2014-41. Sagsbehandlingstid på ca. 5½ år i sag om kontrol af prisen på fjernvarme var uacceptabelt lang

2014-41.

Sagsbehandlingstid på ca. 5½ år i sag om kontrol af prisen på fjernvarme var uacceptabelt lang

En advokat klagede til ombudsmanden over Energitilsynets sagsbehandlingstid i en sag om kontrol af prisen på fjernvarme.

Ombudsmanden var enig med Energitilsynet i, at sagsbehandlingstiden havde været alt for lang.

Efter ombudsmandens opfattelse var en sagsbehandlingstid på ca. 5½ år uacceptabel, og ombudsmanden henstillede til Energitilsynet, at sagen snarest blev afsluttet.

Herudover var ombudsmanden enig med Energitilsynet i, at det var beklageligt, at tilsynet ikke i højere grad havde orienteret parterne om, hvorfor sagsbehandlingen trak ud, og at tilsynet ikke i højere grad havde reageret på advokatens henvendelser.

Ombudsmanden var også enig med Energitilsynet i, at det var beklageligt, at Energitilsynet ikke orienterede parterne om, at det ikke var muligt for tilsynet at fremsende en tidsplan for behandlingen af sagen inden for en tidsramme, som tilsynet selv havde oplyst.

Endvidere udtalte ombudsmanden, at det var meget beklageligt, at Energitilsynet i efteråret 2013 – efter 5 års sagsbehandling – ikke havde tilstrækkeligt overblik over sagen til at kunne oplyse en forventet tidsplan for det videre arbejde med sagen.

(Sag nr. 14/01067 og 14/03865)

I det følgende gengives ombudsmandens udtalelse i sagen, efterfulgt af en sagsfremstilling.

Følgende betegnelser er brugt til at anonymisere sagen

A: advokat for X Fjernvarme

Firma B: leverandør af fjernvarme til X Fjernvarme

X Fjernvarme (X Fjernvarmeselskab a.m.b.a.)

Y Kommune

Ombudsmandens udtalelse

1.

Genstanden for min undersøgelse

Jeg har ved min behandling af din klage alene taget stilling til Energitilsynets sagsbehandlingstid i sagen vedrørende de afregningspriser, der anvendes af Firma B A/S (herefter firma B) over for X Fjernvarmeselskab a.m.b.a.

(herefter X Fjernvarme).

Jeg har således ikke taget stilling til Energitilsynets sagsbehandling – eksempelvis tilsynets journalisering – i sagen i øvrigt.

Jeg har dog noteret mig, at Energitilsynet selv har beklaget, at sekretariatets sagsbehandling ikke har været tilfredsstillende, og at dette har været medvirkende årsag til den helt usædvanligt lange og meget utilfredsstillende sagsbehandlingstid.

Min undersøgelse dækker perioden, fra Energitilsynet modtog din klage af 17. november 2008, til Energitilsynet den 3. juli 2014 afgav udtalelse til mig.

2.

Sagsbehandlingstiden

Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om, på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid i en konkret sag overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt, men bygger på en konkret vurdering.

Ved vurderingen af sagsbehandlingstiden i en konkret sag må man – ud over eventuelle særregler på området – tage udgangspunkt i den samlede sagsbehandlingstid.

Derudover må man tage andre forhold i betragtning.

Her tænkes bl.a. på sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid for den pågældende sagstype, myndighedens eventuelle udmeldinger om en forventet sagsbehandlingstid for sagen og de løbende ekspeditioner i sagen.

Den 17. november 2008 anmodede du på vegne af X Fjernvarme Energitilsynet om en kontrol af de afregningspriser, som anvendtes af firma B.

Den 4. juli 2014 sendte Energitilsynet et udkast til en tilkendegivelse i sagen med anmod­ning om at modtage parternes bemærkninger senest den 15. august 2014.

Jeg har ikke modtaget oplysninger om, at Energitilsynet på baggrund af parternes bemærkninger skulle have udarbejdet en endelig tilkendegivelse endnu.

[Jeg har efterfølgende, den 4. januar 2015, modtaget oplysning om, at Energitilsynet den 9. december 2014 har udarbejdet en endelig tilkendegivelse.

]

Jeg bemærker i den forbindelse, at jeg har forstået sagen således, at den endelige tilkendegivelse (når den foreligger) blot er en oplysning om tilsynets opfattelse af sagen, og at tilkendegivelsen alene er tænkt som et grundlag for en forhandling med parterne.

Kun hvis forholdet ikke gennem forhandling kan bringes til ophør, vil Energitilsynet træffe en egentlig afgørelse i sagen.

Der var på tidspunktet for tilsynets udtalelse af 3. juli 2014 til mig gået ca. 5½ år med behandlingen af denne sag.

