Opfølgning til 2018-10. Egen drift-undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten

Opfølgning til 2018-10.

Egen drift-undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten

I et brev modtaget hos ombudsmanden den 1. marts 2020 oplyste Skattestyrelsen i forlængelse af SKATs brev af 6. marts 2018 om de initiativer, der var iværksat.

Skattestyrelsen anførte følgende i brevet

”…

Ad 1: Initiativer for generel journalisering på tværs af systemer

Det fremgår bl.a. af SKATs svar af 6. marts 2018 at: ’ SKAT er enig i, at der er behov for yderligere initiativer, der tager sigte på at rette op på mangelfuld journalisering, og SKAT har allerede taget de første skridt til sådanne initiativer, hvis gennemførelse dog for nogles vedkommende er afhængig af blandt andet finansiering’ .

Til brug for Skattestyrelsens besvarelse af punktet om generel journalisering har Skattestyrelsen indhentet et bidrag fra Udviklings- og Forenklingsstyrelsen.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen oplyser følgende om generel journalisering på tværs af systemer

Efter SKAT blev opdelt i syv styrelser har ansvaret for journalisering været forankret i de enkelte styrelser.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har i forlængelse heraf oplyst, at dette har betydet at håndteringen af tværgående initiativer på journaliseringsområdet har krævet koordinering mellem alle styrelserne.

Dette har desværre fået tidsmæssige konsekvenser, idet der først ultimo 2018 blev nedsat en tværgående arbejdsgruppe, der i første omgang skulle udarbejde en fælles journalinstruks for Skatteforvaltningen, og dernæst et oplæg til implementeringen heraf i en række konkrete initiativer.

Nedenfor redegøres for de forskellige initiativer, der er igangsat vedrørende journalisering.

Fælles journalinstruks

Den fælles journalinstruks blev godkendt af Skatteforvaltningens syv styrelsesdirektører i foråret 2019 og publiceret på intranettet i maj 2019.

Journalinstruksen danner den overordnede ramme for al journalisering i Skatteforvaltningen – uanset hvilket journaliseringssystem der bruges.

Journalinstruksen blev publiceret som en såkaldt meddelelse, hvorfor den er ordregivende.

Mindst en gang om året skal journalinstruksen revurderes, og alle juridiske ændringer skal godkendes af Jura i Skattestyrelsen.

Kommunikationsinitiativer

Publiceringen af journalinstruksen har været fulgt op af to artikler på intranettet om journalisering – dels et interview med en styrelsesdirektør, dels interview med en række medarbejdere.

Journalinstruksen er også omtalt på forum for ledere på Skatteforvaltningens SharePoint, så personalelederne har fået særskilt information.

Herudover er der lanceret et nyt kommunikationswebsted på Skatteforvaltningens intranet, ’Journalisering’ , som samler information om journalisering.

Her er journalinstruksen placeret, og der er bl.a. link til andre relevante kommunikationswebsteder om fx informationssikkerhed, persondatabeskyttelse, ESDH-systemerne F2 og WorkZone samt SKAT Ligning.

Kommunikationswebstedet er således ment som indgang til al relevant tværgående information om journalisering i Skatteforvaltningen.

E-læring om journalisering

Der er udarbejdet en e-læring om journalisering, som primært er målrettet nyansatte og andre med behov for yderligere viden om emnet.

E-læringen tager udgangspunkt i den fælles journalinstruks.

Journaliseringskoordinatorer i hver styrelse

Da opfyldelsen af journaliseringspligten lokalt er forankret i hver styrelse, er der i hver styrelse udpeget en eller flere journaliseringskoordinatorer, som skal være med til at understøtte en effektiv implementering af journalinstruksen i deres egen styrelse.

Der har været afholdt et fælles møde med alle journaliseringskoordinatorerne, og der er på Teams (del af Office 365) oprettet et lukket forum for alle journaliseringskoordinatorerne, hvor de har mulighed for at videndele og sparre med hinanden.

