2010 20-1. Videregivelse af oplysninger om ansat som følge af kommunalreformen

2010 20-1. Videregivelse af oplysninger om ansat som følge af kommunalreformen

Resumé

Et forbund klagede på vegne af et medlem fordi der mod hendes ønske blev videregivet oplysninger om medlemmets sygdomsforløb fra et amt, hvor hun var ansat, til hendes nye arbejdsgiver, en kommune, i forbindelse med kommunalreformen.

Ombudsmanden mente at kvindens overgang fra amtet til kommunen skete som led i en succession hvor kommunen indtrådte i det retsforhold som eksisterede mellem amtet og kvinden.

Som en naturlig følge heraf måtte kommunen også overtage kvindens personalesag.

Den omstændighed at der var tale om succession, indebar efter ombudsmandens opfattelse at reglerne i forvaltningsloven og helbredsoplysningsloven om videregivelse af oplysninger ikke skulle anvendes da kommunen overtog kvindens personalesag fra amtet.

Ombudsmanden mente derfor ikke at der var udsigt til at han ved at undersøge sagen yderligere ville kunne kritisere at disse regler var overtrådt.

Ombudsmanden mente heller ikke der var udsigt til at han kunne kritisere kommunens vurdering af at de modtagne oplysninger om kvinden var korrekte, ajourførte og relevante.

(J.nr. 2008-4564-803).

A, der var ansat i Vestsjællands Amt, overgik i forbindelse med kommunalreformen til X Kommune med virkning fra den 1. januar 2007.

Kommunen modtog som et led i overgangen A’s personalemappe fra amtet.

I personalemappen var der oplysninger om A’s sygdomsforløb i stillingen hos amtet.

Disse oplysninger modtog kommunen selv om A over for amtet havde bedt om at oplysningerne ikke blev videregivet til hendes nye arbejdsgiver.

Anmodningen skyldtes at der var uenighed mellem amtet og A om bl.a. omfanget af hendes sygefravær.

A’s forbund klagede derfor på vegne af A til mig.

I mit svar til forbundet skrev jeg følgende

”…

Jeg har gennemgået forbundets klage med bilag, og jeg har på det grundlag besluttet ikke at undersøge sagen yderligere.

Det skyldes at jeg ikke mener at der er udsigt til at jeg kan kritisere (X) Kommune og Datatilsynet.

Hvis en klage ikke giver ombudsmanden anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes uden at ombudsmanden først forelægger sagen for myndigheden til udtalelse (§ 16, stk. 2, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand).

Jeg har lagt vægt på følgende

Forbundet skriver i sin klage af 5. marts 2008 at (A) føler sig krænket fordi oplysninger om hendes sygdomsforløb mod hendes ønske blev videregivet fra Vestsjællands Amt til hendes nye arbejdsgiver, (X) Kommune, i forbindelse med kommunalreformen.

Forbundet beder mig vurdere om regler om videregivelse af oplysninger i forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 1365 af 7. december 2007), helbredsoplysningsloven (lov nr. 286 af 24. april 1996 om brug af helbredsoplysninger m.v. på arbejdsmarkedet) og persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger) er blevet tilsidesat.

I forbindelse med kommunalreformen var der en gældende regel om at den eller de myndigheder som fik overført en opgave i henhold til lovgivningen om kommunalreformen den 1. januar 2007, også skulle overtage de ansatte der udelukkende eller helt overvejende var beskæftiget med varetagelsen af opgaven.

Det følger af § 4, stk. 1, i lov nr. 539 af 24. juni 2005 om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen.

§ 15 i denne lov indeholdt en særlig bestemmelse om forholdet til forvaltningsloven.

Denne bestemmelse undtog dele af forvaltningsloven fra at gælde ved forhandlinger, aftaleindgåelse, vedtagelse af mæglingsforslag og beslutninger ved fordelingsproceduren af bl.a. ansatte mellem de myndigheder hvorfra og hvortil der skulle overføres opgaver.

Derimod blev der ikke i loven eller i det lovforslag der lå bag loven, taget stilling til hvorledes man skulle forholde sig til de ansattes personalesager i de nedlagte myndigheder.