Både du og firma B har flere gange undervejs i forløbet rykket for en afgørelse i sagen, og du har bl.a. i dit brev af 16. februar 2010 gjort opmærksom på, at det af hensyn til muligheden for eventuelt at kompensere X Fjernvarmes daværende kunder for en for høj fjernvarmepris var vigtigt med en hurtig afgørelse.

Energitilsynet har i sin udtalelse af 3. juli 2014 beklaget sin sagsbehandling, ligesom tilsynet har beklaget, at sagsbehandlingen har været medvirkende til den helt usædvanligt lange og meget utilfredsstillende sagsbehandlingstid.

I et brev af 28. august 2013 til dig har Energitilsynets formand endvidere i anledning af en henvendelse af 9. april 2013 fra dig stærkt beklaget det langstrakte og utilfredsstillende sagsforløb.

Jeg er enig med Energitilsynet i, at sagsbehandlingstiden har været alt for lang.

Efter min opfattelse er en sagsbehandlingstid på ca. 5½ år uacceptabel.

Jeg har ved min vurdering lagt vægt på, at en sagsbehandlingstid på ca. 5½ år i en konkret afgørelsessag og i en enkelt instans – uanset årsagerne hertil – må karakteriseres som særdeles lang.

Hertil kommer, at tilsynet har oplyst at have et mål for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 6,8 måneder for 2014.

Selv om dette mål alene angiver et gennemsnit, giver målet dog en indikation af, hvilken sagsbehandlingstid der må anses for sædvanlig på tilsynets område.

På tidspunktet for Energitilsynets udtalelse af 3. juli 2014 havde sagsbehandlingstiden i den foreliggende sag været ca. 10 gange så lang som dette mål.

Det fremgår endvidere af sagen, at Energitilsynet flere gange undervejs i forløbet mere eller mindre eksplicit har givet indtryk af, at tilsynet forventede, at sagen kunne afgøres inden for en kortere tidshorisont – første gang på mødet den 27. marts 2009 mellem Energitilsynet og firma B, hvor det oplyses, at ”[s]agsbehandlingstiden for Energitilsynssager er på omkring 6-7 måneder”.

Det er tillige indgået i min vurdering, at Energitilsynet i sit udkast til tilkendegivelse af 4. juli 2014 har oplyst, at tilkendegivelsen afgives af tilsynets sekretariat, idet sekretariatet har vurderet, at sagen ikke behøver at blive forelagt Energitilsynet, fordi den ikke omfatter områder af principiel karakter.

Ved min vurdering har jeg endvidere lagt vægt på, at Energitilsynet i visse perioder under sagens behandling ikke foretog nogen – eller i hvert fald kun meget få – eksterne ekspeditioner i sagen, hvorefter tilsynet fortsatte oplysningen af sagen.

Det drejer sig f.eks. om

1. perioden fra den 31. marts 2009, hvor Energitilsynet udsendte referatet fra mødet mellem Energitilsynet og X Fjernvarme den 2. marts 2009, til den 16. juli 2009, hvor Energitilsynet bad X Fjernvarme om at beregne den såkaldte substitutionspris,

2. perioden fra den 10. marts 2010, hvor Energitilsynet til orientering sendte en række regnskabsoplysninger fra firma B til dig, til den 14. september 2010, hvor Energitilsynet besvarede en rykker fra firma B i anledning af en tidligere fremsendt anmodning om et møde, og

3. perioden fra den 27. maj 2011, hvor Energitilsynet besvarede en anmodning om aktindsigt fra dig og stillede et spørgsmål til X Fjernvarme, til den 1. november 2011, hvor Energitilsynet besvarede din e-mail af 21. september 2011 og din rykker for et svar den 11. oktober 2011.

I periode nr. 1 var den eneste eksterne ekspedition, som Energitilsynet foretog, at besvare en e-mail fra dig, hvor du spurgte til sagen.

Svaret blev sendt som en e-mail på en enkelt linje, hvor tilsynet oplyste at ville vende tilbage ”snarest muligt”.

I periode nr. 2 og 3 foretog Energitilsynet ikke nogen eksterne ekspeditioner i sagen.

Der blev således ikke foretaget eksterne ekspeditioner i sagen i to perioder af sammenlagt mere end 11 måneders varighed og kun en enkelt ekspedition i en periode på ca. 3½ måned.

Ved min vurdering af sagsbehandlingstiden er det på den anden side indgået, at der er tale om en kompliceret sag, hvor der har skullet foretages en række vanskelige vurderinger.

Det er også indgået, at det undervejs i forløbet har været vanskeligt at indhente de nødvendige oplysninger i sagen.

Jeg har ligeledes noteret mig, at Energitilsynet flere gange har beklaget sagsbehandlingstiden, og at tilsynet i sit brev af 22. februar 2010 til dig har forklaret dette med, at Energitilsynet i 2009 har foretaget en gennemgang af samtlige regnskaber hos fjernvarmeværker i Region Midtjylland.