Kontorinstrukser

Som led i implementeringen af journalinstruksen er der igangsat et arbejde med at udarbejde skabeloner til kontor/enhedsinstrukser (afhængig af hvilket journalsystem der bruges) samt en vejledning til at komme i gang med de lokale instrukser.

Dette arbejde pågår stadig.

Lanceringen af ensartede fælles skabeloner til kontorinstruksen er udfordret af de syv styrelsers forskellige tilgang til form og behov for lokale instrukser.

Kvalitetssikring af journaliseringen

Et andet led i implementeringen er kvalitetssikring.

Udgangspunktet er, at de enkelte personaleledere har ansvaret for journaliseringen i deres enhed, og i den forbindelse arbejdes der på at indføre systematisk kvalitetskontrol af de enkelte enheders journalisering.

De endelige retningslinjer herfor vil først kunne udarbejdes efter implementeringen af Skatteforvaltningens fremtidige ESDH-løsning, dvs. formentlig først efter 2020.

Ad 2: Initiativer i WorkZone (captia)

Det fremgik bl.a. af SKATs svar af 6. marts 2018 at: ’SKAT forventer at igangsætte en opgradering af WorkZone i efteråret 2018, som i givet fald vil være afsluttet senest andet kvartal 2019…’

’… SKAT har desuden planlagt en omfattende gennemgang af vejledningsmaterialet til WorkZone.

Der er udarbejdet vejledningsvideoer til WorkZone, og disse vil løbende blive ajourført.

Der planlægges desuden yderligere undervisning i brug af systemet samt i gældende regler om journalisering og god journaliseringspraksis .

’

Til brug for Skattestyrelsens besvarelse af punktet om Initiativer i WorkZone har Skattestyrelsen indhentet et svarbidrag fra Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

Opgradering af WorkZone

Opgraderingen af WorkZone er endnu ikke igangsat.

Der er i 2019 udarbejdet en indstilling til Udviklings- og Forenklingsstyrelsens direktion og Skatteministeriets departement, hvor der er enighed om behovet for en opgradering, men finansiering er endnu ikke anvist.

Der arbejdes på en løsning, så opgraderingen af WorkZone kan iværksættes i 4. kvartal 2020.

Vejledning og undervisning

Som nævnt ovenfor er der er oprettet et nyt kommunikationswebsted på Skatteforvaltningens intranet, hvor alle WorkZone vejledninger er samlet og let tilgængelige.

Enkelte af vejledningerne er blevet ajourført og tilpasses løbende.

En samlet gennemgang af videomateriale og vejledninger vil blive udført i forbindelse med en opgradering, da dette medfører en ændret brugergrænseflade og funktionalitet i systemet.

Der er i løbet af 2. halvdel af 2019 afholdt introkurser vedrørende journalisering og brugen af WorkZone – hovedsageligt for medarbejdere i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, samt enkelte kontorer i Administrations- og Servicestyrelsen og Skattestyrelsen.

Undervisningsindsatsen har været koncentreret om de enheder, hvor behovet var størst.

Ad 3: Initiativer i SKAT Ligning

Det fremgik bl.a. af SKATs svar af 6. marts 2018 at: ’SKAT er ved at gennemgå eksisterende vejledningsmaterialet til SKAT Ligning og udarbejde nye og opdaterede vejledninger.

Der er ligeledes udarbejdet vejledningsvideoer til SKAT Ligning, og disse ajourføres snarest.

Der planlægges desuden at supplere undervisningen i brugen af systemet med vejledningsvideoer’ .

Til brug for Skattestyrelsens besvarelse af punktet om Initiativer i SKAT Ligning har Skattestyrelsen indhentet et svarbidrag fra Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

Forretningskritisk udvikling

Udviklings- og Forenklingsstyrelsens direktion har i 4. kvartal 2018 godkendt en forelæggelse om nødvendig udvikling af SKAT Ligning.

Herunder at systemet skal understøtte korrekt journalisering.

