2011 13-2 Sagsbehandlingstiden i Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm

2011 13-2 Sagsbehandlingstiden i Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm

Resumé

En mand klagede i 2010 til ombudsmanden over at Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm endnu ikke havde færdigbehandlet hans sag om vurderingen pr. 1. oktober 2008 af en række sommerhusgrunde.

Nævnet modtog mandens klage i juli 2009 og oplyste i juli 2010 at sagen tidligst kunne forventes afsluttet i august 2011.

Sagsbehandlingstiden i nævnet ville således blive mindst 2 år og 1 måned.

Ombudsmanden afsluttede sin behandling af klagen før vurderingsankenævnet havde færdigbehandlet sagen.

Han udtalte at sagsbehandlingstiden i nævnet, medregnet nævnets prognose for hvornår sagerne kunne afsluttes, klart overskred den sagsbehandlingstid borgeren med rimelig kunne forvente.

Vurderingsankenævnet oplyste at der var problemer med sagsbehandlingstiden i alle landets vurderingsankenævn.

Der var sket en markant stigning i antallet af klagesager i nævnene.

Nævnene var derfor gået sammen om at behandle de ældste sager på landsplan først.

Ombudsmanden udtalte at han ikke kunne kritisere at de ældste sager i landet blev behandlet først.

Ombudsmanden udtalte sig også om pligten til at give underretning om sagsbehandlingstiden.

I den situation vurderingsankenævnene var i, kunne han ikke kritisere at nævnet kun hver 12. måned gav underretning om sagsbehandlingstiden.

De oplysninger som ombudsmanden fik af vurderingsankenævnet om forholdet mellem antallet af klagesager og nævnets ressourcer, bevirkede at ombudsmanden besluttede at rejse en sag af egen drift over for Skatteministeriet om sagsbehandlingstiderne i landets 15 vurderingsankenævn.

(J.nr. 2010-3186-2001)

Ombudsmandens udtalelse

”Sagsbehandlingstiden

Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om en myndigheds sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om hvornår den forløbne tid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

En nærmere bedømmelse af den samlede sagsbehandlingstid kræver en vurdering af den pågældende sags art og eventuelt også sagens konkrete omstændigheder.

Der må således f.eks. tages hensyn til i hvilken udstrækning en konkret behandling af sagen har krævet indhentelse af (yderligere) oplysninger eller gennemførelse af andre tids- og ressourcekrævende processkridt, om sagens afgørelse – når den i øvrigt er klar til afgørelse – er mere eller mindre kompliceret, og om sagen af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser må anses for mere eller mindre hastende.

Ligeledes kan en sag give anledning til mere generelle eller principielle overvejelser som kan betyde en længere samlet sagsbehandlingstid.

Derimod kan der efter min opfattelse ved vurderingen af den generelt acceptable sagsbehandlingstid på et område ikke tages hensyn til myndighedens (og medarbejdernes) subjektive forhold da vurderingen må hvile på et objektivt grundlag.

At myndigheden således i almindelighed har utilstrækkelige ressourcer, eller at der på et sagsområde kommer flere sager end forventet, kan således nok for myndighedens medarbejdere være subjektivt undskyldende momenter, men det kan ikke bevirke en forlængelse af den tid som må anses for en i almindelighed acceptabel sagsbehandlingstid på området.

Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm har i brevene af 29. juli 2009 og 27. juli 2010 til dig henvist til at den lange sagsbehandlingstid skyldes et stort antal klager modtaget hos nævnet.

Nævnet modtog din klage over Skattecenter Bornholms vurdering af dine sommerhusgrunde i område (X) den 10. juli 2009.

Fra nævnet modtog din klage den 10. juli 2009, og indtil nu har nævnets sagsbehandlingstid været mere end 1 år og 8 måneder.

(Nævnet har derudover oplyst at det tidligst forventer at din sag vil blive forelagt for nævnet i august 2011).

Det fremgår af nævnets udtalelse af 22. september 2010 at nævnet (ud over brevene til dig af 29. juli 2009 og 27. juli 2010) ikke har foretaget yderligere sagsbehandlende tiltag i sagen.

Den offentlige ejendomsvurdering af landets faste ejendomme finder sted hvert andet år.

Det følger af § 1 i ejendomsvurderingsloven (lovbekendtgørelse nr. 740 af 3. september 2002) at ejerboliger vurderes i ulige år, mens andre ejendomme vurderes i lige år.

Da din sag vedrører sommerhusgrunde, er der foretaget offentlig ejendomsvurdering i lige år.

Denne sag vedrører ejendomsvurderingen pr. 1. oktober 2008.

