2010 20-8 Sagsbehandlingstid i kommune

2010 20-8 Sagsbehandlingstid i kommune

Resumé

I en sag om støjende og generende erhverv på en naboejendom klagede en borger til ombudsmanden over kommunens sagsbehandlingstid.

Inden kommunens behandling havde sagen haft et langvarigt forløb, først i amtet og senere i Hovedstadens Udviklingsråd.

Fra kommunen begyndte at behandle sagen, og indtil kommunen traf afgørelse, gik der over 5 år og 3 måneder.

I en periode på over 3 år skete der intet i sagen.

Ombudsmanden udtalte at det gav indtryk af at sagen var glemt i kommunen, og mente at kommunens sagsbehandlingstid var meget kritisabel.

Ombudsmanden mente også det var beklageligt at kommunen ikke havde besvaret en rykker og heller ikke på eget initiativ havde orienteret om sagsbehandlingstiden.

Ombudsmanden henstillede til kommunen at overveje at fastsætte målsætninger om sagsbehandlingstiden og føre kontrol med om disse blev overholdt.

(J.nr. 2010-0688-1002)

Ombudsmandens udtalelse

”Der er ikke i forvaltningsloven eller andre relevante love fastsat regler om myndighedernes sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om hvornår en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man ud over den samlede sagsbehandlingstid tage andre forhold i betragtning

Sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid og de løbende ekspeditioner i sagen.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986), pkt. 206-208, står

’206 .

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207.

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208 .

Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme.

Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

I brev af 4. juni 1997 henstillede Indenrigsministeriet til bl.a. samtlige kommunalbestyrelser at der blev opstillet målsætninger for hvor hurtigt kommunen vil tilstræbe at behandle sager hvor den skal træffe afgørelser i forhold til borgerne.

Målsætningerne skal være forsvarlige og realistiske, og de bør være offentligt tilgængelige.

Det bør kontrolleres om målsætningerne overholdes.

Borgerne bør under alle omstændigheder have et svar inden en måned efter sagens modtagelse.

Kan afgørelse ikke træffes inden en måned, bør kommunen bekræfte modtagelsen og oplyse hvorfor der ikke er truffet en afgørelse, og så vidt muligt hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Fredensborg Kommune har i sagen udtalt at kommunen ikke kan redegøre for sagsbehandlingen hos andre myndigheder end hos kommunen selv.

Min bedømmelse af Fredensborg Kommunes sagsbehandlingstid omfatter imidlertid også den periode hvor sagen blev behandlet af Fredensborg-Humlebæk Kommune.

Det skyldes at Fredensborg-Humlebæk Kommune ved kommunalreformen blev sammenlagt med Karlebo Kommune og blev til Fredensborg Kommune.

Lov nr. 540 af 24. juni 2005 om revision af den kommunale inddeling bestemmer i § 36 at kommunalbestyrelserne i de nye kommuner den 1. januar 2007 indtrådte i de rettigheder og pligter som kommunalbestyrelserne i de kommuner der indgik i sammenlægningen, havde erhvervet, henholdsvis påtaget sig.

Samtidig overtog de nye kommuner de i sammenlægningen deltagende kommuners aktiver og passiver.

Første gang der blev rettet henvendelse til Fredensborg-Humlebæk Kommune i sagen om aktiviteterne på den omhandlede ejendom, var i et brev af 28. juni 1998.

Kommunen sendte den 13. oktober 1998 sagen videre til Frederiksborg Amt som skulle behandle sagen.

Denne periode i Fredensborg-Humlebæk Kommune giver mig ikke anledning til bemærkninger.

Frederiksborg Amt nåede ikke at behandle sagen inden kompetencen den 1. juli 2000 overgik til Hovedstadens Udviklingsråd.

Amtet sendte derfor sagen videre til udviklingsrådets behandling og afgørelse den 6. juli 2000.

Heller ikke Hovedstadens Udviklingsråd nåede at behandle sagen.

Udviklingsrådet skrev i et brev af 17. december 2004 til din mand at kommunerne pr. 1. januar 2003 havde overtaget kompetencen, og at henvendelse i sagen derfor skulle ske til Fredensborg-Humlebæk Kommune.

Din mand rettede derfor i et brev af 22. december 2004 henvendelse til Fredensborg-Humlebæk Kommune.

Kommunen svarede i et brev af 10. januar 2005 at kommunen havde fundet sagen frem og kunne konstatere at sagen havde afventet fornyet sagsbehandling siden Hovedstadens Udviklingsråd fremsendte et større antal uafsluttede sager til kommunen.

Kommunen vedlagde en kopi af et brev af samme dato til ejeren af den ejendom som sagen angik.

Brevet var en anmodning til ejeren om oplysninger til sagen så kommunen kunne afgøre sagen.

Fredensborg Kommune har i sin udtalelse af 29. april 2010 til mig anført at det var en fejl at Hovedstadens Udviklingsråd ikke færdigbehandlede sagen, men i stedet sendte sagen til Fredensborg-Humlebæk Kommune.

Det er ikke klart for mig hvornår kommunen modtog sagen fra udviklingsrådet.

Der er heller ikke oplysninger i sagen om at kommunen kontaktede udviklingsrådet med henblik på at afklare hvem der skulle færdigbehandle sagen.

Jeg mener ikke at dette forhold kan fritage kommunen for ansvaret for sagsbehandlingstiden i sagen fra den 10. januar 2005 hvor kommunen faktisk påbegyndte sagsbehandlingen, jf. ovenfor.

Fra den 10. januar 2005 til Fredensborg Kommune traf afgørelse i sagen den 29. april 2010, gik der over 5 år og 3 måneder.

I en periode på over 3 år mellem 2005 og 2008 skete der intet i sagen.

Det giver et indtryk af at sagen var glemt i kommunen.

Jeg mener at kommunens sagsbehandlingstid er meget kritisabel.

I sagen er en rykker af 5. maj 2005 som ikke blev besvaret.

Kommunen orienterede heller ikke på eget initiativ om sagsbehandlingstiden og om hvornår sagen kunne forventes afgjort.

Det mener jeg er beklageligt.

Fredensborg Kommune har i sin udtalelse af 29. marts 2010 oplyst at kommunen ikke har fastsat mål for sagsbehandlingstiden i denne type sager.

Jeg henstiller på baggrund af sagen at kommunen overvejer at fastsætte sådanne målsætninger i sager efter planlovgivningen, og at kommunen fører kontrol med om målsætningerne overholdes.

Jeg henviser til det som er anført ovenfor om Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997.

Jeg har gjort Fredensborg Kommune bekendt med min opfattelse.

Jeg har også sendt kommunen en kopi af dette brev.

Fredensborg Kommune har den 29. april 2010 truffet afgørelse i sagen.

Jeg foretager mig derfor ikke mere i sagen om kommunens sagsbehandlingstid.

…”