I 2019 er der blevet udviklet og implementeret en ny funktionalitet i SKAT Ligning så det nu er muligt at identificere dokumentets type (sendt, modtaget, internt dokument) samt brevets datering på modtaget post.

Implementeringen af denne funktionalitet var en forudsætning for at kunne udvikle en automatisk dannelse af aktlisten.

Der er ansøgt om midler i 2020 til udvikling og implementering af automatisk dannelse af aktliste.

Vejledning og undervisning

Vejledninger til SKAT Ligning er samlet på Skatteforvaltningens intranet og er let tilgængelige for alle Skatteforvaltningens medarbejdere.

Enkelte af vejledningerne er efterfølgende blevet ajourførte.

Der er endvidere ved at blive udarbejdet manuskripter til videomateriale, og der udbydes undervisning i form af grundkurser og opdateringskurser i brugen af SKAT Ligning.

SKAT Lignings leverandørkontrakt har ikke været udbudsudsat siden 2005, og derfor er SKAT Ligning omfattet af Legacy porteføljen i Skatteforvaltningen.

Der er igangsat et projekt i 2018 for at gøre SKAT Ligning udbudsklar.

Projektet forventes afsluttet 2023 og vil indeholde en omskrivning af hele systemkoden, fjernelse af leverandørafhængigt programmel samt implementering af enkelte forbedringsønsker.

En af leverancerne i projektet er organisatorisk implementering, og det forventes i denne fase, at der udarbejdes opdateret vejledningsmateriale samt undervisning til alle brugere.

Ad 4: Skønsmæssige skatteansættelser

Af svaret af 6. marts 2018 fremgår, at: ’SKAT anerkender som nævnt ombudsmandens kritik vedrørende skønsmæssig ansættelse og vil overveje, hvordan man yderligere kan arbejde med uddannelsesmæssige tiltag og kvalitetssikring med særlig opmærksomhed på skønsmæssig ansættelse af skatter og afgifter.

SKAT vil sørge for videndeling af ombudsmandens redegørelse blandt relevante ledere med henblik på i første omgang at sætte ledelsesmæssigt fokus på dette emne.

’

Skattestyrelsen har løbende fokus på kvaliteten af skønsmæssige ansættelser på alle lovområder, herunder begrundelserne for de skønsmæssige ansættelser.

Afgørelserne udarbejdes bl.a. ved anvendelsen af de værktøjer, der blev redegjort for i SKATs svar til ombudsmanden af 6. marts 2018.

Som nævnt i svaret af 6. marts 2018, fremgår reglerne for skønsmæssige ansættelser samt hvorledes et administrativt skøn skal begrundes i en afgørelse, af Den juridiske vejledning.

Den juridiske vejledning bliver opdateret to gange årligt.

Endvidere findes en beskrivelse af skønssituationen i drejebøger, der benyttes i nogle af Skattestyrelsens fagområder.

Drejebøgerne er en del af administrationsgrundlaget i fx kontrolsager, hvor hvert kontrolprojekt har sin egen drejebog.

Undersøgelsens hovedkonklusioner har endelig været drøftet på møder i en række enheder i Skattestyrelsen.

Kontrol

I nogle af Skattestyrelsens fagområder bliver der bl.a. ført kontrol med, at begrundelsen for skøn i afgørelser er fyldestgørende ved brug af ’andre øjne-konceptet’.

I sager, hvor ’andre øjne-konceptet’ anvendes, foretager en kollega en faglig gennemgang af sagen, inden der udsendes forslag og afgørelse.

Der bliver desuden foretaget en intern kvalitetssikring, hvor der hvert kvartal bliver foretaget en stikprøvevis kontrol af afsluttede sager, med henblik på at konstatere, om afgørelsen er materielt korrekt, og om sagsbehandlingsreglerne er overholdt.

Desuden benyttes ledelsesinvolvering og ledergodkendelse (inkl.

medunderskrift af forslag og afgørelse) af bestemte typer af sager som fx sager af principiel karakter.

