2011 20-8. Sagsbehandlingstid i kommune

2011 20-8. Sagsbehandlingstid i kommune

Resumé

I en sag om et vejsyn på en privat fællesvej klagede en borger til ombudsmanden over kommunens sagsbehandlingstid.

Fra borgerens første henvendelse til kommunen frem til kommunens udtalelse til ombudsmanden var der tale om en periode på over 2 år og 7 måneder uden ekspeditioner i sagen.

Ombudsmanden udtalte at det gav et indtryk af at sagen var glemt i kommunen, og mente at kommunens sagsbehandlingstid var meget kritisabel.

Ombudsmanden mente også at det var beklageligt at kommunen ikke havde besvaret rykkere og en anmodning fra Vejdirektoratet om kommentarer, og at kommunen ikke på eget initiativ havde orienteret om sagsbehandlingstiden.

Ombudsmanden henstillede til kommunen at overveje at fastsætte målsætninger om sagsbehandlingstiden og føre kontrol med om de blev overholdt.

(J.nr. 2011-3023-5001)

Ombudsmandens udtalelse

”Der er ikke i forvaltningsloven eller andre relevante love fastsat regler om myndighedernes sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om hvornår en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Når man vurderer en myndigheds sagsbehandlingstid, må man ud over den samlede sagsbehandlingstid tage andre forhold i betragtning

Sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehand­lingstid og de løbende ekspeditioner i sagen.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986), pkt. 206-208, står

’206 .

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207 .

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208 .

Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme.

Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

I brev af 4. juni 1997 henstillede Indenrigsministeriet til blandt andre samtlige kommunalbestyrelser at der blev opstillet målsætninger for hvor hurtigt kommunen vil tilstræbe at behandle sager hvor den skal træffe afgørelser i forhold til borgerne.

Målsætningerne skal være forsvarlige og realistiske, og de bør være offentligt tilgængelige.

Det bør kontrolleres om målsætningerne overholdes.

Borgerne bør under alle omstændigheder have et svar inden en måned efter at kommunen har modtaget sagen.

Kan kommunen ikke træffe afgørelse inden en måned, bør den bekræfte modtagelsen og oplyse hvorfor der ikke er truffet en afgørelse, og så vidt muligt hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Du anmodede i et brev af 17. november 2008 Frederikssund Kommune om at afholde et vejsyn på en privat fællesvej.

Dit ønske skyldes at en del af vejen er i dårlig stand, og at beboerne ikke kan blive enige om at udbedre vejen.

Du har fulgt din henvendelse op med flere kontakter til kommunen.

Desuden har Vejdirektoratet telefonisk den 28. april 2010 og i breve af 29. april 2010 og 2. maj 2011 og en e-mail af 3. december 2010 gjort kommunen opmærksom på sagen.

Den 27. juli 2010 bad Vejdirektoratet om at modtage kommunens kommentarer til sagen senest den 26. august 2010.

Det fremgår af Vejdirektoratets brev af 2. maj 2011 at kommunen som vejmyndighed har pligt til at afholde et vejsyn hvis en vejberettiget anmoder om det med den begrundelse at vejen ikke er i god og forsvarlig stand.

Frederikssund Kommune har i sin udtalelse af 14. juli 2011 oplyst at der ikke er blevet foretaget nogen form for ekspeditioner i sagen.

Der er fra din første henvendelse til kommunen i dit brev af 17. november 2008 frem til kommunens udtalelse af 14. juli 2011 tale om en periode på over 2 år og 7 måneder.

Det giver et indtryk af at sagen var glemt i kommunen.

Jeg mener at kommunens sagsbehandlingstid indtil nu har været meget kritisabel.

Jeg er i øvrigt enig med kommunen i det som den har anført i udtalelsen af 14. juli 2011, om at den skal udføre sine myndighedsopgaver uden unødigt ophold.

I sagen er der rykkere som ikke er blevet besvaret.

Kommunen orienterede dig heller ikke på eget initiativ om sagsbehandlingstiden og om hvornår sagen kunne forventes afgjort.

Desuden svarede kommunen ikke på Vejdirektoratets brev af 27. juli 2010 med anmodning om kommunens kommentarer til sagen.

Det mener jeg er beklageligt.

Frederikssund Kommune har i sin udtalelse af 14. juli 2011 udtalt at den ikke har fastsat mål for sagsbehandlingstiden i denne type sager, men at der bliver kvitteret for modtagelse med oplysning om fremadrettet sagsbehandlingstid.

Kommunen oplyser også at sagen har ført til at forvaltningslovens bestemmelser er blevet indskærpet over for samtlige medarbejdere i afdelingen.

Der er taget initiativ til at indarbejde procedurer som skal sikre at alle fremtidige henvendelser bliver registreret med henblik på at undgå at sager kan ligge ubesvarede i forvaltningen.

Desuden er notatpligten blevet indskærpet da sagen også viser at samtalerne med Vejdirektoratet og dig ikke er blevet registreret.

Jeg kan tilslutte mig kommunens tiltag.

Jeg har på baggrund af sagen henstillet til kommunen at overveje at fastsætte målsætninger for sagsbehandlingstiden i denne type sager og at føre kontrol med om målsætningerne overholdes.

Jeg har gjort Frederikssund Kommune bekendt med min opfattelse.

Jeg har også sendt kommunen en kopi af dette brev.

Desuden har jeg sendt en kopi af dette brev til Vejdirektoratet til orientering.

Ud fra den tidsplan som kommunen har sendt dig i et brev af 28. juli 2011, går jeg ud fra at kommunen nu behandler sagen hurtigst muligt.

Jeg har bedt kommunen om at holde mig orienteret om sagens videre forløb.”