Utilstrækkelige søgemuligheder i journalsystem

Utilstrækkelige søgemuligheder i journalsystem

Resumé

Journalsystemet på et universitet var indrettet sådan at det ikke var muligt for universitetet at søge efter sager om et bestemt emne eller en konkret bestemmelse i SU-lovgivningen.

Ombudsmanden udtalte at det er beklageligt at universitetets søgemuligheder er begrænset til søgning efter sager ved angivelse af ansøgerens personnummer.

Myndighederne skal overholde det forvaltningsretlige lighedsprincip, og det forudsætter at de har et tilstrækkeligt sikkert overblik over deres egen praksis.

(J.nr. 2004-3341-730).

I forbindelse med min behandling af en konkret klagesag rejste jeg i brev af 21. februar 2005 over for Undervisningsministeriet spørgsmålet om hvorvidt det er muligt for Københavns Universitets SU-kontor og Ankenævnet for Uddannelsesstøtten at søge efter sager af en bestemt type eller sager angående en konkret bestemmelse i SU-lovgivningen.

Jeg hæftede mig i den konkrete sag ved at SU-kontoret ikke havde mulighed for at finde afgørelsessager efter sagstype, men alene kunne finde ældre sager ved hjælp af ansøgerens personnummer.

Derfor valgte jeg af egen drift at rejse en sag vedrørende det generelle forhold med den manglende søgemulighed.

Undervisningsministeriet skrev i den førnævnte konkrete sag den 2. august 2004 bl.a. følgende til den studerende

”Vi finder imidlertid, at et journalsystem, hvor der kun kan søges på personnumre, bør justeres for fremtiden på sagsområder, hvor det er væsentligt at følge praksis, så det ikke fremstår som en selvstændig indholdsmæssig beskæring af en ellers bestående adgang til aktindsigt.

Ministeriet vil rette henvendelse til SUstyrelsen herom og bede styrelsen drøfte spørgsmålet med Københavns Universitet og andre institutioner, hvor spørgsmålet på tilsvarende måde er relevant.”

Jeg skrev i brev af 21. februar 2005 bl.a. følgende til ministeriet

”Efter min opfattelse giver det anledning til betænkelighed hvis et journalsystem er indrettet således at myndigheden kun kan finde frem til en bestemt sag eller en gruppe af sager ved angivelse af personnummer.

En forudsætning for at kunne følge praksis inden for et bestemt område, herunder sikre at der ikke træffes afgørelser der strider mod det forvaltningsretlige lighedsprincip, må være at myndigheden kan finde frem til sager om et bestemt emne eller en konkret bestemmelse i lovgivningen ved at søge sager frem efter emne, sagstitel, en kode eller et nummer, en bestemt regel i lovgivningen eller på anden måde.”

Undervisningsministeriet afgav sit svar i udtalelse af 29. september 2005, og udtalelsen indeholdt et referat af Københavns Universitets udtalelse af 6. juni 2005, SU-styrelsens udtalelse af 23. juni 2005 og Ankenævnet for Uddannelsesstøttens udtalelse af 3. maj 2005.

Ombudsmandens udtalelse

”Det er efter min opfattelse beklageligt at Københavns Universitets journalsystem er indrettet sådan at det kun er muligt at søge efter en sag ved angivelse af ansøgerens personnummer, og at universitetet således ikke umiddelbart kan søge efter sager om et bestemt emne eller en konkret bestemmelse i lovgivningen.

Det fremgår af ministeriets brev at Københavns Universitets SU-kontor fremover vil ’benytte et andet journaliseringssystem, hvor det er muligt at registrere forskellige typer af ansøgninger om ekstra SU på en sådan måde, at sagerne kan identificeres og omgivelserne kan få indblik i, at der er en konsekvent praksis i administrationen’.

Jeg har noteret mig at Københavns Universitet fremover vil have forbedret sine muligheder for at identificere de forskellige typer af afgørelsessager på SU-området.

Det er min opfattelse at en myndigheds overholdelse af det forvaltningsretlige lighedsprincip forudsætter at myndighedens medarbejdere har kendskab til – eller har mulighed for at få kendskab til – hvorledes myndigheden hidtil har administreret et givent regelsæt.

Såfremt myndigheden ikke er i besiddelse af et journaliseringssystem med effektive søgemuligheder, eller fører lister, oversigter eller lignende over bestemte sagstyper, eller på anden måde systematiserer afgørelserne, er medarbejderne henvist til at stole på egen eller kollegers hukommelse.

Dette finder jeg meget uheldigt, idet myndighedernes overblik over deres egen praksis herved ikke vil være tilstrækkelig sikkert.

Når Københavns Universitet ifølge SU-styrelsen anfører at ’SU-kontoret sørger for en ensartet praksis ved at følge gældende lov og bekendtgørelse samt SUstyrelsens vejledende retningslinjer’, må jeg bemærke at det efter min opfattelse er klart at denne fremgangsmåde er utilstrækkelig til at sikre en ensartet praksis på områder hvor afgørelserne ikke træffes på baggrund af regler i loven og/eller bekendtgørelsen som præcist og udtømmende beskriver retsfaktum.

Undervisningsministeriet bemærker at ministeriet finder det tilfredsstillende at ’SUstyrelsen i sine retningslinier til uddannelsesstederne gør opmærksom på, at der i sager om tillæg af ekstra klip skal foretages en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde af, om tillæg kan gives’.

Desuden anfører Undervisningsministeriet at SU-styrelsen foretager en elektronisk registrering i styrelsens edb-system, ’US2000’.

Ministeriet fortsætter

’Registreringen omfatter blandt andet alle tillæg af klip og årsagen til, at de er givet, hvilket gør det muligt at identificere disse tillæg uden brug af personnummer.

Styrelsen kan således, når uddannelsesstederne har behov herfor, være behjælpelig med at identificere konkrete sager.’

Denne bistand kan naturligvis være til hjælp for Københavns Universitets SU-kontor, men jeg må lægge til grund at fremgangsmåden vil besværliggøre sagsbehandlingen og formentlig desuden forlænge sagsbehandlingstiden.

På baggrund af ovenstående finder jeg det derfor ganske tvivlsomt hvorvidt Københavns Universitets SU-kontor vil kunne føre en ensartet praksis hvis kontoret ikke er i stand til at foretage søgning i sin egen praksis.

Jeg henviser desuden til min undersøgelse af politiets behandling af 75 bødesager (mit j.nr. 2003-3284-980 og Folketingets Ombudsmands beretning for 2004, s. 569*).

Heri bemærkede jeg følgende

’I relation til Folketingets Ombudsmand og andre kontrolinstanser må det selvsagt give anledning til principiel betænkelighed at et administrativt system ikke er indrettet således at det er muligt at finde frem til de afgørelser som er truffet ud fra relativt overordnede, objektive og relevante kriterier.’

Som ovenfor bemærket har jeg dog noteret mig at Københavns Universitet for fremtiden også vil benytte et andet journaliseringssystem som giver mulighed for at søge systematisk i egen praksis.

Desuden har jeg noteret mig at SU-styrelsen vil drøfte journaliseringen med de større uddannelsessteder.

Jeg beder Undervisningsministeriet om at orientere mig om resultatet af disse drøftelser.

Jeg har ingen bemærkninger til det af Ankenævnet for Uddannelsesstøtten anførte om nævnets journaliseringssystem.

På det foreliggende grundlag foretager jeg mig ikke yderligere i sagen.”

NOTE (*)

FOB 2004, s. 569.