Slutteligt benyttes et særligt tjekskema, der skal hjælpe den enkelte sagsbehandler med at have fokus på sagsbehandlingsreglerne.

Undervisning

I fjerde kvartal 2018 blev der endvidere gennemført undervisningsaktiviteter som følge af den nye skattekontrollov.

Denne undervisning indeholdt bl.a. en gennemgang af reglerne om skønsmæssig ansættelse i skattekontrollovens § 74, ligesom materialet indeholdt en case, hvor det ville være relevant at komme ind på gennemførelse af skønsmæssige ansættelser – herunder indholdet af en begrundelse.

Der vil blive redegjort nærmere herfor nedenfor under punktet vedrørende sagstilskæring.

Internt i Skattestyrelsen er der endvidere oprettet et momskorps bestående af 30 medarbejdere, der udvikler og underviser i casebaserede momstemaer.

Korpset har eksisteret i 1½ år og har indtil videre udviklet kurser i syv forskellige momstemaer.

Der er planlagt yderligere kursusudvikling vedrørende to momstemaer, hvoraf det ene vil være ’Skønsmæssige ansættelser på momsområdet’.

Kurserne forventes udbudt fra oktober-november måned 2020.

Taksationer

Arbejdsopgaven med taksationer er beskrevet i Den juridiske vejledning.

Et konkret eksempel på hvordan opgaven løses, kan ses i Skattestyrelsens fagdirektørområde Person, hvor der i arbejdsbeskrivelsen – Taksation Udland SLUT 20xx_arbejdsbeskrivelse – er fastsat retningslinjer for behandlingen af taksationer.

Arbejdsbeskrivelsen ajourføres efter behov eller mindst en gang årligt.

Væsentlige ændringer heri kommunikeres til de medarbejdere i de enkelte driftsenheder, der er beskæftiget med taksationsopgaven.

Taksationerne sker på baggrund af et individuelt og konkret skøn.

Til brug for sagsbehandlingen er der udarbejdet standardbegrundelser, hvor der kan tilføjes individuel tekst.

Formålet med arbejdsbeskrivelsen er, at opgaven løses ens på tværs af Person, Udlands driftsenheder.

Samtidig skal den understøtte god kvalitet og korrekt mandtal.

Den nævnte arbejdsbeskrivelse vedlægges som bilag 1.

Der er endvidere sat særligt fokus på kvalitetssikring af drejebøger og tjekskemaer, som anvendes i projekter, hvor det fremgår, at der skal være særlig opmærksomhed på begrundelserne i sager om skønsmæssige ansættelser.

Derudover gennemføres kontroller i henhold til hovedprocessen for kontrol, hvor arbejdsbeskrivelsen ’Træffer afgørelse’ blandt andet rummer et afsnit omkring skønsmæssige ansættelser (afsnit 4.2.4).

Hovedprocessen og arbejdsbeskrivelserne skal ses som et udtryk for bedste praksis og er normgivende for, hvordan en skatte- og afgiftskontrol skal udføres.

Dette afsnit blev indført efter marts 2018.

Afsnittet i arbejdsbeskrivelsen vedlægges som bilag 2.

Ad 5: Skattemyndighedernes rolle og adfærd – sprogpolitik

Sprogpolitik – fokus på skriftlig kommunikation

I Skatteforvaltningen er der udarbejdet en ny version af den hidtidige sprogpolitik, så den gælder på tværs af Skatteforvaltningens syv styrelser, og dermed sikrer sammenhæng i sproget i mødet med borgere og virksomheder på tværs af hele Skatteforvaltningens fagstyrelser.

Sprogpolitikkens mål er fortsat, at Skatteforvaltningen skriver imødekommende, med modtageren i centrum samt korrekt og forståeligt – og dermed med øje for vigtigheden af en god og tillidsfuld relation mellem skattemyndigheder og borgere og virksomheder.