På grund af en række konstaterede fejl i den forbindelse medførte denne undersøgelse et større ressourceforbrug end forudset, hvilket har betydet, at en række sager – herunder sagen om X Fjernvarme – måtte sættes i bero eller ikke blev ”startet op i 2009”.

Det fremgår endvidere af det materiale, som jeg har modtaget fra Energitilsynet, at tilsynet den 15. januar 2013 skulle have forklaret sagsbehandlingstiden med, at en anvendelse af tilsynets indgrebsbeføjelser forudsætter, at tilsynet forsøger at få en løsning ad forhandlingens vej.

Jeg bemærker for god ordens skyld, at jeg ikke har kunnet finde en kopi af Energitilsynets brev af 15. januar 2013 i det materiale, som jeg har modtaget fra tilsynet henholdsvis den 3. juli, 4. juli, 8. juli og den 9. september 2014.

Selv om de nævnte forhold i nogen grad kan forklare en lang sagsbehandling, ændrer de ikke ved, at sagsbehandlingstiden efter min opfattelse har været uacceptabel.

Jeg har gjort Energitilsynet bekendt med min opfattelse, og jeg har henstillet til Energitilsynet, at sagen snarest bliver afsluttet.

3.

Underretning af parterne og besvarelse af rykkere

I pkt. 206-208 i Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven står der følgende

”206.

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207.

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstæn­digheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208.

Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme.

Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

”

Energitilsynet har i sin udtalelse af 3. juli 2014 beklaget, at tilsynet ikke i højere grad orienterede parterne om, hvorfor sagsbehandlingen trak ud, og at tilsynet ikke i højere grad reagerede på dine henvendelser.

Jeg er enig i tilsynets beklagelser, og jeg har gjort tilsynet bekendt med dette.

4.

Energitilsynets vanskeligheder med at udarbejde en tidsplan for sagsbehandlingen

Jeg forstår Energitilsynets høringssvar således, at tilsynet beklager, at det ikke underrettede parterne, da det viste sig, at tilsynet ikke ville være i stand til at udarbejde en tidsplan for det videre arbejde med sagen inden for nogle uger fra den 22. november 2013.

Jeg er enig i, at det er beklageligt, at sekretariatet ikke orienterede parterne om, at det ikke var muligt for sekretariatet at fremsende en tidsplan for behandlingen af sagen inden for den tidsramme, som sekretariatet selv havde oplyst.

Jeg har gjort Energitilsynet bekendt med min opfattelse.

Som forklaring på, hvorfor tilsynet ikke mente sig i stand til at udarbejde en tidsplan for behandlingen af sagen, har Energitilsynet bl.a. oplyst følgende i sit høringssvar af 3. juli 2014

”Årsagen til, at det ikke var muligt at udarbejde en tidsplan inden for et par uger efter den 22. november 2013 er, at det på daværende tidspunkt – efter sekretariatets opfattelse – var uafklaret, hvordan sagen mere konkret og præcist skulle omskrives og i hvilken udstrækning, at det var nød­vendigt at indhente yderligere faktum i sagen med henblik på at kunne træffe afgørelse.

”

Jeg mener, at det er meget beklageligt, at Energitilsynet i efteråret 2013 – efter 5 års sagsbehandling – ikke havde tilstrækkeligt overblik over sagen til at kunne oplyse en forventet tidsplan for det videre arbejde med sagen.

Det er forståeligt, hvis tilsynet på baggrund af tidligere fejlvurderinger af, hvornår sagen kunne forventes afsluttet, har ønsket at give en så realistisk tidsplan som muligt.

Efter min opfattelse kan dette imidlertid ikke undskylde, at den tidsplan, som tilsynet stillede parterne i udsigt, at de kunne modtage inden for nogle uger fra den 22. november 2013, først blev udsendt den 19. juni 2014.

Jeg har gjort Energitilsynet bekendt med min opfattelse.

5.

Afsluttende bemærkninger

Jeg har bedt tilsynet om at orientere mig, når sagen vedrørende X Fjernvarme og firma B er færdigbehandlet i Energitilsynet.

Derudover har jeg på baggrund af denne sag besluttet i medfør af ombudsmandslovens § 17, stk. 1, af egen drift at bede Energitilsynet redegøre mere generelt for tilsynets sagsbehandlingstid.

Jeg vedlægger til din orientering en kopi af mit brev til tilsynet.

Da der er tale om en mere generel problemstilling, har denne redegørelse ikke betydning for sagen vedr.

X Fjernvarme og firma B, og du vil derfor ikke fremover blive underrettet om denne generelle sag.

På det foreliggende grundlag foretager jeg mig herefter ikke mere i sagen vedrørende Energitilsynets sagsbehandlingstid i sagen vedrørende X Fjernvarme og firma B.