Ejendomsvurderingen bruges bl.a. som grundlag for beregning af ejendommens grundskyld (§ 1, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 1006 af 26. oktober 2009 om kommunal ejendomsskat) og for så vidt angår ejerboliger mv. som beregningsgrundlag for ejendomsværdiskatten for ejendommen (§ 4 a, stk. 1, nr. 1, i ejendomsværdiskatteloven, lovbekendtgørelse nr. 912 af 22. august 2008).

Det er min opfattelse at sagsbehandlingstiden i din sag om Skattecenter Bornholms vurdering af dine sommerhusgrunde i område (X) i perioden fra nævnet modtog din klage den 10. juli 2009, til nævnets prognose for hvornår sagen kan forventes afsluttet, klart overstiger den sagsbehandlingstid borgeren med rimelighed kan forvente.

Nævnet har oplyst at sagen tidligst forventes forelagt for nævnet i august 2011.

Jeg har gjort Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm bekendt med min opfattelse.

Mål for sagsbehandlingstiden

Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 beskriver hvordan en myndighed bør tilrettelægge sagsbehandlingen.

Det fremgår af skrivelsen at det er hensigtsmæssigt at myndigheden opstiller nærmere målsætninger for hvor hurtigt myndigheden tilstræber at kunne behandle sine sager.

Hvor der gør sig særlige forhold gældende, kan en myndighed dog undlade at opstille mål for sagsbehandlingstider.

Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm har i sin udtalelse af 22. september 2010 til mig oplyst at nævnet ikke har fastsat konkrete mål for sagsbehandlingstiden i denne type sager eller andre typer sager.

Nævnet har oplyst at det behandler sagerne hurtigst muligt og i den rækkefølge de er modtaget, og at nævnet og sekretariatet har den generelle målsætning for sagsbehandlingstiden at sagerne behandles så hurtigt som de tildelte ressourcer giver mulighed for.

Nævnet har i sin udtalelse af 22. september 2010 bl.a. også oplyst følgende

’Den daglige sekretariatsbetjening af Vurderingsankenævn Bornholm blev frem til udgangen af nævnenes funktionsperiode varetaget af medarbejdere fra Skattecenter Bornholm.

Fra 1. juli 2010 varetages sekretariatsbetjeningen af det nye fællesnævn af Ankenævnssekretariat København.

Ankenævnssekretariat København betjener ligeledes Vurderingsankenævn København, der har ubehandlede klager modtaget før de i denne sag omhandlende.

Ankecentret har blandt andet i det lys netop iværksat en omfordeling af ressourcerne i forhold til betjeningen af de nævn der har de ældste sager.

Det forventes på den baggrund, at ca. 95% af sagerne til landets vurderingsankenævn modtaget før 1. januar 2008 er færdiggjort til forelæggelse for ankenævnene inden 1. januar 2011.

Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm har ingen ubehandlede klager modtaget før denne dato, og grundet den landsdækkende fokusering på de ældste sager, forventer nævnet kun i begrænset omfang at få forelagt vurderingssager i efteråret 2010.’

På den baggrund har jeg forstået det sådan at der i lyset af de mange sager modtaget hos ankenævnene er foretaget en omfordeling af de tildelte ressourcer sådan at sagsbehandlingen nu er tilrettelagt så de sager der på landsplan er ældst, som udgangspunkt bliver behandlet først.

En sådan prioritering kan i sig selv ikke give mig anledning til kritik.

Jeg kan i dette lys heller ikke kritisere at nævnet ikke har opstillet konkrete mål for hvor hurtigt sagerne kan behandles.

Under hensyn til at ejendomsvurderinger foretages med 2 års intervaller, vil der i forlængelse af hver enkelt vurdering naturligt opstå en spidsbelastning hos (først SKAT og siden) vurderingsankenævnene fordi der bliver klaget nogenlunde samtidig i en lang række sager.

Jeg mener ikke man kan forlange at vurderingsankenævnenes sagsbehandlingskapacitet skal være tilrettelagt og afpasset sådan at den store sagsmængde der periodisk opstår, til enhver tid kan afvikles umiddelbart uden at der må påregnes flaskehalsproblemer i sagsbehandlingen.

Det er dog min opfattelse at vurderingsankenævnene så vidt muligt bør indrette deres sagsbehandling sådan at man som borger kan påregne at en klagesag ved vurderingsankenævnet er afgjort inden den næste ordinære offentlige ejendomsvurdering 2 år senere.

Dermed vil en fejl i ejendomsvurderingen fra forrige offentlige ejendomsvurdering ikke gå igen i den næste ejendomsvurdering.

Jeg har overvejet om der er omstændigheder i din sag der giver mig grundlag for at afgive en henstilling til vurderingsankenævnet om at fremskynde sagen mest muligt.