Sprogpolitikken er derudover suppleret med et mål om, at man i Skatteforvaltningen skriver med udgangspunkt i den effekt man vil opnå, fx at en bestemt information bliver korrekt forstået, at en afgørelse bliver accepteret, eller at modtageren gør noget på en bestemt måde.

Den nye version af sprogpolitikken forventes implementeret i første halvår af 2020 og følges op af helt konkrete retningslinjer for den gode kommunikation til borgere og virksomheder.

Skattestyrelsen arbejder fortsat med at forbedre og kvalitetssikre sprog og opbygning i de tekster, der bliver sendt fra styrelsen.

Kurset ’Sikker Skriveproces – stærkere sagsbehandling’ blev afholdt for 400 kursister i løbet af 2018.

Arbejdet med at videreudvikle afgørelseskonceptet har været påvirket af stor medarbejderudskiftning, men pågår fortsat.

Målet med videreudviklingen er bl.a. at få flere modtagere til at læse og forstå forslag og afgørelser samtidig med at afgørelserne er juridisk korrekte.

Der blev i løbet af 2018 gennemført brugertest, der viste, at det omarbejdede koncept indfrier disse mål.

Det nye afgørelseskoncept forventes færdigudviklet, godkendt og implementeret i løbet af 2020.

Styrket Borgerkontakt – fokus på mundtlig kommunikation

Siden 2016 har det hollandske koncept ’Styrket borgerkontakt’ for god, tillidsfuld og effektiv sagsbehandling været implementeret i Skatteforvaltningen.

Formålet har været at uddanne sagsbehandlere i den inddragende og konfliktforebyggende metode, så de i deres arbejdsopgaver og -processer var i stand til at agere proaktivt, inddragende og løsningsorienteret.

Metoden har vist særdeles gode resultater ift.

at mindske sagsbehandlingstiden og øge brugertilfredsheden og den efterfølgende regelefterlevelse.

Siden primo 2017 har godt og vel 1.000 sagsbehandlere deltaget i opgavetilpassede undervisnings- og forandringsforløb på tværs af de forskellige forretningsområder i Skatteforvaltningen.

Den nye koncernfælles sprogpolitik vedlægges som bilag 3.

Ad 6: Skattemyndighedernes stillingtagen til partsanbringender – sagstilskæring

Det fremgik bl.a. af pkt. 4 i SKATs svar af 6. marts 2018 at: ’Der er vedtaget en ny skattekontrollov og skatteindberetningslov, som er rammesættende for SKATs arbejde, hvorfor SKAT har etableret et projekt, som skal sikre en fornuftig implementering af disse love.

Hensigten er, at instruktion om reglerne mv. igangsættes i efteråret 2018 inden lovens ikrafttræden primo 2019 .

’

Implementering af skattekontrolloven og skatteindberetningsloven

I projektet Implementering af skattekontrolloven og skatteindberetningsloven er der i sidste halvår af 2018 gennemført en række undervisningsaktiviteter rettet mod ledere og medarbejdere, der arbejder med kontrol og indberetning i Skatteforvaltningen.

Der er endvidere sket en opdatering af Den juridiske vejledning, således at lovændringerne mv. nu fremgår af vejledningen.

Undervisning i de forvaltningsretlige grundsætninger

Der er gennemført undervisning i de forvaltningsretlige grundsætninger i relation til skattekontrolloven.

Undervisningen er varetaget af personer, der har været centrale deltagere i hele lovgivningsprocessen og derfor med stor vægt har kunnet redegøre for vigtigheden af, at de forvaltningsretlige grundsætninger anvendes i kontrolsager.

Undervisningen er foregået efter en såkaldt kaskademodel, således at personaleledere, hvis enhed arbejder med kontrol, er blevet undervist som 1. led i kaskaden.

220 personer har deltaget i denne undervisning.

Efterfølgende har personalelederne forestået tilsvarende undervisning i egen enhed, som 2. led i kaskaden.

Slides, caseark med og uden løsningsforslag samt manuskript er sendt til alle personalelederne til støtte og brug for undervisningen i deres enheder.

