, og heller ikke praktiske anvisninger om, på hvilken måde oplysninger om en sags faktiske grundlag, der er omfattet af § 28, stk. 1, i offentlighedsloven, altid skal udleveres - dvs. på hvilken måde, der skal ske gennemførelse af ekstrahering.

Vejledningen til loven indeholder ingen nærmere anvisninger om gennemførelsen.

I litteraturen vedrørende § 28, stk. 1, i offentlighedsloven er det angivet, at ekstraheringen gennemføres enten ved at, de oplysninger, der skal meddeles aktindsigt i, skrives over i et andet dokument, der herefter udleveres, eller ved, at oplysninger m.v., der i det pågældende dokument kan undtages, lakkes ud eller på anden måde dækkes over, således at det alene er de ekstraheringspligtige oplysninger, der fremgår af det (afledte) udleverede dokument.

Hertil kommer (…) at det fremgår af § 28, stk. 2, i offentlighedsloven, at bestemmelsen i § 28, stk. 1, bl.a. ikke gælder i det omfang, de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten (jf. § 28, stk. 2, nr. 2), eller hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige (jf. § 28, stk. 2, nr. 3).

Bestemmelsen i § 28, stk. 2, angiver således to situationer, hvor § 28, stk. 1, ikke finder anvendelse, og efter ministeriets opfattelse ligeledes måder, hvorpå ekstraheringen af oplysninger, der er omfattet af § 28, stk. 1, kan gennemføres.

Udlændinge- og Integrationsministeriet er på baggrund af det ovennævnte således af den opfattelse, at der foreligger en vis valgfrihed i forhold til, på hvilken måde en myndighed kan gennemføre ekstraheringen af faktiske relevante oplysninger, der er omfattet af § 28, stk. 1, i offentlighedsloven, i en sag om aktindsigt.

Udlændinge- og Integrationsministeriet bemærker, at det på tidspunktet for ministeriets afgørelse af 1. juni 2018 om aktindsigt var ministeriets praksis, at der inden for rammerne af § 23 i offentlighedsloven som udgangspunkt ikke meddeles aktindsigt direkte i interne e-mails, der er udvekslet mellem medarbejdere i ministeriets departement.

Tilsvarende gjaldt som udgangspunkt vedrørende sagsfremstillinger (covers) med interne forelæggelser af sager for ledelsen i ministeriet og ministeren.

I sådanne dokumenter meddeltes der efter tidligere praksis så vidt muligt aktindsigt efter bestemmelserne i § 28, stk. 2, nr. 2, og/eller § 28, stk. 2, nr. 3, i offentlighedsloven.

Udlændinge- og Integrationsministeriet har således inden for rammerne af offentlighedsloven, hvor der foreligger en vis valgfrihed i forhold til gennemførelsen af ekstraheringen, i den foreliggende sag med afgørelsen af 1. juni 2018 dengang besluttet at gennemføre ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, med henvisning til oplysninger, der er offentligt tilgængelige.

”

Ministeriet har endvidere henvist til sin tidligere praksis, hvorefter der som udgangspunkt ikke blev givet aktindsigt direkte i interne e-mails, jf. nærmere pkt. 3 ovenfor.

4.3.

Jeg har noteret mig, at ministeriet over for dig har beklaget den meget lange sagsbehandlingstid.

Jeg er enig i, at ministeriets sagsbehandlingstid var alt for lang, og bemærker nærmere følgende

Efter det oplyste blev ministeriet ultimo september 2017 opmærksom på, at e-mailen af 8. maj 2017 var omfattet af din aktindsigtsanmodning.

Ved ministeriets afgørelse af 26. februar 2018 fik du bl.a. aktindsigt i en henvendelse af 5. maj 2017 fra Institut for Menneskerettigheder til ministeriet.

I den forbindelse tog ministeriet ikke stilling til spørgsmålet om aktindsigt i e-mailen af 8. maj 2017, da spørgsmålet ifølge ministeriets udtalelse af 31. januar 2019 ”gav anledning til overvejelser”.