Sagsfremstilling

I denne sagsfremstilling er alene medtaget de dele af sagsforløbet, som efter min vurdering er nødvendige for at forstå min behandling af klagen over Energitilsynets sagsbehandlingstid.

I brev af 17. november 2008 anmodede advokat A på vegne af X Fjernvarme Energitilsynet om en kontrol af de afregningspriser, som firma B anvendte over for X Fjernvarme.

Den 27. marts 2009 holdt Energitilsynet og firma B et møde.

Af et mødereferat af samme dato fremgår bl.a. følgende

”Den generelle sagsgang

Sekretariatet oplyste, at proceduren er, at parterne selv bygger sagen op.

Det foregår på den måde, at sagsbehandleren i Energitilsynet søger sagen oplyst ved at lade parterne gøre bemærkninger og kommentarer til de påstande og indlæg, som parterne hver især fremkommer med.

Det foregår i en høring af parterne.

Når sagsbehandleren vurderer, at sagen er oplyst, bliver sagsbehandlingen påbegyndt.

Det kan være, at der i løbet af sagsbehandlingen skal indhentes yderligere oplysninger.

Hvis det er nødvendigt, sker der en yderligere høringsrunde.

Hvis der er principielle spørgsmål i sagen, bliver det en sag for Energitilsynet at træffe afgørelse i.

Sekretariatet skal forberede sagen til afgørelse, og derfor er sagsbehandlingstiden længere end ved sekretariatsafgørelser.

Sagsbehandlingstiden for Energitilsynssager er på omkring 6-7 måneder.

Sagsbehandlingstiden for sekretariatsafgørelser er noget kortere alt afhængig af sagen.

…

Sagen vil som anført afhænge af hvad parterne i løbet af sagen fremkommer med påstande om.

Det kan være, at sagen efterhånden som den skrider frem ligefrem ændrer karakter.

Derfor kunne sekretariatet ikke sige noget om hvordan den ville lande i sidste ende.

Det afhænger helt af firma B og af X Fjernvarme.

”

Den 31. marts 2009 sendte Energitilsynet det endelige referat af mødet den 2. marts 2009 til A og firma B.

I samme forbindelse bad Energitilsynet om at modtage firma B’s bemærkninger til en henvendelse fra A.

Tilsynet bad om at modtage bemærkningerne senest den 21. april 2009.

Ved en e-mail af 24. april 2009 rykkede A Energitilsynet for at modtage en kopi af firma B’s bemærkninger.

I en e-mail af 27. april 2009 til A oplyste Energitilsynet følgende

”Bemærkninger er kommet.

Jeg vender tilbage snarest muligt.

”

I et brev af 16. juli 2009 til A beklagede Energitilsynet sagsbehandlingstiden, samtidig med at tilsynet oversendte en kopi af firma B’s brev af 21. april 2009 til tilsynet.

I samme forbindelse bad Energitilsynet om, at X Fjernvarme beregnede den såkaldte substitutionspris.

I et brev af 4. august 2009 spurgte A Energitilsynet, om det var nødvendigt at beregne substitutionsprisen, som Energitilsynet havde bedt om i sit brev af 16. juli 2009.

A anførte i den forbindelse tre grunde til, at en beregning af substitutionsprisen var overflødig, herunder at der for X Fjernvarme ikke herskede no­gen tvivl om, at substitutionsprisen ville være højere end firma B’s leveringspris.

Den 23. september 2009 rykkede A for ”sagsbehandling i sagen”.

I brev af 29. september 2009 svarede Energitilsynet bl.a., at X Fjernvarme ikke havde anmeldt en substitutionspris, som tilsynet havde anmodet om i brevet af 16. juli 2009.

Den 2. oktober 2009 sendte A en beregning af substitutionsprisen.

Den 6. oktober og 2. november 2009 rykkede A på ny Energitilsynet i sagen.

I et brev af 16. februar 2010 til Energitilsynet rykkede A tilsynet for en afgørelse.

I den forbindelse gjorde A Energitilsynet opmærksom på, at det bl.a. af hensyn til X Fjernvarmes mulighed for at kompensere sine kunder for en for høj fjernvarmepris var vigtigt med en hurtig afgørelse.

Energitilsynet besvarede rykkeren ved et brev af 22. februar 2010 til A.

Af brevet fremgår bl.a. følgende

”Energitilsynets sekretariat har endnu ikke truffet afgørelse i sagen.

Årsagen hertil er, at vi i 2009 har foretaget en gennemgang af samtlige regnskaber hos fjernvarmeværker i Region Midtjylland.

I denne gennemgang blev det konstateret, at regnskabsaflæggelsen i mange tilfælde ikke er sket korrekt, og at dette har medført, at relativt store beløb er blevet konteret forkert.

Undersøgelsen krævede således et større timeforbrug end forudset.

Gennemgangen medførte, at sagsbehandlingen af en række sager måtte sættes i bero eller ikke blev startet op i 2009.