Videoer om ’Nyhederne’ i skattekontrolloven og skatteindberetningsloven

Ud over undervisningen i de forvaltningsretlige grundsætninger er der lavet 4 videoer, der orienterer om lovændringer og andre nyheder i skattekontrolloven og skatteindberetningsloven.

Der er tale om følgende videoer

Videoerne er udsendt til de enkelte enheder i Skattestyrelsen, som har set videoerne i fællesskab og efterfølgende drøftet de gennemgåede lovændringer samt betydningen heraf for den pågældende enhed.

Enhederne har mulighed for efterfølgende at indsende eventuelle spørgsmål mv. til projektet, som gennemgangen i videoerne har givet anledning til.

På indberetningsområdet er der endvidere gennemført tre juridiske workshops.

På workshopsene deltog personaleledere og 3-7 medarbejdere fra personaleledernes enheder, som efterfølgende videreformidlede gennemgangen af retsreglerne til de øvrige medarbejdere i enheden.

Effektmåling

Der blev i 1. kvartal 2019 gennemført en effektmåling, hvor alle, der har deltaget i undervisningen vedrørende de forvaltningsretlige grundsætninger samt videoundervisningen om nyheder i skattekontrolloven, skulle gennemføre et eLæringsforløb.

Effektmålingen blev gennemført som en test med 9 spørgsmål omhandlende proportionalitet, væsentlighed og begrundelse, hvor mere end 3 fejl blev anset for ’ikke bestået’.

Testen blev udsendt til 1.933 medarbejdere og personaleledere i Skattestyrelsens fagdirektørområder Erhverv, Person, Selskab og Særlig kontrol.

Samlet har 94 procent af respondenterne gennemført testen, der var obligatorisk.

99 procent har bestået testen, hvilket må anses som meget tilfredsstillende og viser, at medarbejdere og personaleledere i Skattestyrelsens kontrolenheder har forstået de forvaltningsretlige grundsætninger og derfor vil kunne anvende dem i forbindelse med kontrolarbejdet.

Opdatering af Den juridiske vejledning 2019-1

Den juridiske vejledning er opdateret med den ændrede lovgivning både vedrørende skattekontrolloven og skatteindberetningsloven.

Der er endvidere udarbejdet selvstændigt afsnit om de forvaltningsretlige grundsætninger i relation til kontrolbeføjelserne.

Afsnittene blev indarbejdet i den vejledning, der blev offentliggjort i januar 2019.

Evaluering af undervisningsaktiviteterne

Der er gennemført en evaluering af de gennemførte undervisningsaktiviteter.

Evalueringen er udsendt til 111 personaleledere, hvoraf 83 har gennemført hele besvarelsen, svarende til en svarprocent på 75.

Evalueringen viser, at de valgte undervisningsaktiviteter har gjort det muligt at nå ud til over 1.700 kontrolmedarbejdere og personaleledere i Skatteforvaltningen, og at de valgte undervisningsaktiviteter har været tilstrækkelige til at formidle både de forvaltningsretlige grundsætninger og de ændringer, der er sket som følge af den nye skattekontrollov og skatteindberetningslov.

De forvaltningsretlige grundsætninger

Evalueringen viser, at 92 procent af personalelederne har angivet, at deres medarbejdere i høj grad eller i meget høj grad har forstået og vil kunne anvende de forvaltningsretlige grundsætninger i forbindelse med kontrolarbejdet.

Dette svarer samlet til en score på 4,2 ud af 5, hvilket må anses for meget tilfredsstillende.

Nyhedsvideoerne

De fire videoer er blevet set rigtig mange gange fra 1.040 visninger for den mest sete, der omhandler skattekontrollovens oplysningspligter til 400 visninger for den mindst sete, der omhandler automatiske indberetninger.

Ca. 60 procent af personalelederne har angivet, at videoerne i høj grad eller i meget høj grad opfylder medarbejdernes behov for information om strukturen og væsentlige ændringer i den nye skattekontrollov og skatteindberetningslov.