Karakteren og omfanget af disse overvejelser fremgår ikke af sagen eller af ministeriets udtalelser.

Ministeriet har endvidere oplyst, at det – efter min henvendelse af 18. april 2018 – fortsatte behandlingen af sagen for så vidt angik e-mailen omkring den 23. april 2018, dvs. ca. 7 måneder efter at ministeriet var blevet opmærksom på, at den var omfattet af din anmodning om aktindsigt.

Jeg forstår dette således, at ministeriet i den nævnte periode på ca. 7 måneder ikke foretog reelle sagsbehandlingsskridt.

Ministeriets efterfølgende behandling i tiden indtil afgørelsen den 1. juni 2018 varede yderligere ca. 5 uger, jf. nærmere pkt. 4,4 nedenfor.

Ministeriets samlede sagsbehandlingstid på mere end 8 måneder anser jeg for meget beklagelig, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.

4.4.

I perioden på ca. 5 uger efter den 23. april 2018 og indtil afgørelsen den 1. juni 2018 blev sagen efter det oplyste forsinket i nogle uger, fordi ministeriet som følge af sin tidligere praksis valgte at fremfinde offentligt tilgængelige kilder i stedet for – som ministeriet senere gjorde – at udlevere de dele af den interne e-mail, som er ekstraheringspligtig.

I den forbindelse har ministeriet anført, at ministeriet inden for rammerne af bestemmelserne i offentlighedslovens § 28 om ekstrahering har en vis valgfrihed i forhold til gennemførelsen af ekstraheringen.

Jeg bemærker hertil, at den nævnte valgfrihed efter min opfattelse er begrænset til tilfælde, hvor myndighedens valg af en bestemt fremgangsmåde frem for en anden ikke bevirker, at offentlighedslovens krav til sagsbehandlingstid overskrides.

Den omtalte yderligere forsinkelse på nogle uger i den foreliggende sag, som efter det oplyste skyldtes ministeriets valg af en mere tidskrævende fremgangsmåde, kunne således efter min mening ikke i den foreliggende sag begrundes med henvisning til den omtalte valgfrihed.

5.

Ministeriets tidligere anvendelse af bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3

5.1.

Som nævnt ovenfor under pkt. 1 anmodede jeg i min supplerende høring af 20. december 2018 bl.a. ministeriet om at redegøre for, om den samlede henvisning til offentligt tilgængelige kilder i ministeriets afgørelse af 1. juni 2018 var tilstrækkelig præcis til, at ministeriet kunne undlade at udlevere oplysningerne under henvisning til bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3.

I den forbindelse anmodede jeg endvidere ministeriet om at udtale sig om, hvorvidt anvendelsen af bestemmelsen havde betydet en reel forringelse af din ret til aktindsigt, i forhold til hvis du havde fået de ekstraheringspligtige oplysninger udleveret.

Videre bemærkede jeg under henvisning til ombudsmandssagen FOB 2015-59 , at bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, må fortolkes sådan, at henvisningen til det sted, hvor en oplysning, som i medfør af bestemmelsen ikke ekstraheres, er offentligt tilgængelig, skal være så præcis, at den, der har søgt aktindsigt, kan konstatere, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere.

Jeg tilkendegav, at det var min umiddelbare opfattelse, at ministeriets afgørelse af 1. juni 2018 på en række konkrete punkter ikke levede op til dette præcisionskrav.

5.2.

Ministeriet har i sit høringssvar af 31. januar 2019 – som jeg tidligere har sendt dig kopi af – erkendt og beklaget, at nogle af henvisningerne til offentligt tilgængelige kilder i ministeriets afgørelse af 1. juni 2018 ikke var fuldt ud tilstrækkelige.

Disse beklagelser er jeg enig i.

5.3.

Ministeriet har ikke i sit høringssvar udtrykkeligt forholdt sig til, om ministeriets anvendelse af bestemmelsen i afgørelsen af 1. juni 2018 betød en reel forringelse af din ret til aktindsigt, i forhold til hvis du havde fået de ekstraheringspligtige oplysninger udleveret.