For at afhjælpe denne sagspukkel har disse sager høj prioritet i 2010.

Det gælder også sagen vedrørende X Fjernvarme.

Sekretariatet har i den sammenhæng andre sager, der er indkommet før denne sag, og som også har stor betydning for de involverede parter.

Dette er baggrunden for, at det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at præcisere nærmere end, at sagsbehandlingen forventes indledt foråret 2010.

Hvornår sagen afsluttes afhænger af dens fulde omfang, som vil blive vurderet, når sagsbehandlingen indledes.

”

Den 10. marts 2010 sendte Energitilsynet en række regnskabsoplysninger vedrørende firma B til A til orientering.

I en e-mail af 7. september 2010 spurgte firma B Energitilsynet, om det var muligt at afholde et møde med tilsynet.

Den 10. september 2010 rykkede firma B for svar.

Tilsynet svarede den 14. september 2010.

På et møde den 16. december 2010 med deltagelse fra Y Kommune, X Fjernvarme, firma B og Energitilsynet oplyste Energitilsynet, at tilsynet ville arbejde på at træffe en hurtig afgørelse.

Den 27. maj 2011 besvarede Energitilsynet en anmodning om aktindsigt fra A og bad i den forbindelse om inden den 14. juni 2011 at modtage dokumentation for X Fjernvarmes betaling af afgift for varme leveret i 2009.

Ved e-mail af 21. september 2011 stillede A på vegne af sin klient to spørgsmål til Energitilsynet – herunder til sagsbehandlingstiden.

Den 11. oktober 2011 rykkede A for et svar på sin e-mail af 21. september 2011.

Ved e-mail af 1. november 2011 besvarede Energitilsynet spørgsmål fra A’s klient.

Tilsynet oplyste bl.a., at den oprindelige sagsbehandler var sygemeldt, og at tilsynet derfor først forventede at kunne afslutte sagen omkring årsskiftet mellem 2011 og 2012.

Den 26. januar 2012 sendte Energitilsynet et udkast til en tilkendegivelse om sagen.

Den 13. april og 20. juni 2012 rykkede A Energitilsynet for en afgørelse i sagen.

I en e-mail af 5. september 2012 spurgte firma B’s advokat Energitilsynet om, hvornår tilsynet forventede at træffe afgørelse.

Samme dag svarede Energitilsynet bl.a. følgende

”Jeg kan oplyse, at sagen i øjeblikket er i en oplysnings- og forhandlingsfase, som skal afsluttes, før der vil kunne træffes en afgørelse.

Da der fortsat er uenighed om hvordan sagen kan afsluttes – og der muligvis skal fremskaffes yderligere oplysninger – kan der tidligst forventes en afgørelse i sagen ved årets udgang.

”

Energitilsynet sendte samtidig en kopi af ovenstående e-mail til A til orientering.

Den 9. november 2012 sendte Energitilsynet en tilkendegivelse indeholdende en foreløbig konklusion som et oplæg til forhandling til parterne.

Den 7. december 2012 sendte A en række bemærkninger til Energitilsynets tilkendegivelse af 9. november 2012 og sagsbehandlingstiden i sagen.

Det fremgår af det materiale, som jeg har modtaget fra Energitilsynet, at tilsynet den 15. januar 2013 skulle have forklaret sagsbehandlingstiden med, at en anvendelse af tilsynets indgrebsbeføjelser forudsætter, at tilsynet forsøger at få en løsning ad forhandlingens vej.

Den 9. april 2013 sendte A en klage over Energitilsynets sagsbehandling til formanden for Energitilsynet.

Den 8. maj 2013 sendte Energitilsynet en afsluttende tilkendegivelse af, hvorledes sagen efter tilsynets opfattelse forventedes at kunne blive afsluttet, når parterne havde afgivet deres kommentarer.

Den 28. august 2013 svarede Energitilsynet, ved formanden, på A’s klage af 9. april 2013 over sagsbehandlingen.

Af brevet fremgår bl.a. følgende

”Jeg skal indledningsvist beklage, at jeg først svarer dig nu.

Det skyldes, at din klage ved en meget beklagelig fejl først er kommet mig til kendskab nu.

Sagen har haft et helt usædvanligt langstrakt forløb og jeg forstår godt din frustration over, at sagen endnu ikke har kunnet munde ud i en afgørelse.

Som det har fremgået af den omfattende og langstrakte korrespondance, der har været i sagen, og af de tilkendegivelser sekretariatet har sendt undervejs, så har sekretariatet brugt mange ressourcer på at arbejde på sagen.

Det har ikke været muligt at træffe afgørelse i sagen endnu, hvilket bl.a. skyldes sagens kompleksitet, parternes store uenighed (dels med hinandens sagsfremstilling og argumenter, dels med sekretariatets skriftlige tilkendegivelser i sagen) samt manglende oplysninger, som har været meget vanskelige at frembringe.