Dette svarer samlet til en score på 3,6 ud af 5.

Når der henses til antallet af kontrolmedarbejdere i Skattestyrelsen, der har set videoerne, samt fagdirektørområdernes vurderinger heraf er det vurderet, at videoerne i tilfredsstillende omfang har dækket medarbejdernes konkrete behov for information.

”

Ombudsmanden anførte den 16. april 2020 følgende i et svar til Skattestyrelsen

”1.

Jeg har den 1. marts 2020 modtaget Skattestyrelsens brev med bilag, hvori styrelsen orienterer mig om status for de initiativer, som Skatteforvaltningen omtalte i et svar af 6. marts 2018 på ombudsmandens udkast til redegørelse i sagen.

SKAT gennemgik i brevet af 6. marts 2018 de initiativer, som SKAT havde taget af betydning for opgaveløsningen, og hvilke initiativer der ville blive iværksat i anledning af ombudsmandens kommentarer.

De initiativer, som SKAT omtalte i brevet af 6. marts 2018, angik spørgsmål om journalisering, skønsmæssige ansættelser og stillingtagen til partsanbringender samt SKATs rolle, adfærd og sprog.

I Skattestyrelsens brev, som jeg modtog den 1. marts 2020, har styrelsen redegjort for de gennemførte initiativer og tidsplanen for de initiativer, som endnu ikke er gennemført.

2.

Det fremgår af Skattestyrelsens brev, at der i forhold til journalisering er gennemført en række tiltag, men at der fortsat udestår visse tiltag med hensyn til opgradering af IT-systemer med henblik på at understøtte en korrekt journalisering.

Det fremgår således, at Skatteforvaltningens syv styrelsesdirektører i foråret 2019 godkendte en fælles journalinstruks, der er offentliggjort på bl.a. et kommunikationswebsted, hvor al relevant tværgående information om journalisering i Skatteforvaltningen er samlet.

Derudover er der lavet en e-læring om journalisering, og der er for hver af Skatteforvaltningens syv styrelser udpeget en eller flere journaliseringskoordinatorer, der kan videndele og sparre med hinanden om journaliseringsspørgsmål.

Det fremgår endvidere, at det forventes, at der i forbindelse med implementeringen af Skatteforvaltningens fremtidige ESDH-løsning – der formentlig først vil finde sted efter 2020 – vil blive udarbejdet endelige retningslinjer for systematisk kvalitetskontrol af de enkelte enheders journalisering.

Det er også oplyst, at der i den forløbne periode har været igangsat forskellige arbejder med henblik på at opgradere Skatteforvaltningens IT-systemer WorkZone og SKAT Ligning, der skal understøtte korrekt journalisering.

Opgraderingerne er endnu ikke gennemført, idet dette afventer finansiering og til dels et udbud af IT-systemet SKAT Ligning, der ikke har været i udbud siden 2005.

Det fremgår, at Skatteforvaltningen forventer, at nogle initiativer kan iværksættes i 4. kvartal 2020, mens et projekt, der skal gøre SKAT Ligning udbudsklar, først forventes afsluttet i 2023.

Jeg mener ikke, at jeg inden for rammerne af ombudsmandens undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten har grundlag for at foretage mig mere vedrørende Skatteforvaltningens journaliseringspraksis.

Men jeg beder Skattestyrelsen om at underrette mig, når de igangværende projekter vedrørende opgradering af IT-systemet WorkZone og implementeringen af Skatteforvaltningens fremtidige ESDH-løsning afsluttes.

For så vidt angår opgraderingen af IT-systemet SKAT Ligning henviser jeg til, at jeg i min redegørelse af 26. marts 2020 om egen drift-undersøgelsen af sager om partsaktindsigt hos Skattestyrelsen har bedt styrelsen om at underrette mig om det videre forløb med hensyn til udvikling af journalsystemet SKAT Ligning.

Se redegørelsens pkt. 7.3.