Jeg har imidlertid vurderet at der ikke er omstændigheder i din sag der giver mig grundlag for at afgive en sådan henstilling.

Jeg har lagt vægt på at vurderingsankenævnene har foretaget en prioritering af sagerne så de ældste sager på landsplan bliver behandlet først.

En henstilling fra min side om at fremskynde behandlingen af din sag ville således indebære at behandlingen af de sager der på landsplan er ældre end din, ville trække yderligere ud.

Derfor afgiver jeg ikke en henstilling om at prioritere din sag forud for andre sager.

Jeg har imidlertid besluttet at rejse en generel sag af egen drift over for Skatteministeriet om sagsbehandlingstiderne i vurderingsankenævnene.

Jeg anser dig ikke for at være part i den sag, og du vil ikke blive underrettet særskilt om resultatet af den generelle sag.

Underretning

Pkt. 206-207 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (vejledning nr. 11740 af 4. december 1986) indeholder følgende retningslinjer

’206.

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207 .

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.’

Jeg har tidligere udtalt mig om spørgsmålet om offentlige myndigheders underretning af klagere jf. pkt. 206 og 207 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, bl.a. i Folketingets Ombudsmands beretning for 2001, s. 807 ff* (se s. 863, 2. spalte).

I den forbindelse udtalte jeg bl.a. følgende

’Herefter har myndigheden ikke blot pligt til at underrette parten i tilfælde hvor sagen trækker længere ud end myndigheden i den konkrete sag (eventuelt som svar på en rykker) har givet udtryk for overfor parten, men også i tilfælde hvor sagsbehandlingen bliver mere langvarig end det ud fra partens synspunkt med rimelighed kan forventes.

Myndigheden må således vurdere hvor lang tid parten med rimelighed kan forvente at der i almindelighed vil medgå til behandlingen af en sag af den omhandlende art, og – når dette tidsrum er forløbet – underrette parten om at behandlingen af sagen trækker ud, og så vidt muligt om hvornår sagen kan forventes afsluttet.’

Jeg udtalte i den forbindelse at der i en sådan situation burde gives underretning efter pkt. 206 og 207 i Justitsministeriets vejledning ca. hver 3. måned.

Dette har jeg gentaget f.eks. i Folketingets Ombudsmands beretning for 2007, s. 650*, og for 2008, s. 517* og s. 534 f*.

I din sag var vurderingsankenævnet lige fra nævnet den 10. juli 2009 modtog din klage, klar over at sagen på grund af det meget store antal klagesager ikke realistisk ville kunne færdigbehandles før tidligst et år senere.

Derfor skrev vurderingsankenævnet allerede den 29. juli 2009 til dig at der kunne gå op til 12 måneder inden sagen blev forelagt for nævnet.

Kort før der var gået et år, skrev vurderingsankenævnet endnu en underretning til dig.

Her skrev nævnet at man forventede at du tidligst kunne få behandlet din klage i august 2011.

Nævnet har ikke givet dig yderligere underretninger.

Med den viden nævnet har og har haft om udsigterne til hvornår sagen realistisk vil kunne færdigbehandles, ville det efter min opfattelse være et unødvendigt og forsinkende element i sagen hvis nævnet skulle give dig underretning hver 3. måned om hvad sagen beroede på.

Derfor kan det ikke give mig grundlag for kritik at nævnet indtil nu kun har underrettet dig 2 gange om hvornår sagen kunne færdigbehandles.

Da der imidlertid er tale om en meget lang sagsbehandlingstid, og da der kun er givet underretning hver 12. måned, mener jeg at det havde været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis nævnet havde givet dig en mere uddybende og fyldestgørende forklaring på årsagerne til den lange sagsbehandlingstid og på de vilkår vurderingsankenævnet arbejder under i disse sager.

Jeg går ud fra at underretningerne der er givet til dig i sagen, er standardbreve som nævnet også sender ud i en række andre sager.

Derfor ville formuleringen også kunne bruges i disse sager.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af din klage over sagsbehandlingstiden i din sag om Skattecenter Bornholms vurdering af dine sommerhusgrunde i område (X).

…”.

Sagsfremstilling

Det fremgår af sagens akter at Vurderingsankenævn Bornholm den 10. juli 2009 modtog A’s klage over Skattecenter Bornholms vurdering pr. 1. oktober 2008 af A’s sommerhusgrunde i område X.

I et brev af 29. juli 2009 bekræftede Vurderingsankenævn Bornholm modtagelsen af A’s klage.

Samtidig skrev vurderingsankenævnet følgende

”Klagen bliver behandlet så hurtigt som muligt.

