Manglende svar på ansøgning

Manglende svar på ansøgning

Resumé

En landmand søgte i december 2007 om miljøgodkendelse til udvidelse af kvægbestanden.

I juni 2008 var behandlingen af ansøgningen endnu ikke begyndt, og sagen blev omtalt i pressen.

Herefter gik ombudsmanden af egen drift ind i sagen.

Kommunen oplyste at der i forbindelse med kommunesammenlægningen og en ny husdyrlov var oprettet en venteliste, og at sagerne ville blive behandlet i rækkefølge efter ansøgningstidspunkt.

Kommunens miljøafdeling havde rekrutteringsproblemer, og sagen kunne derfor først forventes behandlet færdig i oktober 2009.

Ombudsmanden udtalte at det var kommunens ansvar at forvaltningen var forsvarligt bemandet.

Det var meget beklageligt at sagen – der drejede sig om ansøgerens levevej – ikke kunne behandles tidligere.

Ombudsmanden henstillede at kommunen søgte at fremme sagen mest muligt.

(J.nr. 2008-2133-100).

Som følge af en artikel i en avis den 27. juni 2008 om en sag hvor en landmand endnu ikke havde fået svar på sin ansøgning om miljøgodkendelse, bad ombudsmanden Tønder Kommune om lån af materialet i sagen og om kommunens eventuelle kommentarer.

Tønder Kommune oplyste i brev af 9. juli 2008 at kommunen den 4. december 2007 havde modtaget to ansøgninger fra landmanden om husdyrgodkendelse.

Ansøgningerne var nr. 109 og 110 på ventelisten.

Der var ca. 55 tilsvarende ansøgninger som skulle behandles først, og hvor sagsbehandlingen endnu ikke var startet.

I forbindelse med kommunesammenlægningen og husdyrlovens ikrafttræden den 1. januar 2007 havde kommunen oprettet en prioriteret venteliste over alle indkomne sager af denne art.

Ansøgningerne var prioriteret efter hvornår der var søgt om ændring eller udvidelse af landbruget, og de ville blive behandlet efter denne rækkefølge.

Kommunen vedlagde en kopi af en artikel i avisen hvoraf det fremgik at kommunen havde svært ved at få tilstrækkelig arbejdskraft, og at der var indgået en aftale med en ekstern rådgiver om at udarbejde 40 godkendelser.

Ombudsmanden besluttede at undersøge sagen af egen drift og bad kommunen udtale sig om hvorvidt den mente at sagsbehandlingstiden og den manglende sagsbehandling var i overensstemmelse med god forvaltningsskik og Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven.

Han bad desuden kommunen oplyse hvad der blev gjort for at fremme sagen, og hvornår den kunne forventes færdigbehandlet.

I brev af 20. oktober 2008 udtalte kommunen at den altid sørgede for at træffe afgørelse så hurtigt som det var muligt og forsvarligt.

Miljøafdelingen var imidlertid ikke tilstrækkeligt bemandet, og der var derfor forsinkelse i sagsbehandlingen.

Der var tilført forvaltningen 3 millioner kr. til at forøge ressourcerne i miljøafdelingen, men der var rekrutteringsproblemer.

Det var forsøgt at løse problemerne dels ved at bruge en del af midlerne til eksterne konsulenter, dels ved at etablere en forsøgsordning som skulle muliggøre hurtigere sagsbehandling for ansøgninger om miljøgodkendelse.

Forsøgsordningen indebar at kommunen oprettede en ”strakskø” for de ansøgere som indgav et færdigt udkast til miljøgodkendelse.

Da disse udkast blev udarbejdet i samarbejde med eksterne rådgivere, blev der frigivet flere ressourcer til at kommunens egne sagsbehandlere kunne behandle flere ansøgninger.

Ordningen ville senere blive evalueret.

Uanset udfaldet af evalueringen ville man fortsat bestræbe sig på at finde nye løsninger med henblik på nedbringelse af sagsbehandlingstiden.

Kommunen tilstræbte altid at oplyse ansøgeren om den forventede sagsbehandlingstid, og det var derfor beklageligt hvis landmanden oplevede at han ikke i tilstrækkelig grad var blevet orienteret herom under ansøgningsproceduren.

Kommunen forventede desværre først at kunne færdigbehandle sagen i oktober 2009.

Ombudsmandens udtalelse

”Der er ikke i forvaltningsloven eller anden relevant lovgivning fastsat regler om en myndigheds sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om hvornår den forløbne tid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning

Sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid og de løbende ekspeditioner i sagen.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation som nr. 11740 af 4. december 1986), pkt. 206-207, står

’206 .

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207.

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.’

Fra ansøgningerne blev indgivet den 4. december 2007 til den påregnede færdigbehandling i oktober 2009, vil der gå 1 år og ca. 11 måneder.

Der er efter min opfattelse ingen tvivl om at kommunalreformen har medført meget store arbejdsopgaver for kommunerne både før og efter den 1. januar 2007.

På den baggrund må der udvises forståelse for at kommunalreformen i en periode har medført særlige problemer for kommunerne med at undgå en stigende sagsbehandlingstid.

Det gælder også Tønder Kommune.

Det er imidlertid kommunens ansvar at denne periode bliver kort, og at sagsbehandlingen under alle omstændigheder er forsvarlig, herunder at der er en forsvarlig bemanding af kommunens forvaltning.

Det endelige ansvar for kommunens indretning påhviler kommunalbestyrelsen, men borgmesteren skal påse at sagerne ekspederes uden unødvendig forsinkelse.

Jeg henviser til § 17, stk. 7, og § 31, stk. 3, i den kommunale styrelseslov og § 4, stk. 3, i normalstyrelsesvedtægt for kommuner.

Jeg kan forstå at kommunen har søgt at løse bemandingsproblemerne ved at bruge eksterne konsulenter og ved at fremme behandlingen af de ansøgninger som indeholder et færdigt udkast til miljøgodkendelse.

Endvidere bestræber kommunen sig på at finde nye løsninger.

Alligevel forventes sagen ikke færdigbehandlet før i oktober 2009.

Dette mener jeg er meget beklageligt.

Jeg har i den forbindelse lagt vægt på at sagen drejer sig om ansøgerens levevej, og at ansøgningerne er udarbejdet med professionel bistand af landboforeningen.

Så vidt jeg kan se, er der ikke foretaget nogen ekspeditioner i sagen.

Det fremgår således ikke om ansøgeren har modtaget en bekræftelse på at sagen er modtaget, eller oplysning om sagsbehandlingstiden.

Jeg må imidlertid på baggrund af artiklen i (avisen) den 27. juni 2008 lægge til grund at ansøgeren har talt med kommunen om dette.

Efter min mening havde det været ønskeligt om kommunen skriftligt havde bekræftet at sagen var modtaget, og skriftligt havde underrettet ansøgeren om den forventede sagsbehandlingstid.

Jeg henstiller at kommunen søger at fremskynde sagen mest muligt og underretter ansøgeren om eventuelle ændringer i den forventede sagsbehandlingstid.

Jeg beder kommunen underrette mig om sagens videre forløb.”