Lovforslaget er optrykt i Folketingstidende 2004-05, 2. samling, tillæg A, s. 2842 ff.

Det blev dog bestemt i lovens § 6, stk. 1, at virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse) fandt anvendelse for de overenskomstansatte mv. der ikke efter de gældende regler var omfattet af denne lov.

Formålet med denne regel var bl.a. at sikre at de pågældendes ansættelsesvilkår blev videreført uændret under de ansættelsesmyndigheder hvortil opgaverne blev overført.

Det fremgår af de specielle bemærkninger i lovforslaget (s. 2867).

Virksomhedsoverdragelseslovens § 2, stk. 1, lyder således

’Overdrages en virksomhed eller en del heraf, indtræder erhververen umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser, der bestod på overtagelsestidspunktet i henhold til

1) kollektiv overenskomst og aftale,

2) bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, og

3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.’

Jeg mener at (A)’s overgang fra Vestsjællands Amt til (X) Kommune skete som led i en succession hvor (X) Kommune indtrådte i det retsforhold som eksisterede mellem Vestsjællands Amt og (A).

Som en naturlig følge heraf måtte kommunen også overtage (A)’s personalesag.

Den omstændighed at der var tale om succession, indebærer efter min opfattelse at reglerne i forvaltningsloven og helbredsoplysningsloven om videregivelse af oplysninger ikke skulle anvendes da (X) Kommune overtog (A)’s personalemappe fra Vestsjællands Amt.

Det må således antages at det ikke er tanken med disse regler at de skal bruges i tilfælde hvor en myndighed modtager oplysninger i forbindelse med at den ved lov indtræder umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser som en anden myndighed hidtil har haft over for en borger.

Jeg mener derfor ikke at der er udsigt til at jeg ved at undersøge sagen yderligere vil kunne kritisere (X) Kommune for at have overtrådt disse regler.

Jeg mener heller ikke der er udsigt til at jeg kan kritisere at Datatilsynet ikke mener at forholdet er omfattet af persondataloven.

(X) Kommune har den 6. maj 2008 oplyst at Vestsjællands Amt på baggrund af anbefalinger fra Kommunernes Landsforening gennemgik alle relevante personsager i forbindelse med overførsel af personale ved kommunalreformen.

Det er kommunens opfattelse at de oplysninger som kommunen modtog fra Vestsjællands Amt om (A), var korrekte, ajourførte og relevante.

Dette gælder efter kommunens opfattelse også i relation til de helbredsmæssige oplysninger (varighedserklæringer mm.) Jeg mener ikke der er udsigt til at jeg kan kritisere denne vurdering.

Jeg har lagt vægt på at der den 31. januar 2006 blev afholdt en velfærdssamtale som havde til formål at drøfte (A)’s sygefravær og om der kunne gøres noget for at nedbringe fraværet.

Derfor har jeg besluttet ikke at gennemføre en egentlig undersøgelse i sagen.

Forbundet har i sin klage peget på at forbundet i et brev af 31. oktober 2006 fik meddelelse om at (A)’s personalesag var renset for sygdomsoplysninger.

(A) har den 6. maj 2008 anført at kommunen først i forbindelse med hendes fratræden fra kommunen blev gjort bekendt med at hun havde anmodet sin institutionsleder ved Vestsjællands Amt om at få fjernet materiale fra sin personalesag.

Jeg har på den baggrund besluttet ikke at indlede en undersøgelse af dette forhold.

Jeg henviser til § 16, stk. 1, i ombudsmandsloven.

Det fremgår af denne bestemmelse at ombudsmanden selv afgør om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Jeg har dog under henvisning til at (A) er fratrådt hos (X) Kommune, sendt kommunen en kopi af forbundets klage af 22. december 2008 med bilag og af dette brev som en anmodning fra forbundet om at kommunen tager stilling til om sygdomsoplysninger nu kan fjernes fra (A)’s personalesag.

Jeg har bedt kommunen om at returnere bilagene til forbundet efter endt brug.

Jeg beder forbundet om at afvente kommunens svar før forbundet tager stilling til om der er grundlag for at klage til mig.

…”