På grund af et meget stort antal klager, kan der gå op til 12 måneder, inden sagen bliver forelagt for nævnet.”

I et brev af 27. juli 2010 skrev Vurderingsankenævn Bornholm følgende til A

”Vurderingsankenævnet har endnu ikke behandlet den modtagne klage over vurderingen pr. 1. oktober 2008 af ejendommen (…).

Klagen bliver behandlet så hurtigt som muligt.

På grund af et stort antal klager, forventer vi, at sagen tidligst bliver forelagt for nævnet i august 2011.”

I et brev af 10. august 2010 klagede A til mig, bl.a. over at Vurderingsankenævn Bornholm havde meddelt A at han tidligst kunne forvente at få behandlet sin klage i august 2011.

Jeg bad den 26. august 2010 Vurderingsankenævn Bornholm om en udtalelse om den tid vurderingsankenævnet indtil da havde brugt på at behandle sagen, og om at låne mig sagens akter.

Jeg bad også vurderingsankenævnet om at sende mig en datoliste over de ekspeditioner der var foretaget i sagen.

Jeg bad endvidere nævnet om at angive i hvilket omfang det havde underrettet A om at sagen trak ud.

Endelig bad jeg nævnet om at oplyse om det havde fastsat regler for hvor hurtigt det ønskede at behandle sager af denne type, og hvis dette var tilfældet, om at oplyse hvilke mål for sagsbehandlingstiden der var fastsat.

Den 23. september 2010 modtog jeg Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholms udtalelse af 22. september 2010.

Nævnet skrev bl.a. følgende i sin udtalelse

”Klagerne er registreret som modtaget af nævnet den 10. juli 2009, og der er sendt kvitteringsskrivelser til klagere og ejere henholdsvis den 29. og 30. juli 2009.

I kvitteringsskrivelserne er oplyst en forventet sagsbehandlingstid på 12 måneder.

Den 27. juli 2010 skrives der igen til klagere og ejere, idet det oplyses at der må forventes, at der går yderligere 12 måneder inden sagen kan blive forelagt nævnet.

Ud over den her omtalte korrespondance, er der pr. dags dato ikke sket sagsbehandlende tiltag i sagerne.

Nævnet behandler sagerne hurtigst muligt og i den rækkefølge de er modtaget fra Skat.

Sagsbehandlingstiden på de konkrete sager er ikke udtryk for den tidligere sagsbehandlingstid i nævnet, men et udtryk for den fremtidige forventede sagsbehandlingstid.

Nævnet har ikke fastsat konkrete mål for sagsbehandlingstiden på klager over den almindelige vurdering.

Nævnet har ej heller konkrete mål på sagsbehandlingstiden for andre typer sager.

Nævnet og sekretariatet har dog den generelle målsætning for sagsbehandlingstiden, at sagerne behandles så hurtigt som de tildelte ressourcer giver mulighed for.

Den daglige sekretariatsbetjening af Vurderingsankenævn Bornholm blev frem til udgangen af nævnenes funktionsperiode varetaget af medarbejdere fra Skattecenter Bornholm.

Fra 1. juli 2010 varetages sekretariatsbetjeningen af det nye fællesnævn af Ankenævnssekretariat København.

Ankenævnssekretariat København betjener ligeledes Vurderingsankenævn København, der har ubehandlede klager modtaget før de i denne sag omhandlende.

Ankecentret har blandt andet i det lys netop iværksat en omfordeling af ressourcerne i forhold til betjeningen af de nævn der har de ældste sager.

Det forventes på den baggrund, at ca. 95% af sagerne til landets vurderingsankenævn modtaget før 1. januar 2008 er færdiggjort til forelæggelse for ankenævnene inden 1. januar 2011.

Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm har ingen ubehandlede klager modtaget før denne dato, og grundet den landsdækkende fokusering på de ældste sager, forventer nævnet kun i begrænset omfang at få forelagt vurderingssager i efteråret 2010.”

Den 1. oktober 2010 meddelte A en af mine medarbejdere telefonisk at han ingen bemærkninger havde til nævnets udtalelse.

I et brev af 6. oktober 2010 bad jeg igen skatte- og vurderingsankenævnet om at låne mig sine akter i sagen – som ikke var vedlagt nævnets brev af 22. september 2010.

Den 18. oktober 2010 modtog jeg akterne i sagen fra Skatte- og Vurderingsankenævn Bornholm.

I et brev af 28. oktober 2010 orienterede jeg A om at jeg nu ville forsøge at behandle sagen på grundlag af udtalelsen og akterne i sagen.

NOTER: (*) FOB 2001, s. 807 ff (se s. 863, 2.spalte) , FOB 2007, s. 650 , og FOB 2008, s. 517 og s. 534 .