For at Energitilsynet kan træffe afgørelse er det nødvendigt, at sagens faktum bliver fuldt oplyst, jf. officialprincippet om at en offentlig myndighed har pligt til at indhente alle relevante oplysninger i en sag førend, at der træffes afgørelse, og at Energitilsynet behandler og tager stilling til alle de argumenter parterne anfører undervejs i sagen.

Varmeforsyningslovens indgrebsbeføjelser forudsætter endvidere, at Energitilsynet forsøger at nå en løsning af forhandlingens vej.

Jeg er blevet oplyst om, at kontorchef (…) den 22. august 2013 telefonisk har oplyst dig om, at det vurderes, at sagen indeholder principielle problemstillinger, der indebærer, at Energitilsynet bør træffe afgørelse, samt at han har beklaget det langstrakte og utilfredsstillende sagsforløb, som sekretariatet også bærer en del af ansvaret for.

Jeg vil som formand også gerne stærkt beklage det langstrakte og utilfredsstillende sagsforløb.

Denne sag er højt prioriteret, og afslutningen af den vil ske hurtigst muligt.

Der sigtes pt.

imod, at sagen kan forelægges Energitilsynet til beslutning på tilsynsmødet den 17. december 2013.

Tidspunktet er imidlertid behæftet med væsentlig usikkerhed og forudsætter bl.a. at vi kan få de manglende oplysninger i sagen uden større forsinkelser og at parterne ikke kommer med nyt faktum, anbringender eller argumenter i forhold til, hvad de hidtil er fremkommet med.

”

Den 20. november 2013 klagede A til mig over Energitilsynets sagsbehandlingstid.

På baggrund af klagen ringede en af mine medarbejdere den 22. november 2013 til Energitilsynet om sagen.

Min medarbejder fik oplyst, at Energitilsynet var klar over, at sagsbehandlingstiden var meget beklagelig.

Sagsbehandlingstiden skyldtes bl.a., at sagen er omfangsrig og vanskelig, og at der var sket sagsbehandlerskift undervejs.

Energitilsynet oplyste endvidere, at det var besluttet, at det var nødvendigt at få bistand hos Kammeradvokaten til brug for den afsluttende forberedelse af sagen.

Min medarbejder fik ved telefonsamtalen oplyst, at der i samarbejde med Kammeradvokaten ville blive lagt en tidsplan for det videre arbejde, som Energitilsynet ville orientere A om.

Det var Energitilsynets forventning, at de kunne lave en tidsplan for det videre arbejde inden for et par uger.

Ved et brev af 25. november 2013 bad jeg A om at afvente Energitilsynets forventede tidsplan for færdiggørelsen af sagen, før han tog stilling til, om der var grundlag for at klage til mig igen over sagsbehandlingstiden.

Jeg orienterede i den forbindelse Energitilsynet om mit svar til A.

Den 27. november 2013 skrev A til mig, idet han fastholdt sin klage over Energitilsynets sagsbehandling.

Som begrundelse herfor anførte A bl.a., at det hidtil stort set ikke var lykkedes for Energitilsynet at overholde en eneste af tilsynets tidligere angivelser af, hvornår der kunne forventes at ske noget i sagen.

Ved brev af 3. december 2013 fastholdt jeg min afvisning af – på det foreliggende grundlag – at indlede en ombudsmandsundersøgelse i anledning af A’s henvendelser.

Den 23. januar 2014 rykkede A Energitilsynet for den lovede tidsplan.

Ved brev af 4. marts 2014 til Energitilsynet rykkede A tilsynet for et svar på sin rykker af 23. januar 2014.

Samme dag bad A mig om at genoptage behandlingen af hans klage over Energitilsynets sagsbehandling.

I brev af 7. maj 2014 klagede A til Folketingets Klima-, Energi- og Bygningsudvalg.

A sendte kopi af brevet til Energitilsynet og mig.

I e-mail af 9. maj 2014 svarede Energitilsynet på A’s klage til Folketingets Klima-, Energi- og Bygningsudvalg.

Ved brev af 10. juni 2014 bad jeg Energitilsynet om en udtalelse om den tid, som Energitilsynet indtil da havde brugt på at behandle sagen.

Ved samme lejlighed bad jeg Energitilsynet redegøre for en række yderligere forhold med relation til sagsbehandlingstiden, herunder hvorfor det ikke som forventet var muligt at udarbejde en tidsplan for det videre arbejde inden for et par uger fra den 22. november 2013.

I udtalelse af 3. juli 2014 til mig skrev Energitilsynet bl.a. følgende

”Sagsbehandlingstiden

Sagen startede med, at advokat A på vegne af X Fjernvarmeselskab [herefter X] d. 17. november 2008 anmodede Energitilsynet om en kontrol af de afregningspriser, som anvendes af firma B A/S [herefter B] ved levering af fjernvarme til X.