Ministeriet har dog bemærket, at ministeriet som udgangspunkt er enig med mig i, at du ved udlevering af oplysningerne ville have modtaget dem i et format, der er mere sammenhængende end de seks kilder af offentligt tilgængeligt materiale, som ministeriet henviste til.

På den baggrund – og i lyset af ministeriets omtalte beklagelser – forstår jeg det sådan, at ministeriet er enig med mig i, at ministeriets valg af fremgangsmåde betød en reel forringelse af din ret til aktindsigt.

5.4, På enkelte punkter har ministeriet ikke fuldt ud tilsluttet sig de betragtninger, jeg anførte i høringen af 20. december 2018.

Disse punkter finder jeg imidlertid ikke nu tilstrækkelig anledning til at forfølge nærmere.

Jeg henviser til, at ministeriet ikke har anvendt bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, i sin seneste afgørelse, og til, at ministeriet har ændret sin praksis med hensyn til ekstrahering således, at der som udgangspunkt udleveres et ekstraheringsark med de oplysninger, der er omfattet af § 28, stk. 1, jf. pkt. 3 ovenfor.

De nævnte punkter har på den baggrund ikke længere væsentlig praktisk betydning.

6.

Konklusion

Jeg har noteret mig, at Udlændinge- og Integrationsministeriet primo december 2018 har ændret praksis med hensyn til gennemførelse af ekstraheringspligt, således at der som udgangspunkt udarbejdes et ekstraheringsark ved udlevering af oplysninger, der er omfattet af bl.a. offentlighedslovens § 28, stk. 1.

Jeg har ligeledes noteret mig, at ministeriet ved sin seneste afgørelse af 31. januar 2019 har givet dig indsigt i de faktiske oplysninger i den interne e-mail af 8. maj 2017 i form af et vedlagt ekstraheringsark – dvs. i overensstemmelse med den nævnte praksisændring.

Jeg har ikke grundlag for at kritisere, at ministeriet ikke i yderligere omfang har givet dig indsigt i den interne e-mail.

Du har således efter min opfattelse nu fået den aktindsigt, som du efter offentlighedsloven har krav på, og ministeriets afgørelse af 31. januar 2019 giver mig herefter ikke anledning til at foretage mig mere.

Med hensyn til ministeriets sagsbehandlingstid forud for ministeriets oprindelige afgørelse af 1. juni 2018 har jeg noteret mig, at ministeriet over for dig har beklaget den meget lange sagsbehandlingstid.

Jeg er enig i, at ministeriets sagsbehandlingstid var alt for lang.

Ministeriets samlede sagsbehandlingstid på mere end 8 måneder anser jeg således for meget beklagelig.

I den forbindelse bemærker jeg, at ministeriet – som jeg forstår det – i en periode på ca. 7 måneder ikke foretog reelle sagsbehandlingsskridt i forhold til e-mailen, og at ministeriets efterfølgende behandling indtil afgørelsen den 1. juni 2018 varede yderligere ca. 5 uger.

Forsinkelsen på nogle uger under ministeriets afsluttende behandling af sagen skyldtes efter det oplyste ministeriets valg af en tidskrævende fremgangsmåde i forbindelse med ekstrahering.

Denne forsinkelse kunne efter min opfattelse ikke i den foreliggende sag begrundes, med henvisning til at bestemmelserne i offentlighedslovens § 28 giver myndigheder en vis valgfrihed med hensyn til gennemførelse af ekstrahering.

For så vidt angår ministeriets anvendelse af bestemmelsen i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, i den oprindelige afgørelse af 1. juni 2018 har ministeriet erkendt og beklaget, at nogle af henvisningerne til offentligt tilgængelige kilder i afgørelsen ikke var fuldt ud tilstrækkelige.

Disse beklagelser er jeg enig i.

Om ministeriets tidligere praksis med hensyn til ekstrahering – der som nævnt blev ændret primo december 2018 – henviser jeg i øvrigt til pkt. 5 ovenfor.

Jeg har sendt kopi af dette brev til Udlændinge- og Integrationsministeriet.

Herefter foretager jeg mig ikke mere i sagen.