Opfølgning til 2018-29. Visse af IT-systemet minSU’s pop op-beskeder var reelt afgørelser. Beskederne var omfattet af journaliseringspligt. Dato: 29. oktober 2018

Opfølgning til 2018-29.

Visse af IT-systemet minSU’s pop op-beskeder var reelt afgørelser.

Beskederne var omfattet af journaliseringspligt.

Dato: 29. oktober 2018

I brev af 31. januar 2019 orienterede Uddannelses- og Forskningsministeriet mig om sagens status.

For så vidt angår spørgsmålet om fastsættelse af bestemmelser om det tidligste ansøgningstidspunkt i bekendtgørelsesform oplyste ministeriet, at SU-bekendtgørelsens § 50, jf. bekendtgørelse nr. 1515 af 13. december 2017, var blevet ændret ved bekendtgørelse nr. 1697 af 16. december 2018, der trådte i kraft den 1. januar 2019.

Herefter foretog jeg mig ikke videre vedrørende dette spørgsmål.

Med hensyn til de øvrige tiltag oplyste ministeriet følgende

”Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte har i relation til indretningen af IT-systemet MinSU analyseret den systemmæssige behandling af for tidligt modtagne ansøgninger med henblik på at indrette MinSU på en sådan måde, at kravene til såvel begrundelse som klagevejledning og journalisering opfyldes.

Styrelsen har identificeret en løsning, der vil opfylde disse krav.

Løsningen går i hovedtræk ud på, at ansøgninger, der er modtaget for tidligt, registreres i styrelsens sagsbehandlingssystem US2000, dog uden at der sker kobling til en indskrivning på et uddannelsessted.

Dermed sker der den fornødne journalisering af den for tidligt modtagne ansøgning, uden at den efterfølgende sagsbehandling af en senere og rettidigt modtaget ansøgning påvirkes.

Når den modtagne ansøgning er registreret i US2000, genereres der et afslagsbrev, som sendes til ansøgerens e-boks.

Afslagsbrevet vil indeholde såvel begrundelse som klagevejledning.

For at vejlede ansøger bedst muligt udformes der i MinSU en kvitteringsside, som ud over at indeholde den vejledningstekst, der allerede i dag gives som en pop-up besked, også indeholder en opfordring til at læse det brev, der sendes til ansøgerens e-boks.

Løsningen vil kræve systemtilpasninger, der forventes gennemført i 2019 med henblik på, at løsningen kan være implementeret inden årets udgang.

”

Uddannelses- og Forskningsministeriet oplyste den 26. februar 2019 telefonisk, at styrelsens løsning ville blive udformet sådan, at den tager højde for de forskellige krav til sagsbehandlingen, der gælder for sagens to typer af for tidligt indgivne ansøgninger.

For ansøgninger omfattet af typetilfælde 1 gælder der således krav om journalisering, begrundelse og klagevejledning, mens der for ansøgninger omfattet af typetilfælde 2 gælder krav om journalisering, men ikke om begrundelse og klagevejledning.

I et brev af 27. februar 2019 meddelte jeg ministeriet, at jeg havde noteret mig det oplyste og bad om at modtage en ny status i sagen senest primo januar 2020.

Den 14. januar 2020 sendte Uddannelses- og Forskningsministeriet mig en status af 6. januar 2020 fra Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte.

Heri oplyste styrelsen, at den nødvendige programmering var blevet gennemført ultimo 2019.

De efterfølgende testforløb havde dog afsløret behov for at foretage visse justeringer i det programmerede samt for at gennemføre yderligere test.

Styrelsen forventede, at de nødvendige justeringer og testforløb ville være gennemført omkring den 1. februar 2020.

Den 4. marts 2020 sendte Uddannelses- og Forskningsministeriet mig en endelig afrapportering af 3. marts 2020 fra Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, hvorefter de tidligere beskrevne tilpasninger i styrelsens sagsbehandlingssystem US2000 nu var blevet sat i drift.

Herefter meddelte jeg i et brev af 9. marts 2020 ministeriet, at jeg ikke foretog mig mere i sagen.