Sekretariatet sendte d. 19. november 2008 bekræftelse på modtagelsen af ovennævnte brev og indledte straks herefter sagsbehandlingen ved d. 25. november 2008, at sende spørgsmål til B i sagen.

Sekretariatet har siden sagens indbringelse gennemført en omfattende sagsbehandling i sagen, hvilket bl.a. ses afspejlet i den omfattende korrespondance, der har været i sagen.

Således er der i henhold til vedlagte datoliste over ekspeditioner i sagen journaliseret mere end 200 akter på sagen bestående af ind- og udgående breve/mails, samt notater/referater af telefonsamtaler og møder med eksterne parter om sagen.

For hvert ind- eller udgående brev/mail kan være vedhæftet en, få eller adskillige dokumenter.

X og B har igennem hele sagsbehandlingen været uenige om sagens faktum og den juridiske vurdering af dette faktum, og sagsbehandlingen har været vanskeliggjort af manglende oplysninger, som har været vanskelige at frembringe, og at tidligere fremsendte oplysninger efterfølgende er blevet korrigeret.

Sagen er kompleks med mange anbringender fra parterne, og da der er tale om en såkaldt omkostningsfordelingssag, skal der gennemføres vanskelige vurderinger i sagen.

Sagsbehandlingen har bl.a. resulteret i, at sekretariatet har sendt tre tilkendegivelser i sagen med sekretariatets foreløbige vurdering af problemstillingerne.

Den første tilkendegivelse blev sendt den 26. januar 2012, den anden tilkendegivelse blev sendt den 9. november 2012 og den tredje tilkendegivelse blev sendt den 8. maj 2013.

Parterne har kommenteret de fremsendte tilkendegivelser.

Begge parter har været uenige i de fremsendte tilkendegivelser – dog med modstridende synspunkter om behovet for at indhente yderligere faktum, og hvorledes de fremsendte tilkendegivelser skulle ændres.

Sekretariatet sendte ultimo august 2013 brev til advokat A om, at det på baggrund sekretariatets gennemgang af parternes kommentarer til de fremsendte tilkendegivelser var besluttet, at foretage en fuldstændig omskrivning og yderligere oplysning af sagen.

I efteråret 2013 indgik sekretariatet aftale om Kammeradvokaten med henblik på, at Kammeradvokaten kunne bistå sekretariatet med hurtigst muligt at få omskrevet sagen.

Sekretariatet har siden da indhentet yderligere faktum i sagen, og parterne er kommet med yderligere bemærkninger og oplysninger i sagen, og sekretariatet har i samarbejde med Kammeradvokaten arbejdet på den fuldstændige omskrivning af sagen, som vurderedes nødvendig i forhold til sekretariatets tidligere fremsendte tilkendegivelser.

Sekretariatet skal beklage, at sekretariatets sagsbehandling i denne sag ikke har været tilfredsstillende, og at det har været medvirkende til en helt usædvanlig lang og meget utilfredsstillende sagsbehandlingstid i denne sag.

Tidsplan for sagsbehandlingen

Ombudsmanden nævner i sit brev til sekretariatet, at det af sekretariatet mundtligt var blevet oplyst overfor en medarbejder hos Ombudsmanden ved telefonsamtale den 22. november 2013, at det var sekretariatets forventning at kunne udarbejde en tidsplan for det videre arbejde indenfor nogle uger.

Ombudsmanden ønsker en redegørelse for, hvorfor dette ikke som ventet var muligt.

Årsagen til, at det ikke var muligt at udarbejde en tidsplan indenfor et par uger efter den 22. november 2013 er, at det på daværende tidspunkt – efter sekretariatets opfattelse – var uafklaret, hvordan sagen mere konkret og præcist skulle omskrives og i hvilken udstrækning, at det var nødvendigt at indhente yderligere faktum i sagen med henblik på at kunne træffe afgørelse.

Sekretariatet har ved e-mail af 19. juni 2014 orienteret parterne i sagen om, at sekretariatet nu er så langt i arbejdet med omskrivningen af sagen og de udestående vurderinger, at det er muligt at fremsende en tidsplan.

Der sigtes på at sende udkast til tilkendegivelse/afgørelse i høring hos firma B og X Fjernvarme i løbet af uge 27, dvs. første uge af juli 2014, hvorefter parterne gives 6 ugers høringsfrist til at komme med bemærkninger til udkastet.

Efter modtagelsen af høringssvar vil der blive truffet afgørelse hurtigst muligt.

Sekretariatet finder, at det havde været hensigtsmæssigt og god sagsbehandlingspraksis, at sekretariatet undervejs i arbejdet med at udarbejde en tidsplan og omskrive sagen havde orienteret parterne og Ombuds­manden om, hvorfor det endnu ikke var muligt at fremsende en tidsplan for sagens afslutning.

Sekretariatet skal beklage, at dette ikke skete.