3.

Jeg har endvidere noteret mig, at Skatteforvaltningen gennemfører kontroller og har iværksat uddannelsesmæssige initiativer med henblik på at sikre kvaliteten af Skatteforvaltningens skønsmæssige afgørelser, herunder med hensyn til begrundelserne for afgørelserne.

Det er også oplyst, at der gennemføres undervisning med henblik på at sikre, at der bliver taget stilling til partsanbringender.

Som bekendt vil jeg i 2020 have et særligt fokus på Skatteforvaltningens begrundelser, og jeg har i den forbindelse den 27. januar 2020 iværksat en undersøgelse af Skatteforvaltningens begrundelser af skønsmæssige forhøjelser af skatteansættelsen.

Jeg foretager mig derfor ikke mere vedrørende disse forhold inden for rammerne af ombudsmandens undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten.

4.

Med hensyn til spørgsmålet om Skatteforvaltningens rolle, adfærd og sprog har jeg noteret mig, at Skatteforvaltningen – ud over de initiativer, som SKAT allerede orienterede mig om i sit brev af 6. marts 2018 – arbejder med sin kommunikation med borgere og virksomheder med henblik på at sikre, at afgørelser formuleres korrekt og forståeligt med modtageren i centrum.

Skattestyrelsen har således oplyst, at der arbejdes på at forbedre og kvalitetssikre sprog og opbygning af tekster, som styrelsen sender, og at der bl.a. har været afholdt et kursus ’Sikker skriveproces – stærkere sagsbehandling’ for 400 kursister i løbet af 2018.

Jeg foretager mig herefter ikke mere vedrørende Skatteforvaltningens rolle, adfærd og sprog inden for rammerne af ombudsmandens undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten, men vil i relevant omfang i forbindelse med min behandling af konkrete klagesager, egen drift-sager og generelle egen drift-undersøgelser have fokus på Skatteforvaltningens kommunikation med borgerne.

5.

På baggrund af det arbejde, som Skatteforvaltningen har gennemført og planlagt at gennemføre for at sikre en ordentlig opgaveløsning og adressere de problemer, som ombudsmandens undersøgelse af 30 sager i SKAT og Landsskatteretten afdækkede, har jeg herefter samlet set ikke grundlag for at foretage mig mere inden for rammerne af denne undersøgelse.

Jeg beder dog som anført Skattestyrelsen om at underrette mig, når de igangværende projekter vedrørende opgradering af IT-systemet WorkZone og implementeringen af Skatteforvaltningens fremtidige ESDH-løsning afsluttes.

”

1.

Initiativer for generel journalisering på tværs af systemer

2.

Initiativer i WorkZone (captia)

3.

Initiativer i SKAT Ligning

4.

Skønsmæssige skatteansættelser

5.

Skattemyndighedernes rolle og adfærd – sprogpolitik

6.

Skattemyndighedernes stillingtagen til partsanbringender – sagstilskæring

-

Video om oplysningspligter i skattekontrolloven.

I denne video gennemgås bestemmelserne i skattekontrollovens afsnit I, om den skattepligtiges egen oplysningspligt i forhold til den årlige skatteansættelse.

Dette omfatter bestemmelserne i §§ 1-36.

-

Video om kontrolbeføjelser i skattekontrolloven.

I denne video gennemgås bestemmelserne i skattekontrollovens afsnit II, om kontrolbestemmelser og oplysninger efter anmodning fra den skattepligtige selv og fra tredjemand.

Dette omfatter bestemmelserne i §§ 53-70.

-

Video om de administrative retsfølger i skattekontrolloven.

I denne video gennemgås bestemmelserne i skattekontrollovens afsnit III.

Dette omfatter bestemmelserne i §§ 71-81.

-

Video om skatteindberetningsloven – automatiske indberetninger.

I denne video gennemgås systematikken i skatteindberetningsloven samt de bestemmelser, der er ændret i forhold til den nugældende skattekontrollov.