Underretning af parterne

Sekretariatet sendte som tidligere nævnt ultimo august 2013 brev til advokat A om, at det på baggrund sekretariatets gennemgang af parternes kommentarer til de fremsendte tilkendegivelser var besluttet at foretage en fuldstændig omskrivning og yderligere oplysning af sagen, og at det på daværende tidspunkt forventedes, at kunne afsluttes i december 2013.

Sekretariatet anførte samtidig at dette tidspunkt var behæftet med væsentlig usikkerhed.

Sekretariatet har ved e-mail af 8. november 2013 meddelt advokat A, at det ikke var muligt at træffe afgørelse i sagen i december 2013.

Samtidig meddelte sekretariatet advokat A, at sekretariatet derfor for nogle uger siden havde indgået aftale med Kammeradvokaten med henblik på, at Kammeradvokaten kunne bistå sekretariatet med hurtigst muligt at få omskrevet sagen.

Det anførtes, at sekretariatet pt.

ikke kunne give et mere præcist bud på, hvornår sagen var omskrevet, så den kan sendes i høring og der kunne træffes beslutning i sagen.

Sekretariatet anførte, at ville udarbejde en ny tidsplan for sagens færdiggørelse hurtigst muligt og orientere parterne i sagen om tidsplanen, så snart den forelå.

Sekretariatet har beklageligvis ikke besvaret advokat A’s breve af d. 23. januar og d. 4. marts 2014.

Sekretariatet har i e-mail af 7. maj 2014 besvaret advokatens brev til Energitilsynet, hvori han orienterer sekretariatet om, at han har sendt et brev til Folketingets klima-, energi- og bygningsudvalg.

Sekretariatet besvarer advokatens brev ved e-mail af 9. maj 2014, med Ombudsmanden i kopi.

I sekretariatets brev forklares det hvorfor, at det endnu ikke har været muligt at fastlægge et bestemt tidspunkt, hvor der kan forventes udkast til afgørelse i sagen.

Det anføres, at sekretariatet som tidligere lovet vil tilsende parterne en tidsplan, så snart det er muligt.

Sekretariatet har i e-mail af 19. juni 2014 meddelt advokaterne for de to parter i B-X sagen en tidsplan for sagen, hvoraf det bl.a. fremgår, at der sigtes på at sende udkast til tilkendegivelse/afgørelse i høring hos firma B og X Fjernvarme i løbet af uge 27, dvs. første uge af juli 2014.

Ombudsmanden er samtidig med parterne blevet orienteret om denne tidsplan.

Sekretariatet finder, at det havde været hensigtsmæssigt og god sagsbehandlingspraksis, at sekretariatet undervejs i højere grad havde orienteret parterne om, hvorfor sagsbehandlingen trak ud samt reageret på advokatens henvendelser.

Sekretariatet skal beklage, at dette ikke skete.

Energitilsynets regler og mål for sagsbehandlingstiden

Af sekretariatets resultatkontrakt for 2014 fremgår det, at man i 2014 har opstillet et mål om, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sekretariatssager skal være 5 pct. lavere end året før.

I 2013 var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 7,2 måneder, dvs. sekretariatet har et sagsbehandlingsmål for 2014 på 6,8 måneder, dvs. at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid skal reduceres med 0,4 måned.

Sekretariatets resultatkontrakt er offentlig tilgængelig på hjemmesiden, men Energitilsynet har ikke udarbejdet en offentlig tilgængelig oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider.

Sekretariatet vil i løbet af 2014 udarbejde en offentlig tilgængelig oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider, jf. Cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandlingstid m.v.”

Den 4. juli 2014 sendte Energitilsynet et udkast til en tilkendegivelse i sagen med anmodning om at modtage parternes bemærkninger senest den 15. august 2014.

Det fremgik af udkastet til tilkendegivelse, at tilkendegivelsen blev afgivet af tilsynets sekretariat, idet sekretariatet vurderede, at sagen ikke behøvede at blive forelagt Energitilsynet, fordi den ikke omfattede områder af principiel karakter.

A meddelte mig den 13. august 2014, at han ikke havde bemærkninger til høringssvaret eller aktlisten.

Ved min behandling af sagen blev jeg opmærksom på, at Energitilsynet ud over sagen om firma B’s afregningspriser havde oprettet en sag vedrørende A’s klager over tilsynets sagsbehandling.

Den 9. september 2014 modtog jeg en datoliste over ekspeditioner i denne sag og en kopi af sagens akter.

Den 11. september 2014 gav jeg A lejlighed til at sende eventuelle bemærkninger til datolisten.

Den 4. januar 2015 modtog jeg en kopi af Energitilsynets endelige tilkendegivelse af 9. december 2014 samt oplysning om, at tilsynet forventede at holde et forhandlingsmøde i slutningen af januar 2015, hvorefter sagen forventedes afsluttet med et pålæg.